精品文档中外运华东业务流程档案.docx
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精品文档中外运华东业务流程档案
华东分公司
流程
档案
2003年3月
序
组织流程图是对企业内部实际运行情况或对公司规划发展模式的一种图表式概括。
它能够直观而明晰地透视整个企业的各部分环节作业,其作用是明确每个部门和每个岗位在企业中所处的地位、主要承担的责任,同时它也为规范岗位操作、控制整体运作时间提供了较为科学的参考依据。
组织流程图设计是经理部工程科组建以来承接的第一个工程实施项目。
从绘制初稿到如今,各级部门鼎立相助,积极投稿。
值得一提的是在所有提交的设计稿件中,快件中心的设计思路清晰,富有创意;作业中心的设计制作认真,细致周到。
。
。
总而言之,流程图设计的完稿得益于大家的努力与帮助,我们在此说声谢了!
组织流程图是企业的基础性管理工具,也是员工培训的辅助性教材,它更是我司工作岗位分析、组织结构调整、实现新一轮经营发展的工作前提。
因此,这,只是一个开头;需要我们完成的大任务、重工程还有很多,路还很长!
让我们携手面对新世纪,锐意进取,开拓创新,迎接未来!
经理部二OO三年三月
机构框架图4
普货流程5
进口普货6
出口普货8
进口报关10
出口报关12
物流流程14
快件流程16
进口快件17
出口快件19
市场功能21
销售/市场调研/投诉22
财务流程24
进口普货结算25
出口普货结算27
物流财务29
进出口快件结算31
人力资源33
招聘流程34
试用期36
培训流程38
调动流程40
离职与辞职42
经理部44
合同审批45
行政管理47
车辆管理48
中外运华东空运
财务中心
作业中心
营销中心
行政
管理
经理
部
快件中心
人事
资源
普货流程
快件流程
市场功能
合同审批
财务流程
离职辞职
调动流程
招聘流程
培训流程
车辆管理
试用期
出口快件
进口快件快件
出口普货
出口报关
物流流程
进口报关
进口普货
普货
进出口流程
普货流程进口普货作业流程
国际运输部
调度部
客户服务部
报关部
国内运输部
查询
航空公司查询
接
货
/
分
检
接货入库
接单
航空清单交接
接
单
/
抽
单
接单整理/输入信息
分单确认
进口抽单
接受报关委托
到货通知客户
报
关
/
转
关
/
出
运
开具出门证/查验押金
进口审核/财务部
二次放行
进口三检/报关
上门派送/外仓提货
信息归档
出货信息/应付费用录入
验货出库
监管单证整理
空运出港
出运信息录入
关键操作描述:
-货物查询:
交接员联系航空公司,对空运货物进出港口的有关信息进行查询。
-单证、货物交接:
交接员与航空公司对进口货物及其随机单证实施交接。
-输入信息:
电脑录入员按HPC系统数据录入的要求,准确无误地将进出口货物信息输入电脑系统,并发送进出口信息;用以提供
公司其他员工或者客户准确、及时、完整的货物与单证信息(包括EDI信息)。
-分单确认:
核对分单信息,敲分运单确认章,并作好相关单证留底工作。
-进口三检/报关:
细节操作参见“进口报关”章节。
-二次放行:
根据海关要求,实物放行后须确认电脑数据已经加载,确认后敲电子放行章。
-进口审核:
细节操作参见财务流程之“进口普货结算”章节。
-开具出门证/查验押金:
依据海关有关规定,对所有运出监管区的货物须附出门证;对需三检或海关查验的货物,收取一定数额的押金,开出门证。
-空运出港:
对需转运国内其它港口的货物,由国内运输部负责订舱,并疏运货物至指定港口。
控制要点:
-进、出货物情况应及时、准确输入电脑,采用计算机进行仓储物流管理。
-资源的整合、进口业务的一体化:
即货物进口始末各环节的联动效应。
-快速的反映、及时的措施。
-健全区域网的同时,配备专线或互联网帐号,以便大客户及时自我查询进口通关信息。
普货流程出口普货作业流程
调度部
客户服务部
报关部
国际运输部
国内运输部
采
购
运
力
航空订舱
出口委托
信息/调度员
客户联络
信息/调度员
航
线
配
载
航线调度
信息/调度员
制作调度表
信息/调度员
三
检
报
关
出口三检/报关
货
物
出
入
仓
库
接单接货
信息输入
货物配载
单货核对出库
航空交接
自提货物
费
用
审
核
应付费用录入
信息/调度员
应付费用录入
信息/调度员
应付费用审核
信息/调度员
应付费用录入
信
息
单证存档
委托单证
出口审核/财务部
关键操作描述:
-航空订舱:
参照客户提供出口货物的实际尺寸、重量等其它客观因素,与航空公司接洽,预订航班、舱位等事宜。
-航线调度:
根据航空订舱的实际情况、货物客观上的差异以及不同航线的航班对货物进行调度分类。
-出口三检/报关:
细节操作参见“出口报关”章节。
-接单接货:
库管员与客户对出口货物及其随机单证实施交接。
-货物配载:
根据班机的机型、容积和货物的尺寸、重量等特征,将一定数量的货物进行打板打箱。
-航空交接:
交接员与航空公司对进口货物及其随机单证实施交接。
-出口审核:
细节操作参见财务流程之“出口普货结算”章节。
-单证归档:
从事有关信息的整理,单证整理存档等工作。
控制要点:
-进、出库货物情况应及时、准确输入电脑,采用计算机进行仓储物流管理。
-资源的整合、出口业务的一体化:
即出口始末各环节的联动效应。
-快速的反映、及时的措施。
-健全区域网的同时,配备专线或互联网帐号,以便大客户及时自我查询。
普货流程进口报关作业流程
调度部
初审员
打单员
舱单员
复审员
三检员
报关员
委托
接受委托
初审制单
接收单证/制单
制
单
报关预录入/收回执
舱单/收回执
复审
申报审核
三检/
报
关
转
关
/
查验
查验
三检
转关
查验
报关
清关
二
放
二次放行
应付费用录入
应付费用录入
应付费用录入
应付费用录入
关键操作描述:
-接收单证/制单:
接受报关委托,审核随机文件,并根据货物随机文件填制草稿报关单。
-报关预录入/收回执:
根据草稿报关单的信息,输入并打印信息,发送信息,接收海关回执。
-舱单/收回执:
确认进口货物舱单信息,对存在问题的单证补输舱单,发送信息,接收海关回执。
-申报审核:
比较、整理货物随机文件同报关单等其它报关文件,审查是否符合海关、三检有关操作要求。
-三检:
依据出入境检验检疫局的有关政策规定,对进口货物进行必要的动、植物、卫生检验检疫工作。
-报关:
根据国家政策、海关法规及有关管理办法,对所有进入我国的货物必需必须向入境港口的海关进行相关货物的报关
与清关手续。
-查验:
依据海关/三检要求,对海关控制的部分货物,须将其短拨至指定地点,与报关单证对照进行检查,并将信息汇报至报关部。
-转关:
在货物进口港口登记备案,并将其转运至其它国内港口,之后向当地海关进行报关的工作行为。
-
普货流程出口报关作业流程
调度部
制单员
预录入员
三检员
报关员
查验员
调
度
制作调度表
信息/调度员
预审制单
制单
预录入
报
关
/
三
检
出口三检
退单
签单
出口报关
查
验
三检查验
海关查验
二
放
应付费用录入
应付费用录入
应付费用录入
应付费用录入
应付费用录入
放行
关键操作描述:
-制作调度表:
参照各客户货物的实际尺寸、重量、目的港、航班等各种因素,制作货物出运工作计划表。
-出口报关:
为了保障出口货物的通关速度,根据国家政策、海关法规及有关管理办法,如实向海关进行申报,协同客户服务部及
调度部人员共同完成出口货物的正常通关手续。
-查验:
依据海关/三检要求,将部分出口货物短拨至指定地点,与报关单证对照检查,并将信息汇报至报关部。
物流流程国内物流作业流程
销售部
客户服务部
航空运输
汽车运输
仓储管理
转运
物流财务
委
托
合
同
接收委托
签订业务合同
售
前
中
后
服
务
进港服务咨询、操作
进出港售后(查询、跟踪)服务
审核货运委托
出港服务咨询、操作
运
力
采
购
航空订舱
汽运运力配备
航空调度
/调度员
下达出车指令
上门提货/派送
调
度
/
报
关
转关手续
转运调度
国
际
运
输
清点装车/打包理货
出港出库
财务审核
信息归档
单证归档
关键操作描述:
-由于国内运输部的流程变动非常大,此表乃作业中心预设稿,具体情况以国内运输部提供的为准。
-委托/合同:
接受客户委托,签订有关业务合同。
-售前、中、后服务:
对于接受客户委托前后,客户服务人员进行必要的咨询、疑问解答及协助客户处理相关事宜的过程。
-运力采购:
指国内空运的订舱、空运调度;国内汽运运力的配备、汽运货物的派送等综合情况的总称。
-调度/报关:
指在货物转关离港之前必须通过的官方转关手续,以及报关前后的辅助调度工作。
-清点装车:
负责清点货物数量,转载打包,清理盘点货物上车等工作。
-财务审核:
细节操作参见财务流程之“物流财务”章节。
-信息归档:
对一定时期内的有关单证、信息汇总归档整理。
返回机构图
返回目录
快件
进出口流程
快件流程进口快件作业流程
报关部
口岸部
营运部
结算部
EDI
预
清
关
分
检
派
送
接收进口信息
EDI海关申报
接收查验回执
接单接货
进口制单、查验报关
接收放行回执
查验放行
货入监管库
接单接货
分检货物
上门派送
信息上传
客户签收
费用结算/结算员
关键操作描述:
-接收进口信息:
及时下载、申报进口快件数据,协同单证主管,真实、准确、及时的向海关申报,同时及时接受海关回执,并使相关数据及时录入电脑,保证与报关部相关信息实现对接。
-EDI海关申报:
保障进口快件的通关速度,根据国家政策、海关法规及有关管理办法,利用EDI申报系统,协同本部人员完成进口快件的正常通关手续。
-接收回执:
提供准确、及时、完整的货物与单证信息,按UPS数据录入的要求,准确无误的将进口快件信息输入电脑,并发送进口快件信息,之后接收反馈信息。
-接单接货:
由接货员负责,保证各进口航班快件及时正确的分拨,在操作主管的领导下,安排本工作小组的工作调配,协调各工作小组间的工作,保证进口快件的正确流向。
-货入监管库:
由库管员负责工作,确保在库的进口货物品质不变。
在海关、检疫、等部门监控下以优质的效率及服务完成货物进出库的操作工作,保证货单相符,保持库容库貌,及消防安全。
-上门派送:
速递员为保证进出口快件的取送服务高质量的完成,在派送主管及调度员的配合下,对进出口快件及时、准确地派送和收取,并及时向客户收取各项费用。
-费用结算:
结算员为了准确、及时的反映快件运作的业务数据,在结算部经理的要求下,协助主管做好每月本地和华东区域的业务结算及全球代理信息沟通工作。
控制要点:
-进口EDI操作:
进口业务的开始,下载与处理的数据是后续货物操作、客户联系、报关操作、查询服务等的工作依据,而且时间要求较高;
快件流程出口快件作业流程
销售部
营运部
口岸部
报关部
结算部
制作清单、总运单
费用结算/结算员
交接出运
审单制报关单
录入数据
分检包装
单货核对
上门取件
签订协议
取件登记表
出口报关
接
受
委
托
分
检
包
装
报
关
出
运
取件调度
接受委托
关键操作描述:
-签订协议:
按照UPS操作流程,制定销售计划和销售指标,合理安排销售工作,发展新客户并签订合作协议;同时维护原有客户,加强彼此合作。
-取件操作:
为保证出口快件的及时出运,提高取送服务的质量,速递员在调度员的调配下,在对出口快件准确地收取的同时,及时向客户收取各项费用。
-单货核对、分检包装:
保证各出口航班快件的及时正确地出运及分拨,在操作主管对工作小组的工作调配下,对出口快件进行一系列的操作,以保证出口快件的正确流向。
-录入数据:
输单员提供准确、及时、完整的货物与单证信息,按UPS数据录入的要求,准确无误地将出口快件信息输入电脑,并发送相关信息。
-出口报关:
为了保障出口快件的通关速度,根据国家政策、海关法规及有关管理办法,如实向海关进行申报,协同口岸部及本部人员共同完成出口快件的正常通关手续。
-费用结算:
为了准确、及时地反映快件运作的业务数据,在结算部经理的要求下,由结算员协助结算主管做好每月本地和华东区域的业务结算及全球代理信息沟通工作。
控制要点
-出口数据输入:
出口业务数据集中的地方,提供结算、操作、报关等操作的依据。
返回机构图
返回目录
市场功能
工作流程
市场功能销售/市场调研/投诉作业流程
客户
客户服务部
作业中心
市场部
销售部
航空公司
财会中心
销售
委托
调研
/
投诉
投诉
理赔
询价/委托
接待投诉
调查
接受委托
数据统计
报关
数据统计
索赔
内外调研
统计
分析
销售定价
销售接待
输入系统
定单确认
审核运价
数据统计
最新运价
财务数据
数据统计
关键操作描述:
-销售定价:
对公司推广的产品进行合理的定价,使其能够满足客户的需要的行为。
销售目标:
保持一定的销售目标达成率,提高客户帐款回收率,新客户增长率。
-客户服务:
接受客户的代理委托,接待客户有关服务质量品质的合理建议或投诉,妥善处理有关客户的外联性事宜;
通过一系列事务的处理,提高客户满意度。
-客服目标:
维持长期客户保持率,提高客户满意度;
协助销售部门控制客户帐款回收率,降低客户投诉率;
完善分析客户投诉原因、妥善处理。
-市场调研:
公司经营情况分析,营销中心内部质量自查及汇总,电脑系统中运价等级、航空区号、港口及杂费、仓储费、运价的管
理,以及客户协议评审的运转管理;
完整收集公司市场占有率等相关市场资料、信息。
返回机构图
返回目录
财务
工作流程
财务中心进口普货结算作业流程
代理/客户
结算员
结算主管
财会部
初
审
结算
操作
对帐
操作
制作
凭证
放行单证/客户
放行单证/代理
月结签单开票
垫付关税/外仓费
结算审核/现场结算
结算审核/代理结算
月结对帐
制作综合凭证
定期支付各类成本/费用
领取银行凭证
凭证审核
帐务清理
制作报表
系统汇总
凭证录入
关键操作描述:
-结算分类:
现场结算:
完成进口客户的提货咨询,办理现场结算各项手续,审核结算信息、打印发票;收取结算款项办理银行进帐;统计当天营业款。
代理结算:
审核结算信息、完成与代理的结算对帐;开发票并回笼资金、销帐;制作凭证,准确核算应收和应付项目。
定期结算:
负责月结客户的签单,负责与客户的对帐、开发票并回笼应收帐款;制作凭证,准确核算应收和应付项目
-关税垫付/结算:
负责税、费的资金垫付和回收,及时反映资金动态,制作凭证。
-结算主管:
具体负责事务有审核有关支出,协调作业部门关系;制作有关费用支出的凭证;协调与代理和客户的关系。
-凭证录入:
由会计员负责完成各类费用核算和帐务处理,协助提供统计资料;协调资金周转;协调与结算部的帐务清理。
-凭证审核:
由会计员与稽核员共同负责凭证审核工作,以确保财务结算和财务核算过程的真实、有效、完整。
确保财务凭证、报表资料的真实有效。
-系统汇总/制作报表:
由会计主管负责主持,其职责主要为协调资金的运用,资产的管理,核算费用支出收入的帐务处理,负责核算各项业务,汇总及调整帐务,管理财务电算化工作,并制作相应的财务报表。
-帐务清理:
由会计员对审核中有出入的财务数据进行核对、分析,填补错处,以求得财务数据的完全准确。
财务中心出口普货结算作业流程
销售日报
现场结算
代理结算
结算主管
财会部
信
息
对
帐
/
凭
证
综合
凭证
制作销售日报1
制作对帐凭证
制作销售日报2
与航空公司对帐
打印发票
与客户对帐
制作销帐凭证
支付航空公司运费
审核结算信息
结算主管
制作综合凭证
凭证审核
制作报表
帐务清理
系统汇总
凭证录入
关键操作描述:
-销售日报1:
抽取发票进帐联与航空公司销售日报配对、制作凭证。
-销售日报2:
审核航空公司提供的销售报表,核对应付航空运费,制作航空销售报告。
-出口现场结算:
依照结算信息打印发票。
-出口代理结算:
负责与代理的对帐,应收款的回笼和销帐,制作凭证。
-结算主管:
具体负责事务有审核有关支出,协调作业部门关系;制作有关费用支出的凭证;协调与代理和客户的关系。
-凭证录入:
由会计员负责完成各类费用核算和帐务处理,协助提供统计资料;协调资金周转;协调与结算部的帐务清理。
-凭证审核:
由会计员与稽核员共同负责凭证审核工作,以确保财务结算和财务核算过程的真实、有效、完整。
确保财务凭证、报表资料的真实有效。
-系统汇总/制作报表:
由会计主管负责主持,其职责主要为协调资金的运用,资产的管理,核算费用支出收入的帐务处理,负责核算各项业务,汇总及调整帐务,管理财务电算化工作,并制作相应的财务报表。
-帐务清理:
由会计员对审核中有出入的财务数据进行核对、分析,填补错处,以求得财务数据的完全准确。
财务中心物流财务作业流程
现场结算
结算主管
财会部
信
息
对
帐
/
凭
证
销帐
凭证
开票收费
审核结算信息
制作凭证
领取银行回单
结算主管
制作销帐凭证
打印发票
定期支付各类费用
月结对帐
凭证审核
制作报表
帐务清理
系统汇总
凭证录入
关键操作描述:
-物流现场结算:
负责物流业务现场收费和开票等工作。
-物流结算主管:
审核物流结算信息;月结客户的对帐、开票和应收款的回笼;
审核有关支出,协调作业部门关系;
负责物流业务的各项凭证制作。
-凭证录入:
由会计员负责完成各类费用核算和帐务处理,协助提供统计资料;协调资金周转;协调与结算部的帐务清理。
-凭证审核:
由会计员与稽核员共同负责凭证审核工作,以确保财务结算和财务核算过程的真实、有效、完整。
确保财务凭证、报表资料的真实有效。
-系统汇总/制作报表:
由会计主管负责主持,其职责主要为协调资金的运用,资产的管理,核算费用支出收入的帐务处理,负责核算各项业务,汇总及调整帐务,管理财务电算化工作,并制作相应的财务报表。
-帐务清理:
由会计员对审核中有出入的财务数据进行核对、分析,填补错处,以求得财务数据的完全准确。
财务中心进出口快件结算作业流程
快件中心
结算部
财会部
初审
结算
凭证操作
与
审核
系统汇总
帐务清理
结帐
费用结算/结算员
结算主管
制作UPS综合凭证
结算审核
制作分类凭证
进口/垫付费用
制作出口凭证
制作进口凭证
凭证审核
帐务清理
制作报表
系统汇总
凭证录入
关键操作描述:
-结算分类:
现场结算与代理结算
现场结算:
回笼资金,办理银行进帐,核销应收帐款,制作凭证。
抽取发票进帐联/销帐联及银行回单制作出口凭证。
代理结算:
押金收退,负责代理结算,处理UPS结算,制作凭证。
抽取发票进帐联/销帐联及根据结算清单制作凭证。
现场、代理结算:
根据税单及其他相关单证制作进口凭证
-关税垫付与结算:
负责税、费的资金垫付和回收,及时反映资金动态,制作凭证。
-分类凭证:
由现场结算、代理结算、结算主管按审核/支付成本、费用制作凭证。
-结算主管:
具体负责事务有审核有关支出,协调作业部门关系;制作有关费用支出的凭证;协调与代理和客户的关系。
-凭证录入:
由会计员负责完成各类费用核算和帐务处理,协助提供统计资料;协调资金周转;协调与结算部的帐务清理。
-凭证审核:
由会计员与稽核员共同负责凭证审核工作,以确保财务结算和财务核算过程的真实、有效、完整。
确保财务凭证、报表资料的真实有效。
-系统汇总/制作报表:
由会计主管负责主持,其职责主要为协调资金的运用,资产的管理,核算费用支出收入的帐务处理,负责核算各项业务,汇总及调整帐务,管理财务电算化工作,并制作相应的财务报表。
-帐务清理:
由会计员对审核中有出入的财务数据进行核对、分析,填补错处,以求得财务数据的完全准确。
返回机构图
返回目录
人力资源
工作流程
人力资源人员招聘作业流程
用人部门
部门/中心经理
招聘主管
人力资源经理
申
请
审核
招聘流程
结束
招聘申请表
上级主管审核
感谢函
录用
结束
面视通过
整理/删选简历
渠道/收集简历
审核招聘编制
否决申请
人事经理审批
关键操作描述:
-招聘申请:
各用人单位的招聘申请表必须经各中心或上级主管领导签署后,方可转交人力资源部。
-招聘主管审核:
不符合编制计划的增员需求,必须有人力资源部经理签署后,方可进入招聘阶段。
-招聘阶段:
招聘主管初步删选简历后,由各用人申请部门主管负责第一轮业务面视考核;
-各用人申请部门将通过首轮面视的应征者资料转交招聘主管,由招聘主管进行第二轮面视。
-录用:
招聘主管将测试合格人员推荐给人力
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- 精品 文档 外运 华东 业务流程 档案