风景园林研究院解决方案0408.docx
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风景园林研究院解决方案0408.docx
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风景园林研究院解决方案0408
重庆风景园林规划研究院============================================信息化解决方案
重庆七腾软件有限公司
二〇一四年四月
1序
通过重庆风景园林规划研究院与重庆七腾软件有限公司的交流,我们了解到作为一家包含城市规划、建设设计、旅游规划、园林工程施工等多项业务范围的综合性研究院,在重庆创建国家园林城市的良好机遇下,园林研究院承担了大量技术复杂、矛盾突出、类型新、难度高的规划设计和综合能力,产生了一批技术含量较高的成果。
其中一些成果,在相关领域产生了广泛积极的影响,获得了国家和行业的褒奖。
时值重庆市设立为“统筹城乡综合配套改革试验区”,重庆风景园林规划研究院必须与时俱进,努力开创新局面,认真完成所承担的园林事业公共政策技术服务、科学研究、规划设计、技术规范编制等任务,继续保持技术创新的旨趣与敏锐的活力,精益求精,进一步拓展业务市场,创新运营机制,激发内部潜力。
在此背景下,重庆风景规划研究院决定从信息化着手,建立一套科学高效的办公与项目过程管理体系。
进一步提升单位市场地位,提高项目利润指标,打下可持续发展的根基。
重庆七腾软件有限公司根据研究院要求,做出以下软件定制方案,供研究院参考。
2两大目标
2.1建立办公自动化系统
◆梳理流程,规范管理执行体系——制度;
◆无边界的企业信息分享平台——文化;
◆正向积累,成就卓越绩效——可持续发展。
2.2建立项目管理系统
◆项目全生命周期管理,从立项到结项的过程管理;
◆统一数据,建立各职能之间的联动关系;
◆数据仓储,从现金流、成本、知识等各个维度建立全面项目管理能力分析体系。
3三步解决方案
针对以上两方面目标,七腾软件将解决方案分为3个步骤:
3.1建立CTS信息化平台,为以后系统的扩展、升级提供支持
通过使用七腾CTS信息化平台,将OA系统、项目管理系统整合到一起。
除此之外,今后新增加的系统可以直接集成到本平台上,由此打造出研究院的中央系统,为今后形成“云”提供基础。
3.2实施OA系统
我们认为重庆风景规划研究院所需要的OA系统,所具备的功能是一般业务流程需求,不需要进行特别定制,我们在第4章详细列出《七腾OA》的功能表做出逐一说明。
3.3定制项目管理系统
同时,我们认为风景园林研究院的重点需求在于《项目管理》,同样,我们将在第5章对我们如何就研究院的具体需求进行软件功能定制做出详细说明。
4七腾OA
4.1特点
◆可定制:
本系统在七腾CTS平台的基础上进行构建,配备通用的OA功能,按照研究院的具体情况、具体需求进行相关的设置和实施以及可能涉及到的定制开发。
◆可扩展:
与一般的OA、项目管理系统相比,七腾OA构建于七腾CTS平台,该系统是一个可持续发展的平台。
当研究院的需求发生变化时,可在现有平台上进行调整和功能扩展,满足研究院不断增长的需求。
◆整合性:
本系统可作为基础的框架平台,集成研究院其他管理系统,与人力资源系统、客户关系管理系统、财务管理系统等无缝链接,在七腾平台中进行业务沟通,消除信息孤岛。
◆易用性:
采用B/S(浏览器/服务器)访问方式,简单、快捷。
布局清晰合理,对系统一目了然,能快速找到常用功能,提高效率,节约时间。
◆安全性:
数据库和各种系统文件数据可备份到指定的存储位置,完善的操作权限管理,国际领先的加密技术,保证数据信息的安全。
◆可移动:
拥有构建于现有流行的IOS、ANDROID等平台的移动终端,可在随处进行移动办公,提高便捷性。
4.2七腾OA功能模块如下:
一级功能
二级功能
三级功能
信息中心
概述
提供了一个信息发布和共享平台,满足了个人之间、上下级之间、集体间交换信息的需求。
通知公告
企业通知公告的发布、管理和查询等功能。
新闻管理
企业发布公司的内部新闻,包括党群工作、集团新闻、市场信息
网络硬盘
构建于企业内部的在线网盘,可自由上传下载。
通过系统进行归纳分类,使得文件利用和分享更高效有序。
通讯录
个人通讯录、单位通讯录
流程事务
概述
帮助提高企业内部工作效率最有效的工具。
员工可以在这里根据工作性质定向创建工作,只需完成分内事务,系统将自动生成工作流,并迅速向下一步定向传递,直至工作的最后完成。
相关人员可随时查看正在进行当中的工作流进展情况、已完成工作整体流程、每个环节处理情况及负责人员,也可以分权限查看所属资料,完成工作流的销毁等等
流程管理
新建流程、流程审批、流程监控、工作委托、流程归档。
比如:
行政审批、财务审批、人事审批
自定义流程
用户可按需求自定义流程
表单定义
工作流程中所需要的表单形式的自定义
个人办公
概述
主要起辅助工作的作用,包含公司各员工日常办公中的常用功能,促进同事之间、上下级之间的有效沟通。
待办事务
即时消息、待办事务、留言管理、手机短信
工作报告
工作计划、工作总结
日程安排
可进行工作安排、设置提醒等
个人文件柜
用户的个人文件存储
文件传阅
工作、文件的内部传阅、传递,可查看到执行情况和处理意见
行政管理
概述
提供了单位日常事务的网络管理方式,减轻行政办公人员的工作压力,提高工作效率。
会议管理
会议申请、会议设备、会议纪要
公文管理
发文管理、收文管理、公文批阅、签报管理、文件查询及档案目录
车辆管理
车辆信息、用车申请、出车记录、司机信息
用品管理
办公用品的统一管理,包括采购、领用申请、物品信息检索、台账。
图书管理
对图书资料的登记入库、借阅、归还的全面管理
财务管理
费用报销、借款申请
资产管理
固定资产管理,包括盘存、折旧、成本分析、报表等。
档案管理
概述
实现档案管理的智能化,可同时管理线上、线下档案。
并将各个模块可生成的归档文件进行档案统一管理。
档案管理员利用该功能模块可轻松实现档案的归档、检索、借阅、销毁等操作
档案检索
对档案的统一归类、检索、查询
档案借阅
根据档案的公开属性,管理借阅、申请审批等
档案维护
对档案文件的维护,包括案卷、卷库、文件以及查询档案的变动日志。
门户管理
信息门户
概述
将办公系统里面的信息根据实际的关联关系汇集到一起,使得用户可以很方便的了解到企业的最新信息以及自己所需要关注和处理的事项,使企业管理层能从宏观角度提供信息的传递的及时性和有效性。
门户管理
系统默认按传统体系分为部门门户、公司门户、集团门户。
根据组织的个性化分类,七腾OA还可以构建个性化门户,如某个项目团队、某个委员会等,门户引擎将根据相关性抓取对应的信息展现出来。
知识管理
概述
在组织中建构一个量化与质化的知识系统,让组织中的制度、流程、经验、行业信息等等通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内,形成永不间断的累积。
个人与组织的知识成为组织智慧的循环,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以适应市场的变迁。
知识管理
七腾OA将企业的知识分为以下六个维度:
公司制度、管理流程、文档表格、部门经验、学习资料、工作规范。
这六个模块会随着时间不断的积累出企业所需要的信息,同时并对这些信息进行归类和索引。
系统管理
概述
系统管理员对OA平台的常规信息、各模块的基础信息与权限等进行设置
组织机构
对企业机构的组织架构进行划分和设定
用户管理
添加用户、删除用户、修改用户
权限管理
根据企业部门、职务、角色分配后台管理权限
签章管理
制定公司需要的电子章并进行管理
修改密码
修改密码方便用户更改自己的登陆密码
数据备份
系统数据管理功能
日志管理
记录了登陆人员登陆\退出的IP地址、时间等操作,可以按条件搜索、删除日志
4.3七腾OA模块功能说明
4.3.1规范流程管理,实现工作流程自动化
七腾OA办公平台基于工作流的现代化企业办公理念,在七腾OA工作流服务下,使用者只需要完成份内事务的相关表单、文档,提交后的资料会按照定义好的流程自动流向下一级工作人员,下一级人员可以在任何有网络的环境中得到提醒,并迅速做出反应。
相应人员可以根据需要实现修改、跟踪、管理、查询、打印等操作,大大缩短了文件传递时间和处理效率。
任何事务的经办,都会在OA办公平台中留下痕迹,工作流全过程记录,企业领导可随时查看任一事务任何阶段的处理状况,轻松溯源,高效准确地辅助完成特定事务的表彰、责任追究等一系列后续活动。
◆新建流程:
发起新的工作流程,如加班申请、请假申请等,按相应的表单填写即可提交给下一个审批办理环节,也可保存至草稿箱。
◆流程审批:
提交审批结果与内容,流程将进入下一环节(如果同意则进入下一审批点;如果不同意,将直接退回)。
◆流程监控:
详细记录流程的进展情况,实时显示流程的进行程度。
您可以查看流程的内容、审批状态、审批记录和阅读记录。
◆工作委托:
因出差外出等原因您可以事先把自己审批的流程委托给相关人员办理,保证工作流程继续运行。
◆自定义流程:
根据公司实际需求自定义相应的流程。
◆自定义表单:
日常管理过程中会出现很多表单,七腾OA提供了表单自定义的工具,当需要某些表单或者需要变更的时候,可以由用户自己进行管理。
◆流程溯源:
所有办结完的流程将进入归档系统,提供多维度的查询,便于企业可以便捷了解到具体某一件事的相关责任人。
4.3.2及时传递信息,促进信息的有效沟通
七腾OA办公平台,对所有服务项,根据具体事务不同、涉密程度不同等,对您的公司信息进行分权限公开,员工能轻松了解到公司所有对其公开的信息,及时调整个人工作以适应公司发展。
对特定事务,相关工作人员可在OA平台上轻松实现文件上传、资料共享、资料加工以及再上传的操作,实现信息完整共享。
通过OA构建一个统一的协作与沟通平台,极大的提升公司内部沟通效率,信息的共享能力。
也将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起,提升企业的凝聚力和整体协作能力。
◆电子公告:
提供了一个发布公共信息的平台,公司员工可以在该模块看到公司的公告、通知等,随时了解公司相关动态。
◆通讯录:
包括了个人通讯录和单位内部通讯录。
普通用户可在个人通讯录添加通讯信息;内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息。
在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。
◆新闻管理:
发布与公司密切相关的大事件、行业新闻,和公告不同的是,公司员工可以在该模块发表个人看法。
◆门户信息:
把系统的各种应用、数据资源统一集成到企业信息门户之下,根据每个用户的特点和角色的不同,形成个性化的应用界面。
◆网盘管理:
提供企业内部信息共享下载通道,用户可对需要共享的文件、图片、动画、视频、音乐等进行快速上传。
进入网盘后可在线浏览和下载。
支持实时共享,同时提供共享文件的快速分类与查询服务。
◆网上交流:
提供给公司员工一个交互沟通的平台。
员工可在此讨论工作、生活中的各类问题,促进解决问题,加强人员沟通,体现公司人文关怀、民主、公平、公正决策,包括工作论坛、投票管理和员工建议。
◆常用信息:
提供一些公开的经常需要查询的,或与公司密切联系的信息,包括:
常用网址、常用电话、邮编区号、法律法规等。
◆传阅管理:
适用于日常办公中的文件传阅和信息传递,是电子文件交互使用最频繁的一个工具,可发送和保存文件信息,为部门、人员的协作办公提供有效手段。
◆员工信息:
记录公司员工的基本信息如身份证、毕业证、学位证等;对员工的培训情况、部门调动等进行管理。
◆待办事务:
集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。
用户登录办公平台后,各类待办事宜分类列出,点击相应链接即可进入相应页面办理,起到引导用户完成工作的作用。
如图:
◆即时消息:
七腾OA整合了一个实时交流的通信工具,公司领导通过RTX工具及时把消息传送给员工,保证员工对工作任务做出快速响应,加速信息的传递,促进工作流程的快速运作,可进行文本交流、语音/视频交流、文件传输等操作,如图:
◆工作报告:
可每天记录工作内容,进行个人工作的计划与总结。
领导可查看员工日志,用户可对自己当天的日志进行修改删除,历史日志内容不能删除;及时了解员工每天的工作情况。
方便员工个人工作管理,便于上级检查工作,有助于与同事分享工作经验。
如图:
◆日程安排:
管理者可以查看管辖范围内所有员工的日程安排。
作为普通员工也需要对自己的日程有一个安排,是一个智能日程提醒和待办事项管理相结合的平台,并提供多人协作功能,实现相互提醒和安排这样才能高效的完成工作并保证时间的有效利用,劳逸结合。
◆手机短信:
方便公司暂不在线的用户及时获得短信提醒,同时,暂不在线的用户可通过手机直接将回复发送到对方的OA中,从而保证公司业务活动信息的通畅。
支持短信群发。
如图:
◆留言管理:
针对不在工作岗位的人员的相关信息,按人、部门进行信息留言和保存,并可以根据内容进行回复确认,保证公司信息通知到人。
◆邮件管理:
用于邮件的收发,可发送群邮件。
邮件发送后,自动保存在发件箱里,可以从word文档或EXCEL表格中粘贴内容。
如图:
4.3.3管理正向积累,成就卓越绩效
在现代企业中,管理是一个非常大而复杂、难而抽象的课题。
一套行之有效的管理模式往往是企业发展的关键。
基于这一问题,七腾软件在企业自动化办公管理上倾注了大量心血,研究出一套切实可行的自动化管理体系,使管理简单化和规范化,提高管理效率。
七腾软件提供结构清晰的办公平台,行政管理、人事管理等事务一目了然;信息资料存档规范,最大化的展现OA平台的易用性。
使用者能随时查看企业公用物品的信息,查找需要的资料,提高个人工作效率。
◆知识管理:
企业内部知识管理平台,将企业有用的信息进行知识化有效管理并建立有效索引和归类。
◆会议管理:
实现会议管理的智能化,公司相关办公人员可查看各会议室的使用情况,对会议的安排及其内容进行登记和管理,并通过系统发布会议通知。
同时可对会议情况进行记录,便于以后进行查阅,对重要会议进行记录可使公司了解各个决策的制定过程以及执行反馈。
◆用品管理:
记录公司各种办公物品的名称、类别、库存等信息,进行办公物品的申购、申领管理,可查询物品当前的使用情况和历史使用情况。
◆费用报销:
对公司各种费用的报销过程进行管理。
◆图书管理:
对公司图书资料的登记、借阅、归还等信息的全面管理。
◆资产管理:
固定资产、办公资产的管理,记录了资产的借出、维修、采购等信息。
◆考勤管理:
包括公司员工的签到、请假申请、加班申请等,对OA上的考勤数据进行查询、统计,可以对工作时间进行设置。
◆合同管理:
对公司的人事合同进行管理,可设置试用到期、合同到期提醒。
◆档案信息:
管理公司的各种档案,除了进行归档后的各种文件外,还包括流程审批后的附件、日常发布的文件等。
◆车辆管理:
对公司公用车辆的信息进行管理,包括对车辆的基本信息、使用情况进行各种管理操作。
5项目管理
5.1需求举例
立项。
首先由市场部挖掘一个潜在客户A地产公司,通过系统记录项目的各种关键特征,如需求、约束条件、项目评级等。
之后进行到招投标阶段,市场部在分析A地产公司的标书需求后,根据系统内的投标系统记录的历史数据,可以大致推荐出,本项目应该由研究院内的哪个技术团队和哪个技术人员跟进,中标的可能性更大。
同时,投标书方案只需要录入关键的几个数据,然后选择一个投标的模板,就可以生成一份完整规范的投标书,并打印出来。
图:
项目信息查看
合同。
本项目中标后,由市场部发起合同审批流程,经技术部门(风景处、规划处)核对,保证无技术方面失误,同时由总经办总体控制。
本合同审批流程按规定走完后,根据合同的条款生成标准的项目台账。
包括里程碑、交付计划、收款计划、成本预算等。
图:
合同信息
图:
销售报表(参考)
开发。
项目进入到了开发阶段,技术部门将根据系统中记录的需求,由风景处和规划处进行全程跟进。
通过将项目进行任务分解,责任划分到具体部门具体人,生成完整的分级开发计划,便于对进度和成本的管控。
图:
项目里程碑一栏
图:
当前项目进度一栏表
图:
项目计划表
(参考:
成本预算)
(参考:
预计成本与实际成本)
(参考:
预计成本与实际成本)
图:
费用趋势分析(参考)
收款。
技术部根据计划顺利完成了阶段性开发计划,需要对客户收阶段性款项。
相关人员根据合同要求,到财务部门开发票,到A地产公司收取相应款项。
收款也有多种情况发生,如全额收款、部分收款、未收到款等,系统需要对这些情况分别进行处理。
财务部门、市场部门对款项到账的事实,通过系统同时知晓。
收款后系统根据预先的设定自动生成对应的业务提成。
同时将本次收款的过程记录作为相关部门的业绩考核指标。
图:
项目应收实收
图:
项目应收实收一览表
图:
全年收入与成本报表
交付。
本项目已经完成设计,根据合同A地产公司应该支付40万尾款,但A地产公司提出希望先看看设计图纸,然后提出修改意见,再付款。
为防止成果外泄,《项目管理》提供几种模式:
一、将风景处、规划处设计的图纸,通过系统传给总经办,由总经办核查无误后,给予一个二维码,或者电子签章,技术部门根据签章后的权限,可以打印成纸质图纸,带给A地产公司看。
二、风景处、规划处将设计图通过系统传给总经办后,总经办根据实际情况,选择给予该图纸一种权限(略缩图权限、浏览全图权限、打印权限、下载权限#慎重使用),然后定义该图的时间限制,以网页的形式在服务器上发布,发布时间可精确到分钟。
超过规定时间,A地产公司将无法继续查阅图纸。
项目成功交付后,系统将自动对本项目的所有信息进行全部归档,包括项目过程中的人力情况、费用情况、时间消耗、问题情况、客户反馈等等,这些信息将随着时间不断的增加,这些数据为研究院提供可进行长期的战略分析临时的战术支持。
(参考:
项目绩效报告)
(参考:
项目期间现金流)
贯穿项目的全过程,研究院的总经办、财务部、市场部、风景处、规划处等部门,始终共享信息数据。
市场部的招投标进展,总经办和财务部随时了解,技术部门实时配合;市场部合同达成后,总经办总体控制,财务部及时开票收款,核算市场业绩,技术部跟进设计;财务部门收款后,系统实时通知市场部门;总经办随时监管技术部门开发成果,以保障研究院机密不泄露;设计完成收完全款后,系统将归档本设计,并通过各维度分析,以提高今后项目的招投标成功率、提高项目利润率、提高项目组、项目成员的贡献率。
5.2功能设计
功能列表如下。
由于是定制化开发,该功能列表为初步拟定,具体的功能规划将根据风景园林规划研究院的设计需求,优先从用户体验角度出发,设计出最适用的系统。
一级功能
二级功能
三级功能
投标管理
项目信息
基本信息、交付期限、重难点,验收指标描述。
客户信息
客户名、地址、项目干系人、联系方式。
标书模板
自定义标书模块组成,及编排顺序,如:
身份证明书、投标授权委托书、投标函、编制说明、投标书附件目录、报价表、公司介绍、正在进行的项目、成功案例、管理机构、公司资质、服务承诺等。
在新生成标书时可直接引用,减少重复编写通用内容。
项目方案
设计图纸,在线授权访问、打印,防止机密泄露;
投标审批
流程审批APP客户端,规范和提高日常流程审批效率。
项目立项
项目立项启动后,会议纪要、讨论建议等重要节点的指导意见,贯穿整个项目的生命周期,为项目管理提供交流平台。
合同管理
合同的签定信息,同一项目多个合同,多次财务记录。
项目管理
任务分解
各部门按项目实际情况,在不同的时间参与人员必须完成与项目相关的任务,及达到的目标。
预算成本
项目任务分解后,估算和设定各项成本预警值,在项目实施过程中实现成本预警,在项目进行各阶段实时统计实际成本情况。
进度管理
项目生成任务计划甘特图。
参与人员更新各自任务完成进度,记录每天的日志。
让项目负责人对各环节了如指掌。
项目提成
项目财务确认到账情况、根据预先设定的提成比例,制定提成计划,提成流程审批,记录分期提成
项目财务
对整个项目的财务状况统一管理
项目收尾
合同、技术、文档、款项收尾
技术成果
成果预览、归档、授权查阅。
数据分析
项目情况
项目来源、投标、中标情况。
项目启动、实施、交付情况。
项目验收率、合格率
合同统计
多种维度统计,不同行业的客户合同签定、合同金额等,为市场战略部署提供有利的数据。
财务分析
公司营业状况、利润、成本分析。
项目成本、利润、收款状况分析。
人力的成本、项目人员成本、人力资源净收益分析。
总结项目收款规律,为项目合同签定提供建议。
销售业绩
分析公司销售业绩增长点,部门、人员贡献业绩指标。
从客户来源行业、向下分析人员业绩完成率。
为市场定位制定合理的销售计划、计划完成率,深入挖掘业绩增长突破口。
5.3功能说明
5.3.1项目资料
◆项目信息:
对研究院项目的基本信息、交付期限、重难点,验收指标等进行描述。
◆客户信息:
记录客户称、地址、项目干系人、联系方式等基础信息。
◆标书管理:
自定义标书模块组成,及编排顺序,如:
身份证明书、投标授权委托书、投标函、编制说明、投标书附件目录、报价表、公司介绍、正在进行的项目、成功案例、管理机构、公司资质、服务承诺等。
在新生成标书时可直接引用,减少重复编写通用内容。
◆项目方案:
项目的设计图纸,设置在线授权访问、打印权限,防止企业核心机密泄露。
◆投标分析:
设置各种指标,对各项目投标结果进行追溯;吸取经验,有利提高项目中标率,有针对性投标。
◆合同管理:
录入合同信息,同一项目可以有多个合同,多次财务记录。
可以对发起合同流程,等待相关人员审批后生成合同相关信息,可结合标书管理,快速的打印相关合同。
◆项目组管理:
针对某项目,生成项目组,对项目组成员人员进行统一管理和绩效评定,以达到对项目组总体的考核和个人的考核。
◆项目资料:
项目立项启动后,记录会议纪要、讨论建议等重要节点的指导意见,贯穿整个项目的生命周期,为项目管理提供交流平台。
◆项目通知:
项目消息项目会议推送项目重要通知、即时消息、以及项目会议通知;让项目实施团队与客户得到快速的沟通,促进项目的成功实施。
5.3.2财务管理
◆应收实收:
根据项目合同,分类统计应收、实收账目进行系统的分类和账目数据的管理。
财务部门应该和市场部门共享其中数据,以便于及时厘清应收款项,缩短账期。
◆利润核算:
对项目产生的利润进行系统的核算和数据图分析。
可核算到部门级、项目组级、个人级。
可设置时间节点,进行同比、环比分析。
◆销售统计:
对项目的销售产生的销售额进行分析和统计。
图表的方式展示,快速的方式体现数据。
可设置时间节点,进行同比、环比分析。
◆消息提醒:
根据日历,合同约定节点等设置提醒机制,项目的财务状况与本项目相关人员信息需要共享和传递。
5.3.3我的项目
◆我的任务:
对下发的到我的任务进行管理,和自己的任务的进度维护。
具体可分为合同任务、财务指标任务、技术进度任务等。
同时让上级对自己的工作的任务,在系统上就可以直观的了解到自己的工作情况。
5.3.4我的问题
◆我的问题:
对自己在项目中出现的问题可以提出到系统,研究院在整体层面汇集起来,共同解决。
以提高工作的协同性。
◆问题管理:
对自己提出的问题,进行管理,并可以对问题进行整理成册,申请为经验分享,让研究院中出现相同问题的人可以快速的找到解决方式。
5.3.5费用管理
◆费用申请:
对自己将要
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