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北京广播电视大学
京电大[2008]28号
北京广播电视大学
关于对开放教育在籍学生基本信息进行清理的通知
各分校(学院)、工作站、教学点,开放教育学院:
根据《中央广播电视大学关于进一步加强学生基本信息管理的通知》(电大教[2008]10号)精神,为进一步加强我校开放教育学生基本信息的规范管理,保证学籍管理质量,现对我校开放教育所有在籍学生的基本信息进行清理,具体工作通知如下:
一、清理对象
1.2007年秋季以前(含07秋)入学的开放教育在籍学生。
2.从2008年春季开始,每学期录取开放教育新生。
二、清理内容及要求
1.将我校开放教育在籍学生在入学注册时输入的学生基本信息(内容见通知电子版附件1),与现在学生本人真实信息进行全面核对、更正。
必须进行核对的关键信息包括以下八项:
(1)姓名
(2)性别
(3)身份证号:
对于仅是由15位升到18位的身份证位数变更,而非身份证号错误,不进行清理和更正。
(4)出生日期(新教务管理系统):
须与身份证的出生日期一致。
(5)民族
(6)文化程度(对应录取通知书的“原有学历”):
必须与学生入学资格审核时毕业证书上的文化程度一致;对于当时申报本科的应届专科毕业生、以及课程开放专科的学生,以当前已取得的毕业证书为填写依据。
(7)毕业时间、毕业学校、毕业专业(旧教务管理系统):
以学生入学资格审核时或当前已取得的毕业证书信息为填写依据。
毕业时间要求必须是8位,例如毕业时间为2007年7月31日,填写格式为“20070731”,其它格式均不正确;对于高中毕业类可以不填写专业名称。
(8)工作日期(旧教务管理系统):
不能低于13岁,即学生参加工作的年份必须比出生年份大13以上。
2.涉及上述第(6)、(7)项信息更正的,教学单位将证明材料上报市电大招生办进行审核,其它信息更正由市电大学籍科进行审核,并由学籍科将所有审核通过的更正数据和材料统一上报中央电大。
三、时间安排
1.2007年秋季前入学(含07秋)的在籍生基本信息清理
对2007年秋季以前入学(含07秋)的所有在籍生的基本信息,各教学单位于本通知下发之日起至2008年5月30日,进行一次全面清理,并完成数据和证明材料的上报工作。
清理后的在籍生基本信息不允许再进行更正,包括毕业审核期间,也不再提供信息更正机会。
请各教学单位务必认真地做好本次在籍学生基本信息清理工作。
2.每学期新生基本信息清理
从2008年春季开始,教学单位接收市电大下发的新生数据和学生收到新生录取通知书后,需进行新生基本信息核对、更正工作。
对于春季、秋季入学的学生,教学单位须分别在当年的5月30日前、11月30日前完成新生基本信息清理、数据和证明材料上报工作,之后不再进行学生基本信息更正。
3.上述清理工作后在籍生基本信息变更
对于在上述清理工作后,在籍生在学习期间发生的姓名、入学文化程度、毕业日期变更,允许进行更改,教学单位须在每年的5月10日~5月30日、11月10日~11月30日,将数据和证明材料上报市电大学籍科或招生办。
四、系统信息更正操作方法
1.使用旧教务管理系统(5.6版或更新)的教学单位,在籍生基本信息更正操作方法按附件2执行。
2.使用新教务管理系统(2006版)的教学单位,在籍生基本信息更正操作方法按附件3执行。
五、上报数据要求
教学单位上报数据须进行压缩,然后发送到学籍科邮箱(xjk@mail.btvu.org)。
1.旧教务管理系统上报数据:
(1)《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表(旧系统)》EXCEL电子版(样式见附件4)。
(2)从教务管理系统中导出的“.TXT”格式文件,每类学生(指开放本科、开放专科、课程开放专科)均需要提交3个文件,具体内容、格式要求见附件2。
2.新教务管理系统上报数据:
《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表(新系统)》EXCEL电子版(样式见附件5)。
六、上报材料要求
1.加盖教学单位校章的《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表》一式3份,市电大审核通过后分别留存学籍科、招生办和教学单位。
2.对于姓名中的同音字、性别、出生日期、身份证号、民族进行更正,须提交身份证或户口本复印件2份。
3.对于学生在籍期间发生的姓名、身份证变更,除提交身份证复印件2份之外,还须提供县级(含县级)公安部门出具的证明原件1份及复印件2份;或提供户口本原件和复印件2份,教学单位审核确认后将户口本原件交还学生本人,并在2份复印件左下角写明“信息无误,已审核”,审核人签署姓名和日期,并在其上加盖教学单位校章。
4.对于入学文化程度及毕业时间更正或变更,须提供由市电大招生办加盖了“北京广播电视大学验证专用章”的毕业证书复印件2份,招生办审核后分别留存学籍科和招生办。
5.所有复印件均须使用A4纸,并依据《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表》的顺序进行排序。
七、本通知电子版下载
通知电子版(含所有附件)下发到各教学单位邮箱,同时放到学籍科公用数据邮箱(xjksj@mail.btvu.org)“网络存储”的“在籍生信息清理”目录中。
附件:
1.xsjbdab.dbf(见分校邮箱或学籍科公用数据邮箱电子版通知)
2.旧教务管理系统在籍生基本信息更正操作方法
3.新教务管理系统在籍生基本信息更正操作方法
4.中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表(旧系统)
5.中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表(新系统)
二○○八年四月十四日
主题词:
教学学生通知
北京广播电视大学2008年4月17日印发
校对:
王玉娟
共印60份
附件2:
旧教务管理系统在籍生基本信息更正操作方法
注意:
各教学单位的教务管理系统至少要升级到5.6版本,才能正常执行以下操作。
1.以学籍管理人员身份登录系统,点击“学籍管理”→“班级和学生档案管理”→“学生档案管理”,如下图示:
图1
2.在弹出的窗口中,选择年级、学生类别(开放本科教育、开放专科教育)、分校,在右边的班级列表中选择班级,然后点击“确认”按钮。
图2
3.首先在下图的左侧选择要进行信息更正的学生。
(1)对于民族、文化程度、工作日期、毕业学校、毕业专业(毕专)、毕业日期(毕日)的修改,在下图右侧的对应输入栏直接修改,修改完毕后点击左上角的存盘图标即可。
图3
(2)对于姓名、性别、身份证号的修改,在上述界面,点击菜单栏的“编辑”,在下拉菜单中,选择“修改姓名、身份证号和性别”,如下图示:
图4
将弹出以下窗口,点击“修改”按钮:
图5
窗口变化如下,在最下面增加了姓名、身份证号、性别等,在对应的输入框中直接输入正确信息,点击“存盘”,存盘后点击“返回”按钮,即完成本条信息的修改。
图6
4.按以上操作,完成所有本科、专科和课程开放专科在籍生的信息更正以后,就需要导出本教学单位的信息更正数据,操作方法:
首先必须返回到“图3”所示的界面,即任意显示出一条学生的基本信息,然后点击“编辑”,在下拉菜单中选择“学生更动信息交换”,如下图所示:
图7
弹出如下窗口,各项说明:
(1)首先选择教学单位名称;
(2)选择学生类别名称:
该处学生类别与“图3”右侧的学生基本信息中的“学生类别”一栏所标识的对应。
(3)开始日期和季节、结束日期和季节:
指各教学单位进行本次信息更正操作的开始和结束时间,而不是指学生的年级和招生季节。
(4)方向:
选择“导出”
(5)上报或下发:
选择“上报上级”
(6)可容许更动信息:
必选全部选中!
(7)完成以上各项设置后,点击“导出数据”按钮。
对于开放本科、开放专科、课程开放专科,凡涉及到学生基本信息更正的,均须在“图8”中选择对应的“学生类别名称”,按以上设置要求依次导出数据。
图8
5.完成上述操作后,在“C:
\jwgl”文件夹下,可以看到每类学生均会生成3个“.dbf”文件和3个“.txt”文件,下面截图是以东城分校为例得到的文件。
要求教学单位将“.txt”文件(每类学生均对应3个文件),一起压缩后上报市电大学籍科,注意不要上报“.dbf”文件。
图9
6.其它说明:
教学单位导出更动数据后,在“C:
\jwgl”文件夹下同时会生成一个“xsxxxg.dbf”文件,该文件内包含了进行姓名、性别或身份证号更正的学生信息,但诸如民族等其它信息更正在本文件中没有体现。
该文件不要上传,但为方便分校进行信息更正的自查与核对,这里将该表的主要字段做以下说明:
Xh:
学号
Xm:
当前姓名
Sfzh:
当前身份证号
Xbdm:
当前性别
Yxm:
原姓名
Ysfzh:
原身份证号
Yxbdm:
原性别代码
Bdm:
班代码
Dwdm:
单位代码
Nj:
年级
Xslbdm:
学生类别代码
附件3:
新教务管理系统在籍生基本信息更正操作方法
注意:
新软件教学单位只有修改“民族”信息的权限。
对于姓名、性别、身份证号、出生日期、文化程度的信息更正,教学单位需上报《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表(新系统)》(见通知附件5),由市电大学籍科根据相关证明材料进行更正。
1.教学单位以学籍管理人员身份登录新教务管理系统,点击“学籍”一栏,在下拉菜单中点击“学生信息”,再点击“修改学生信息(教学点权限)”(下图中加亮显示部分)。
图10
2.在下图中,输入要更正民族信息的学生姓名或学号,然后点击“查询”按钮。
图11
3.在显示该学生的基本信息页面,如下图示,即可进行“民族”的更正,更正完毕后,点击“确定”按钮。
图12
4.若修改并保存成功,将弹出如下的对话框,点击“确定”即可,不需再做其它操作。
图13
附件4:
中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表(旧系统)
教学单位公章:
市电大招生办审核章:
市电大学籍科审核章:
时间:
序号
教学单位名称
教学单位代码
学号
姓名
学生类别
年级
专业
更正内容
错误信息
正确信息
材料页码
市电大审核人签章
说明:
1.排序要求:
首先按“更正内容”、再按“学生类别”、“学号”进行排序。
2.教学单位代码为2位,例如东城为“01”。
3.学生类别指:
开放本科、开放专科、课程开放专科。
4.更正内容包括:
姓名、性别、身份证号、民族、文化程度、毕业学校、毕业专业、毕业时间、工作日期。
附件5:
中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表(新系统)
教学单位公章:
市电大招生办审核章:
市电大学籍科审核章:
时间:
序号
教学单位名称
学号
姓名
学生类别
年级
专业
更正内容
错误信息
正确信息
材料页码
市电大审核人签章
说明:
1.排序要求:
首先按“更正内容”、再按“学生类别”、“学号”进行排序。
2.学生类别指:
开放本科、开放专科、一村一。
3.更正内容包括:
姓名、性别、身份证号、出生日期、民族、文化程度。
- 配套讲稿:
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