行政岗位职责介绍.pptx

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行政专员岗位职责展示行政专员岗位职责展示行政专员岗位职责展示行政专员岗位职责展示目录日常行政工作日常行政工作行政工作职责行政工作职责行政工作重要性行政工作重要性行政职业素质行政职业素质行政工作能力行政工作能力行政行政一、行政工作能力一、行政工作能力沟通沟通能力能力观察察能力能力写作写作能力能力领悟悟能力能力组织能力能力交交际能力能力分析分析能力能力操作操作能力能力行政工作能力行政工作能力观察察能力能力写作写作能力能力观是看，察是想。

是看，察是想。

进行行观察察时，必，必须勤做勤做记录。

通知、公告、会通知、公告、会议纪要、新要、新闻、请示等示等沟通沟通能力能力倾听、表达；全神听、表达；全神贯注、耐心注、耐心思思维清晰、表达清晰、表达贴切切领悟悟能力能力发现问题、勤思考、勤思考、发挥想象力想象力交交际能力能力分析分析能力能力操作操作能力能力组织能力能力正确正确处理上下左右关系的理上下左右关系的能力能力分解、分分解、分类、排序、演、排序、演绎思思维、事物、事物联系系运用方法，运用方法，合理地合理地协调和和组织各种力量各种力量各种知各种知识、能力的、能力的实践践二、行政二、行政职业素质职业素质职业形象六要素：

职业形象六要素：

职业形象职业形象二、行政二、行政职业素质职业素质仪容仪容的修饰方面要注意五点事项：

其一，是仪容干净其二，是仪容整洁其三，是仪容卫生其四，是仪容简约其五，是仪容端庄仪仪表表发型文雅、庄重，梳理齐整、长发可用发卡等梳好化淡妆、面带微笑正规服装，要大方、得体指甲不宜过长，并保持清洁，涂指甲油时须自然色裙子长度适宜肤色丝袜，无洞鞋子光亮、清洁仪态仪态站站：

挺拔挺拔自然自然不过于随便不过于随便走：

走：

谦让有礼貌谦让有礼貌勿从谈话的人中勿从谈话的人中间过间过速度适中速度适中行走中的尊位行走中的尊位坐：

切忌将双腿分开坐：

切忌将双腿分开有气势但谦虚有气势但谦虚谈：

态度诚恳谈：

态度诚恳表情自然表情自然语言和蔼语言和蔼表达得体表达得体握手：

握手：

握姿握姿力度力度时间时间三、行政工作重要性三、行政工作重要性行政行政重要性重要性影响性影响性利润形象发展接待来访接打电话书面信函

（1）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响接打电话是每个单位最常用的对外交流方法，常给对方留下深刻的第一印象，也直接树立单位良好的对外形象。

接打电话要注意：

接打电话要注意：

以友善的帮助对方的态度；尽快接听，显示单位的高效率；用令人愉快的、礼貌的语言讲话；迅速、正确回答内部电话号码和姓名；如果需要对方等待，不要让对方等太久；电话机旁备好笔、便笺或留言卡。

留言要仔细，重复重要细节。

规范规范拨打拨打电话的流程：

电话的流程：

确认对方确认对方自报家门自报家门先说大概内容（对方感兴趣）先说大概内容（对方感兴趣）大约需要占用对方多长时间大约需要占用对方多长时间记录（详细记录）记录（详细记录）叙述、谢谢、再见叙述、谢谢、再见报出公司名称、姓名、职务报出公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务详细记录通话内容详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认复述通话内容，以便得到确认整理记录，提出拟办意见整理记录，提出拟办意见呈送上司批阅呈送上司批阅直接转上司接听直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听规范规范接听接听重要电话的重要电话的流程：

流程：

（22）、以以接接待待为为例例，说说明明哪哪些些行行为为有有损损单单位位的对外形象的对外形象外界对单位的第一接触常常通过接待来体现，在处理时稍有疏忽，就会有损单位的对外形象。

接待访客时要注意：

接待访客时要注意：

本人形象欠佳或接待区乱七八糟；对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，脸难看；对来访者讲话粗鲁，不礼貌；不能迅速与被访人联络，延误来访者时间；在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅和饮料；不愿或不能为来访者解答问题；在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵；接待中，违反单位接待访客的规定。

（33）、以以收收发发函函件件为为例例，说说明明哪哪些些行行为为有有损损单单位位的的对对外外形象形象收发的函件时要注意：

收到的函件不迅速、准确地传递和处理，拖拖拉拉或传错延误；外发的函件不按照单位统一规定的格式、用纸，过于随意；外发的函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意；外发的函件文字或地址有错误甚至延误收到时间；四、行政工作职责四、行政工作职责12345678收收发信函、信函、邮件、快件、快递、报纸接打、接打、转接接电话、接待、接待来来访者者ERP工作工作计划与划与总结工作工作会会议准准备及会及会议纪要要办公用品、固定公用品、固定资产的管理的管理办公公费用管理用管理公司公司卫生管理生管理证件的件的办理理ERP工作计划与总结工作工作计划与总结工作检查时间月工作月工作计划划月工作月工作总结周工作周工作计划划周工作周工作总结日工作日工作计划划日工作日工作总结检查时间每月第一个工作日9:

00每月第一个工作日9:

00每周一9:

00每周五6：

00每日9:

00第二日9:

00备注日程ERP“月报”日程ERP“月报”日程ERP“周报”日程ERP“周报”日程日程每日早上九点检查各部门完成每日早上九点检查各部门完成ERP工作计划与总结完成情况，对未按工作计划与总结完成情况，对未按时完成的同事予以记录并按照公司相关规定处理。

时完成的同事予以记录并按照公司相关规定处理。

会务工作会务工作会务工作架构图会前筹会前筹备会会议进行行会会议结束束制制作作会会议签到到表表布布置置会会场调试设备报到到与与签到到工工作作分分发会会议材材料料会会议记录与与管管理理清清理理会会场整整理理会会议记录编写写会会议纪要要会会议时间地地点点人人员通通知知办公用品管理办公用品管理采购存放发放办公用品采公用品采购单办公用品入公用品入库单办公用品公用品领用用单每月底，各部门提交物品申购单，经审核后，下月初，行政购买办公用品。

办公用品采购后，进行登记，并统计库存和存放各部门主管按照提交的申购单领取所需办公用品固定资产管理固定资产管理固定资产固定资产是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的，价值达到一定标准的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。

购置置领用用盘点点归还维修修报废按需采按需采购设置置编码入入库登登记按需按需领用用领用登用登记分分类盘点点季度季度盘点点离离职归还归还登登记交接交接盘点点维修登修登记问题统计折旧折旧盘盈盈处理理盘亏处理理申申请报废行政费用行政费用费用名称用名称缴费时间费用用备注注每季度初11500*3=34500元按季度缴纳每月初不定确保不因停水停电而影响日常工作不定时不定保持每部电话不因欠费而停机；确保办公室饮用水不断每月初不定中通和顺丰月结每月初不定费用根据每月购买的办公用品而定房租房租物物业、水、水电话费、水、水费快快递费办公用品公用品费公司卫生管理公司卫生管理部部门卫生区域生区域卫生生标准准公共区域公共区域办公室主任办公室+接待室1、各部门要保持、各部门要保持地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净。

整齐，窗明几净。

2、办公室内办公用品、书籍、电脑等摆放整齐、办公室内办公用品、书籍、电脑等摆放整齐有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。

用品应放在固定的抽屉和柜内。

3、各部门的各部门的的垃圾须每天进行清理。

的垃圾须每天进行清理。

4、保持个人工作间和公共区域的卫生干净、整、保持个人工作间和公共区域的卫生干净、整洁。

洁。

商务部大厅+打印室销售部走道（接待室销售部）信息安全部走道（男厕大会议室）系统集成部大会议室软件开发部小会议室部部门区域区域由各部门员工自行打扫证照的管理证照的管理年年检公司公司营业执照照组织机构代机构代码单位：

澄迈县工商行政管理局地址：

澄迈县金江镇金马大道电话：

0898-6762393967627838单位：

澄迈县质量技术监督局（质监局）地址：

文明路机关大院南17幢电话：

0898-67628022一、日常行政工作一、日常行政工作时间地点地点工作工作备注注每天8:

20前主任办公室整理总经理办公桌、沙发椅、会议桌；倒垃圾、清洗水杯、打扫地板每天8:

30小会议室部门例会每天9:

00办公室检查各部门员工工作计划与总结完成情况，记录并提醒未完成的员工每天6:

00后主任办公室检查空调、灯等是否关闭，垃圾是否需要及时清理每周五6:

00后各部门检查各部门的卫生是否符合公司卫生标准，检查合格者，才予以离开。

每周六（每月前三周）大会议室会前准备：

打开灯、空调、电脑和投影仪，并调试好角度，摆放好椅子。

时间地点地点工作工作备注注每周一10:

00前大厅编写会议纪要并送交经理核稿每天大厅收发快递、包裹，并进行登记。

每天大厅接听电话并进行转接每月初大厅物业水电费用的缴纳和报销每月初大厅顺丰和中通的月结单费用的报销时间地点地点工作工作备注注每月初大厅打电话定饮用水每月初大厅发放各部门所需的办公用品每季度初大厅房租费用的缴纳每年3-6月澄迈澄迈工商行政管理局办理营业执照年检现改为企业年报，由于系统升级具体时间未定每年9月30前澄迈县质量技术监督局办理组织机构代码年检时间地点地点工作工作备注注不定期不定固定资产的维修、保养不定期不定组织公司员工活动不定期大厅预订餐厅、机票、酒店等不定期大厅/联通营业厅公司五部电话费用的缴纳和报销不定期大厅定日常饮用水和费用报销不定期不定领导临时安排的工作