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与审核有关问题通报及规定
2019年与审核有关问题通报及规定
一、专项审核不符合报告
去年市场监管总局决定“出重拳治理认证乱象”,认可委和认可协会积极响应,开展了专项治理活动,加大对认证机构的检查。
“中设”于2018年9月19日至21日接受了CNAS的第一次专项监督审核,开了9项不符合报告,为此公司缩小了已认可的01和03两大类专业范围。
不合格报告1问题要点(详细描述省略)
1、三年档案专业引导记录完全相同,且引用的法规标准不全,有的已作废;
2、合格供方评价等审核记录,未审核重要供方的选择评价;
3、连续三年的审核,未提供覆盖重要供方的产品检验记录;
4、三次审核记录相似程度较高;
5、三次审核报告,均缺少体现组织的特点描述。
不合格报告2问题要点(详细描述省略)
1、两个食品企业手册高度相似,未体现不同组织的特点,且几乎是完全照搬了标准条款;
2、两个单位文审报告及审核报告中未对上述问题予以指出,两次文审提出的问题也相同,时间也一样;
3、审核报告描述未删减的条款,但连续3年的记录都写“未发生”(设计和开发能力),即连续三年的审核均未对组织的设计和开发能力实施审核;
4、两个单位的审核报告高度相似,包括正面和负面的评价相同,且未体现组织的产品实现过程的不同;
5、计划中均未体现技术专家的工作单位。
不合格报告3问题要点(详细描述省略)
专业能力(包括03G)的问卷调查表发现:
考核人一栏空白,考核结果一栏空白;回答的强制性标准已废止。
不合格报告4问题要点(详细描述省略)
1.审核组成员不具备专业;
2.未对认证范围涉及的活动实施审核;
3.技术专家工作经历对专业能力证实不充分。
不合格报告5问题要点(详细描述省略)
人员评价档案6人专业工作经历不支持其评定的专业小类;2人工作经历与CCAA3.0系统不一致。
不合格报告6问题要点(详细描述省略)
北京建工林河建筑工程有限责任公司QES2016-2018年再认证+两次监督审核档案
1、新成立部门未安排审核;
2、施工现场已完成全部工程量的95%,已处于竣工交付阶段;
3、装修项目部的审核记录中大量记录为施工要求及结果的定性描述,而非审核证据。
不合格报告7问题要点(详细描述省略)
查深圳市杰恩创意设计股份有限公司2017年12月27日-12月28日的再认证审核档案:
1、两家获得子证书的子公司不具有工程设计建筑装饰工程资质;
2、查国家企业信息信用公示系统,该获证方有分公司5个,手册覆盖,但未对分公司进行抽样审核;
不合格报告8问题要点(详细描述省略)
查宁波聚意物业服务有限公司的QMS/EMS/OHSMS的初审档案发现第一阶段未进行现场审核,但未说明理由。
不合格报告9问题要点(详细描述省略)
查福建省顺天亿建设有限公司QMS(EC9000)/EMS/OHSMS初审档案:
1、审核计划安排无EC9000专业的审核员审核建筑工程项目部及现场;
2、专业工作年限不满足所评专业能力要求。
2018年地方局抽查提出的主要问题(质量)
1、企业的质量目标分解文件中没有叙述质量目标的测量方法;
2、企业未提供2018年相关部门质量目标完成情况资料;
3、企业2018年度内审未覆盖全标准条款,尤其是新版标准变化部分;
4、审核报告中未描述企业服务流程;
5、连续二年未开不合格项。
二、外审不符合格报告
“中设”于2019年7月1日至5日接受了CNAS的复评认可评审,期间7月2日-3日中设接受了国际亚太认可合作组织对CNAS的国际同行评审QMS的现场见证评审。
本年度认可评审开出15项不合格报告和2个观察项。
这是中设不合格报告最多的1次,2019年国家市场监管总局工作重点之一就是“加大认证监管力度,规范认证市场秩序”,从中可看出外审的力度在加强;另一方面也看到我们审核管理中存在的问题。
以下是2019年外审提出的与审核有关的不符合报告。
1、北京城建设计发展集团股份有限公司2019年QMS/EMS/OHSMS/EC再认证+扩大认证档案,该组织认证范围为“工程咨询;资质证书范围内的工程设计;市政公用工程施工总承包,建筑工程施工总承包”,扩大44个设计分院,发现存在如下问题:
1)本次策划抽样8个设计分院,但未见到有合理的形成文件的抽样计划;
2)申请评审考虑集团总部和44个设计分院的总人数、考虑企业一体化程度以及审核组一体化程度,确定的再认证种审核时间为27人日。
多场所审核时间的计算,没有按照CNAS-CC11:
2018要求对每个抽样的多场所分别计算审核人日,也没有计算“市政公用工程施工总承包,建筑工程施工总承包”临时场所的审核人日;
3)《审核指令》及变更的《审核指令》确定现场审核时间为26人日,审核计划安排了38个人日,但未见到审核时间调整的合理性说明,并予以记录。
2、查北京城建智控科技有限公司2019年QES再认证+ES扩大认证范围(计算机软件开发;安防系统的设计、开发、安装和维护)档案发现:
现场审核计划安排2019年4月22日下午-24日上午分三组审核了领导层、工程部等管理部门,并在备注中“注:
孙静3月30日审核滇中项目部及现场,涉及智能化信息系统……,安防系统的安装和维护”,但未体现3月30日具体审核的时间段及项目部、项目现场的具体审核内容的安排,未体现3月30日的有效审核人天数(机构负责人员解释,3月30日实际审核为1人天);
滇中项目部及现场的具体名称为:
(昆明)滇中新区空港大道中段综合管廊安装工程项目,审核记录显示:
2018年3月成立项目部,5人:
项目经理、技术负责人、工程师及安全管理、资料及行政,项目部距离现场5公里,施工期间招收55人劳务负责设备安装、桥架安装、配线、配管(劳务分包)(注:
机构联系审核组长及企业后确认,审核期间的劳务人员约13人),未对该场所单独计算人天。
3、查北京市建筑设计研究院有限公司QMS扩大范围、EMS/OHSMS初次审核档案,QMS扩大范围“建设工程项目管理”,EMS/OHSMS认证范围是工程咨询、资质证书范围内的工程设计、建设工程项目管理,发现以下问题:
1).组织的《管理体系手册》中规定“EMS/OHSMS体系覆盖的部门(其中环境和职业健康安全管理体系不覆盖1A1建筑设计院、第十设计所、广州分公司、王戈工作室、经济五室和国际工作室)”,且组织机构图中包括上述部门,但审核组长出具的《管理体系初审审核报告》中对此未明确;
2).查二阶段审核计划,领导层安排2名审核员审核2.5h、营销管理中心安排1名审核员5.5h,但“抽查工程咨询项目(涉及各咨询院、所、室外业踏勘)”安排1名审核员3h。
上述事实表明审核计划中审核时间安排缺乏合理性。
4、查天水市天祥水泥(集团)有限责任公司2019年QMS再认证档案发现:
1)市场部的《质量管理体系再认证申请评审记录》中,受审核方长期雇员62人,依此人数计算再认证审核需人日数总计3.5人天,但项目管理部《审核指令》中的审核起始人日数为3人天,与市场部的输出不一致;
2)《审核方案策划表(再认证)》中,“工作班次”没有填写,生产部的审核记录显示企业存在白班、中班、夜班,审核组审核了交接班。
审核方案策划未获取不同班次情况的相关信息;
3)企业的生产许可证范围包括了水泥熟料的生产,但生产部的审核记录中,记录了熟料为外购。
质检部的审核记录未见对采购熟料的验收的审核证据,物资部的审核记录也未见对熟料的供方评价的审核证据。
5、抽查北京宏亚安成建设有限公司2019年QMS/EMS/OHSMS/EC初次档案发现,该组织的认证范围为“古建筑工程专业承包园林绿化工程施工”,机构识别的技术领域为“住宅及非住宅建筑的建设”(28.02.00)、“市政公用工程建设”(28.04.01),发现如下问题:
1)“园林绿化工程施工”唯一的在建项目“奥林匹克森林公园养护一标区园林绿化项目现场”审核记录显示:
该项目为“养护项目”,服务内容为“养护范围内所有绿地养护管理作业(包括修剪、施肥、浇水、除草、防寒、病虫害防治、绿地整理、地被补播等)、绿地保洁、绿化设备的维护、森里防火等”,主要工序为“树木修剪、草皮的养护、野花组合地被、除杂草、补植、病虫害防治、施肥、灌水”等。
上述活动内容不能够支持“园林绿化工程施工”认证范围;
2)支持“古建筑工程专业承包”唯一的在建项目“颐和园画中游建群修缮工程项目现场”处于“主体木结构椽子望板铺装”阶段,后续的屋顶、防水、装饰装修等主要分部分项工程均未实施,但未见到审核组对以往竣工项目的分部分项工程进行了抽查审核。
6、查淮南万泰电子股份有限公司QMS扩大+监督、EMS/OHSMS监督审核档案,发现以下问题:
1)本次审核QMS是扩大+监督,扩大认证范围“高低压成套开关设备及配件的研发和生产”,EMS/OHSMS依旧是监督审核,认证范围是矿用防爆电器的设计制造。
EMS/OHSMS没有扩大,但审核组对此没有合理性说明;
2)档案中的环境影响报告书批复中显示组织有喷漆车间,且规定了产能,但机构未提供审核组关注了组织年产量是否超过批复的年产量限值的审核,也未提供对喷漆车间审核的证据。
7、机构于2019年2月策划了ISO45001认证标准的转换,内容还包括了CC125的能力要求,并实施培训和考核,但不涉及SC125的内容。
未提供有关SC125的认证人员能力培训证据、必要的能力确认证据。
查北京城建智控科技有限公司2019年QES再认证+ES扩大认证范围,末次会议签到表中未见负责OHS的员工代表参加会议。
8、查机构2018.9.18入职的审核员贾兆栋初始能力见证,机构安排在2019.6.3-4实施的北京市地质工程勘察院审核项目中对其进行了现场见证,但经核实该审核员在此之前已参加审核8次;评价人在《审核人员现场表现见证评价表》中对该审核员专业能力、审核能力、组长能力均进行了评价,查审核计划日程安排,评价人与被见证人未在一组,且被见证人未担任组长。
9、审核员专业能力评价依据不足。
专业能力评价:
依据施工专业经历评价设计专业能力的依据不足(详细描述省略)。
10、现场沟通提出的问题
1)加强多场所抽样方案;
2)领导层记录共140人,未确定体系覆盖人数。
记录总人数无实际意义,应记录体系覆盖人数;
3)审核计划中未明确扩大/缩小的认证范围;
4)查北京建筑院项目,设计部门(E/O),不能仅查输入中重要环境因素识别,不查输出和验证;输入中应考虑产品的生命周期(新版要求);
5)计划列出2人1组,分别审核的条款,但审核记录1份,两人共同签署;
6)多个项目不开不合格,机构存在风险。
三、内审提出的问题
2019年3月-6月中设进行了滚动式内审,2月按照总经理的要求制定了内审方案,3月10日发布了内审计划。
4月28、29日针对去年专项审核要求进行了人员管理专项内审,提出11个问题,4项不合格报告。
今年内审与往年不同,公司组织了三个内审小组:
工作站组、项目组、部门组,为了培养新审核组长,加强组长的责任心,使其充分了解审核要求,增加了新的审核组长担任项目组内审员,审核项目档案;为培养年轻管理人员,使他们了解各部门要求,增加了各部门的所有管理人员,由技委会老专家和管理人员兼外审员组成部门内审组对各部门进行审核。
内审前,所有管理人员参加协会组织的认可规范培训,回来后结合规范要求,编制本岗位的检查表,巩固学习成果。
部门组内审前组织管理人员学习了认证机构风险分级管理办法,了解问题的分级。
工作站组分别于3月20日、4月26日、5月25日审核了兰州、浙江、泉州三个工作站;项目组于5月10日至27日审核了129个归档项目;部门组于6月3日至4日对公司办公室进行了集中审核。
这次内审做了充分准备,根据专家审定意见表,编制了项目检查表,简化了审核记录的内容,使内审员进一步了解审档关注重点;4月18日在专职审核员微信群发内审通知大家报名;5月10日建立项目内审组微信群下达内审要求,去年内、外审、专项审核问题;提出审核关注重点,提升内审有效性;5月10日市场部编制内审项目抽样清单,档案管理员晚上加班按清单给内审员发项目(129个);每个内审员都认证完成了审核项目档案检查。
感谢内审员对本次内审的支持!
主要问题:
1、前期评审:
1)监审项目档案中缺少“审核方案策划表”首页:
市场部填写的项目概况;有的项目缺少多场所信息(该表自去年初开始实施,当时要求市场部先补齐初审和再认证项目的电子版记录,监审在项目开始前再补,监审项目有遗漏);
2)个别扩大项目档案中缺少扩大申请书或评审表;企业申请书内容不全,未盖公章;审批人未签字(受理人员未认真检查);
3)受理评审记录扫描不清楚。
(电子版档案外委扫描后直接归档未检查);
4)转机构资料不全(电子版档案外委扫描后直接归档未检查)。
2、项目计划安排
1)计划编制时间在审核指令下发前;(组长排计划时,因多种原因需调整计划,如时间、人员安排等要调整,告计划管理员修改审核指令,重新下达指令后,组长未改计划日期,所以计划在新下达的指令日期前);
2)计划中审核员与指令中审核员不符;
3)审核计划中最高管理者名字与审核指令不符;(受审核方更换最高管理者,组长计划确认时修改了最高管理者名字,但未通知计划管理人员修改指令或组长未填写审核信息变更表)。
3、审核项目过程控制
1)手册中未按认证产品范围描述QMS不适用的条款及合理性;E/OHSMS产品覆盖范围漏地理位置,文审未提出。
2)电子版审核记录存在拷贝记录现象,如设计院写监理公司;
3)查部门的检查记录,某个条款需到其他部门验证,但该部门缺少验证记录;
4)临时现场清单内容不全,如缺少项目阶段、路程等(未填写公司规定的标准表单《临时现场清单》);
5)审核计划内容不全:
缺少安排审核的临时现场名称;审核员分组未明确审核条款;上次审核不合格报告验证部门;
6)个别部门审核记录表缺技术专家签字;
7)《审核方案策划表》再认证项目审核前的综合评价和下次审核建议内容不具体,多项目存在此问题);
8)不合格报告判标不对。
4、审核结论
扩大审核项目认证结论技委会主任漏签字。
5、档案管理
个别项目电子版档案文件混乱,无需归档的文件也保存,。
四、专家审档提出的问题
2019年1月至6月,专家审档发现的主要问题如下:
1.计划中分组的审核员不具专业能力;
2.组长选择已竣工的施工临时现场审核;
3.审核计划中同组审核员没有明确各自审核条款内容,涉及审核工日不足问题;
4.计划2人同组,表明分工条款,记录没有分开;
5.审核计划未查临时现场(如预拌混凝土施工现场);
6.审核计划安排不合理(计划中领导层、总工办一同审核;早6:
00开审核组会;先审部门后开首次会;财务部门审核半天等);
7.《审核方案策划表》再认证前综合评价“上一认证周期管理体系运行的绩效评价(包括管理体系较突出和薄弱的部门、多场所/条款):
总体良好”,本次监审不涉及的条款/部门和下次监审关注重点未填;
8.直接拷贝其他单位的记录,如内审记录不是本单位的,内审时间、管理代表、内审员、审核部门均与本单位不符;
9.记录中检查发现检测设备无检定证书/证书已过期,审核记录了较多问题未开不合格报告,仅是提出,未关注认证的风险;
10.组长归档前不检查,有的不是本单位的审核记录;
11.审核指令为GB/T50430-2017版,审核计划为GB/T50430-2007版;现场审核记录所有审核部门均用GB/T50430-2007版内容条款,手册也是旧版,需重新按新版标准审核;
12.设计部门检查仍用旧版标准检查表,无QMS8.3.2新增内容(兼职审核员);
13.较多的审核报告存在不同问题,如未按模板要求写;错字连篇;不排版;字体大小不统一等;
14.案卷超期归档,专家意见不按期返回。
五、中设有关问题的规定
今年主管部门将继续加大监管力度,整治认证乱象,通过有效运用“双随机一公开”方式,加强专项监督,增加认可专项检查的数量,进一步加大不符合处理力度,增加警示效应,以促进认证机构落实主体责任。
希望每位认证人员严格执行中设有关规定。
(一)与管理有关要求
1、质量目标
各部门分解的公司管理目标应落实到各有关的岗位,岗位人员要理解实施,部门负责人每半年进行检查(管理评审前和年终考核时),确保目标的完成。
2、管理体系文件(程序文件、管理规定、工作表格)
审核技术部应履行职责,确定1名技术经理定期关注认可委网站,如发现与公司有关的认可规范发生变化提出,公司及时组织体系文件修订。
修订原则:
责任部门修改,公司统一组织审批。
下一步各部门检查、清理、修改与本部门职责有关的体系文件是否存在与认可规定不一致的地方,或相互矛盾的问题。
3、人员能力。
1)技术领域分析
技术领域分析是人员能力管理的基础,风险等级的划分是合同评审确定审核人日的依据之一。
所以审核技术部应结合已认可的业务范围,组织做好管理体系认证业务范围分类分组说明,按照CNAS的要求检查所有的技术领域分组、风险等级划分是否适宜,人员能力准则是否符合要求,特别是主业34和28大类。
进一步完善各专业类别间能力互通原则的规定,以充分保证对认证人员能力评价的准确性。
审核技术部要对《认证业务范围管理程序》的附表(Q/E/OHSMS业务范围分类分组说明)的修改工作进行总体策划,组织技委会进行研讨,制定修改计划,确定责任人、完成时间,编制修改要求发给修改人,审核员要积极配合,确保技术领域分组合理,新修改的文件符合规定要求。
2)人员能力评价
1)人力资源管理人员编制检查计划,按计划检查所有认证人员填报的经历与评价的专业能力是否相符;
2)核对所填经历是否与上报的V3系统相同;凡是工作经历和与V3系统不符,应按V3系统修改,不符合要求的取消相应专业能力,特别是50430专业审核员,专业必须满足4、6、8年限要求;
3)对新进入本机构的审核员(实习审核员),明确上报要求,所填经历要一定与V3系统相同。
4)专业能力评价人员严格按规定评审专业能力,人力资源管理人员进行检查评价的专业能力是否符合认证人员能力评价准则,评价依据是否适宜,不能仅是依据施工的工作经历评价具备建筑设计能力;
5)应在人员库中补齐技术专家工作单位。
3)审核人员能力见证
审核员(包括实习转正、新招聘)和新任组长(按组长培养计划)初次审核都应安排见证审核。
人力资源管理人员编制的审核人员见证计划由部门经理审批,交计划管理人员,计划管理人员结合审核项目,按月安排人员见证,在《审核指令》中明确见证内容及要求;审核组长按指令要求提前通知见证人,《审核人员现场表现见证评价表》与项目一同归档,档案管理员将见证表交人力资源管理人员。
人力资源管理人员每月与计划管理人员沟通,检查组长是否按指令要求提交了见证表,见证表的内容是否符合规定,如不符合,如能力见证不在同组,重新安排见证,不发见证费。
4、业务范围管理
市场服务部应确保公司网站公开文件的内容现行有效,及时更新项目信息管理系统中扩大/缩小的认可范围。
5申请评审
合同评审人员应:
1)在界定产品范围时,加强专业代码选择的准确性,确定是否需一阶段审核,按规定填写《一阶段审核评审记录表》,部门经理审批时认真核对检查;
2)在受理QMS扩大申请评审时,了解是否对原EMS/OHSMS有影响,如在同一地点生产有影响,向客户说明应三体系同时进行认证;
3)在受理OHSMS认证时,要求客户提供识别的与过程有关的主要危险源和OHS风险,在过程中使用的主要危险材料及任何适用的OHS法规中有关的法律义务。
申请书应包含在组织场所内、外的工作人员的详细信息(CNAS-SC125);
4)在申请评审记录表中确定现场审核人日时,分别记录三体系不同产品的风险等级所占比例,作为评定的依据。
《审核方案策划表》客户信息应填写齐全,特别是风险等级、每个多场所人日、生产企业的工作班次等;修改《审核方案策划表》,增加多场所审核抽样方案。
转机构的信息和资料必须齐全(如原机构的联系方式、客户的不合格报告、审核报告等),资料不全不得受理。
6、审核指令
1)审核指令应单独确定所抽取的每个多场所(包括分支机构、临时现场)的审核人日及理由。
涉及临时现场,计划管理人员应根据“临时现场清单”,在指令中确定抽取的临时现场及所需人日(施工项目必须根据认证范围选择典型的施工现场以及在施现场如地基开挖阶段、主体施工阶段等)。
2)勘察现场时间短,如不能提前确定,可由组长排计划时再定。
指令如需调整,必须在原指令上修改,并说明理由。
3)组长在沟通计划时如客户提出认证范围变化(扩大、缩小多场所等),计划管理人员报市场服务部重新评审,并修改项目数据库;计划管理人员据此再修改指令。
4)指令中应包括技术专家工作单位。
7、暂停撤销
项目管理部要按规定经核实后5日内办理暂停撤销手续并上报,暂停仅限1次,期限超过6个月应撤销认证资格,不应补办手续、延报、漏报、错报;《审核指令》要明确暂停恢复日期,组长编制计划和审核报告中应体现暂停恢复的内容。
(二)与审核有关规定
1、专业引导
技术专家在进行专业引导时,应列全主要法规标准并注意有效性,引导记录填写齐全;如是三体系审核,除明确生产过程中涉及质量要求,还要关注有关环境及安全方面的内容,组长在现场应提醒技术专家注意此问题。
2、文审
文审在现场审核前进行。
手册文审时应注意以下几点,有问题在文审报告中提出:
a)GB/19001标准中不适用条款及说明理由的合理性。
b)体系覆盖范围是否覆盖指令的认证范围,E/H包括地理位置。
c)“组织机构图”中应明确认证范围覆盖的多场所;“管理体系的范围”描述应包括多场所的认证范围,E/H包括地理位置。
d)运行控制是否结合客户的产品特点。
e)部门管理职责应明确。
3、审核计划
1)二阶段、再认证审核应包括所有标准条款和体系覆盖的部门(多场所按规定抽样);
2)换版监督审核应包括标准所有条款;
3)监督审核应包括标准主要条款、各大类产品、产品实现的部门、检查部门、体系主管部门、新成立的部门、职责变化的部门。
不同管理过程的不同类别产品和服务每次监审均应覆盖(如工程设计、工程监理、工程勘察等)。
管理过程相似的产品可抽样(如组织具有多种监理资质:
市政工程监理、房屋建筑工程监理等)。
由于市场、季节性等原因,在每次监督审核时难以覆盖相同类别/过程的所有产品时,应在本次审核记录、审核报告和审核方案策划表中予以说明,在认证证书有效期内的审核应覆盖认证范围内的所有产品;
4)监审加扩大产品的审核,应包括扩大产品的全过程涉及的标准条款及部门(如应对风险的机遇和措施、资源、能力、体系文件、运行、绩效评价等,E/H还应包括环境因素危险源识别、运行控制、合规性评价等);
5)审核生产部门、专业管理部门、临时现场、多场所(分院)、体系主管部门(质检部门)必须由具由专业能力的审核员审核;
6)专业部门或临时现场审核时,一定具备相应专业小类的审核员或技术专家审核;
7)组长应按照审核指令编制计划,当确认计划时发生变化,如客户信息(最高管理者、审核地址等)、审核类别(扩大/缩小范围/标准换版/)、认证准则(新版标准)、审核人员、人日变化,应报计划管理人员在原指令审核修改,注明修改原因,组长注意按新指令修改计划日期;
8)计划内容必须与指令相符,日期在指令之后;
9)多场所、临时场所如变化需调整指令中的多场所抽样和临时场所,或增加提前审核勘察现场,组长报计划管理人员修改指令并重新核算人日,注明调整理由;
10)多场所(临时现场)在首次会议前审核,应在“日程安排表”中列出具体审核时间及现场
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