文书档案实务操作.docx

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文书档案实务操作

文书档案实务操作

一、档案工作

基本内容：

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。

1、档案的收集：

是文件从分散到集中的过程。

各个单位在各项活动中办理完毕的文件，往往是分散的，为了方便今后的利用，需要对文件进行一定的挑选和集中，从而形成了档案的收集工作。

它是整个档案工作的起点。

2、档案的整理：

是指档案从零乱到系统的过程，是档案工作中最重要而且基础的工作。

收集起来的档案还是相对零乱的，对今后有效利用是需要相对系统化的，因而，必须对数量众多、成分复杂的档案材料分门别类，解决档案零乱状态与保管、利用档案要求系统的化的矛盾，从而形成了档案的整理工作。

3、档案的鉴定：

是为了解决档案量大质杂、保管、利用档案要求优质化的矛盾。

随着时间的推移，库存档案的数量会越来越多，其保存的价值也会发生变化，为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对档案区分不同的保存价值，从而形成了档案的鉴定工作。

4、档案的保管：

由于自然界的各种原因，档案总是处于渐进的自毁状态过程，甚至可能遭到突变性的破坏，因为有利用的需要，则档案要求长久地保证档案的完整与安全，为了解决档案的易损性与保管的长远和利用档案的矛盾，从而形成了档案的保管工作。

5、档案的统计：

为了全面及时了解档案盒档案工作发展的情况及其规律，需要对档案及档案管理的状况进行数量的统计、整理和分析，从而形成了档案统计工作。

6、档案的检索：

为了解决档案数量庞大、形式多样、内容复杂和利用者特定需求之间的矛盾，档案部门按照档案的自然形成规律和存放规律，编制的一些查找工具，提供快速查找档案材料的手段，从而形成了档案的检索工作。

7、档案的利用：

为了充分发挥档案信息资源的作用，满足利用者的需求，形成档案的利用工作。

8、档案的编研：

档案是原始的记录，大多为孤本，价值珍贵，一般只允许在馆内查阅。

为了更加广泛而主动地为更多的利用者提供最有价值的档案，通过对档案史料进行研究，汇编、公布并出版，在更大范围内发挥档案的作用，从而形成了档案的编研工作。

档案工作的各个环节不是孤立的，每个环节有自己特定的工作对象和专门的任务，各个环节之间既有区别又是相互联系的。

比如：

档案的价值鉴定是与档案的收集、整理工作结合进行的；对文件的分类又是结合档案价值的初步鉴定。

档案得而检索工具必须是在整理工作结束后才能进行的。

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节都是为利用、编研创造条件的。

二、档案的收集

1、档案收集档案收集工作为档案工作开展提供了实际的物质对象，档案工作的对象是档案，而档案是通过收集工作逐步积累起来的，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。

所以，档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节。

做好收集工作：

把好四个关、应用好三种方法

四个关：

收文关、发文关、会议材料关、内部文件材料关

三种方法：

平时收集、主动收集、重点收集

①对零散文件的收集是对收集工作的补充措施，是对单位内部散存文件的随时收集；

②对“账外”文件的收集，未经文书部门收发登记入账的文件或资料。

如会议材料：

本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

综合材料：

会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；

各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；

年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；

各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、

协议、合同。

③专门文件的收集，专门文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体得而文件材料。

一般重视对文书档案、科技档案的收集，忽略了业务文件的收集，重视对纸质文件的收集，忽略了音、影像资料等其他载体文件的收集，进而直接影响到档案收藏结构。

③及时了解，掌握本单位工作动向，及时收集重要活动文件。

对本单位召开的大型会议，档案管理部门要主动联系承办部门，请他们协助做好会议资料的收集，特别是领导讲话材料，以及会议有关的各种材料；对外出开会的同志要及时提醒并督促他们将带回的资料及时交到档案管理部门保存。

甚至单位可以规定：

只有将带回的文件向档案部门移交后，才可到财务部门办理报销手续；离职人员只有将手中保管的文件材料办理完移交手续后方可办理离职手续。

等等。

归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

2、归档制度

1）确定本单位的归档范围

各立档单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

》（2006年12月18日国家档案局8号令）及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围、归档内容和保管期限

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。

军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第三条机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条　凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2013年2月22日公布的《档案管理违法违纪行为处分规定》

第三条　将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。

2）编制本单位归档文件的保管期限

①条款设置与排列。

在条款设置上，根据自己单位的工作和文件的实际情况出发，例如：

一般单位不可能召开人民代表大会，政治协商会议，因而不可能有此类文件，在本单位的归档范围和保管期限表中不必设置这些条款。

在条款设置上，原则上应做到能涵盖本单位所有归档文件，使单位的归档文件的保管期限简洁明了，便于比照执行。

条款的排列应体系完整，合乎逻辑，便于查找。

例如，第一层次中，可以上级文件、本单位制发文件、平行单位与下级单位来文排列；第二层次中，在本单位制发的文件之下，可按本单位的会议文件、外发文件（包括本单位制发的以及与其他有关单位联合制发的文件）、内部文件排列；在第三层次中，例如在外发文件之下又可按方针政策、法规性文件、重要业务问题的文件、一般业务问题的文件、事务性有参考价值的文件、本单位的请示（应与上级单位的批复文件一起保存）、与本单位的批复文件（应与下级单位的请示文件一起保存），等等。

②保管期限的设定。

保管期限的划定应本着文件本身的价值及其在本单位职能活动中的作用。

考虑文件在本单位职能活动中的作用时，要注意文件的查证作用和史存作用。

即根据文件的价值大小来确定，文件价值越大，保管期限越长；反之，则相应较短。

3、归档时间

⑴管理性文件一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；

⑵外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；

⑶磁带、照片及底片、胶片等介质形式的以及实物等文件材料应在工作结束后及时归档。

4、归档手续

移交清单，履行签字手续，各留一份以备查考。

三、档案的整理

1、整理：

就是建立有保存价值的文件材料进行有序化、条理化、系统化的过程。

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目、以及纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；

2、整理原则

应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

应区分不同价值，便于保管和利用。

符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

3组件

1）件的构成

文件是在实践工作中一份一份形成的，每份文件又是独立的，它有自己特定的使命和作用，在同一项工作、同一个问题的处理过程中，形成的许多文件，它们之间又有密切联系的。

如：

围绕一项建设工程，会形成许多文件；召开一次会议所形成的一系列文件等，都是各自紧密相连的。

归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2）件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

4、分类

1）单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2）文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

A）按年度分类

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

如2015年形成的《2014年单位工作总结》应归入2015年；

2013年形成的《2013-2015年工作规划》应归入2013年；

跨年度的文件放入办结的年度。

如某单位2012年立案、2013年结案的某信访案件，其文件材料统一归档在结案的2013年。

几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。

具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

因文件没有标注日期，形成年度无法考证时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类，并在附注项加以说明。

B）按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

C）按保管期限分类

文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的确定：

《8号令》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。

可以概括为以下四个方面：

　　①反映机关主要历史面貌的文件材料。

如：

大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

　　②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。

如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

　　③反映机关主要职能活动的重要文件材料。

如：

党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

　　④反映机关人事管理活动的文件材料。

如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。

《8号令》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

　　上级机关文件：

针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。

如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。

其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

　　本机关文件：

反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年；

同级机关文件：

非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

　　下级机关文件：

报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

3）规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

年度----机构分类法的优点：

1）符合档案形成的特点。

立档单位在一个年度内形成的文件之间有着密切的联系，通过年度分类，将全宗内的档案按期形成的自然年度区分，使每一年都的档案相对集中，可以反映出一个单位每年的工作特点和逐年发展变化的情况；

2）与现行单位文书处理制度相吻合。

文书处理制度要求以年度为单位对文件进行整理，从而使文件一年一归档，一年一个类，类目设置标准清楚、明确；

3）便于按时间查找利用档案。

4）便于库房排架，每年形成的文件按机构排序依次上架，不必预留空位，也避免了倒架，库房管理非常方便。

5、排列

1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。

即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。

不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。

是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。

排列顺序应保持相对固定。

最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

6、编号

文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。

编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。

通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。

件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。

文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。

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归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章中：

全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。

年度：

为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

件号：

件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

机构（问题）代码：

机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。

归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

保管期限：

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

页数：

用阿拉伯数字标识

7、编目

1）归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

编目应准确、详细，便于检索。

2）归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：

填写归档文件顺序号。

b）档号：

档号的结构宜为：

全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。

档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

c）文号：

文件的发文字号。

没有文号的，不用标识。

d）责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

e）题名：

文件标题。

没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

f）日期：

文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g）密级：

文件密级按文件实际标注情况填写。

没有密级的，不用标识。

h）页数：

每一件归档文件的页面总数。

文件中有图文的页面为一页。

i）备注：

注释文件需说明的情况。

3）归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。

目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

4）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。

装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B图B2）。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

8、纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架

8.1修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

（上海市档案局沪档（2014）48号）

归档文件已破损的，应按照DA/T25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8.2装订

归档文件以件为单位装订。

归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，文件装订时应以左、上侧对齐，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。

为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。

页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订；

文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

8.3编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

一份为一个编号；

页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

单面印刷的为一页，双面印刷的为2页；不重号、漏页编号。

文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

8.4装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒档案盒应采用无酸纸制作。

档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D图D1）。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

8.5备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

a）盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：

负责整理归档文件的人员签名或签章。

c）整理日期：

归档文件整理完成日期。

d）检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e）检查日期：

归档文件检查完毕的日期。

8.6排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

四、档案安全管理

档案安全是档案工作的第一要务。

要注重强化档案安全的监管。

Ø档案实体安全管理；

Ø档案信息安全管理；

Ø档案库房安全管理；

✓收集和归档

✓及时移交

✓规范制度

✓定期核查

✓档案修复完善

✓档案的存放

✓珍贵档案的保管

✓建立档案信息系统安全保密防护体系

Ø完善技术、管理措施，堵塞安全漏洞；

Ø涉密的档案信息系统符合分级保护要求；

Ø健全档案信息审查制度；

Ø档案外包服务中的安全防护：

涉密不外包、外包不涉密，防止

涉密档案信息泄露。

✓档案信息化建设

Ø推进各类电子文件归档；探索无纸化办公条件下的电子文件和档案管理新机制；

Ø推进数字档案室（馆）的建设；开展传统载体档案数字化工作，不断提高室（馆）档案数字化。

✓档案库房安全管理

Ø要加强档案基础设施建设，有效改善档案安全和保护条件，杜绝安全隐患。

Ø要为档案工作提供必要的库房和设备设施；

Ø严格按照档案库房的安全防灾标准，改建、扩建（新建）档案库房；

Ø进一步提高档案库房的安全防灾标准，改善档案的保管保密条件。

中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2013年2月22日公布的《档案管理违法违纪行为处分规定》

第十二条有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分;情节较重的，给予降级或者撤职处分;情节严重的，给予开除处分:

（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的;

（二）未建立档案安全管理规章制度的;

（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。

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