顶知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南.docx
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顶知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南
目录1
顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南3
l序章:
GTD工具Evernote3
l第一章:
搜集3
u1.1Evernote软件端收集法3
u1.2浏览器插件极为便利的网络撷取保存法4
u1.3招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:
量身定制的收件匣(Email接收法)4
u1.4无网络情况下的杂事收集7
u1.5手机端的收集8
u1.6外出无手机情形下的收集9
u1.7超级简便的Evernote一键收集或者一个手势收集法10
u1.8Evernote的Twitter收集法11
l第二章加工和组织11
u2.1Evernote的GTD加工和组织方法11
u2.2使用Evernote区隔GTD的八大容器清单12
u2.3核查清单(Checklists):
创造性的提示22
l第三章检视回顾22
u3.1检视22
u3.2回顾26
l第四章执行行动28
l第五章使用Evernote实践GTD的优劣之我见28
l附:
文章更新历史28
顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南
作者:
ET民工和塞壬2010-12-20
出处:
http:
//xbeta.info/gtd-evernote.htm
Yibie言:
感谢塞壬兄的信任,以及好友善用佳软的许可,现将这篇精彩的美文发布在学无止境@一点一滴上。
希望每个着重时间管理和知识管理的人能够在本文中获得更多的启发。
●序章:
GTD工具Evernote
笔者曾在GTD系列教程首篇文章提出,GTD的核心理念是“迁出大脑内所有杂事,纳入一个可靠的外在体系(行动提醒系统+资料归档系统)直接管理”。
换言之,就是把所有杂事控制在“手边”,而非“脑海”里。
实践发现,在两大系统中,快速高效有趣的资料归档系统是践行GTD的先决条件。
如此一来,若能找到一个知识管理工具整合行动提醒系统和资料归档系统,合二为一,实践GTD就会更加便捷容易。
探寻许久之后,发现拥有网络端、电脑软件端、手机端的顶级知识管理工具Evernote(介绍)颇为得心应手。
本文将介绍如何使用神奇的Evernote实践GTD的五大流程。
为方便不熟悉GTD的读者起见,此篇教程的目次结构和本系列教程开篇文章《GTD系列教程1:
GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践》大体相类,略作增减归并,以飨读者。
另外GTD是因人适用的体系,请有意将Evernote作为GTD工具的读者根据自身实际情形裁剪使用。
●第一章:
搜集
Evernote收集功能超级强大,提供了软件端快速截取、书签式网络撷取、Email接收、文件导入等诸般功能,搜罗资讯极为便利,可以很方便的收集各种资料和任务。
◆1.1Evernote软件端收集法
Evernote软件端的全局热键:
⏹复制所选快捷键Win+A键(可设定使用其它键)可选中一段文字即刻新建任务笔记资料。
⏹新建笔记快捷键Ctrl+N(同时支持设定第二个快捷键)快速输入任务,按Tab键或者Shift+Tab迅速切换一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处快速输入任务属性。
⏹捕获屏幕快捷键PrintScreen键(可设定使用其它键)直接截屏收集资料。
除却全局热键快捷键之外,使用鼠标也能达到同样的目的。
◆1.2浏览器插件极为便利的网络撷取保存法
Chrome、Firefox、IE等浏览器上的Evernote插件或扩展悉数支持快速收集网摘内容。
◆1.3招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:
量身定制的收件匣(Email接收法)
杂事的搜集是实践GTD的一大瓶颈,使用ALTRun或者Launchy工具可以制造出无需开启Evernote软件的无敌收件匣。
这个方法的前提条件是先在Evernote里头设定一个诸如名为0@@Inbox之类的默认笔记本,如下图所示:
(图:
设置Evernote默认笔记本示意图)
接下来以ALTRun(Launchy也能用)为例,需新建一个ss.vbs实现(实质上是个文本文件另存为vbs后缀的脚本文件即可),语句如下:
SetiMsg=CreateObject("CDO.Message")
SetiConf=CreateObject("CDO.Configuration")
SetFlds=iConf.Fields
schema="
Flds.Item(schema&"sendusing")=2
Flds.Item(schema&"smtpserver")=""
Flds.Item(schema&"smtpserverport")=465
Flds.Item(schema&"smtpauthenticate")=1
Flds.Item(schema&"sendusername")="EMAILADDRESS"
Flds.Item(schema&"sendpassword")="PASSWORD"
Flds.Item(schema&"smtpusessl")=1
Flds.Update
WithiMsg
.To="Evernote-EMAIL"
.From="EMAILADDRESS"
.Subject=wscript.arguments.item(0)
.TEXTBody=message
.Sender=""
.Organization=""
.ReplyTo=""
Set.Configuration=iConf
SendEmailGmail=.Send
EndWith
setiMsg=nothing
setiConf=nothing
setFlds=nothing
其中需要注意的是:
Flds.Item(schema&"sendusername")="EMAILADDRESS"
Flds.Item(schema&"sendpassword")="PASSWORD"
需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱(比如Gmail),PASSWORD改成邮箱密码。
而下面的两行语句:
.To="Evernote-EMAIL"
.From="EMAILADDRESS"
EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱(比如Gmail)。
而Evernote-EMAIL需要到Evernote网页右上方点击【Settings】进入账户设置页面,复制【Settings】页面底部的Evernote私密邮箱地址(类似账号名.一串数字****@的形式)填入即可。
如下图所示:
(图:
Evernote私密邮箱所在网页位置)
将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目,参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。
使用时热键呼出主界面,敲入ss,即可打开一个小巧玲珑的输入框直接向Evernote网络端中添加任务和灵光一现。
(图:
ALTRun的收件匣)
Launchy的设置大致相仿,也能实现灵感和任务的快速收集。
(图:
Launchy的收件匣)
技巧小贴士:
利用ALTRun软件的记忆功能,可以设定多个任务输入模板。
例如,下一步行动清单细分的情境标签Tag和其他预设标签Tag等也可直接附加处理输入:
⏹早上十点开会#office
⏹整理衣柜#home
⏹买鞋#shop
⏹写博客#pc
⏹看报表#read
⏹摘录箴言警句和灵感速记#z
如果你设的情境标签Tag只取首字母,比如O(Office)、H(Home)、E(Errand)、S(Shop)、C(Call)、P(PC)、I(Internet)、B(Boss)、R(Read),那么直接添加情境标签等就更加简便:
⏹早上十点开会#o
⏹整理衣柜#h
⏹买鞋#s
⏹写博客#p
⏹看报表#r
⏹摘录箴言警句和灵感速记#z
此外还可以添加语句直接指定笔记本属性和多个标签@笔记本名#标签名1#标签名2……#标签名N(例如:
文章的灵感@bolg#p#z)
注:
Evernote4.4版本提供了复制笔记(C)的功能,可以更方便的定制GTD&ToDo/Task等诸多情境笔记。
◆1.4无网络情况下的杂事收集
请参见拙文《神逸之作:
国产快速启动软件神品ALTRun》第四章4.5小节ALTRun随手记的内容。
具体实施步骤如下:
第一步:
新建一个suishouji.vbs(实质上是个文本文件),填入语句:
ConstForAppending=8
DimstrTextFile
SetobjArgs=WScript.Arguments
strTextFile="D:
\ssjl\zaqizaba.txt"
SetobjFSO=CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
IfobjFSO.FileExists(strTextFile)Then
SetobjFile=objFSO.OpenTextFile(strTextFile,ForAppending)
Else
SetobjFile=objFSO.CreateTextFile(strTextFile)
EndIf
objFile.WriteLineobjArgs(0)
objFile.Close
语句中strTextFile="D:
\ssjl\zaqizaba.txt"的D:
\ssjl\zaqizaba.txt是信手记录的文本文档,不用特意新建,运行时会自动创建。
第二步:
利用Evernote文件导入功能实现D:
\ssjl\zaqizaba.txt的自动导入。
首先点击菜单栏上的工具,选择导入文件夹,进入界面后照着标注的红色长方形方框设定即可,如下图所示:
(图:
Evernote导入文件夹设定)
◆1.5手机端的收集
可以应用手机上的Evernote客户端软件。
Evernote在手机方面的搜集和应用可以移步一观飞鱼的声纳网友发表的几则小趣文《好记性不如烂笔头(evernote应用一例)
》、《用evernote来帮助你做晚饭(evernote应用一例)》、《挤出时间来学习(evernote应用一例)》、《用evernote建立你的个人资料库》和《影相誌的evernote》。
此外,例如iPhone上的行云流水一般的信手涂鸦收件匣Getideaz,可以随手涂抹记录稍纵即逝吉光片羽般的奇思妙构,也能很好的契合Evernote的搜集。
Getideaz由时间管理领域领袖群伦的幸福行动家张永锡亲力亲为组织开发团队打造,数年磨一剑终告成功。
此外,张永锡曾发大宏愿矢志欲要影响一百万人,言传身教,深耕细作,高山仰止,令人钦服感佩。
作为知行合一的幸福行动家打磨推出的Getideaz收件匣,精绝灵便,已臻完美之境。
君(孝)子不匮,永锡尔类,永锡出品,必属佳品。
关于张永锡这段经历请参见他撰写的文章《Why我想创作Getideaz?
兼写创业历程》。
◆1.6外出无手机情形下的收集
建议使用一张A4纸制成的随身纸笔GTD系统,随时随地都能很方便搜集杂事和任务。
据笔者所知,下面的两种A4纸GTD系统极为便利:
第一种A4纸制成的随身纸笔GTD系统(Gweeksheet),如下图所示:
(图:
A4纸GTD系统Gweeksheet)
第二种A4纸制成的八页小书GTD系统(张永锡设计的三日计划小册子),如下图所示:
(图:
A4纸GTD系统八页小书用剪刀把中间一道折痕剪开翻叠成八页小册子可放入钱夹中随身携带)
两者相较,集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划甚至还有简洁直观的Todo时计等诸多功能于一张A4纸八页小书GTD系统(便携小册子)显然更胜一筹,令人叹为观止!
其实眼前的八页小书也是张永锡在实践中不断改进和完善的成果。
八页小书的详情介绍请阅看张永锡撰写的文章《时间管理必杀技八页小书三日计划》。
有意下载的朋友請猛击八页小书下载点获取两种八页小书模板。
收集完毕之后,可以将八页小书上的书写记录和心智图用Evernote的摄像头功能摄入Evernote里保存为数位信息,使用Evernote强大的OCR(光学字符识别)功能还可随时搜索摄入其中的印刷和手写信息。
除此之外,还可以使用Evernote的摄像头功能摄入保存任意资料。
◆1.7超级简便的Evernote一键收集或者一个手势收集法
此法需要随用随调不驻内存的万能神器Candy配合一个简单的AHK脚本实现,AHK脚本的内容相当简单:
#NoTrayIcon
#SingleInstanceIgnore
SetWorkingDir,%A_ScriptDir%
IfNotExistahk_classENMainFrame;判断某进程是否存在
{
Run,EverNote.exe,,useerrorlevel
WinWait,ahk_classENMainFrame;等待某进程出现
}
send,^!
v
ExitApp
将上文的内容编译成一个AHK的脚本程序do_en.exe(Evernote软件群中有编译好的exe程序可下载),把编译后的程序放到你的Evernote软件所在文件夹里面即可。
然后把candy.ini中的这一行改成如下语句:
Longtext=C:
\ProgramFiles\Evernote\do_en.exe
当然短文本Shorttext和其他内容也能照此修改。
搞定!
以后不管Evernote是否已经开启都能一键收集或者一个手势收集资料。
使用时只需选中某段内容(内容中可以夹带图片)使用一个快捷键(比如F1键)就能直接收集入Evernote。
当然如果配合手势软件(比如StrokeIt)只要选中某段内容(内容中可以夹带图片)随手一拉即可实现将目标内容收集到Evernote。
关于Candy的使用方法和详细介绍请参详下面的文章:
入门教程(沙牛所书)
《以简驭繁弹指神通–超绝神器Candy小窥》高阶教程(Candy作者万年书妖亲撰)
《Candy自由操控选中的文本、文件、窗口》另外还有一篇Candy结合Evernote的收集方法《Candy下面的快捷收集》
◆1.8Evernote的Twitter收集法
使用Twitter配合Evernote收集信息请参详《Evernote+Twitter=InstantMemories》一文。
●第二章加工和组织
加工和组织是GTD五大水平流程里的第二和第三个,一般来说使用数字工具实践GTD时,加工和组织两流程可以并行不悖的同步进行。
◆2.1Evernote的GTD加工和组织方法
加工主要是利用Evernote网络端和电脑软件端的进行Stuff材料的加工处理,可以设置Evernote网络端和电脑软件端自动同步的时间间隔,也可以直接按电脑软件端的同步按钮或者快捷键F9实现快速同步。
打开Evernote电脑软件后,可按Tab键或者Shift+Tab迅速切换到Inbox笔记本的一则笔记条目的笔记本属性和标签属性(快捷键F3)输入信息,回车确认。
加工和组织实例和处理步骤:
0@@Inbox里头所有杂事中的第一条是“早上十点开会”
首先阐明实质并厘清行动叙述如下:
※加工步骤:
按Tab键(或者单击鼠标)迅速切换到笔记条目的标题,将“早上十点开会”,修改为“早上十点到十点半召集小陈小刘小张开重要紧急碰头会择定营销方案”。
加工完毕接下来迅速组织,方法如下所述:
※组织步骤(先处理标签也行):
然后按Tab键(或者单击鼠标),迅速切换到笔记条目的笔记本属性处,输入数字1,就可以把这条笔记移转到1@Action_Work内。
按击F3快捷键(或者单击鼠标),就切换到笔记条目的标签属性处,输入英文字母O回车,就可添加上Office情境标签(当然也可以依事务重要程度的高低或者四象限法加上标签1、2、3、4)。
其余条目均可以此类推。
◆2.2使用Evernote区隔GTD的八大容器清单
Evernote的笔记本和标签功能极为灵便,可以灵活运用安排GTD任务清单。
2.2.1日程表(行事历Datebook)
日程表是不可侵犯的圣域,只能记录特定时日的行动,宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。
例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。
2.2.1.1Evernote行事历应用实践
第一种情况:
每日例行事务和固定任务的处理
在4@Project/Datebook笔记本中建立一则笔记命名为!
!
每日例行事务和固定任务(标签设为ActionDay),记录每日习惯和定期惯例任务。
完成每个行动之后在前头打勾,轮回打钩和取消打钩。
另外特殊的周期性任务比如图中的1月1日(每隔70天更换一把新牙刷)的处置方法是更改或者增添下一个到期日(比如今天是12月4日,处在更换新牙刷周期内,而下一次更换日期是来年的1月1日填写截止日期1月1日即可,1月1日更换新牙刷后打钩,以后更改日期把再下一次的日期3月10日填入。
)如下图所示:
(图:
一个行动日Actionday标签的两大作用)
第二种情况:
今日必须完成的其它事务
如上图所示,把记录今日必须完成的其它事务(主要在1@Action_Work和2@Action_Personal笔记本里)的几则笔记的标签都设为ActionDay,表明今日就是行动日。
第三种情况:
未来一年中的某些指定时日必须完成的其它事务
主要利用标签功能,为这些事务的笔记条目(在4@Project/Datebook笔记本里)分别按月份在父标签Bv.Calendar(Datebook)下面设置以下12个子标签以便收纳归类:
01January、02February、03March、04April、05May、06June、07July、08August、09September、10October、11November、12December
(图:
未来一年的行事历标签设定)
具体运用的时候,在杂事0@@Inbox里头切换到笔记本属性处输入数字4就可以把这条笔记移转到4@Project/Datebook笔记本中,然后再按击一下Tab键(或者单击鼠标)就切换到笔记条目的标签属性处输入数字01~12回车即可。
例如:
12月25日赠送家人圣诞礼物,按Tab键(或者单击鼠标)切换到笔记本属性输入4后自动移入4@Project/Datebook笔记本,再按Tab键(或者单击鼠标)输入12回车即可设定12December标签。
2.2.1.2Evernote结合谷歌日历(GoogleCalendar)的应用实践
第二种方案需要结合GoogleCalendar实现提醒。
首先在GoogleCalendar中设置默认的邮件提醒,即在邮箱中设置一个过滤器,将所有来自calendar-notification@并且标题为Reminder转发到你的Evernote邮箱(****@),然后在任务到来那天的时候提醒邮件就会被转发到Evernote邮箱中,此时在Evernote中用Created:
daysource:
mail.smtp搜索,很容易就能找到预先设定的任务提醒了。
此外还可以利用GoogleCalendar提供的邮件提醒或者短信提醒等功能。
2.2.2“下一步行动”清单:
根据情境分类
下一步行动的主体容器的构建笔者主要依据前贤圣哲所说的“君子三立”立功、立德、立言,权且见贤思齐设立了三个笔记本(当然也可以并成一个NextActions笔记本),分别如下:
(图:
下一步行动清单的容器)
1@Action_Work:
工作事务的行动内容,主属于立功范畴。
2@Action_Personal:
私人事务的行动内容,主属于立德范畴。
3@Action_Blog:
个人创作时的所需资料和行动,主属于立言范畴。
下一步行动根据情境归类主要使用Evernote的层级嵌套标签(父子标签)功能实现,如下图所示:
(图:
下一步行动细分的情境标签和其它标签设定)
⏹固定地点(特定地点才能进行的活动):
Home、Office
⏹移动跑腿(外出或购物活动):
Errand、Journey、Shop
⏹依赖工具的活动:
Call、PC、Internet
⏹人际沟通和议程活动:
Boss、Mate、OthersPeople
⏹阅读活动:
Read
⏹思考规划活动:
Think
标签的设立原则是越简短简单越好,同时要尽量避免首字母重复出现,这样操作更便捷快速。
另外还可以给所有的下一步行动清单添加统一的标签next,批量设置next标签的方法如下:
例如选中1@Action_Work里面的一条笔记后,按Ctrl+A全选此一笔记本里头的所有行动,再按Ctrl+Alt+T会弹出一个指派标签界面,如下图所示输入next后连击两次回车即可。
(图:
标签next的批量处理方法图示)
2.2.3一个“等待”清单
等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期可用快捷键Ctrl+:
快速添加),以便追踪和跟进交办事项的进度。
等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。
等待清单条目笔记可以保存在Evernote里5@Wait/Someday笔记本里头,设置标签为Wait即可。
相比需要时常查阅的“下一步行动”清单,等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。
2.2.4“项目”清单
一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成),需要列入项目清单以备提醒。
要理解项目清单只需厘清下面几个概念:
⏹下一步行动=单步行动的任务
⏹项目=愿景+目标+多个下一步行动的分步骤任务
⏹项目清单=备忘的多个愿景目标的集合目录
Evernote笔记里头可以组织树形大纲结构的规划,还可以允许用户上传任意格式附加档案(比如直接夹带思维导图文件),极其方便。
此外Evernote4.4版本还提供了方便好用的复制笔记链接(L)这种关联交通功能,支持笔记在Evernote应用平台内部和外部的互连互结,有助于内容讯息的互动沟通有效序化和通盘整合(类似Wiki维基模式)。
另外还提供手写笔记功能,从某种意义上来说Evernote应该是最接近纸面规划感觉的GTD工具之一了。
(图:
项目任务规划示意图)
“项目”清单和行事历任务都保存在4@Project/Datebook笔记本里头,可能有人会问是否会混淆不清难以一目了然呢,其实可以按一下标签栏位依次排序就很清楚了。
另外,更好的方法是利用下一章检视搜索的技巧实现这一目的。
技巧小贴士:
Evernote本地文件的超链接语法(类wiki形式):
file:
///本地文件的绝对路径
2.2.5项目支持资料
项目支持资料只是支持项目行动和决策的辅助信息,不是项目的行动,也不是项目提示。
项目支持资料可以和下面提到的参考资料一起存储到Evernote里,可按主题或题目加以分类组织整理(此时项目就成了索引)。
较之参考资料,用
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 知识 管理工具 Evernote GTD 应用 详细 指南
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