采购与付款的内部控制.docx
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采购与付款的内部控制
采购与付款的内部操纵
企业内部采购与付款的操纵与治理,确实专门重要,它能够保证采购的及时和资金的安全,同时能够降低采购成本。
采购活动至少涉及二方:
采购方和供应商。
因此,采购治理既有程序问题,又有对供应商的往来以及相关资料的治理问题。
采购与付款的内部操纵要注意以下几个方面:
一、采购与付款业务的职务分离
在采购业务中需进行职务分离的有:
l、采购申请必须由生产经营部门提出,具体采购业务由采购部门完成。
2、物资的采购人不能同时担任物资的验收工作,以防止采购人员收受客户贿赂,购买伪质材料阻碍生产经营乃至企业整体利益。
3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。
付款的审批通常通过验货或验单后执行(预付款业务除外),以保证物资的价格、质量、规格等符合标准,是采购业务的最后一关,不能让其与目标审查人——供应商直接接触。
4、确定供应商和询价人员应分离;
5、物资的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作,防止绕过验单,减少或误记物资数量金额的可能。
6、同意各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离;
7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。
8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。
二、采购打算的内部操纵
(1)采购业务必须通过请购、批准、订货(或采购)、验收、货款结算等环节。
(2)打算部门应该依照生产经营的需要,依据公司的一般授权(制度授权)与特不授权,向采购部门发出请购通知单。
请购通知单要求注明购入材料用途(包括哪个部门、项目使用,何时要用)。
请购通知单同时应报送财务部门作为今后付款的依据。
(3)采购部门依照请购通知单,填制订购单,订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时刻、厂商名称和地址等,预先予以编号,并经被授权的采购员签字。
订购单同时应致送仓储部门作为今后验收的依据。
(4)物资的采购,必须与供应商签订合同。
重大合同应提请财务部门会签同时应得到公司董事会的批准。
合同一经签订,必须及时将合同副本送财务部备案。
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