行政办各岗位说明书.docx
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行政办各岗位说明书.docx
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行政办各岗位说明书
文件名总经理岗位说明书
电子文件编码
XZ-A 页码 A-1
岗位名称:
总经理
岗位职级:
一级
直接上级:
董事长、管理公司领导
直接下级:
各部门经理
岗位职责及工作内容:
●负责组织制定度假村管理目标和年度经营计划
(1)进行旅游市场分析预测,接受上级单位下达的年度经营指标;
(2)组织研究讨论,按经营部门进行经营指标合理分解;
(3)组织制定度假村年度经营计划,并按年度、半年、季度、月份进行分解。
(4)责成财务部制定度假村年度成本控制计划,并按年、半年、季、月分解到部门;
(5)审批各部门年度经营计划和成本控制计划;
(6)亲自指挥、督导实施。
●负责组织建立和完善度假村组织机构
(1)选择最佳的组织形式、组织形态、管理幅度和管理层级;
(2)选聘部门副经理以上高中级管理人员并不断优化;
(3)协调各部门的关系,建立度假村内部合理而有效的运行机制。
●负责主持制定和完善度假村各项规章制度、服务标准和操作程序
(1)根据度假村管理理念和管理思想,确立度假村的企业文化模式,组织制定店纪店规,并
不断补充、完善;
(2)责成各部门制定各级岗位职责、服务标准和操作程序,适时予以更新、完善;
(3)主持成立质量管理小组,定期督导检查,确保制度的执行。
●负责度假村的市场拓展,并主持制定促销计划
(1)确定市场定位和目标市场,拓展客源市场;
(2)主持制定年度促销计划,适时提出阶段性工作重点,并亲自督导实施;
(3)确定度假村产品价格政策和策略;
(4)亲自进行市场调研和促销
●负责度假村员工队伍建设
(1)确定度假村人才培养规划、审批度假村年度培训计划,并监督实施;
(2)负责高中级以上管理人员的培养、使用和考绩、评估,任人唯贤,知人善任;
(3)担任管理培训的培训教师,亲自授课;
(4)关心员工的生活,掌握员工的思想动态,适时亲自处理员工投诉,创造温暖、竞争向
上的良好氛围。
●日常事务性工作
(1)主持召开和参加各种例会(每周晨会、经营分析会)
(2)定期向上级单位汇报工作;
(3)听取部门经理的工作汇报,处理应急事务;
(4)阅读各类报表、文件、邮件,审批各类文件、单据;
(5)巡视度假村各部位,给予及时督导、指正
(6)接待各类来访
(7)例行公务出差。
●组织学习和创新
(1)密切注意国内外旅游发展动态和趋势,广泛收集信息;
(2)借鉴先进的管理、经营经验,结合本度假村的实际进行试点,推广学习和创新;
(3)适时学习国际先进理念,紧跟时代发展的潮流,不断更新度假村的产品,提高服务质
量。
任职条件:
● 具有高等院校旅游专业或酒店管理专业大专以上文化。
全面掌握酒店经营管理和服
务方面的系统知识,对旅游行业及其相关知识有全面的了解,对旅游市场的发展有
自己独特的见解,熟悉经营、管理、经济、财税、安全等方面的法律法规和涉外法律
知识。
● 曾经担任五年以上星级酒店高级管理人员。
● 具有良好的职业道德和敬业精神,对企业有强烈的责任感。
善于学习,思想敏锐、具
有开创精神和对事业精益求精的执着追求;讲求效率、处事果断,敢于竞争.作风正
派,办事公道,不徇私情,具有管理者的个性和人格魅力。
● 有熟练的英语听、说、写、读能力;有较强的决策计划能力、组级协调能力、社会交往
能力及语言文字能力。
● 年龄30-60岁,身体健康,相貌端正。
文件名行政办主任岗位说明书
电子文件编码
XZ-A 页码 A-2
岗位名称:
行政办主任
岗位职级:
二级
直接上级:
总经理
直接下级:
行政办秘书
岗位职责及工作内容:
●负责组织制定并落实行政办年度工作计划
(1)按半年、月份、周,详细拟出工作重点和具体工作承办人,以利任务到人,责任到人;
(2)日常工作中及时督导,催办,确保计划的落实;
(3)定期对前期工作进行总结、检查,随时掌握计划执行情况和随机调整。
●负责制定和督导执行行政办各项规章制度、规定和办法
(1)草拟行政办的规章制度,注意在实际工作中的合理性、可操作性,适时予以调整、补
充完善;
(2)督导下属员工履行职责,发现违规违纪现象,及时纠正。
●负责员工队伍建设
(1)负责员工的选聘、使用、考核、评估,并按度假村规定予以奖惩;
(2)组织拟定年度培训计划,并督导各部门认真实施,建立度假村和各部门培训档案;
(3)负责新员工的岗前培训;
(4)掌握员工的思想动态,加强人生观教育和店纪店规教育,帮助解决员工的实际问题和
困难。
●负责内外协调、跟办工作
(1)协调各部门关系,及时上传下达上级精神,协助总经理监督、检查各项政策、决定和
上级指示精神以及各项规章制度的执行情况;
(2)保持和处理好与政府机关、公安、工商、卫生等部门的关系,树立度假村良好的形象;
●负责信访、公务接待工作
(1)参与、组织度假村重大活动的筹备、组织和安排;
(2)参与重要宾客来店的准备和接待工作;
(3)做好来信来访、公务接待,包括向总经理投诉的接待工作;
●负责调查研究、收集信息的工作
收集有关信息资料,并加以分析总结,为总经理经营决策提供依据。
●建立良好的企业文化,创造度假村内部和谐向上的良好氛围。
(1)加强员工橱窗宣传,及时上传下达,反映店风店貌,有效地发挥宣传、交流、沟通、学
习的作用。
(2)管理好宿舍和宿舍食堂,关心员工生活,落实各项福利待遇,让员工有大家庭的温暖。
(3)建立良好的舆论氛围,落实奖惩制度。
●负责度假村质量管理,确保度假村的星级水平。
(1)定期组织度假村质检小组成员对度假村进行服务、卫生、设施设备运行情况及员工礼
仪礼貌等方面的检查;
(2)打印质检报告,审核签发;
(3)督导部门进行整改。
●负责度假村档案管理和公章、证照的管理
(1)建立档案管理和调阅使用制度,确保分类完整有效;定期整理清理档案,便于查询使
用,对无价值档案经总经理审定后销毁。
(1)严格管理并遵守使用规定,坚持使用原则;
(2)及时督导检查,按期进行证照的申办、更换和年检;
(3)实行公章、证照专人管理,审核签批使用,注意保管,防止破损和遗失。
●负责行政办资产管理和成本控制
(1)进行行政办成本预算,呈上级审批后实施;
(2)对办公设备专人管理、专人操作,并负责维护好;
(4)经常了解情况,掌握成本费用控制,及时督导。
●日常办公室事务工作
(1)定期主持行政办例会和会议,上传下达,安排工作;
(2)每月安排行政总值班排班及审核签发;
(3)审核、签批文件、单据、报表。
●负责草拟度假村人力资源发展长远规划和年度计划(编制、工资、培训、任用、激励等)。
(1)符合度假村长远发展的要求和现实可能;
(2)符合人力资源管理的先进观念和思想的要求;
●负责组织制定各部门年度定岗定编定员工作方案及工资福利计划。
(1)充分协商,精打细算,保证各部门工作需要,又最大限度节约人力,保证员工工作负
荷;
(2)规定合理的人员组织结构,使之尽可能偏平化,利用管理资源,控制好工资总额。
工
资计划应既考虑工作特点又适应市场和员工的期望;
(3)注意人员的能力结构、来源结构、年龄结构等安排。
每年12月完成下一年度计划
●负责直接下级的工作调配、培训和考评工作。
(1)分配合理工作,及时协调下级工作;
(2)培养并发挥下级最大工作才能,不断提高工作水平;
(3)公正评价下级工作,及时表彰先进,批评、帮助后进。
●负责审核签批各种人员申请、聘用、变动、绩考、奖惩、考勤、工资、离辞等人事报表和
文件
(1)严格执行度假村规章制度,严格把关不循私情;
(2)遇矛盾时先行沟通,一切以有利于工作为原则;
(3)各类批复完毕,及时回馈有关部门人员
●负责组织全店性的员工招聘、培训,绩考、评优和奖惩等活动
(1)根据度假村现实需要及时策划、组织、实施多种形式的员工招聘活动,确保用工需要,
控制人力成本;
(2)根据度假村需要和制度规定,及时组织培训、绩考、评优等活动。
●负责度假村管理人员的招聘及面试选拔工作。
(1)尽可能扩大范围;
(2)注重潜力,择优录用;
(3)在工作中礼贤下士,表现度假村素质形象。
(4)负责全店员工联谊活动的组织策划工作,包括各种节日的员工联谊,店际员工交流和
员工生日晚会。
要求精心组织、主题明确、节俭办事、平断提高
(6)代表度假村与政府人事劳动管理部门、同行、劳动中介机构、学校及公安机关联系沟
通等。
(7)妥善处理有关问题,及时向上级汇报、请示;
(8)为度假村人力资源管理创造良好外围环境和支持关系
(9)完成总经理交办的其他工作。
任职条件:
● 具有大专及以上学历,中文或管理专业
● 具有星级酒店行政办或人事部3年以上管理经验。
● 能熟练使用各种办公软件。
● 善于与人相处,善于交际,有较强的公关能力、语言表达、文字写作能力和组织协调
能力。
● 年龄在25-40岁之间,男女不限,五官端正,仪表端庄、身体健康。
女性身高1.56米以
上,男性身高1.7米以上。
文件名行政办秘书岗位说明书
电子文件编码XZ-A页码A-3
岗位名称:
行政办秘书
岗位职级:
四级
直接上级:
行政办主任
直接下级:
无
岗位职责及工作内容:
● 负责为行政办及各部门提供秘书服务工作
(1)组织安排行政办和行政例会,做好会议记录,并检查各项活动、决定的贯彻执行情况,
及时了解和反馈信息;
(2)汇总各类报表和收集有关业务资料,定期进行分析图表制作,为总经理提供决策参考;
(3)安排总经理接待来访并接受总经理指示和委托接待来访和处理来信;
(4)及时承办各部门递交总经理批阅的文件、报表、单据等,并按总经理批示予以处理;
(5)及时整理或转发总经理阅读、审批处理完后的文件和资料,定期归档管理,妥善保管
●行政事务工作
(1(于每月月末编制下月行政总值值班表;
(2(负责行政办的考勤工作,制作考勤表;
(3)负责总经理的日常事务工作,包括差旅费用的请领和报销,办公用品的领用等等。
●负责草拟度假村和行政办有关规章制度、文件、公函报告、请示等。
(1)按照行政办主任的要求和根据实际工作需要,草拟度假村和行政办有关规章制度,交行
政办主任审核;
(2)草拟行政办各岗位职责、规章制度和操作程序,并协助行政办主任不断补充完善。
●负责行政办文字和档案管理工作
(1(按照文件收发、归档的程序和规定,及时进行日常文件的收发和保存,确保信息的
传达和保存。
(2(注意文件资料的密级程度,严格度假村保密制度,注意保密和避免失密。
(3(根据行政办主任的要求,草拟行政办各类文件、公函,并按公文规格打印成文,按时
交行政办主任审核;
(4)负责质量检查记录和相关会议记录,并按时整理打印公议纪要和检查简报,交行政办主
任审批后下发相关部门和个人;
●负责店报、橱窗的宣传工作
(1(按期负责天鸿度假村的组稿、编辑工作,审核来稿的真实性,编辑、发行的时效性和
可读性;
(2(适时进行橱窗宣传,及时宣传旅游行业新政策,新法规和上级指示精神,反映店风
店貌等。
(3)店报、橱窗力争图文并茂,反映真实情况,店报经行政办主任和总经理审核后发行。
●协助行政办主任,发挥行政办职能作用
(1(协助做好上传下达和督办催办工作;
(2(协助做好来信来访的接待工作和投诉工作;
(3(协肋做好度假村重大活动的筹备、组织、安排工作;
(4(协助进行有关度假村、国家、地方政府法规、政策、旅游等等信息的收集和整理;
●负责行政办以及尚未配备电脑的部门的文件、资料的打字、复印等工作;
(1(按时完成工作量;
(2(合理排版、格式规范;
(3)避免错字、漏字。
●负责度假村文件、资料和邮件的收发、登记。
(1(文件往来收发分类登记;
(2(分发及时,不得漏发或遗失;
(3(保守秘密。
●做好办公设备的日常维护、保养工作。
(1(严格操作规程;
(2(定期除尘、清洁;
(3(发现故障,及时通知专业技术人员维修。
●完成总经理及行政办主任交办的其他工作
(1(公务出差事务安排与手续;
(2)行政办清洁整理等其他事务。
任职条件:
● 具有大专或大专以上学历
● 具有一年或一年以上星级酒店同岗位工作经验。
● 性格开朗,善于交际,处事机敏又稳重大方。
● 具有较强的判断、领会和表达能力;协调能力和保密意识强;能熟练操作各种办公自
动化设备;能较熟悉地用英语听、说。
● 男女不限,年龄在22-40岁,五官端正,身体健康。
文件名宿舍管理员岗位说明书
电子文件编码XZ-A页码A-4
岗位名称:
宿舍管理员
岗位职级:
四级
直接上级:
行政办主任
直接下级:
无
岗位职责及工作内容:
(1) 负责宿舍员工的用餐。
(2) 负责各宿舍的水、电、物业费的交缴。
(3) 监督各住宿员工遵守宿舍相关规定。
任职条件:
● 具有初中或初中以上学历。
● 具有一年宿舍管理员的工作经验。
● 性格开朗,善于交际,处事机敏又稳重大方。
● 女性,年龄在20-50岁,五官端正,身体健康 。
● 责任心强,能长期值班,具有一定管理能力,具有良好的服务意识和吃苦精神,有宿
舍管理员经验优先。
文件名行政总值岗位说明书
电子文件编码XZ-A页码A-5
岗位名称:
行政总值经理
岗位职级:
二—三级
直接上级:
总经理
直接下级:
岗位职责及工作内容:
●行政总值人员必须具备高度的工作责任心,严谨的工作态度及饱满的工作热情。
●全权负责酒店夜间安全工作,妥善处理酒店夜间发生的治安事件。
●加强夜间巡视,特别是重要部位的巡查工作(如:
00:
30 分员工倒班宿舍是否已准时关电
视、熄灯,停止任何活动;酒店各楼层、客人房门是否锁好等),发现问题及时处理并做好工
作记录。
●遇到客人对酒店的设备设施、服务质量等方面进行投诉时,要认真倾听并做好书面记录。
无论对错均不与宾客产生争执,并设法安抚、平息 宾客情绪,在最大程度地确保酒店利益
的同时适当满足宾客的合理要求,妥善解决问题,维护酒店的良好声誉。
●值班人员拿到值班房间钥匙后必须对房间进行仔细检查(不用值班房间的值班人员须任
选一间或几间客房进行检查),将检查发现的问题记录在《客房检查表》上,并于次日
AM8:
30 前随总值本一并交行政办秘书,由秘书转交总经理审阅(《客房检查表》从前台领
取)。
●详细记录当晚酒店的经营情况(如:
客人用餐情况、客房预订情况、客人抵店情况)。
●检查整个酒店各区域的卫生情况。
●凌晨后的任意时间抽查在岗保安值勤情况,杜绝在岗睡觉、工作懒散或离岗等现象,并要
求在岗保安在总值本上签到确认。
●根据现场情况妥善处理各类突发事件。
酒店内发生失窃、火灾等重大情况时,必须第一时
间通知总经理,由总经理决策处理。
●值班时间:
当日 PM18:
00~次日 AM8:
00
任职条件:
● 各部门经理及负责人
- 配套讲稿:
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