档案工作各项职责及制度.docx

档案工作各项职责及制度.docx

《档案工作各项职责及制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案工作各项职责及制度.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

档案工作各项职责及制度

分管档案工作领导职责

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国秘密法》、《国家行政机关公文处理办法》、《新疆维吾尔自治区（归档文件整理规则）实施细则》等档案工作方针、政策、规定、制度。

二、组织全单位工作人员学习文书处理、档案工作等方面的法律、法规、制度，提高工作人员的档案意识。

三、加强对档案工作的领导，把档案工作列入本单位工作计划和发展规划，纳入领导工作议事日程，逐步改善档案管理条件。

四、督促综合档案室做好各科、室平时收集、立卷、归档、移交工作。

五、经常了解、监督、检查本单位档案工作情况，发现问题及时给予纠正。

六、关心档案人员生活，加强档案人员的业务培训，提高他们的政治、业务素质。

七、把档案工作作为年终考核领导的政绩内容之一。

主管档案工作领导职责

县国有资产经营管理中心档案工作归单位办公室管理，由办公室主任主管全单位档案管理工作，其领导职责是：

一、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《新疆维吾尔自治区实施（中华人民共和国档案法）办法》等档案工作法律、法规、规定、制度。

二、组织制定和落实档案工作规划、计划、规章制度，对不适应本单位档案工作发展的规章制度及时提出修改意见。

三、督促、检查本单位专、兼职档案员认真做好各种门类、各种载体档案的形成、集累、归档工作，经常听取工作汇报，及时帮助解决工作中出现的问题。

四、了解档案业务知识，做好与地方档案行政管理部门之间的工作联系，主动向档案行政管理部门反映情况、汇报工作，接受档案行政管理部门的指导。

五、及时向本单位分管领导请示汇报档案工作，定期对档案工作进行检查，确保档案的完整与安全。

六、积极完成领导交办的其他工作。

综合档案室档案员岗位职责

一、认真学习《档案法》、《保密法》、《国家行政机关公文处理办法》、《自治区（归档文件整理规则）实施细则》和档案管理法规、制度、规定，提高档案管理水平，积极完成本职工作，为机关工作和领导决策服务。

通过学习档案业务知识和了解本单位业务情况，熟悉各类业务的档案内容。

能熟练提供各种档案信息为机关职能工作服务。

二、监督指导各科（室）兼职档案员做好平时文件收集、整理、立卷、归档等工作，做到归档的档案分类正确、立卷合理、书写工整、编号齐全、排列有序、查找方便，并按期限认真验收。

三、忠于职守，严格遵守保密工作制度和档案管理制度，不得擅自提供档案和扩大利用范围，非本单位工作人员需要调卷，须经有关领导批示。

四、提高保密意识，严格遵守档案管理工作的保密制度，确保档案的安全。

档案人员有事离岗，必须锁好门窗，杜绝和防止意外事故的发生。

五、对档案库内保管的各类档案进行定期或不定期检查和鉴定，对已超过保管期限的档案登记造册，经主管领导和鉴定小组批准后，按档案销毁规定负责销毁。

六、负责本单位各类档案材料的收集（归档）、整理、鉴定、统计、保管、利用、销毁等工作。

七、经常打扫库房卫生，保持库房的整洁，切实做好档案库的“八防”工作，发现问题及时反映和处理。

八、按照《公文处理办法》及《归档文件实施细则》和有关规定，认真做好文件的收发、立卷、归档工作，积极完成领导交办的其它工作。

九、编写科学的查找工具和编研材料，努力提高档案的利用率，并做到对所管档案心中有数，统计数字准确可靠。

兼职档案员职责

一、认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国秘密法》、《国家行政机关公文处理办法》、《新疆维吾尔自治区（归档文件整理规则）实施细则》和档案管理法规、制度，不断提高档案管理水平，做好本部门的档案管理工作。

二、做好本部门档案文件的收集、整理、立卷、装订和移交工作。

档案材料要齐全，卷内文件排列顺序、档案分类要符合要求。

三、接受综合档案室对本部门档案工作、文书处理工作的检查、监督和指导，积极配合档案室搞好本机关档案工作。

按规定时限将符合规范化要求的档案移交综合档案室。

四、按规范化要求编制案卷目录、全引目录等各种检索工具。

五、自觉遵守国家保密法规，严格执行档案保密制度，做到不失密、不泄密、保证档案文件材料的安全。

六、经常检查督促本部门干部职工不要用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔等不耐久书写材料草拟、签批、制发文件材料，发现问题及时给予纠正。

档案管理领导小组职责

一、组织学习、宣传、贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关档案工作的政策、法规、规定。

二、负责制定本单位档案工作发展规划、档案工作年度计划、配备档案室设备、培训人员、制定管理制度、岗位职责，并负责实施。

三、组织、领导、协调本单位档案管理工作，对档案管理制度的贯彻执行情况进行监督检查，发现问题及时解决。

四、负责审批本单位档案销毁报告，对违反《档案法》、《保密法》的行为进行调查处理，严重的应向上级档案部门和保密部门及时报告。

五、经常了解本单位档案部门的工作情况，认真听取工作汇报，及时解决档案工作存在的问题和实际困难。

六、定期召开会议，讨论研究档案工作，定期表彰和奖励档案工作中的先进集体和先进个人。

档案鉴定、销毁领导小组职责

一、坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，用全面的、历史的、发展的观点全面分析、判定档案的存毁，严格按照档案保管期限的规定，组织有关部门、有关人员定期对到期档案进行鉴定、销毁。

二、鉴定工作初步结束后，对已鉴定过的档案进行审核，确定其延期保管或进行销毁，并对鉴定工作写出鉴定报告。

三、制定（修定）归档文件材料的范围、保管期限。

四、定期审查已确定需要变动保管期限的档案。

五、监督检查综合档案室进行正常鉴定工作。

文件材料收集、整理、立卷、归档制度

根据《中华人民共和国档案法》、《新疆维吾尔自治区（归档文件整理规则）实施细则》和有关文书处理、档案工作等法律、法规、规章，制定本制度。

一、文件材料的收集

（一）及时、准确地收集文件材料是保证档案齐全、完整的关键。

因此，凡是具有查考利用价值的本单位的收文、发文、电报、会议文件和本单位内部使用的文件、重要电话记录、本单位编印的出版物以及照片、录音、录像等文件材料，均属收集范围。

本单位各部门及有关人员要严格按照本单位文件归档范围、不归档范围和文书档案保管期限规定等，按时做好文件材料的收集工作。

（二）凡是办理完毕的属于归档范围的文件材料，要做到办完一件收集一件。

属于归入文书档案保管的文件材料，由本单位办公室负责收集；属于归入业务档案保管的，由各业务部门指定的专人收集；属于归入声像档案的，由摄录部门负责收集；属于归入会计档案的，由财务部门收集；属于归入科技档案的，由有关部门收集；其他文件由主管部门负责收集。

二、文件材料的整理

（一）整理原则

文件是伴随着本单位职能活动而形成的，有其自身的规律和特点，整理时要“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，将反映本单位职能活动面貌的历史记录（文件材料）保存下来。

（二）整理质量要求

归档文件材料应齐全完整，已破坏的文件予以修整，字迹模糊和用不耐久书写材料形成的文件材料进行抢救复制，整理归档文件所使用的材料要符合档案保护的要求。

（三）整理办法

1、公务文书按保管期限一年度分类法分类，科技档案、专门档案按科技、专门（业务）档案分类法分类；声像档案按声像档案管理规范分类。

2、归档文件的装订、排列、编号、编目、装盒等按有关规定执行。

三、文件材料的立卷

立卷是整理与保存文件材料的一种方法，是文件运转处理的最后终点与归宿，凡属归档范围的文件材料均应立卷归档。

（一）立卷原则

立卷要根据“保持文件之间的历史联系，反映机关工作历史面貌，便于保管和检索利用”的原则进行。

（二）立卷工作的组织

文件归档工作由综合档案室负责，专门（业务）文件材料立卷由各有关业务部门负责，科技文件材料由相关部门负责、声像材料立卷由摄录部门负责。

（三）立卷方法

1、公文。

公文按保管期限一年度分类法整理归档，具体方法按本单位《归档文件整理办法》和有关规定执行。

2、科技文件。

科技文件立卷按本单位《科学技术档案管理办法》和有关标准执行。

3、声像材料。

声像材料立卷按档案行政管理部门及本单位有关规定执行。

4、专门（业务）文件。

各专门（业务）文件材料立卷按有关专门（业务）档案管理规定执行。

5、平时归卷。

做好平时归卷工作，是加强对文件的日常管理，防止散失堆积，有利于方便工作，并为最终案卷的整理归档打好基础的一项重要工作，因此，一定要做好平时立卷工作。

四、归档

归档，即归入档案保存。

根据有关规定，各个单位均应建立归档制度，任何人不得私自保存与销毁档案文件。

归档包括：

归档范围、归档时间、归档档案案卷质量要求。

（一）归档范围

1、本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2、本机关在其职能活动中形成的有保存价值的科技档案和其他门类、载体的档案和电子档案。

（二）归档时间

1、文书档案。

第二年上半年归档。

2、科技档案。

工程和设备档案在工程竣工、设备安装终验后三个月内归档，其他科技档案按有关规定执行。

3、会计档案。

会计年度终了一年后归档。

4、声像档案。

一盒（盘、册）装满后即归档。

5、电子档案。

参照纸质档案归档时间。

（三）归档案卷（文件）质量要求

归档案卷、归档文件须按规范化要求进行系统整理、编目、装盒。

并达到有关档案案卷、档案文件质量要求。

（四）归档手续

归档案卷、归档文件归档时应编制归档清册、交接文据和有关检索工具及编研材料，经检查验收合格后方能办理移交手续。

档案保管制度

档案是机关管理的真实记录，为维护档案的完整与安全，特制定本制度。

一、各种档案、资料分类别、期限、要求进行保管，分柜存放符合规范要求，并编制档案、资料存放示意图。

二、根据保存档案资料的数量，设置符合技术要求的档案专用库房和档案柜，库房与档案人员办公室要分开。

三、档案库房要做到门窗坚固，室内整洁，空气流通，温、湿度适宜，不存放任何杂物及易燃易爆物品，严禁在库房内吸烟。

库房周围不得存放危害档案安全的物品。

四、档案库房要认真落实防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘、防污染等措施。

五、正确使用电器设备，做到人走灯灭、机停，下班时关好门窗，切断电源。

定期做好库房内温湿度的测试记录和调整工作。

六、建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、全宗介绍、检查记录等。

七、档案室应定期对档案、资料保管状况，进行全面清查并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，并采取相应的抢救措施，以确保档案的完整与完全。

八、档案保管人员调动工作时，应在离职前办好保管工作的交接手续。

档案库房管理制度

为做好档案资料的科学管理，保证档案的安全，最大限度地延长档案寿命，特制定档案库房保管制度。

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。

库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

六、库房内安置温湿度计，每天定时测记，库房的温度应控制在14-24摄氏度之间，相对湿度应控制在45-60%之间。

七、库房内应定期打扫保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

八、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。

九、库房管理人员更换时，交接双方须当面清点档案，办理交接签字手续。

档案收集（移交）整理制度

一、应归档的文件材料，由承办部门按规范化标准要求整理立卷，按规定时限移交综合档案室。

二、归档时由立卷整理部门编制移交目录一式二份，案卷目录一式三份，（一份留在立卷整理部门保存备查，二份随卷移交档案室保存），当面清点无误后，双方在移交凭据上签字

三、会计档案由会计部门按年度整理立卷，在隔年五月底前移交综合档案室归档。

四、文书档案由办公室按规范化要求整理立卷，于次年五月底前向综合档案室移交。

五、照片档案在一册装满、录音、录像一盘（盒）录完后即移交综合档案室。

六、科技档案待项目（课题）完工后三个月内移交综合档案室。

七、电子文件归档时限同纸质档案。

八、符合归档标准的档案，综合档案室应及时收集进室，不符合归档标准的档案，应督促其尽快改进，使归档的档案齐全完整，符合规范要求。

九、综合档案室应按档案部门的规定，及时向上一级档案馆移交进馆档案。

十、综合档案室应按档案整理原则和要求对收集来的档案进行系统化整理，使之达到规范化要求。

整理完毕后及时编制整理说明。

十一、按照案卷（文件）排列顺序编制室编目录，以固定案卷（文件）顺序，在一本目录中不能出现重号、漏号，对有缺陷的档案及时修补。

十二、从事档案工作人员原则上应保持相对稳定，确因特殊原因或工作需要调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方可调离岗位。

档案鉴定、销毁制度

一、签定档案要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，用全面、历史、发展的观点分析档案的价值，严格按照各种门类、各种载体档案保管期限的规定，定期对到期档案进行签定。

二、本单位档案鉴定、销毁领导小组负责档案鉴定、销毁的组织工作。

初步鉴定由综合档案室和有关人员进行，初步鉴定结束后，鉴定小组进行审核，确定档案的销毁或延期保管。

三、鉴定工作结束后，鉴定小组应写出鉴定工作报告，对确无保存价值的档案材料编制销毁清册，报本单位领导批准后销毁。

四、对尚有继续保存价值的档案文件和没有了结的债权债务的会计档案，根据需要继续保存，待毫无价值后再进行销毁。

五、经销毁的档案文件，要在收、发薄和案卷目录上注明“已销毁”字样。

六、应销毁的档案材料不得直接改作他用或不加处理当废纸出售，要达到100%的销毁，以免发生泄密事件。

七、销毁档案材料必须由二人以上监销，销毁人员和监销人员必须在销毁清册上签字，以示负责。

八、销毁清册、鉴定报告及领导审核手续要保存备用。

档案借阅利用制度

档案是党和国家的宝贵财富，档案的利用工作，是整个档案工作的重要环节之一。

也是档案工作的根本目的，为使档案提供利用有章可循，确保档案安全。

特制定档案查阅制度。

一、本单位工作人员因工作需要查阅利用档案、资料，须办理登记手续，涉及核心机密档案，经单位领导批准方可查阅，外单位人员查阅档案、资料，必须持有单位介绍信，经分管领导批准方可查阅。

二、查（借）阅档案者如需复印、摘抄档案，必须经单位领导同意，如需做档案证明，由档案室办理。

三、档案一般不予外借，如有特殊需要，须经库领导同意，履行借阅登记手续，按规定时间悉数归还，并保证用档案的完整与安全。

四、档案利用者必须保证档案的完整，安全与整洁，不得转借，不得任意拆卷、撕页、污损、删改、划杠、剪贴、擅自复印、拍照等。

五、查阅档案时严禁边阅档边吸烟，边喝茶和用手蘸水翻纸，以免损坏档案。

六、来综合档案室利用档案的单位或个人，应按照规定和标准缴纳档案查阅费。

七、档案利用者调阅档案后，应将利用效果及时向档案室反馈。

八、损坏或丢失档案，应及时汇报，追查责任，分情节轻重给予处理。

档案保密制度

一、档案人员要严格执行《保密法》、《公文保密制度》等有关规定。

二、严格保管保密档案（如：

会议记录等）查阅保密档案必须经过领导批准。

三、档案人员不得把无关人员带入档案室，不得擅自保存、摘抄、使用或泄漏未公开的机密。

四、档案管理人员和利用档案人员不得私自将档案带回家中或公共场所。

五、档案室保存档案必须入柜上锁，不得乱堆乱放乱挂，严防失密或丢失。

六、对档案材料的销毁。

必须经过本单位鉴定领导小组审查批准，编造销毁清册，方可按保密废纸处理，实行多人监销制度。

七、档案工作人员必须提高警惕，维护档案机密的绝对安全，严格遵守国家工作人员十条保密守则。

八、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续，利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带出差、探亲访友、出入公共场所。

档案统计制度

档案统计工作是档案工作的一项重要组成部分，通过统计了解本单位档案工作情况，从而为档案作出定性定量分析提供第一手原始依据，根据《档案法》有关规定特制定本制度。

一、档案统计工作是档案业务中的重要环节，为制定本单位档案工作方针、政策和编制档案事业发展规划提供参考和依据。

二、档案统计工作必须实事求是，上报和提供的数字要求准确、科学、不得虚报、瞒报、拒报和伪造。

三、建立档案统计台账，对移出移进的档案进行及时登记和统计，做到帐物相符。

四、建立档案利用情况统计表，做好利用效果资料的收集工作。

五、对各种统计台账、档案资料进行分析，通过研究，进一步提高档案的科学管理水平。