15号 白山市宾馆客房部管理信息系统.docx
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15号白山市宾馆客房部管理信息系统
管理信息系统
课程设计
专业:
会计学
学号:
0672215
姓名:
刘恺
指导教师:
王北星
职称:
教授
2008年1月6日
评分标准
实验题目
实验小项
所占分值
成绩
管理信息系统的战略规划(20分)
选题及意义
6分
现行企业信息化水平评估
6分
企业信息化工作的规划
8分
管理信息系统可行性分析(20分)
现行系统调查与分析
8分
新系统目标的确定
4分
可行性研究
8分
管理信息系统的系统分析(30分)
现行系统数据流程分析
10分
新系统业务流程分析
10分
新系统数据流程分析
10分
管理信息系统的系统设计(30分)
总体设计(模块、子系统划分)
10分
代码设计
4分
输入、输出设计及菜单设计
6分
处理流程设计
10分
合计
100分
白山市宾馆客房部
管理信息系统的战略规划
一、企业战略分析
(一)摘要
用户:
白山市宾馆客房部
拟建系统的名称:
白山市宾馆客房管理信息系统
拟达到的目标:
将员工从繁冗的手工作业中解脱出来,应用计算机技术将客房的各种资料分类汇总,并根据客房管理人员的需要了解一下信息:
1.在第一时间了解客房的入住情况
2.了解各级客房的配置及其各种备用品的准备情况
3.第一时间了解顾客的订退房及其他要求
(二)背景
系统开发的组织者:
刘恺
白山市位于吉林省东南边陲,是吉林省观光旅游胜地之一。
白山市宾馆建于1998年,座落在白山市中心。
是一座仿古式建筑。
2007年经过翻修和重建,被评为四星级旅游涉外宾馆。
宾馆设有客房部、餐饮部、娱乐部和营销部等一线营业部门,以及采购部、财务部等后台支持部门。
共有包括单人间、标准间、行政客房、豪华套房和总统套房在内的165套;有包括零点餐厅、宴会厅和24小时营业的餐厅等共计餐位1200余个;拥有两个可同时容纳200余人的多功能会议室,两个小型会议室;并拥有各种类型的娱乐体闲设施。
现有职工300余人。
系统服务的对象:
白山市宾馆客房部
二、企业组织与功能结构分析
(一)组织结构和功能分析
1、组织结构分析(见图1.1组织结构图)
2、组织功能调查分析(见图1.2功能结构图)
(二)组织/功能分析
组织功能联系表(见表1.1组织功能联系表)
采购部
领导与被领导关系
资金流动关系
物资流动关系
信息资料的传递关系
图1.1组织结构图
客房标准添加
表1.1组织/功能联系表
功能
序号
组织
联
系
的
程
度
业务
人
事
部
客
房
部
财
务
部
餐
饮
部
采
购
部
功能与业务
1
结算信息查询
*
X
√
2
结算信息修改
*
√
3
结算信息添加
*
√
4
订房信息查询
*
5
订房信息修改
*
√
6
订房信息添加
√
*
7
剩余客房信息查询
*
√
8
设置客房信息
√
*
9
设置客房标准
√
X
*
X
√
10
密码管理
√
*
X
11
用户管理
*
X
注:
*表示业务对应组织部门主要业务
X表示参加协调辅助单位
√表示该项业务相关单位
空格表示该单位与对应业务无关
三、企业主要业务流程分析
(一)业务流程的调查与分析
1.业务流程:
业务流程图(见图1.3和图1.4、图1.5)
2.表格分配图(见图1.6)
客房登记处
客人
挂帐个人表
订金
客人预定
信息表
收银
客人
预订
金入帐
帐
已预订
订房
订金
收据
图1.3预定房间的管理业务流程图
客人预订
信息表
客房预订
信息表
客人
客人消费信息表
押金收据
收银
客房实际现余收入表
客人
结算发票或多于押金
图1.4客人离开时的业务流程图
客房登记处
客人
查阅
欢迎下次预定
客人预定信息表
否
是
预收订金收据
现金
退款
客人
收银
图1.5取消预定房间的管理业务流程图
财务部客房部客户
付款结算处理
登记入住信息
应收帐款处理
住宿押金单
付款单
应收帐款单据
收款
存档
报销凭证
图1.6表格分配图
四、企业信息化的必要性和可能性
(一)必要性分析
随着宾馆规模的扩大,宾馆管理模式的弊端严重影响宾馆管理现代化的进程及宾馆的效益。
现有宾馆管理模式使宾馆客房部无法保持高度的实时性管理。
现举例加以说明:
1.查询住客时间长。
总台小姐必须一张张地翻阅大量的住宿登记单,寻找符合条件的信息。
书写不规范或客人已换房以及电话占线等等问题都会使得查询的时间延长。
2.结账易出现错、跑账。
3.重要客人不重要。
在内部协调与管理方面,当有VIP(重要客人)入住时,总台就要填写多联通知单分送各部门,安排摆放鲜花、水果、总经理名片以及用餐要求等具体事宜若有一个部门收到信息晚一点,就会把VIP当成普通客人对待,将会造成不利影响。
宾馆作业是一个实时系统,假如对数据不能进行及时的处理,就会造成走单,从而造成管理上的混乱,给宾馆的经济方面和信誉方面带来损失。
一个成熟的客房管理系统不仅仅是记录客人的信息,提供查询、报表打印等一系列简单的工作,它应该可以让工作人员从烦琐的手工操作中解脱。
随着客房管理系统的深入,将带动企业的运做,为管理和决策提供支持。
为了达到这个要求,它必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运行。
宾馆电脑系统要求24小时连续运行,数据量大,可靠性要求高,以便保障整套系统的正常运行。
因此,在经过对市场深入细致的分析和研究后,结合白山市宾馆的实际特点,开发宾馆客房管理信息系统是很必要和有意义的。
(二)可能性分析
1.技术上的可行性。
目前,信息技术和计算机硬件发展已经完全满足本系统的技术要求,从技术上说是可行的。
2.经济上的可行性。
该系统规模小,资金的投资不大,宾馆可以承担,从经济上说是可行的。
另外使用此系统可以减少失误,还会带来其他经济效益。
另外,本系统使用后,虽然要对组织结构产生一定的影响,要有人员变动,但这些变动是局部的,不会影响整个组织。
本软件界面友好,帮助信息详尽,易学易用,因此,对现有人员只需进行少量培训。
所以,对本系统的开发是有可能性的。
五、企业信息化的阶段划分
数据
类
功能
押
金
财
务
房
间
标
准
物
资
配
置
安
全
入
住
统
计
客
户
客
户
资
料
结算信息查询
u
u
u
u
结算信息修改
C
u
C
结算信息添加
C
u
u
订房信息查询
u
u
订房信息修改
u
u
u
C
订房信息添加
u
C
u
C
剩余客房信息查询
u
u
u
设置客房信息
u
u
设置客房标准
u
C
u
密码管理
u
C
用户管理
u
u
数据
类
功能
入
住
统
计
押
金
财
务
客
户
房
间
标
准
客
户
资
料
物
资
配
置
安
全
结算信息查询
u
u
u
u
结算信息修改
C
C
u
结算信息添加
u
C
u
订房信息查询
u
u
订房信息修改
u
u
C
u
订房信息添加
u
C
C
u
剩余客房信息查询
u
u
u
设置客房信息
u
u
u
设置客房标准
u
u
u
C
密码管理
u
C
用户管理
u
u
U/C矩阵
通过U/C矩阵的划分,分为四个子系统,且它们之间的关系由下图所示
结算信息管理子系统
系统管理子系统
图1.7信息系统结构图
白山市宾馆客房部
管理信息系统的可行性分析
一、新系统方案
(一)系统的目标
在原有的客房应用软件的基础上,新系统将员工从繁冗的手工作业中解脱出来,应用算机技术将客房的各种资料分类汇总,并根据客房管理人员的需要了解一下信息:
1.在第一时间了解客房的入住情况
2.了解各级客房的配置及其各种备用品的准备情况
3.第一时间了解顾客的订退房及其他要求
(二)系统规划及初步方案
鉴于现存问题,新系统将从以下方面着手:
1.根据客户的反馈意见,找出现行系统的问题所在。
2.应用新系统解决现行系统遇到的问题。
3.进一步完善现行系统,在解决现行系统的同时,增加安检部门和保安部门。
(三)系统的实施方案
管理系统以WINDOWSXP为网络环境,以Win9x,win2000,winxp,win2003等中文操作系统为软件支撑环境,本系统的网络是星型结构,具有较好的可靠性和安全性,采用客户机/服务器结构,以便减少数据通讯量,运行覆盖酒店各主要职能部门管理业务的酒店管理软件。
本系统由服务器,前台管理终端,后台管理终端联网构成,当客人入住酒店时先在前台建立账户,制门卡、分房,输预付款,录入客人档案等信息,之后客人在酒店所有消费全部挂在该帐户下(包括电话费,餐厅餐费,房费,洗衣费,房间酒水费,损坏费等),客人离店时调出客人账户,该账户下客人的所有消费全部显示于屏幕上并可打印汇总及细目。
(四)投资方案
服务器一台配置:
CPU2.0G以上内存1G以上硬盘120G以上,最好是两块,便于数据备份其他配置不限
价格:
4000元—5000元
客户机若干台配置:
可以是二手电脑CPU1.0G,内存128M
价格:
鉴于宾馆心在使用的电脑可用于客户机,须再购买3—5台,共需要8000元—10000元。
即:
该系统从初装到运行总体需要投资12000元—15000元
(五)人员培训及补充方案
鉴于该系统的操作比较简单,所以工作人员的培训只需有专门人员知道一下即可。
二、可行性研究报告
(一)技术可行性分析
从技术上讲,现在是信息高速发展的社会,网络技术和计算机技术的结合应用已经走向各个领域,本系统的应用环境为:
WINDOWSXP为网络环境,以Win9x,win2000,winxp,win2003等中文操作系统为软件支撑环境,这都是市面上比较常见的软件,操作简单易学,且现有的计算机应用环境和人员素质条件都能满足新系统的使用,所以从技术上讲是可行的。
(二)经济可行性分析
本系统利用客户机/服务器的方式管理,客户机可继续使用现有的计算机,在一定程度上降低了成本,而且系统的开发可以节省下员工大量的时间,提高准确性,从而使他们有更多的时间处理其他无法用计算机实现的服务,进而提高工作效率,为宾馆带来更大的利润。
本系统操作简单,易于培训,投资规模小,企业完全可以承担,所以在经济上是可行的。
(三)管理可行性分析
宾馆的高层领导者对本系统给予大力支持,且本系统与现行系统没有太大的冲突,工作人员对更改系统持欢迎态度,且宾馆的规章制度完善,新系统的运行不会给宾馆带来负面影响,所以在管理上是可行的。
三、结论
新系统在各个功能层面都对现行系统进行了完善,符合宾馆的需要,并且提交宾馆高层管理人员和有关专家,经讨论本系统的开发是可行的,可以进行开发。
白山市宾馆客房部
管理信息系统的系统分析
一、现行系统数据流程分析
(一)数据流程图
调查本宾馆的各种操作及其数据的流向,生成以下数据流程图
S-01客人
D-01客房预定登记表D-02客人个人信息
P-1.1
房间查询
P-2.2
客人信息
D-03预收订金入账
F-1.1预收订金入账
D-04订金收据
S-01客人
P-1.3
订房
D-05预定证明表
图3.1入住客房的数据流程图
P-1.5
收银
D-06客房占
用信息表
D-04订金收据
D-07结算数据F-1.2结算发票D-07结算数据F-1.3实际现金收入
图3.2退房数据流程图
S-01
客人
S-01
客人
P-1.6
预定查询
D-01预定登记表现金
图3.3取消预定房间的数据流程图
(二)数据字典
1.数据项定义
数据项编号
数据项名称
别名
简述
类型及宽度
取值范围
I01
身份证号
身份证号
身份证代码
字符型,18位
000000190000000000-999999220000000000
I02
姓名
姓名
客人的名字
字符型,20位
I03
性别
性别
客人的性别只能填写男或女
逻辑型,1位
I04
年龄
年龄
客人的实际岁数
数值型,3位
1-150
I05
国家
国家
客人的国别
字符型20位
I06
电话号码
电话号码
联系的电话号码
数值型,15位
I07
房间标准
房间标准
房间的各种级别和单价
逻辑型,1位
总统套房,套间
标准间,普通间
I08
房间数量
房间数量
所订房间的数量
数值型,3位
1-999
I09
时间
时间
预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间
日期型,8位
I10
押金
押金
预订金+入住押金+入住租金
数值型,10位
300-9999999999
I11
日期
日期
入住房间的日期和时间
日期型,8位
I12
当天日期
当天日期
退定房间的结算日期及时间
日期型,8位
I13
应收金额
应收金额
结算时所有费用的合计数
数值型,10位
1-9999999999
I14
房间号码
房间号码
房间所在位置
数值型,3位
101-520
2.数据结构的定义
(1)客户入住登记单的数据结构
DS01—01客户入住登记单
DS01—02:
登记单标志
DS01—03:
客户基本信息
DS01—04:
房间情况
I09时间
I01身份证号
I07房间标准
I11日期
I02姓名
I08房间数量
I14房间号码
I03性别
I10押金
I04年龄
I13应收金额
I05国家
I12当天日期
I06电话号码
(2)客户登记入住单数据结构的定义
名称
编码
简述
组成
入住登记单
DS01—01
客户提供的基本情况及订房要求
DS01—02+DS01—03+DS01—04
登记单标志
DS01—02
登记单的标志
I09+I11+I14
客户基本信息
DS01—03
客户身份证明的具体信息
I01+I02+I03+I04+I05+I06
房间情况
DS01—04
房间情况及押金
I07+I08+I10+I12+I13+I14
3.数据流的定义
数据流包括数据的来源,去向,组成,低谷时的流通量,高峰时的流通量等等。
根据对长白宾馆日常营运时数据流的来源、去向,组成产生下表。
数据流编号
数据流名称
简述
数据流来源
数据流去向
数据流组成
D-01
客房预订登记表
记载客人各项信息的列表
客人
房间查询
I07+I08+I09+I10
+I11
D-02
客人个人信息
没有预定房间客人的信息列表
预订登记表
客人信息
I01+I02+I03+I04
+I05+I06
D-03
预收订金入帐
客人应交订金登记帐簿
客人信息
收银
I10+I02+I03+I07
+I08+I10+I14
D-04
订金收据
收到订金开出的发票
收银
订房
I01+I02+I09+I10
+I11+I14
D-05
预订证明表
在订房、收银后所填的表,用于记载客人订房的信息和证明
订房
客人
I01+I02+I03+I06
+I07+I08+I10+I11
D-06
客房占用信息表
客人占用客房的时间和总费用等内容
退房
客人
I08+I11+I12+I14
D-07
结算数据
总费用及押金的结算
收银
客人,发票
实际现金
收入表
I02+I03-I07+I08+I09
+I10+I12+I13+I14
4.处理逻辑的定义
处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明
处理逻辑编号
处理逻辑名
简述
输入的数据流
输出的数据流
处理过程
P1.1
房间查询
根据客人的预订要求,查询客房预订信息表,确定是否有空房
D-02
客人个人信息
D-02客人个人信息
[1]无客房
[2]有客房
预订登记表
P1.2
客人信息
根据客人的各
种资料填入的客人的相关内容
D-03
客人个人信息
D-03
预收订金入帐
输入客人信息
在有空房的前提下登记入住
P1.3
订房
根据客人的预订要求,确定客人订什么房,哪类房,多少间房,是否确定具体房间
D-04
订金收据
D-05
预订证明表
收到订金之后可以订房间
P1.4
退房
在客人离店的时候,核实房间的物件等,同时更改“客房占用信息表”
D-06客房占用信息表
D-04订金收据
根据客人的要求客人可以退房
P1.5
收银
根据客人的消费进行收取费用、退还押金。
将客人信息记入数据库备查
D-04订金收据
D-07结算票据
清算客人的清单包括在住期间的各项费用
P1.6
预定查询
根据记录查询该客户是否有预定信息
D-01
客房预订登记表
D-04订金收据
D-05预订证明表
将预订信息如实告知要查询的客户
5.数据存储的定义
数据存储是数据结构保存的场所,它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构,而不涉及它的物理组织。
数据存储编号
数据存储名称
简述
组成
关键字
相关联处理
F1.1
预订金入帐
根据客人的订金,所记录到的帐簿
I01+I02+I10
I01身份证号
I02姓名
I10押金
P1.2客人信息
P1.3订房
F1.2
结算发票
在客人离店的时候,前台结算客人所支付金额开的票据
I10+I12+I13
I10押金
I12当前日期
I13应收金额
P1.5收银
F1.3
实际现金入帐
根据客人的消费进行收取费用、退还押金。
登记入帐
I13+I10
I10押金
I13应收金额
P1.5收银
6.外部实体的定义
外部实体的定义包括:
外部实体编号、名称、简述及有关数据流的输入和输出。
外部实体编号
外部实体名称
简述
输入的数据流
输出的数据流
S-01
客人
打算登记入住的
客户
D-05
D-07
D-01
D-06
二、新系统的逻辑结构
(一)确定系统目标
对于原应用软件,在卫生安全和人身安全上,没有引起足够的重视,在新系统里,除了要完善客户入住时的基本登记情况,提高速度,还要具体的了解客户对于客房的要求,以便更好的为客户服务,从各个角度为顾客着想。
简单的计算机操作也可使员工从繁冗的工作中解脱出来,降低员工的心理压力。
(二)确定新系统的业务流程
订房
1.业务流程图
订房
订
金
客人
客房登记处
图3.4预定房间的管理业务流
查阅
客人预定信息表
欢迎下次预订
否
是
预收订金收据
预订金入帐
退款
现金
退款记录
客人
收银
入住登记信息表
客房预订信息表
图3.5取消预定房间的管理业务流程图
2.表格分配图
财务部客房部客户
预付款清算
登记入住信息
住宿押金单
付款结算处理
应收帐款处理
付款单
应收帐款单据
存档收款
报销凭证
存档
图3.6表格分配图
(三)确定新系统的数据和数据流程
1.数据流程图
入住客房的数据流程图(图3.7)
取消预定房间的数据流程图(图3.8)
F1.4黑客名单F1.5挂账个人单
D-10黑客信息D-11挂账个人信息
S—02客房登记处
S—01
客人
P-2.2
客人信息
P-1.1
房间查询
D-01客房预定登记表D-02客人D-08
确定黑客
D-09有预定个人信息
数据
D-03预收订金入账D-08确定黑客人
P-2
拒绝入住
请求
F-1.1预收订金入账
S—01
客人
D-04订金收据
P-1.3
订房
D-05预定证明表
D-10黑客信息
图3.7入住客房的数据流程图
P1.7
退款
D-01
预定登记
D-04订金收据
F1.1预定金
现金入账
图3.8取消预定房间的数据流程图
2.数据字典
由于新系统是对原应用软件的补充和完善,所以新系统的数字字典与原数字字典大体相同,只是在原来的基础上增加一些新的项目。
(1)数据项的定义
数据项编号
数据项名称
别名
简述
类型及宽度
取值范围
I15
入住等级
入住等级
以历史入住记录划分,最开始为A级
字符型,2位
A、B、C、D、E
(2)数据结构的定义
A.客户入住登记单的数据结构
DS01—01客户入住登记单
DS01—02:
登记单标志
DS01—03:
客户基本信息
DS01—04:
房间情况
I09时间
I01身份证号
I07房间标准
I11日期
I02姓名
I08房间数量
I12当天日期
I03性别
I10押金
I14房间号码
I04年龄
I13应收金额
I15入住等级
I05国家
I06电话号码
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- 15号 白山市宾馆客房部管理信息系统 15 白山市 宾馆 客房 管理信息系统