公文收发及档案管理制度.docx
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公文收发及档案管理制度.docx
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公文收发及档案管理制度
1.公司的文件有办公室拟稿,文件形成后,按级别由分别由董事长、总经理和常务经理签发。
业务文件由相关部门拟稿,分管副总经理审核、签发。
2.属于机密的文件由核稿人登记,按不同类别编号后,按文印规定处理。
3.文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。
4.公司的文件由办公室负责报送,送检人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果,机密文件由专人按核定的范围报送。
5.已签发的文件由核稿人登记,并按类别编号后,按文印规定处理。
6.经签发的文件原稿送办公室存档。
7.外来的文件由办公室负责签收,并于接件当日填阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办:
若属急件,应在接件后,即时报送。
8.文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至办公室。
若三日内不能办理完毕,应向办公室说明原因。
9.所有文印人员应遵守公司的保密制度,不得泄露工作中接触的公司保密事项。
10.打印正式文件,必须按文件签发规定,由总经理签署意见,送办公室打印。
各部门草拟的文件合同、资料等,由各部门自行打印。
打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。
11.文件、传真应及时发送给相关人员,因积压延误而导致工作失误或造成的损失,追究当事人的责任。
12.严格执行公司保密文件的保管制度、安全制度、确保档案机密安全。
13.各部门应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门的收集、建档、保管、借阅和利用负责。
14.各类规章制度、办法、认识、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产权资料由办公室负责归档。
15.各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监、技术等图纸文字技术资料。
质量资料由办公室负责归档。
16.各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由商务部及财务部归档。
副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由办公室实行电脑化管理。
17.各项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由项目技术部负责归档。
18.归档资料必须符合下列要求:
1)文件材料齐全完整。
2)根据档案内容合并整理、立卷
3)根据档案内容关系、区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷
标题简明确切,便于保管和利用
19.档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导
20.加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案
保管工作。
24、文件收发相关文件见附表
文件编号
YJY–WJ–
文件处理卡
文件版本
第1次修订
第页共页
发文部门:
发放日期:
年月日
文件名称
拟办意见
总经理
审阅
常务副总
审阅
副总经理
审阅
财务总监审阅
办公室
财务部
工程部
商务
合约部
其他阅者
文件编号
YJY–WJ–
文件会签表
文件版本
第1次修订
第页共页
日期:
年月日
文件名称
总经理
修改意见
常务副总审阅
副总经理修改意见
财务总监修改意见
办公室
商务合约部
工程部
物资部
文件编号
YJY–WJ–
文件传阅卡
文件版本
第1次修订
第页共页
日期:
年月日
文件名称
总经理
审阅
常务副总审阅
副总经理审阅
财务总监审阅
办公室
商务合约部
工程部
其他阅者
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