合同管理制度.docx
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合同管理制度
合同管理制度
第一章总则
第一条为加强企业合同管理,规范合同法律行为,减少合同失误,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。
第二条公司各部门对外签订的各类合同一律适用本制度。
第三条合同管理是企业管理的一项重要内容,做好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。
各级管理干部、法人委托人以及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。
各有关部门必须互相配合,共同努力,切实执行好公司以“规划管理、加强监管、提高效率”为核心原则的合同管理工作。
第二章合同管理机构及职责
第四条公司合同管理机构为综合管理部。
各部门必须明确固定的合同经办人员负责本部门合同管理工作。
第五条综合管理部负责制定、修改公司合同管理制度;负责协调解决合同(工程类合同由技术保障部负责协调)履行过程中发生的重大问题,监督检查各部门合同管理执行情况;负责公司各类合同文本资料的日常管理,负责将公司每年履行完毕的合同资料收集归档;负责组织公司相关人员的合同管理培训工作。
第六条合同经办人员负责合同的谈判和起草,发起合同审批流程,跟进合同履行,直至合同履行完毕,并建立合同管理台账;合同经办人员负责向本部门负责人上报合同履约过程中出现的重大问题,并及时向综合管理部申报并发起合同的变更、提前终止、撤销流程;合同经办人员负责各自经办合同的签字盖章流程,各部门指定专人负责本部门各类合同文本资料的保管、归档工作。
第七条外聘法律顾问合同管理方面的具体职责为:
1.接受合同方面的法律问题咨询,并提出法律意见;
2.参与重大合同谈判,制定谈判策略与方案,起草和审定公司战略合作协议或其他需要提出法律意见的合同。
法律顾问协助草拟、修改、审查本公司在建设、经营、管理活动中的各类合同、协议及其他有关法律事务文书。
3.参与起草、修订公司合同管理规章制度、条例或法律性文书。
4.对公司员工、管理层进行合同法方面的法律培训,提高员工的法制意识和管理人员的法律意识。
5.作为公司的代理人参与合同诉讼和仲裁。
第三章合同的签订
第八条签订合同,必须遵守国家的法律、政策及公司有关规定,贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则,以维护公司经济权益为根本目的。
同时,合同发起部门应尽量争取合同拟定权,以便更好实现合同目的,保障公司合同权益。
第九条合同经办人员在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。
包括:
对方单位是否具有法人主体资格、是否有经营、是否有履约能力及其资信情况,既要考虑本方的权益,又要考虑对方的条件和实际能力,防止合同欺诈,防止签订无效合同,确保所签合同合法、有效、有利。
对方当事人是企业法人的,要求核对并留存营业执照、组织机构代码证、税务登记证等文件;对方当事人是个人,要求核对并留存身份证,在合同审批时作为附件一并上传以备核查。
以上材料都应作为合同档案一部分一并收档。
第十条签订合同,如涉及公司内部其他部门的,应事先在内部进行协商,统一平衡,然后签约。
第十一条合同均应采用书面形式(采购类合同的具体要求根据公司《采购管理规范》施行),有关修改合同的文书、图表、来往电文、电子邮件、会议纪要等文件均为合同的组成部分,包括工程招标文件,通过双方确认后都可以成为合同的组成部分,特别是对我方行使权力、对对方约定义务的文件需以合同附件或补充协议形式,尽量收纳到合同中。
第十二条合同当事人权利义务的规定必须明确,合同内容必须规范、准确、详实、完整,上报审批的合同严禁出现空白项。
合同的主要条款应包括:
合同各方的名称(或姓名)和住所;标的;数量;质量;价款或报酬;付款方式;履行期限、地点和方式;验收条款;违约责任;解决争议纠纷的管辖地;合同有效期限等。
第13条公司实行合同专用章制度,必须以企业法人名义对外订立合同。
合同所加盖的印章,一律使用合同专用章,其他印章一律不准代替使用。
由此所引起的责任由有关责任人承担,造成严重损失或纠纷的应对相关人员予以处罚。
第14条公司总经理在公司法定代表人的委托下可以签订有关合同,签约人必须对本公司负责,对本职工作负责,在授权范围内行使签约权。
第十五条签订合同,除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议、合同由我方所在地人民法院管辖。
第十六条正式订立的合同文本页数在两页以上的,必须加盖骑缝章,并在合同中明确约定。
第十七条各部门须编制本部门合同编号,合同经办人员负责根据公司相关规定据实准确填报合同审批单,准确选择合同类型,对主要合同条款进行简要描述,说明订立合同原因、简述订立过程、合同总价、合同执行时间、合同付款条件等。
合同组成内容除文本外,应不限于立项审批报告、招投标文件,标底文件、审计定价、供方比价报价单、大宗采购评审文件、工作量附件清单、设计方案、技术方案、意向书、备忘录、谈判会签记录、会议纪要等合同订立前所形成的所有前置文件。
第十八条公司合同通过OA审批,打印出的合同拥有公司名称水印,因此合同中要求加上清洁文本条款,以避免不必要的法律风险。
第四章合同的审批权限和程序
第十九条本着高效、快捷的审批原则,通过公司规定平台和方式统一上报。
第二十条合资、合作经营合同;重大承包经营合同;对外投资合同和大宗设备购买合同;知识产权合同;新建项目规划设计合同、改造项目规划设计合同和超过授权的工程建设合同;公司范围内5万元以上的工程建设合同的造价审计等各类专项合同由公司归口职能管理部门负责参与谈判、起草和申报审批。
第二十一条公司的合同审批程序。
1.订立合同申请部门通过规定渠道或平台填写《*******合同审批单》(以OA系统现行使用格式为准,以下简称“审批单”)后,将拟订的合同文本及相关资料报职能部门(含法律顾问审查)审核,流程应在三个工作日内完成审核并签署意见。
合同如明显不成熟或不符合相关要求,有权提出意见并暂存待办,要求修改或说明理由后再上报,合同如果出现根本性错误或重大缺陷的,有权退回,待合同重新谈判后重新上报。
2.对拟订立合同通过职能部门审核后,报分管领导审查。
分管领导原则在一个工作日内完成对合同的全部内容审查后提出审核意见,如对合同内容有疑问,可组织相关部门进行核审,并签署意见。
3.对拟订立合同通过分管领导审核后,报公司主要领导(含地质公园管理处领导)审查并签署意见。
4.申请部门根据各级的签署意见,对合同文本进行完善后,由本合同经办人员持OA系统打印的水印合同最终稿和合同审批单到公司综合管理部印盖合同专用章。
第二十二条公司所有合同的审批流程按当年经公司确定审批流程进行审批。
第二十三条为保证订立的合同内容、条款合法准确,在合同的订立、审批过程中,公司各级人员要各负其责。
1.申请部门要在遵守合同订立原则的基础上真实的提供有关资料,全面地反映合同内容,认真草拟合同文本,对相关配套文件认真准备,保证订立的合同不出现明显错误。
做到合同标的最适、质量最佳、价格及付款方式最优,验收程序严密,坚持强化运用法律手段保障合同洽谈、签订过程中的企业利益。
2.相关部门对本部门涉及的各专项合同,要从本部门职责范围专业管理的角度进行审查,做到及时准确,具体要求为:
技术保障部重点审核工程类合同的工程概况、承包范围、规模、工期、工程进度、所需资料文件、技术指标、设备材料及其配件的供应责任、产品质量、技术资料交付时间、验收标准、方式及手段、质量保修范围、质量保证期限、承包方式、付款条件及双方相互协作、意外事件、不可抗力、违约责任等条款。
前期部门重点审核有关用地、报建等手续、政府部门的相关政策和规定、相关税费的条款、各方责任的合理性、履行期限与方式、风险控制等。
市场营销部门重点把握策划方案、推广活动、营销活动、广告活动、合同金额、合同权利义务、跟踪验收和效果评估、折扣等合同条款的可行性等提出专业意见。
技术保障部重点审核工程量及价格条款、承包方式、承包范围、验收标准、验收时间、验收方式的合理性,并审核设计合同金额的预算书和结算方式等。
计划财务部重点审核合同金额、价款、成本控制、付款方式、付款时间、财务、税费问题的合理性等。
3.公司法律顾问对公司各类专项合同从法律规定的角度进行审查,保证合同约定内容定义清楚,文字表达准确,双方责任界限明确。
4.分管领导要对各类报审合同的内容,从涉及公司有关业务管理的角度进行全面审查,根据合同重要程度不同,组织相关部门进行核审,做到在合同的各专业管理及其衔接上不出现失误。
5.所有合同应经各级审批同意,并由合同经办人员打印出水印合同文本,所有合同应先由外部单位盖章,后由我公司盖章,如有特殊情况应有部门负责人签字的情况说明。
第五章合同的履行
第二十四条合同依法成立,即具有法律约束力。
与合同有关的单位、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的内容,确保合同的实际履行和全面履行。
第二十五条各签约部门和归口职能管理部门应加强对有关合同履行的动态监督,对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理,所有环节都必须有责任人书面签字,有需要的话还应合同双方共同签字确认,并妥善保存文本。
分管领导及合同经办人员应随时了解、掌握本合同的履行情况,发现问题及时处理。
如造成合同不能履行、不能完全履行的,应追究有关人员的责任。
对于合同期限在一年以上的合同,相关合同经办人员、责任人必须一贯严格按照合同约定履行,如合同履行期间出现合同经办人员、责任人工作变动,须做好各项合同事务的移交工作,若因此造成公司合同损失,将追究相关合同经办人员、责任人的责任。
第六章 合同的变更、解除
第二十六条在合同履行过程中碰到确有不可克服的困难(如遇不可抗力影响)或其他因素而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内,从维护公司合法权益出发,与对方当事人进行协商。
第二十七条变更、解除合同,一律必须采用书面形式(包括当事人双方的信件、传真等),口头形式一律无效。
各部门合同经办人员要根据合同变更或解除情况及时发起相应的合同变更或解除流程,如果合同仍在审批流程过程中的,应当走OA流程撤销申报流程;如果合同审批流程已经结束的,应当由合同发起部门提交书面报告至综合管理部,说明合同撤销原因,并证明此合同未盖章流传出去。
第二十八条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。
第二十九条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责的以外,合同违约方应承担相应的责任,合同经办人员应在申报的变更、解除合同的协议书中明确规定。
第七章 合同纠纷的处理
第三十条合同在履行过程中我方签约部门应注意维权证据收集和管理,如与对方当事人发生纠纷的,由签约部门负责处理。
第三十一条需要法律帮助的合同纠纷,可提请公司综合管理部协助解决,有关部门必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合。
处理合同纠纷的原则是:
1.坚持以事实为依据、以法律为准绳原则,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。
2.以双方协商解决为基本办法。
纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在维护本企业合法权益的基础上,公平合理,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
3.因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,切实保障我方合法权益;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,尽量减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
第三十二条各部门在处理纠纷时,应加强联系,及时沟通,积极主动地做好纠纷处理工作,不应互相推诿、指责、埋怨,统一意见,统一行动,一致对外。
第八章合同档案管理
第三十三条建立合同档案。
每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。
每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。
第三十四条建立合同管理台帐。
各部门应根据合同的不同种类,建立合同的分类台帐和总台帐。
每个部门必须设一个总台帐。
其主要内容包括:
序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。
台帐应逐日填写,做到准确、及时、完整。
第九章附则
第三十五条本制度是公司合同管理的基本制度,公司各部门必须严格遵守本制度的各项规定,切实加强公司合同管理工作,规范合同法律行为,维护公司利益,提高公司经济效益。
第三十六条本制度由综合管理部负责解释。
第三十七条本制度自下发之日起执行。
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