商务部借款报销管理规定.docx
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商务部借款报销管理规定
商务部借款、报销管理规定
第一章总则
第一条目的:
为了规范和完善商务部费用报销程序,加强对借款和报销成本控制和审查,特制定此规定。
第二条适用范围:
商务部
第二章借款管理规定
第三条商务部员工有借款需求时,如出差需填写《借款单》,其他形式的借款一律填写《用款申请单》,如需借卡需填写《领用卡审批单》。
第四条员工出差3000元及以下借款需直属部门副经理签字,再交由部门经理审批签字后方可去财务借款,3000元以上借款必须再经总经理签字批准。
第五条员工其他形式借款和领卡都需直属部门副经理签字后交由部门经理审批签字,再交财务部经理签字,最后需总经理签字批准。
第六条若直属部门副经理或部门经理出差,需由行政助理以短信或电话形式获得批准后方可盖人名章,再进行后面的流程审批。
若总经理出差,由部门行政助理以短信的形式获得批准后告知财务,方可借款。
第七条出差借款前必须在OA上填写出差申请再进行借款流程。
第八条借款相关注意事项参照《资金使用管理规定》。
第三章报销管理规定
第九条如出差报销单据需填写《差旅费报销单》和《差旅成本核算单》;除出差外的报销单据需填写《费用报销单》和《成本核算单》。
第一十条员工填写报销单并粘贴票据后,交大区经理审核后,再交行政助理进行审核,由行政助理将审核后的票据交直属部门副经理进行审批签字,再统一交由部门经理审批签字,完成后交财务部,由财务部通知员工进行报销。
第一十一条报销单的项目名称和项目编号必须对应上(可从OA-公共文件柜-资源共享中查询),无项目名称及项目编号的报销单据一律不允许报销。
第一十二条员工提交报销单据审批时需将此项目档案更新完毕,并同报销单据一同进行审核。
第一十三条员工如未按流程进行审批签字者按照《商务部流程审核制度》进行处罚,如填写的报销单经审核屡次出现错误,记乙类过失一次。
第一十四条会议费报销时除填写费用报销单和成本核算单以外还须填写《会议申请单》,一同进行流程审批。
第一十五条报销金额如超支需填写《超支说明书》,超支标准按照公司《差旅管理规定》填写。
第一十六条有关报销凭证的具体要求参照公司《费用报销规定》。
第一十七条商务部每月可报销的发票统一由行政助理下发相关规定。
第四章附则
第一十八条本制度解释权归商务部。
第一十九条首次发布日期:
2011年3月日;修订日期:
无;执行日期:
2011年3月日。
第二十条附件一:
出差借款流程
附件二:
其他形式借款流程
附件三:
报销流程
附件四:
借款单
附件五:
用款申请单
附件六:
领用卡审批单
附件七:
差旅费报销单
附件八:
差旅成本核算单
附件九:
差旅费用超支说明书
附件十:
费用报销单
附件十一:
成本核算单
附件十二:
会议费支出申请表
附件一
附件二
附件三
附件四
借款单
年月日
工作单位
商务部
借款人
【填写借款人姓名】
借款金额
(大写)【填写金额大写】¥0000.00
付款方式
现金□支票□电汇□【标明付款方式】
事由
用于【项目名称】差旅费
总经理
意见
【葛总签字】
部门负责人
意见
【副经理签字】
【申总签字】
领款人签字【填写借款人姓名或代领人姓名】
附件五
用款申请单
付款方式:
现金□支票□电汇□【标明付款方式】年月日
用款部门
商务部
经办人
【填写借款人姓名】
项目名称
【必须填写】
项目编号
【必须填写】
合同金额
本次付款后
累计付款金额
本次付款后累计付款比例
业务内容
用于【项目名称】
金额(大写)
【填写金额大写】
金额
¥0000.00
总经理:
【葛总签字】财务负责人:
【赵经理签字】部门负责人:
【副经理签字】【部门经理签字】领款人签字:
注意事项:
若无签订付款合同,合同金额、本次付款后累计付款金额及本次付款后累计付款比例可不用填写。
附件六
领用卡审批单
项目名称:
【必须填写】项目编号:
【必须填写】
用途
面额
数量
领用人
领用时间
【填写实际用途】
1000
1
【借卡人】
【领卡时间】
总经理签字:
【葛总签字】
部门经理签字:
【副经理签字】
【申总签字】
注意事项:
1.如购货时开具的发票不符合财务要求时,可借用商联卡进行购买,购货完成后需开具任何费用内容的发票或收据。
2.如员工个人借卡需先到行政助理处领用卡审批单,审批签字流程完成后交由行政助理去领卡,员工个人购货完成后将开具的发票(收据)、刷卡的小票、商联卡(需注明余额)一同交给行政助理,由行政助理归还。
附件七
差旅费报销单
项目名称:
【必须填写】项目编号:
【必须填写】报销日期:
年月日
部门:
商务部职别:
【填写职位】姓名:
【填写出差人姓名】
出差天数自2010年4月2日起至2010年4月10日止共9天票据共【填写票据张数】张
起迄日期
起迄地点
车船飞机费
宿费
补助
交通费
其他
合计
月
日
月
日
起
止
车船
卧铺
飞机
标准
金额
应卧未卧
市内
外地
4
2
4
2
天津
某地1
700
900
50
450
60
180
高速费
10
4
7
4
7
某地1
某地2
100
保险费
20
4
9
4
10
某地2
天津
400
订票费
30
合计
100
400
700
900
450
60
180
60
2850
报销金额合计(大写)贰仟捌佰伍拾元整
总经理:
财务负责人:
部门(项目)负责人:
经办人:
注意事项:
1.不同时段的车费发票票号不允许连号。
没有跨市的机场大巴费均算在市内或外地交通费中。
2.其它费用:
一般包括高速费、燃油附加费、保险费、订票费、退票费等。
3.报销日期及经办人在财务通知报销时再进行填写。
4.报销凭证需粘贴在《差旅费报销单》的后面,如票据较多时,需成鱼鳞状粘贴。
5.如一次出差涉及两个项目以上,在项目名称和项目编号处都需填写上。
6.住宿费、市内及外地交通费多次费用的总数填写在表格的最上面。
附件八
差旅成本核算单
报销日期:
年月日凭单号
部门
商务部
支出人
【填写支出人姓名】
金额(小写)
2850.00
项目名称
【必须填写】
项目编号
【必须填写】
车船费
500
飞机费
700
住宿费
900
补助
450
市内交通费
60
外地交通费
180
其他
60
总经理签字
主管签字
注意事项:
如一次出差涉及两个项目以上时,一张差旅费用报销单将对应两张以上差旅成本核算单,费用分摊到每个项目中,一张差旅成本核算单只填写一个项目名称和项目编号。
附件九
差旅费用超支说明书
年月日报销人【填写支出人】
项目编号
【必须填写】
部门经理签字
超支金额(小写)00.00
超支原因:
1.
2.
3.
总经理签字
注意事项:
超支原因需逐条填写,并把每笔的超支数额写清。
附件十
费用报销单
票据共计【填写票据张数】张报销日期:
年月日
支出部门
商务部
支出人
【支出人姓名】
项目名称
【必须填写】
项目编号
【必须填写】
序号
内容
十
万
千
百
十
元
角
分
1
【填写发票上开具的名称】
¥
0
0
0
0
0
2
3
4
人民币合计
(大写)
【填写大写金额】
小
写
十
万
千
百
十
元
角
分
¥
0
0
0
0
0
总经理:
财务负责人;部门(项目)负责人:
经办人:
注意事项:
1.若归属于部门费用需在项目名称上填写“部门管理”,并填写对应的项目编号。
2.如有办公用品、日用品、餐费、食品、画、烟、酒、导游费、门票、租车费等费用,不同费用类别不能填写在一张单子上,同一项目同费用类别可合并一起填一张单子。
附件十一
报销日期:
年月日成本核算单凭单号
部门
商务部
支出人
【填写支出人姓名】
项目编号
【必须填写】
二级科目
【必须填写】
项目名称
【必须填写】
金额(小写)
00.00
实际用途(必须详细、真实填写,此页不够可写在背面空白处)
【详填实际费用发生情况,多次产生的费用需逐条写清】
总经理签字
主管签字
注意事项:
1.填写具体二级科目详见OA“公共文件柜—资源共享—成本核算科目分类表”。
2.如开具的发票不符合公司报销要求需要抵票时,需单独填写报销单和成本核算单并把抵票的票据和实际开具的票据一同附在报销单的后面。
附件十二
会议费支出申请表
类别:
【可选择】单元:
元
项目全称
【项目名称】
日期
【申请日期】
申请部门
商务部
经办人
【支出人】
领款人
【支出人】
简
要
说
明
申请额度
30000
其
中
会议时间
【发票开具的时间】
会议地点
【发票开具的地点】
出席人员
30人
费用标准
1000元/人
会议内容
【填写费用支出的相关会议内容】
总经理签字
部门负责人
经办人
注意事项:
不同会议内容可选择不同类别的会议费支出申请表进行填写。
- 配套讲稿:
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