THWIXZ012文件管理规程.docx
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THWIXZ012文件管理规程
四川天鸿印务有限公司
文件编号:
TH-WI-XZ-012
版本/次:
A/0
生效日期:
2015年03月1日
受控类型:
发放编号:
文件会签栏
品管部
人事行政部
市场营销部
生产部
物控部
财务部
核准
审核
编制
文件更改记录
版次号
修改页码
修改后页数
更改内容提要
日期
A/0
新版
2015-3-1
一.目的
建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法,使所用的相关文件和资料均得以有效控制,以达到一致性、可追溯性及充分性、适宜性,防止使用失效或作废的文件和资料。
二.适用范围
适用于本公司的质量环境管理手册、程序文件、工作指导性文件、质量环境相关记录及其它执行质量环境活动所依据的外部(含客户、供应商)所提供的资料、国际/国家/行业标准、法律法规等及相关记录。
三.责任者
全公司
四.相关定义
正本:
所有相关人员在编制、审核、批准等方面亲自签署姓名的原件为正本文件,由品质部存档保管。
副本:
正本文件的复制件。
五.工作程序
1.职责与权限
1.1.品质管理部负责组织对现有体系文件的定期评审。
1.2.各相关部门负责搜集与产品质量有关的国家标准、规范、法律、法规及管理法律法规,人力资源部负责收集环境相关法律法规,检测标准。
1.3.各部门负责组织编写所属工作范围内的三阶文件;管理者代表、总经理负责审核、批准管理程序文件及三阶文件。
1.4.各部门应安排专人负责本部门文件、资料及质量记录的收集与管理。
1.5.文件控制权责
文件类别
编制/变更
审核
会签
核准
发行管理
原稿管理/废止
质量手册
品质部
管理代表
相关部门
总经理
品质部
品质部
程序文件
责任部门
管理代表
相关部门
总经理
品质部
品质部
作业指导书、相关标准
责任部门
部门主管
相关部门
管理代表
品质部
品质部
各级表格
/
部门主管
/
管理代表
品质部
品质部
2.文件分类
2.1.本公司质量环境管理体系文件分为受控文件和非受控文件两种,即:
a).受控文件:
指受更改控制,公司质量环境管理体系文件和与质量环境体系相关的外来文件;
b).非受控文件:
指不受更改控制的文件,如为经营管理的需要而分发的管理文件。
2.2.质量环境体系文件,包含质量环境管理手册、程序文件、作业指导书及记录
2.3.与管理相关的外来文件,包括政府部门和行业发布的各类强制性法律、法规、条例、引用和参考的标准、合同及顾客提供的图样、技术质量要求文件等。
3.文件的编写
3.1.文件编写格式:
文件标题、文件号、版本、页次、实施日期、签
署栏、发放记录。
a).页眉
页眉同意按图例1编写:
图例1
四川天鸿印务有限公司
文件名称
文件管理规程
文件编号
TH-WI-XZ-012
生效日期
2013-4-1
版本/次
A/0
页码
2/11
四川天鸿印务有限公司使用宋体小二红色字体;文件名称、编号及页
数使用宋体四号字体。
b).文件正文:
文件一级标题均使用宋体四号加粗字体;二级标题及正文均使用楷体
小四字体。
c).文件标题排序;
一级标题使用大写数字;二级标题使用阿拉伯数字;三级标题由二级
标题后加阿拉伯数字;四级标题使用小写英文字母加反扩符号;如出现四级标题以后分类均有—代替。
3.2.管理程序编制内容:
a).目的:
阐述本程序规定的哪些要求,以达到什么目的。
b).适用范围:
对程序有影响的组织、功能、条款、范围进行描述。
c).责任者:
明确职责,确保任务执行的责任。
d).相关定义:
恰如其分地解释程序中特定的名词、条款、符号(必要
时)。
e).工作程序:
阐述本程序所做的事情:
谁去做,在何时何地、用何种
方法去做;如何控制,达到何标准;如何记录等内容。
f).相关记录:
列出与程序有关的所有记录。
g).附件:
列出与程序相关的所有表单
h).文件变更记录:
记录程序自生效之日期发生变更原因及变更版本号
h).流程图:
用符号及箭头来叙述工作程序的流程(必要时)。
4.文件编号
4.1.质量环境管理手册编号方式:
□□—□□
①②③④
①②表示“公司名”TH;③④表示“质量手册”QM。
4.2.程序文件、作业指导书(相关标准)编号规定如下:
□□—□□—□□—□□/□□
①②③④
⑦⑧⑨⑩
①②表示“公司名”TH;③④表示文件代号“程序文件”QP,“作业文件/流程”WI,“工艺文件”GY;
表示该文件涉及的职能部门代码;⑦⑧表示文件流水号;⑨⑩代表文件版本号
4.3.职能部门代码:
品质管理部:
QA、生产部:
SC、业务部:
YW、财
务部:
CW、
人力资源部:
RL、工程部:
GC、采供部:
CG、物流部WL;
4.4.版次/修订号
版次用A,B,C,……表示,即A表示第一版,B表示第二版,以此类
推。
修订号用0,1,2,3,……表示,0表示未修改过,1表示第一次修
改,以此类推。
5文件的发放
5.1.品质管理部将审批后的文件填写《文件发放、回收及变更记录表
经管理者代表批准后进行分发,每份发放的文件须加盖“受控”印章;发放给相关部门的文件,由收文部门人员签收。
5.2向公司外部提供的手册、程序文件必须经管理者代表同意。
对外
提供的文件为非受控文件,只进行发文登记,不盖“受控”章。
5.3公司内部不得使用未加盖“受控”章的文件,一经发现立即由各
部门主管回收交予品质管理部销毁处理。
5.4电子文件的发放
a).电子版体系文件存放在局域网服务指定的文件夹中,设定访问权限
阅读,除QA以外任何部门不得保存体系文件电子版本,当电子版本发生变更时需由变更申请人将变更文件最终审核版发送至QA进行更新并及时清理原件。
b).电子版体系文件同时规定该文件为公司财产,在未经总经理批准的
情况下,不得通过电子邮件或拷贝等方式对非规定权限人员传送文件。
6.文件的更改
6.1.文件需更改时,由文件原编制部门/人填写《文件变更申请表》,
说明更改原因、更改项目,文件更改由该文件原审核、批准部门审核、批准。
6.2.质管理部依据《文件变更申请表》更改记录,负责将更改前文件
正本报废,并按照该文件的原发放范围发放新版文件,文件的发放按5.3进行。
6.3.文件的保存、使用、作废管理
a).文件的保存:
管理体系相关的正本文件都必须分类存放在安全的地
方;且编制“文件清单”由品质管理部统一保管。
b).文件的使用:
发放到相关部门的文件在签收后应及时送达至相关人
员,同时编制“文件清单”进行管理,任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。
c).文件的作废:
作废文件由QA负责按原发放记录全部回收,并在由
发文登记表作回收记录,由退回部门签字确认;正本必须盖“作废”章并保存1年,收回的作废文件副本如数销毁。
d).每年由品质管理部组织对现有质量管理文件进行定期评审,各部门
结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改。
7.外来文件的控制:
7.1.外来文件的收集:
各部门在各自的权责范围内收集与产品、环境、
安全有关的国际、国家、行业、地方标准及法律、法规的有效版本,收集后统一交品质管理部。
7.2.收到外来文件的部门,需由各部门负责人识别其适用性,并由品
质部控制分发以确保其有效。
7.3.外来文件的管理:
外来文件均属受控文件,收集直接引用的各类
外来文件,保留原文件编号,由品质管理部负责编制“外来文件清单”按受控文件的保存、发放等进行控制管理;外来文件的变更、修订、废止权在于发文方。
本公司任何部门不得擅自变更或涂改文件内容。
8.作为质量记录的文件按《记录控制程序》执行。
六.相关记录
《控制文件清单》
七.附件
《文件发放、回收及变更记录表》
八.变更记载
文件编号
生效日期
本次变更原因、依据及详细变更内容
文件发放、回收及变更记录表
文件名称
编号
制度部门
发放日期
回收日期
变更内容
确认签字
文件变更申请表
文件名称
文件编号
生效日期
变
更
内
容
描
述
申请部门
意见
审核人
意见
总经理/管理者代表
签字
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- THWIXZ012 文件 管理 规程