配件材料管理制度.docx

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配件材料管理制度

配件部的组织机构及人员编制

现代化的汽车基本由电子元件、机械零件和线路组成，由于机械磨损、电子元件和线路的老化，同时由于现代化的维修主要以采用换件为主，所以配件部在现代化的汽车维修企业当中处于相当重要的地位，它关系到企业的经济效益、维修工期、维修质量和企业的信誉等。

结合本中心的实际情况，现编制配件部人员如下：

仓管员

采购员

配件经理

配件管理流程

存货

货架

货位

定编

入库

验收

入录电脑

记帐

定价

采购

市内采购

市外采购

出库

发货

电脑统计

结帐

审批

备料计划

资金计划

配件管理制度

为了加强配件及材料的管理，提高经济效益，特制订如下管理制度：

一、自觉遵守各项管理制度，积极学习业务知识，定期组织业务培训，坚守岗位，上班时间不准外出做私活，中午星期日要安排人员值班，仓库严禁闲杂人员入内。

二、配件部要及时保证修理厂维修所用各种配件，同时还要及时组织对外销售，和对外的各种订货。

中心内修理部所用的配件，市内采购的必须在半天内完成，附近地区的当天要完成，超期一天，扣罚50元。

三、配件部要设立计划员，做好材料的计划工作，仓库的库存要合理。

采购要有计划性，防止库存积压。

工具采购，批量进货，总成件的采购要经经理副总经理审批。

凡是盲目采购，造成积压的，要追究责任。

四、配件采购要有固定进货网点，因固定网点无货，需到其它点进货的，价格不能偏高。

价格高于固定网点的，需先请示报价，经同意后方能购买。

五、严格进货检验手续，所有采购回来的配件，进库时必须核对数量、价格、质量，特别防止假货入库。

发现假货和质量问题要追究责任。

六、修理工领料要派工单，由仓管员填写，领料人签名，总成或价值较大的配件要有厂部审批手续。

七、仓管员在发料时，应填写《发料单》，领料人必须在《发料单》上签章，仓管员凭领料人签认的《发料单》及时登记库存做帐，发料应与派工单核对。

八、严格执行交旧领新制度。

领新料同时交回旧件，旧件必须编上号，贴上标签交回车主。

九、对二保车、大修车的消耗量要实行定量管理，大修车洗油最多10公斤，试车汽油最多10-20公斤，机油1-2罐（冷藏车增加1罐），砂布4张，锯片2条、发现多领、冒领要追究责任。

十、零配件的价格要合理，销售价不能超过市场价（与车主协商定价的另外），发现随便加价影响厂部信誉的要追究责任。

十一、零配件及材料进库后要立卡、建帐，做到帐、卡、物相符。

月底要做好进、存销核算表，每季度要盘存一次。

十二、要严格执行工具管理制度，保管好各种工具和设备。

十三、仓库管理员如有违反制度，不履行岗位职责，发现一次扣罚10-50元，造成损失的全部由个人承担，一月内连续出现三次的调离岗位，情节严重的予以除名。

配件计划管理制度

1、根据班组长、车间经理的配件采购计划书，配件部经理进行审核，建立配件采购计划；

2、根据配件销售人员的配件采购计划，配件部经理进行审核，建立配件采购计划；

3、根据业务部提供的有关配件采购计划，配件部经理进行审核，建立配件采购计划；

4、根据总经理的有关要求，建立配件采购计划；

5、配件部经理根据市场配件销售前景和配件销售曲线分析，建立配件采购计划；

6、对于维修车辆，配件的采购计划应该一次性提出，最多不能超过两次；

7、配件的计划应该仔细保管建立档案，以备日后查询；

8、配件的采购计划应该及时交给配件采购人员，合理利用时间和空间进行采购计划的实施。

配件材料采购管理制度

（一）采购零配件，必须填制《零配件采购申请单》，由仓库管理人员确认已无库存，并经车间经理审批后方可购买。

（二）外购件确需即时付款的，由生产副总经理在《零配件采购申请单》上签批具体金额后，采购人员凭此签单到财务组办理借款手续。

（三）零配件采购回厂后，必须交由配件部经理进行技术鉴定，鉴定合格后，由配件部经理在《零配件采购申请单》和发票上签章。

（四）采购人员必须凭有效《申请单》及时到仓库办理入库手续。

（五）仓管员在办理入库手续时，必须认真地清点核对所购物品与《申请单》中所列物品是否相符，并据实填制入库单，登记入库存材料台帐。

（六）采购人员必须凭有效《申请单》、购件凭证、入库单等，及时到财务组办理报帐事宜。

（七）挂帐配件，必须将配件商出具的有效凭据，及内部控制凭证交出纳处核对后，由出纳将凭证移交会计处。

（八）财务经理必须严格审核采购员所报呈的单据，及时入帐。

（九）所购急件，在办理完入库手续后，应及时通知班组领料。

配件销售管理制度

本中心的配件部对外进行配件销售工作，根据国家的法律法规，结合本企业的实际情况，制定本制度。

1、严格遵守国家在汽车零配件销售的管理办法进行汽车配件销售；

2、严格执行销售质量好，价格合理的汽车配件，不得以任何理由进行伪劣汽车配件的销售；

3、在年初制定合理的全年、月份的汽车配件销售计划；

4、配件销售人员必须进行培训，能够熟悉配件销售的有关业务，有相当好的职业道德，方能上岗；

5、配件销售实行批发和零售相结合的销售方式；

6、配件销售执行机动、灵活、高效、合法的原则；

7、企业做好相应的配件促销计划并执行；

8、在财务部的监督下，严格进行有关配件支付和回收款项的帐目，并组织有关人员进行配件销售有关款项的回收工作。

配件材料入库管理制度

（一）配件购回接货时，首先由配件经理检验配件申请单，查对所购配件与配件申请单相符合，做到交接手续清楚，证件资料齐全。

（二）配件经理或仓管员对所购配件进行规格、名称、产地、价格等进行验收，确认合格后，在验收记录上签字。

（三）仓管员对验收合格的配件办理入库手续。

（四）仓管员对办理入库手续的配件要作帐，作帐以正式收发凭证为依据。

（五）仓管员对入库配件及时办理配件卡，清楚入库配件的名称、型号、规格、级别、储备额和实际储存量。

（六）配件入库后要统一登记，一物一档统一编号，便于查询。

配件材料库存管理规定

（一）注意处理好配件材料的库存保管，把配件材料进行合理的分区、货架、层数，便于电脑查询和出库，节约配件仓库的使用空间。

（二）处理好安全库存，对于不常用的配件不宜储存过多。

（三）对于易变形、易损配件进行合理存放，注意配件材料储存时的安全可靠。

（四）注意处理好配件仓库的安全防火。

（五）定期清仓、盘点掌握配件变动情况，避免积压、损坏、丢失。

保证帐、卡、物三相符。

（六）做好旧件回收管理，旧件回收与车间生产配合。

配件材料清仓管理规定

为了及时掌握库存配件的变化情况，避免配件的短缺丢失或超储积压必须对配件进行经常和定期的盘点。

（一）盘点的内容。

查明实际库存量与帐、卡上的数字是否相符；检查收发有无差错；查明有无超储积压、损坏、变质等。

（二）盘点的形式。

盘点主要有永续盘点、循环盘点、定期盘点和重点盘点等形式。

“永续盘点”，指保管员每天对有收发动态的配件盘点一次，以便及时发现防止收发差错；“循环盘点”，指保管员对自己所管物资分别轻重缓急，作出月盘点计划，按计划逐日盘点；“定期盘点”，指在月、季、年度组织清仓盘点小组，全面进行盘点清查，并造出库存清册；“重点盘点”，指根据季节变化或工作需要，为某种特定目的而对仓库物资进行的盘点和检查。

（三）盘点中出现问题的处理。

对于盘点后出的盈亏、损耗、规格串混、丢失等情况，应组织复查落实、分析产生的原因，及时处理。

A、储耗。

对易挥发、潮解、溶化、散失、风化等物资，允许有一定的储耗。

凡在合理储耗标准以内的，由保管员填报“合理储耗单”，经批准后，即可转财务部门核销。

储耗的计算，一般一个季度进行一次，计算公式如下：

合理储耗量=保管期平均库存量×合理储耗率

实际储耗量=帐存数量－实存数量

储耗率=保管期内实际储耗量/保管期内平均库存量×100%

实际储耗量超过合理储耗部分作盘亏处理，凡因人为的原因造成物资丢

失或损坏，不得计入储耗内。

B、盈亏和调整。

在盘点中发生盘盈或盘亏时，应反复落实，查明原因，明确责任。

由保管员填制“库存物资盘盈盘亏报告单”，经仓库负责人审签后，按规定报经审批。

C、报废和削价。

由于保管不善，造成霉烂、变质、锈蚀等配件：

在收发、保管过程中已损坏并已失去部分或全部使用价值的；因技术淘汰需要报废的，经有关方面鉴定，确认不能使用者，由保管员填制“物资报废单”报经审批。

由于上述原因需要削价处理者，经技术鉴定，由保管员填制“物资削价报告单，按规定报上级审批。

D、事故。

由于被盗、火灾、水灾、地震等原因及仓库有关人员失职，使配件数量和质量受到损失者，应作事故向有关部门报告。

在盘点过程中，还应清查有无本企业多余或暂时不需用的配件，以便及时把这些配件调剂给其他需用单位。

积压配件材料处理管理规定

（一）清楚掌握积压配件材料的型号、名称、规格、数量、市场价格。

（二）在维修过程中尽量使用积压配件材料，价格采用市场价格。

（三）积极对积压配件材料进行削价处理。

（四）积极与其他小修理厂沟通，进行削价处理。

（五）积极与配件商相互沟通，争取让其代买。

（六）对于已经淘汰的车型的配件，作废件处理。

（七）积极尽快处理，减少库存积压资金，增强流动资金的周转率，增加仓库的使用面积。

废旧物品管理规定

（一）积极加强废旧物品的管理。

（二）执行以旧件换新件的制度。

（三）对于更换下来废旧零配件能够进行修理的，一定要进行修理，同时检查其安全性和可靠性，检验合格的作为储备配件，降价处理（跟客户讲清情况）。

（四）对于没有修理价值的废旧物品，可以集中报废，减少旧件库储存。

配件索赔管理制度

1、对于特约维修的车辆，认真执行汽车制造厂家的规定，在认真检验下，在第一时间给予客户配件索赔；

2、对于在本中心维修并且更换配件的车辆，在配件的质量保证期内，由于配件的质量原因造成的返工，应及时给予客户配件索赔；

3、对于对外销售的配件，在配件质量保证期内，由于配件质量原因，给予客户索赔；

4、索赔的配件认真建立档案，以备日后查询；

5、特约维修的配件索赔，认真建立档案，并且仔细保管，以备发回汽车制造厂或检查；

6、索赔的配件认真鉴定，确定配件索赔的原因，并且仔细保管，以备向配件商索赔；

7、索赔的配件必须经过有关人员的检验和有关经理的确认，否则不与索赔；

8、任何人不得以配件索赔的权利向客户索取财务或物品，任何人不得以非本中心更换件冒充本中心件；

9、认真执行配件索赔前的检验规定，不够索赔要求的一律不予索赔。

汽车零配件采购供应合同

供方（简称甲方）：

需方（简称乙方）：

双方平等协商，就有关汽车零配件供应事宜达成一致，并制定如下条款：

一、甲方的义务：

1．提供的零配件必须为原厂件（但乙方自行要求非原厂件除外），否则，甲方应承担违约责任。

2．甲方提供的配件要确保质量，如属质量原因或在保质期内配件出现问题，责任由甲方承担。

3．提供的配件必须保证其价格为厦门市场的批发价。

4．提供送货服务，电话通知后，应在半小时内到货。

5．提供订货服务，具体双方另行商定。

二、乙方的义务：

1．甲方送来的配件必须由专人验收和签收；

2．乙方对甲方的配件采取月结方式，在每月的15日之前甲方将上月发生的有关票据送交乙方，乙方经核实后，乙方10日之内将现金或支票转帐送交甲方。

三、违约责任：

经双方协商，协商不成时按《合同法》的规定处理。

四、本合同有效期自年月日起到年月

日止。

五、本合同一式二份，双方签字后生效。

甲方：

乙方：

代表：

代表：

年月日

配件部人员岗位责任制

1、配件部人员负责配件的入库（采购入库、订货入库、其他入库），入库的配件的检验、审核以及有关登记工作；

2、配件部人员负责配件的出库（销售出库、维修领料、其他出库），出库配件的登记工作；

3、认真学习业务知识，掌握配件编码、配件质量检验、当地的配件价格等；

4、详细建立供货商的信息，随时掌握配件的市场储存量；

5、详细建立大客户的有关信息，掌握客户的需求及有关需求动向；

6、认真学习配件的计算机管理，认真使用好计算机实行企业的全计算机管理；

7、遵守中心的各种规章制度，不得存在有损于中心形象和经济效益的行为；

8、遵守国家的各种法律法规。

配件部经理岗位职责

（一）在生产副总经理领导下，负责领导本部员工全面完成配件部的工作任务。

并负责向生产副总经理报告工作。

（二）负责安排采购员外出采购任务，有责任催促采购进程；

（三）负责审核、验收购回配件的质量、数量、规格、价格，有权拒收不合质量要求或不合其他要求的配件或材料，并有权责令采购员说明造成问题的原因。

（四）负责编制配件、材料（常用件）采购计划、安排采购员适时进货。

（五）在配件采购比较匆忙时，负责配件的采购。

（六）负责协助配件价格的估价，同时有权审核配件计划的合理性。

（七）做好有关配件的订货和有关预约配件的处理。

（八）负责配件库存管理：

经常检查货架存货情况。

定期组织仓库盘存（可以半年一次），仓库盘存时有权调动本部员工协助工作。

（九）负责仓库供应管理：

督导本部人员积极与生产技术部配合，努力按规定或指示购回配件，保证生产按期进行。

（十）负责处理本部违章违纪员工，有权批评、警告和执行规定的经济处罚。

（十一）负责本部人员的思想沟通、工作关系协调、帮助解决员工的思想问题和个人问题。

（十二）上述职责属主观原因未能履行，应接受本厂规定的处分。

配件采购员岗位职责

（一）、在配件部经理领导下工作。

并负责向本部经理报告工作情况，不得假公济私。

（二）、按照配件部经理或生产技术部经理指示书（有经理签名）及时外出采购配件。

（三）、外采配件时，负责审核配件的质量规格、型号、价格、金额。

出现问题应承担责任。

造成经济损失的应予赔偿，并接受厂规的处分。

外采前对所购材料不明确时，应向指示人问清情况。

（四）在本部经理安排下，做好本部其他岗位的协助工作。

未有外出任务时，应坚持工作岗位协助本部做好配件管理或者协助业务进行配件估价。

（一般情况下，应在配件仓库协助发料工作）

（五）有责任掌握常用配件和消耗料的专业常识，不应因基本常识欠缺而影响工作。

专业常识包括常用配件的名称、规格、价格、常规储量、主供市场地等。

（六）上述职责属主观原因未能履行，应接受厂规的处分。

仓库管理员岗位职责

（一）在配件部经理领导下工作。

（二）负责仓库管理中建帐、立卡、出货打单、进货验查签收、资料电脑统计等项基础工作；负责货物上架摆放、货品出仓提取、报单备料、下发等常规作业。

（三）负责仓库盘存的具体工作。

包括货品清点、货损检查、帐物卡稽核、调整帐卡，报告盘存结果。

（四）在本部经理安排下，协助其他岗位工作

（五）有责任拒绝不按规章要求领取配件。

（六）不允许出现漏输入电脑和多输入电脑配件的现象。

（七）配件的出库价格要合理，不允许出现有不按照规定的乱加价和乱降价。

（八）有责任掌握配件管理基本知识，不应因基本常识欠缺而影响工作。

（九）上述职责属主观原因未能履行，应接受厂规的处分。

配件管理工作常用工作单表

发料单

车牌号码：

单位名称：

日期：

序号

配件名称

型号

车型

数量

单位

备注

1

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5

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9

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19

20

领料人签名：

仓管员签名：

车间经理签名：

配件经理签名：

订货单

车型：

车牌：

发动机号：

底盘号：

VIN号：

施工单号：

编号

名称

规格

单位

数量

备注

1

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3

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7

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18

19

20

定货人签字：

车间经理签字：

仓管员签字：

配件经理签字：

采购计划申请表

日期：

类型编号

名称

规格

单位

数量

备注

班组长：

审核：

仓管员：

进货登记表

进货单位：

地址：

单位电话：

联系人：

进货日期：

编号

名称

规格

单位

数量

单价

金额

备注

1

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20

合计

数量

金额

进货人签字：

检验员签字：

审核签字：

配件经理签字：

配件索赔登记表

序号

车牌号

车型

索赔配件名称

数量

单价

合计金额

经手人

领件人

备注

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　19

　20

单位名称：

旧件交接登记表

序号

车型

车牌号

旧件名称

旧件型号

入库时间

交件人

经手人

1

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5

6

7

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9

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19

20

单位名称：

工具领用登记表

序号

工具名称

型号

数量

领用时间

归还时间

领用人签字

经手人签字

1

2

3

4

5

6

7

8

9

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12

13

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18

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20

单位名称