行政办公管理改.docx
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行政办公管理改.docx
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行政办公管理改
行政办公管理
第1章行政办公管理制度
1.1日常接待工作规范
1.1.1客户接待制度
1.2行政会议管理制度
1.2.1会议管理制度
1.3文件收发管理规范
1.3.1收文操作规范
1.4员工出差管理规定
1.4.1员工出差管理制度
1.4.2出差报销管理制度
1.5印照使用与保管制度
1.5.1印章保管使用制度
1.5.2证照保管使用规定
1.6车辆管理制度
1.6.1车辆使用管理制度
1.6.2车辆维修保养制度
1.7档案管理制度
1.7.1公司档案管理制度
1.7.2档案借阅管理制度
1.8文书资料管理制度
1.8.1公司文书管理制度
1.8.2资料保密管理规定
第2章行政办公管理图表
2.1日常接待管理图表
2.1.1日常接待事项图
2.1.2来访客人登记表
2.1.3接待工作日记表
2.1.4客户来电记录表
2.1.5接待工作总结表
2.2行政会议管理图表
2.2.1会议事项管理图
2.2.2年度会议计划表
2.2.3年度会议汇总表
2.2.4会议议程安排表
2.2.5行政会议记录表
2.2.6行政会议纪要表
2.2.7决议事项确认表
2.2.8行政会议总结表
2.3文件管理图表
2.3.1文件管理事项图
2.3.2公文接收登记表
2.3.3公文发放记录表
2.3.4文件目录一览表
2.3.5资料存放记录簿
2.3.6公文收发汇总表
2.3.7函件接收记录表
2.3.8函件寄送记录表
2.4差旅管理图表
2.4.1差旅事项管理图
2.4.2差旅事项说明表
2.4.3出差准备费用表
2.4.4出差申请审批表
2.4.5员工出差登记表
2.5印照管理图表
2.5.1印照风险管理图
2.5.2印章样式标准表
2.5.3印章刻制申请表
2.5.5印章销毁申请表
2.5.4印章使用登记表
2.6车辆管理图表
2.6.1车辆管理事项图
2.6.2车辆购入申请表
2.6.3车辆派出登记表
2.6.4车辆维修申请表
2.6.5车辆保养记录表
2.6.6车辆加油记录表
2.6.7车辆使用月报表
2.6.8车辆违章记录表
2.7档案管理图表
2.7.1档案管理事项图
2.7.2档案存放备查表
2.7.3档案备查索引表
2.7.4档案内容登记簿
2.7.5档案存放明细表
2.7.6作废档案焚毁单
2.8资料安全管理图表
2.8.1资料安全事项图
2.8.2机密文件备查单
2.8.3资料借阅申请单
2.8.4资料借阅记录表
2.9财产物资管理图表
2.9.1固定资产管理图
2.9.2低值易耗品管理图
2.9.3固定资产台账
2.9.4固定资产申购表
2.9.5固定资产验收单
2.9.6固定资产统计表
2.9.7固定资产变动表
2.9.8固定资产减损单
2.9.9固定资产管理卡
2.9.10固定资产调拨单
2.9.11固定资产盘点表
2.9.12固定资产报修单
2.9.13固定资产停用报告
2.9.14固定资产报废详表
2.9.15低值易耗品台账
2.9.16低值易耗品需求表
2.9.17低值易耗品申购单
2.9.18低值易耗品申领表
2.9.19低值易耗品盘点表
2.9.20低值易耗品损耗表
2.10办公用品管理图表
2.10.1办公用品管理图
2.10.2办公用品需求表
2.10.3办公用品请购单
2.10.4办公用品申领单
2.10.5办公用品发放表
2.10.6办公用品盘点表
2.11提案管理图表
2.11.1提案管理事项图
2.11.2行政人事管理图表
2.11.3行政人事管理事项图
2.11.4应聘人员登记表
2.11.5招聘录用通知书
2.11.6员工培训申请表
2.11.7员工考勤汇总表
2.11.8违纪处分通知单
第三章各类行政办公人员绩效考核
3.1各类行政办公人员绩效考核量表
3.1.1总经办各岗位绩效考核量表
3.1.2综合部各岗位绩效考核量表
3.1.3办公事务各岗位绩效考核量表
3.1.4车辆管理各岗位绩效考核量表
第一章行政管理制度
1.1日常接待工作规范
1.1.1客户接待制度
1.2行政会议管理制度
制度名称
会议管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为规范公司会议管理,提高会议质量和效率,实现会议管理的规范化、制度化,特制定本制度。
第2条适用范围
公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。
第2章会议组织
第3条公司级会议,是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会,应由总经理批准,各相关部门组织召开,公司领导参加。
第4条专业会议,是指公司的技术、业务综合会议,由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织召开。
第5条各部门召开的工作会议由各部门领导决定并负责组织。
第3章会议安排
第6条为避免会议过多或重复,公司一律将正常性的会议纳入例会制,原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。
第7条凡涉及多部门负责人参加的会议,均需于会议召开前日经部门领导批准后,报办公室汇总,并由公司办公室统一安排方可召开。
第8条综合部应定时召开全公司例会和各种临时会议,统一编制会议计划并装订,分发到公司相关部门。
第9条各部门会期必须服从公司统一安排,各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外),应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第4章会场纪律
第10条开会前5分钟与会人员必须到达会场,同时将手机调到振动状态或关闭。
第11条会场内严禁吸烟,未经批准,不得在会议期间进行私自讨论。
第12条与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的,须在会前向会议组织部门请假,并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假),得到组织部门批准后才能请假。
第13条会议中途与会人员如有急事需离开,要向会议主持人提出申请,得到批准后方可离开。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.3文件收发管理规范
1.3.1收文操作规范
制度名称
收文操作规范
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条为进一步规范收文管理工作,提高公文处理的效率,特制定本规范。
第2条收文范围
1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。
2.公司内部公文。
第3条收文承办、催办
1.承办人员应按要求办理。
急件应马上处理,小时内予以答复;一般要办理的文件,当天应办理完毕,最迟不能超过1天;承办人员在规定期限内办不完的,应说明理由,并告知综合部。
2.已办结的收文,由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果,并在签署姓名、日期后及时交回综合部。
3.收文的催办由综合部负责,对送交有关职能部门办理的重要文件,要定期进行跟踪检查。
4.收文的处理、传阅,最多不能超过一周,阅文者应在当日返还综合部。
第4条收文整理归档
文书人员对来文每月进行一次正常性清理,每季度进行一次系统性清理,并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。
第5条收文保密工作
1.各部门文管人员应严格遵守保密制度,严防文件散失、泄密和失密。
2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者,要严肃处理,并追究部门领导的责任。
修订
记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.3.2发文操作规范
制度名称
发文操作规范
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条为规范公司发文管理,提高发文效率,确保发文质量、文书安全、传递及时,特制定本规范。
第2条文稿起草
1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨,符合发文格式和行文规定。
2.文稿起草完毕后,需仔细审核,并打印,填写“发文签批单”,经相关部门负责人签字后送综合部审阅。
第3条会签
对于内容涉及多个部门的文件,发文前由拟稿人组织相关部门会签。
综合部负责对会签情况进行审核。
第4条签发
文稿核校无误后,送分管副总和总经理签发。
对于一般性业务文件,可由发文部门分管副总签发;涉及公司重要事项的发文由总经理签发。
第5条装封、分发和递送
1.核送装订好的文件份额后,分别装入信封,写好收文单位,并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。
2.发出文件之前应填写“发文登记表”。
第6条文件存档
对已印发的文件,发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交综合部整理归档。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.4员工出差管理规定
1.4.1员工出差管理制度
制度名称
出差管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为了进一步规范公司员工出差管理工作,强化成本管理意识,合理控制差旅费开支,特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。
第2章出差程序与审核
第3条出差程序
1.员工出差前应填写“出差申请单”,出差期限由遣派主管视情况需要限定日期,予以核定。
如遇特殊情形事前无法及时办理,亦应在出差完毕后尽快补办手续。
2.拟出差人员将填写好的“出差申请表”送综合部留存、记录考勤。
3.拟出差人员凭核准的“出差申请表”、“借款单”,可向财务部暂借相当数额的差旅费。
待出差结束后日内结清暂借款项,超过日,财务部可将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回,待其报销时再行核付。
第4条出差的审核
1.当日出差:
如果出差当日可能往返,一般由部门经理核准。
2.远途国内出差:
____日内由部门经理核准,____日以上由主管副总核准,部门经理以上人员一律由总经理核准。
第3章出差费用报销规定
第5条住宿费、午餐费按费用标准报销,超标自付,欠标不补;由对方接待或公司安排的,午餐费、交通费、交际费不得重复报销。
第6条差旅费用一律凭证报销,不得虚报、冒领,否则一经查出,除追回报销款外,并视其情节轻重给予不同程度的处罚。
第7条不同级别的员工共同出差,住宿、交通工具可按高级别员工的标准执行,其他费用标准不变。
第8条国内外出差人员在同一城市出差停留____天以上的,自第____天起,住宿费、午餐费按____折给付,特殊情况由总经理审批。
第9条若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者,则按相应住宿费标准的一半支付。
第10条出差当日返回的不报销住宿费。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.4.2出差报销管理制度
制度名称
出差报销管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为规范员工出差报销管理工作,合理控制差旅费用开支,参照公司相关规定,特制定本制度。
第2条适用范围
公司内部所有人员出差费用的报销管理均参照本制度执行。
第2章差旅费报销管理
第3条交通费报销
1.出差人员乘坐汽车、飞机及火车,原则上应出具运输部门的车发票。
2.对于出差人员乘坐飞机要从严控制,若因任务紧急需乘坐飞机,事前须经公司总经理审批,机票由公司直接联系订购。
3.如出差人员随车到目的地,未发生车船票,则不报销交通费。
4.出差人员出差期间,城市公共交通费凭票报销,但须说明事因,注明起点至终点。
第4条住宿费报销
1.出差人员的住宿标准依岗位级别确定,高层管理人员____元/天,中层管理人员____元/天,基层人员____元/天;如有特殊情况经总经理批准,可提高住宿标准;身兼多职的,按职别最高的标准执行。
2.由接待单位免费接待或无住宿费收据的,一律不予报销住宿费。
第5条其他费用
1.出差人员的伙食补助费不分途中和住宿,按不同地区差异给予补助;一线城市每人每天补助____元,二线城市每人每天补助____元,三线城市每人每天补助____元。
2.市区内出差不论时间长短,均不发给出差补助费。
可发给午餐补助费,超出市区范围的,发给出差补助费____元/天。
第6条外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员,交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的,不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。
第3章差旅费报销有关注意事项
第7条凡公司开展业务需发生费用时,均应事先申请,经部门经理同意,报公司分管副总批准后方可办理或执行。
未经批准或超过预算范围内的费用、支出,财务部门有权拒绝办理,且费用由个人自理。
第8条车票遗失的须书面说明情况(注明乘坐的交通工具、起迄地点、时间和票价等)并由其部门经理签字证实后予以报销。
第9条出差人员应在回公司后__7__天内报账,需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。
第10条出差人员必须认真执行任务,在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务,凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销,同时,也不享受办私事期间的伙食补助费。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.5印章使用与保管制度
1.5.1印章保管使用制度
制度名称
印章保管使用制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为保障公司的合法权益,规范印章管理,减少因印章使用不当而带来的损失,依据国家的相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。
第2条适用范围
公司内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。
第3条印章的种类
1.正式印章,是指公司章。
2.专用印章,是指公司财务专用章、各职能部门章、董事会办公室章等用于指定用途的印章。
3.人名用章,是指公司法定代表人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。
第2章印章的刻制
第4条印章刻制依据
1.公司印章和董事会印章,由公司综合部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。
2.公司内部各部门之间的信函往来,以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。
若部门因工作需要而要求刻制印章,应另行申请,限定使用范围,经公司领导批准后方可刻制。
3.印章不能继续使用的,使用单位应向上级主管部门提出书面申报。
第5条印章的规格和材质
1.公司印章、董事会印章,外直径为毫米,圆形,带五角星,塑质。
2.公司专用章(除财务专用章外),外直径为毫米,圆形,带五角星,塑质。
第3章印章的使用管理
第6条印章使用范围
1.公章的使用范围如下。
(1)发送正式公文、电函、传真件等。
(2)报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。
(3)用于授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。
(4)签订重要业务合同、协议等。
(5)颁发上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。
(6)需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。
2.各职能部门印章使用范围如下。
(1)在其职权范围内,与公司内部对口业务部门的电文、通知和函件等工作联系。
(2)用于对外开展工作的介绍信和授权范围内的工作函件等。
第7条公司印章原则上不准带出公司,如确因工作需要,需经总经理批准,并由申请用印人写出借据并标明借用时间。
第4章印章的停用
第8条印章内容需要变更或机构终止时,应停止使用有关印章并交由综合部予以封存或销毁。
第9条因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时,印章管理部门在印章停用日内,由保管人写出印章停用说明,经部门领导签字后上报综合部。
第10条印章散失、损毁、被盗时,印章管理者应及时向公司递交说明原因的报告书,在公开声明作废后,按规定程序申请重新刻制。
第5章印章的保管
第11条公司印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。
第12条印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人。
指定临时保管人,并做好交接记录。
第13条印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模,以及批准启用的有关文件立卷归档,永久保存。
第14条印章保管人员必须认真负责,遵守纪律,秉公办事。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.5.2证照保管使用规定
制度名称
证照保管使用规定
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条为加强对公司证照的管理,确保证照的安全和正常使用,特制定本规定。
第2条公司所有的证照管理工作均须参照本规定执行。
第3条证照管理部门
综合部办公室是公司证照管理的职能部门,负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销,以及证照的保管、登记、备案等工作。
第4条证照的使用
1.使用证照的正、副本原件或复印件时,必须填写“用证、照审批单”,经部门负责人签字后、交由综合部相关负责人、公司主管领导审批,审批通过后方可借用。
2.借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整,使用完毕后要及时送还。
3.使用、借用复印件时,无需留存的须将复印件归还综合部。
4.各类证照未经主管领导批准,任何人不得随意复印、外借,更不许擅自使用公司的证照进行担保。
第5条证照的保管
1.证照保管人需提醒主管领导安排相关人员及时验证。
不及时验证者,造成的各类损失由相关责任人承担。
2.证照保管人必须妥善保管各类证照,如出现损坏或丢失,除应立即向主管领导报告外,还应与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。
3.证照保管人因工作需要而调动岗位时,应填制“证件移交清册”,移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.6车辆管理制度
制度名称
车辆使用管理制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为合理、有效地对公司车辆进行安排,提高车辆使用率,节约车辆使用的费用,使之规范化、秩序化,最大限度地满足公司业务用车的要求,特制定本制度。
第2条适用范围
本制度所指车辆为公司的行政办公车辆。
第2章车辆使用管理
第3条车辆使用范围
1.公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户。
2.接送公司宾客和来公司办事人员。
3.其他紧急和特殊情况用车。
第4条车辆使用程序
1.车辆使用实行派车制度。
用车需填写“用车记录单”,经本部门经理、综合部经理或主管副总批准后,由车辆主管统一安排。
2.司机按“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。
3.用车完毕后,司机按实际用车情况进行记录。
第5条对同一方向、同一时间段的派车要求应尽量合用,减少派车次数和车辆使用成本。
第6条驾驶人员在驾驶车辆前,应对车辆作基本检查。
如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。
第7条驾驶人员不得擅自将办公车辆开回家,或作私用,违者将受处罚。
经公司特许或返回公司,已逾晚上_12__点的例外。
第8条车辆应停放在指定位置。
任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的,由驾驶人员赔偿损失,公司也将给予其相应处分。
第9条驾驶人员应爱护车辆,保证机件、外观良好,并于使用后将车辆清洗干净。
第10条在不影响公务的情况下,主管副总可酌情满足员工因私用车的要求,但对隐私用车应严格审批。
第12条为私人目的借用公车时,员工应先填写“车辆使用申请单”,并注明“私用”字样,并经相关主管核准后转财物部稽核相关费用。
第13条为私人目的借用公车时,若发生事故,导致违规、损毁、失窃等,在扣除保险理赔金额后的全部费用由个人承担。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.6.1车辆使用管理制度
1.6.2车辆维修保养制度
制度名称
车辆维修保养制度
受控状态
编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1章总则
第1条目的
为了加强公司车辆的维修保养管理和费用控制,提高车辆完好率,以确保车辆安全、良好的运行状况,特制定本制度。
第2条适用范围
公司全部车辆的维修保养工作均应参照本制度执行。
第3条职责
1.综合部经理负责对车辆维修保养服务提供方进行评定和选择,对维修项目进行审核。
2.车辆主管负责对维修质量进行验证,并保存相关的评定、维修质量和维修记录等资料。
3.驾驶人员负责及时发现、检查故障,并实施车辆维修保养工作。
第2章车辆维修
第4条车辆维修程序
1.驾驶人员发现车辆存在故障需要进行维修时,应先填写“车辆维修保养单”,经部门领导签字后,向车辆主管提交车辆维修保养申请,申报维修保养的费用预算。
2.车辆主管接到“车辆维修保养单”后,对车辆进行故障分析,确定是否需要维修及维修项目,并确定维修费用的限额。
3.由车辆主管根据车型、维修项目确定车辆送修的维修厂家。
5.维修结束后,驾驶人员及综合部相关人员应对维修车辆进行技术鉴定,检验合格,收回更换的旧部件,并核定维修费用的合理性、准确性后,方可在维修厂家的单据上签字。
驾驶人员对维修费用的真实性负责。
6.车辆在维修过程中,若发现由于其他问题需要增加维修项目或维修费用时,应按照上述程序重新申请。
7.车辆主管对维修费用实行统一的月度或季度结算,结算前,车辆送修人员须检查送修车辆审批手续的规范性,并再次核定费用的合理性。
第5条公司车辆的维修,须在指定的修理厂进行。
定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识
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- 行政办公管理 行政 办公 管理