华远地产合同及付款管理流程.docx
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华远地产合同及付款管理流程.docx
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华远地产合同及付款管理流程
合同及付款管理流程
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
一、流程图
二、
流程概况
流程目的
规范合同签订、履行和付款程序,并最大限度的避免风险。
适用范围
适用于公司本部为保证公司项目开发、运营管理等活动发生的合同、协议和无合同付款等,项目委托销售代理公司签订的《商品房买卖合同》的相关程序在销售相关管理流程规定。
异地城市公司、区域中心、物业公司、经纪公司、商业管理公司需参加公司本部会签的部分执行本流程,上述公司内部流程参照执行。
定义
1.应付款:
与乙方已完工作量相对应的约定付款金额,需公司审批;
2.应付款计划:
预计下月可能发生的新增应付款审批额。
3.实付款:
实际支付给乙方单位的付款金额。
4.实付款计划:
预计下月可能发生的新增实付款金额。
5.应付款余额:
累计已审批应付款额-实付款额。
6.[OA]:
需使用OA系统审批。
7.[C&C]:
需使用成本及合同管理软件登记。
流程主导及
参与部门
成本管理中心(主导)、各部门
上游流程名称
下游流程名称
子流程名称
招标管理流程
材料设备验收管理流程
战略合作伙伴管理流程
部门
流程中承担职责
成本管理中心
1.组织标准合同的更新和管理;
2.勘察、设计、营销、工程、材料设备类合同的审核;
3.起草合同的编号、保存;
4.合同履行监督;
5.付款计划审核;
6.应付款审批;
7.项目所有合同的汇总、统计。
财务中心
1.组织年度、月度资金计划编制、审核和监督;
2.实付款审批和支付。
法律部
1.负责合同法律相关条款的审核。
各部门
1.负责职责范围内合同的起草和谈判,发起会签;
2.负责提交合同(无合同)应付款申请,办理实付款审批手续;
3.在成本及合同软件上将合同和付款上传登记;
4.参加对合同履行的评价。
三、工作程序
3.1、合同的起草和审批
1)成本管理中心负责组织标准合同的更新与管理。
标准合同文本报批程序:
填写《呈阅件》[OA],相关部门会签,主管总助审核,公司总经理审批。
批准后的标准合同文本各部门、城市公司、区域中心应予执行,确不能执行的应在合同会签时注明原因。
2)合同执行部门负责合同的起草和谈判,发起会签。
合同文本报批程序:
填写《合同审批会签单》[OA]写清合同摘要并附合同文本,按审批权限会签和审批,详见下表。
合同类别
合同名称
合同执行部门
审核岗位顺序
审批岗位
设计类
包括勘察合同、总规、建筑、精装修、机电等方案设计合同,及园林方案与施工图设计合同
规划设计部
规划设计部总经理、工程管理部总经理(公开招标或邀标时)、成本管理中心成本主管、法律主管、财务中心会计主管
项目总监
非一体化设计的施工图设计合同
项目部工程技术组
工程技术组主管设计师、预算工程师、项目经理、工程管理部总经理(公开招标或邀标时)、成本管理中心成本主管、法律主管、财务中心会计主管
项目总监
市政设计合同
项目部工程技术组
工程技术组主管设计师、预算工程师、成本管理中心成本主管、项目经理
项目总监
营销类
市场调研咨询合同
研发部
研发部总经理、成本管理中心成本主管、法律主管、财务中心会计主管
项目总监
销售代理合同
研发部
研发部总经理、客服中心总经理、成本管理中心总经理、法律部总经理、财务中心总经理、产品总监、项目总监、公司总助、财务总监
公司总经理
营销推广合同
研发部
研发部策划营销主管、法律主管
项目总监
认购书、销售合同及补充协议标准样本
研发部
研发部总经理、成本管理中心总经理、法律部总经理、财务中心总经理、项目总监
财务总监
销售合同补充协议
研发部
研发部策划营销主管、法律主管、财务中心会计主管、项目总监
财务总监
工程、材料和设备类
500万(含)以上
工程管理部
项目部工程主管、项目部预算工程师、项目经理、成本管理中心总经理、法律部主管、财务中心会计主管、项目总监、总助、财务总监
公司总经理
200万(含)-500万
工程管理部
项目部工程主管、项目部预算工程师、项目经理、成本管理中心总经理、法律部总经理、财务中心总经理、总助
项目总监
50(含)-200万
工程管理部
项目部工程主管、项目部预算工程师、项目经理、成本管理中心总经理、法律主管、财务中心会计主管
项目总监
50万以下
项目部工程技术组
项目部工程主管、项目部预算工程师、项目经理、成本管理中心总经理、法律主管、财务中心会计主管
项目总监
3)合同审批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
4)合同名称规范:
主合同名称统一规范为:
“项目全称或简称”+“合同范围或内容”+“合同类型”,补充协议名称统一规范为:
“主合同名称”+补充协议+“补充协议序号”,如:
“昆仑公寓项目空调机组设备供货合同补充协议一”。
项目简称以公司办公室通知的案名为准。
补充合同的合同金额应明确为在原合同金额基础上的增加额或减少额,以方便软件录入及印花税缴纳。
5)各部门合同审核的重点如下:
序号
部门名称
审核重点
1
合同执行部门(项目部)
合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。
2
法律部
合同风险判断、与法律相关的内容,包括但不限于:
变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
3
成本管理中心
合同价款及价款调整、合同款支付、变更、洽商、结算、奖罚等与成本有关的条款。
4
财务中心
合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。
6)合同签署和盖章:
a)合同原则上由对方先签字盖章。
b)合同须完成公司最终审批后方可我司签字盖章。
最终签字、盖章的合同文本要求:
应与审批文稿一致;会签、审批中全部调整意见修改完毕并经相应领导确认;使用OA会签的必须从OA中打印合同文本。
7)合同存档、备案与上传:
a)合同签订后一周内,合同正本原件交办公室存档,合同副本原件交财务中心存档,合同其他副本或复印件交成本管理中心存档。
b)电子资料存档:
如为OA会签,会签电子文件在合同签订后一周内递交总经办档案管理员存档,同时点击“发布信息”按钮,发布给会签人、运营管理部总经理和未参加会签但需阅知会签内容的相关部门或人员;如为手工会签,总经办扫描会签单发会签人和运营管理部总经理;合同执行部门经办人及运营管理部总经理有责任根据需要及时转发给未参加会签但需阅知会签内容的相关部门或人员。
c)合同执行部门(项目部)将会签单复印件和合同副本原件在本部门存档使用;经办人在合同签订后付款前(最迟一周内),将合同资料录入成本及合同管理软件[C&C]。
3.2合同的执行与反馈
1)合同执行:
合同执行部门(项目部)负责按合同条款执行,成本管理中心、财务中心监督。
成本管理中心每月收集各部门(项目部)合同执行中与合同管理相关的问题,汇总分析本部门检查出的相关问题,改进合同管理方法和工具,并视情况通报运营管理部和工程管理部(其他相关部门)。
2)合同执行部门(项目部)在合同履行过程中应注意:
涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。
涉及双方往来函件的,如公司发出时,应以法律规定的有效方式发送,并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证,如对方拒收应立即改为邮政特快专递方式重发,填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容,并将发送凭证报部门内勤存档;如接收对方文件时,则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。
3.3合同变更、解除和违约处理
1)合同变更与解除:
A)合同解除及变更必须采用书面形式,区分不同情况按下列规定审批。
a)解除合同、变更合同范围和付款条件的,应采用补充协议的形式,参照3.1合同起草和审批的相关规定审批。
b)工程类合同可采用设计变更和洽商方式进行合同变更,按《设计变更管理流程》或《工程洽商管理流程》的规定执行。
B)合同变更或解除后合同执行部门(项目部)应在一周内完成软件资料修改、存档和通知,方式和范围同3.1合同存档、备案与上传的相关规定。
各部门应对原合同文本进行标识,以免错误地执行原合同。
2)合同违约处理:
A)合同违约金处罚程序:
合同执行部门填写《呈阅件》[OA]提出处理建议并附原合同,成本管理中心会签并核算违约金,法律部、财务中心会签,项目总监审核,主管总助审核,公司总经理审批。
B)经协调无效需使用法律手段的程序:
合同执行部门填写《呈阅件》[OA]提出建议并附原合同,法律部、成本管理中心、财务中心会签,项目总监审核,主管总助审核,公司总经理审批。
合同执行部门和相关部门协助法律部执行。
3.4月资金计划编制与审核程序:
1)各部门(项目部)每月24日前填报下月资金计划,在成本及合同管理软件中按每项合同和每笔无合同付款填列下月应付款计划和实付款计划,部门总经理(项目经理)审核确认。
2)各项目开发支出部分资金计划分别由各项目总监审核。
3)成本管理中心审核全部项目应付款计划和无合同付款计划,成本管理中心总经理审核确认。
4)财务中心审核管理费用应付款计划、全部实付款计划和子公司资金计划,并根据公司资金状况和总经理沟通后进行平衡,确定公司月度付款额度;由财务中心与各项目总监沟通,确定各项目实际用款额度;由项目总监组织各部门对本项目实付款计划在确定的用款额度范围内进行调整。
财务中心总经理最终审核确认。
5)财务中心打印全部资金计划,成本管理中心会签,主管总助、财务总监审核,公司总经理审批,财务中心按责任权限将资金计划发公司总经理、财务总监、主管总助、各项目总监、成本管理中心、各部门(项目部)、子公司。
3.5应付款审批程序:
1)项目合同应在合同约定的阶段工作成果完成后,付款前办理应付款审批,时间接近的多笔应付款可以合并报批,但各合同应分开报审。
2)项目合同应付款审批程序:
合同执行部门经办人填写《应付款审批单》[OA][C&C]附成果确认文件,部门负责人审核,成本管理中心成本主管审核[C&C],项目总监审批。
3)项目无合同应付款审批程序:
执行部门经办人填写《应付款审批单》[OA][C&C]附成果确认文件,部门负责人审核,成本管理中心成本主管审核[C&C],项目总监审核,主管总助审核,公司总经理审批。
4)工程类合同工程进度款报审表的审批程序:
A)每月项目部工程技术组工程主管(简称工程主管,下同)组织乙方单位和监理公司进行工程量核验;
B)每月5日前乙方单位应填报《工程进度款报审表》并附《月工程量统计报表》(两表简称进度报表)报监理公司审核,每月10日前监理公司审核完毕报工程主管;
C)工程主管填写《应付款审批单》[OA],按应付款审批程序报审;
D)《应付款审批单》批准后,工程主管代表公司签署《工程进度款报审表》,并发乙方单位。
(《应付款审批单》为公司内部审核用表,注意保密,此表不能发施工单位);
E)工程主管将所有资料一份存成本管理中心,作为支付工程进度款的依据。
3.5合同和无合同付款
1)项目付款。
执行部门应在项目单项合同(无合同付款)应付款余额内付款,超出应付款余额的财务中心应拒付。
执行部门(项目部)经办人填写《项目款(合同款)领款单》[OA]和《合同款收付记录单》,并按以下程序进行审批:
a)项目月计划内付款[OA]:
执行部门总经理(项目经理)审核,财务中心主管审核,项目总监审批;
b)项目月计划外付款[OA]:
执行部门总经理(项目经理)审核,财务中心主管审核,项目总监审核,主管总助审核,公司总经理审批;
2)管理、行政类合同付款
c)管理、行政类合同付款[OA]:
执行部门总经理审核,财务中心主管审核,主管领导审核,公司总经理审批;
3)管理、行政类其它付款按《授权手册》和专项制度规定的程序和权限审批。
4)财务中心经办人在办理付款后在《合同款收付记录单》上签字,并将付款信息及时录入成本及合同管理软件[C&C]。
3.6合作执行评价
合同执行过程中和执行完毕后,应按合同履行情况对合作伙伴进行评估,具体详见《合作伙伴评价作业指引》和担保体系文件的相关规定。
四、支持性文件
4.1《招标管理流程》
4.2《项目采购管理流程》
4.3《合作伙伴评价作业指引》
五、相关记录
5.1《合同审批会签单》
5.2《应付款审批单》
5.3《工程进度款报审表》
5.4《项目款(合同款)领款单》
5.5《合同款收付记录单》
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- 远地 合同 付款 管理 流程