三峡黑茶年度品赏推介活动策划实施方案.docx

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三峡黑茶年度品赏推介活动策划实施方案

2012年三峡黑茶品赏推介活动方案

【活动策划方案】

（一）活动概况

活动主题/名称

标题一·标题二！

——2012年度三峡黑茶品赏推介会

活动承办机构

主办方：

湖北三峡黑茶有限公司

协办方：

宜昌市老干部局；

宜昌市老科协

活动时间

2012年3月28日（周三）时间：

上午08:

30

活动地点

宜昌市民政局九楼会议室

活动形式

领导致辞、专家讲座、茶艺表演及抽奖互动等

活动主体内容

准确邀约目标受众人群，通过多种满足目标受众人群特性的策划活动内容，在轻松愉快的氛围中，争取用最低的成本达成本次活动的目的

活动出席人员

宜昌市老干部局;宜昌市京剧票友会；

宜昌市老科协；宜昌市老促会；

专家领导顾问团；会议新闻媒体界；

公司客户群体；公司工作组

（二）活动目的

1.提高目标受众对三峡黑茶品牌的认知和认同度；

2.提高目标受众对三峡黑茶产品的认知和认同度；

3.为三峡黑茶产品在绿茶上市旺季打开市场局面，形成品牌影响力；

4.加强与媒体、政府沟通，有效宣传三峡黑茶新产品，提升产品在绿茶产区的市场占有率；

5.加强公司与各合作单位及顾客的沟通与交流；

6.争取通过第三途径增强地方主管部门及经销商对新产品的认知水品和经营发展信心。

（三）活动要点

1.准确定位目标受众——使用正确方法邀请到对的目标受众；

2.准确把握受众需求——争对目标受众特性策划活动内容（专家讲座及茶艺表演等）；

3.准确把控活动价值——用较低的费用，出最大的成效；

4.准确评估活动结果——三方（目标受众、政府媒体、主办方）对活动的满意程度，受众对品牌的认同感和销售达成等。

（四）活动主题/名称/时间/地点：

★主标题：

标题一·标题二

★副标题：

2012年度三峡黑茶品赏推介会

1.活动时间：

★会议时间：

2012年3月28日（周三）时间：

上午9:

00

★宴会时间：

2012年3月28日（周三）时间：

中午11:

45

2.活动地点：

★单位名称：

宜昌市民政局九楼会议室

★会议详细地址：

★会议联系方式：

（五）活动承办方：

★主办方：

湖北三峡黑茶有限公司

联系人：

联系方式：

★协办方：

宜昌市老干部局；宜昌市老科协

联系人：

联系方式：

（六）拟邀嘉宾与参会人员：

A：

拟邀嘉宾（约250人）：

1.宜昌市老干部局（约100人）；

2.宜昌市老科协（约50人）；

3.宜昌市老促会（约10人）；

4.宜昌市京剧票友会（约30人）；

5.公司组织客户（约60人）

B：

会议新闻界：

1.三峡日报社；

2.三峡商报社；

3.三峡晚报社；

4.宜昌电视台；

5.三峡传媒网

C：

主要领导：

李泉王少愚

（七）活动流程及安排：

1.活动整体流程：

日期

时间

会议

内容

会议

地点

主持人

会务

负责

备注

3.28

8:

00-8:

30

工作组人员就位完成会场布置

民政局九楼会议室

尹健

3.28

8:

30-9:

00

嘉宾签到入场

民政局九楼会议室

尹健

3.28

9:

00-9:

15

开场白及介绍与会嘉宾

民政局九楼会议室

尹健

3.28

9：

15-9:

30

董事长致欢迎词辞

民政局九楼会议室

尹健

尹健

3.28

9:

30-:

9:

45

领导致辞

民政局九楼会议室

尹健

3.28

9:

45-10：

15

专家讲座

民政局九楼会议室

尹健

3.28

10:

15-10:

50

黑茶保健功能知识讲座

民政局九楼会议室

尹健

3.28

10:

50-11:

30

茶艺表演及产品推介

民政局九楼会议室

尹健

3.28

11:

30-11:

40

幸运抽奖活动并颁奖

民政局九楼会议室

尹健

尹健

3.28

11:

40-11：

45

致感谢词，宣布推介会圆满结束

民政局九楼会议室

尹健

3.28

11:

45-12:

00

礼仪引导与会人员就餐、欢送嘉宾

民政局九楼会议室

尹健

3.28

12:

30-13：

00

组织媒体进行专家访谈

民政局九楼会议室

尹健

民政局九楼会议室

民政局九楼会议室

民政局九楼会议室

2.活动细化流程：

会前

项目

工作内容及要求

责任人

完成时间

备注

人员邀请

整理邀请人员名单，发送邀请函并落实参会人员

会议场地

选择并确认租用会议产品展示场地，并办理相关手续，会场具有投影仪等偶主设备

会议订餐

在会场地点选择并确认就餐场地，并办理好相关手续

资料准备

确认资料与礼品类型、数量

产品及设备准备

确认需推广产品的型号、数量及与推广活动相关的设备，并将其运输到指定位置

会中

项目

工作内容及要求

责任人

完成时间

备注

会场布置

按照会议要求，摆放桌椅、展品、会议横幅等相关准备工作

器材链接

将系统连接完成，并完成测试，确认系统正常

会议接待

热情接待来宾，登记来宾相关资料，并整理归档

互动环节

第一轮：

问卷调查

第二轮：

抽奖活动

第三轮：

幸运大奖

（通过问卷调查评估和幸运抽奖和现场购买三种方式获奖，凭入场卷领奖）

拍照摄影

根据后期宣传的需要，选角度拍照。

寻找机会拍照，录制视频等

会后

项目

工作内容及要求

责任人

完成时间

备注

撤场

按型号、规格清理产品，包装完整并运输到相关单位

客户回访

根据会议期间收集的信息，对客户资料进行整理、归档

后续宣传

新闻稿撰写、发布、媒体合作

工作总结

相关资料归档、形成工作报告，总结不足及改进措施

（七）会务组人员：

为了使本次推介会的会前准备工作、会中危机处理工作、会后整理工作顺利完成，特设立推介会会务工作小组，规划组织结构安排，责任到人，分工协作；

职务

姓名

工作责任

所属单位

备注

组长

王少愚

总体把关、督促检查、高层联络

副组长

尹健

张发铭

对项目进行组织和指导、单位或部门协调；指导分解工作的细节；领导成员进行工作；评审及检查（全盘负责计划实施、分工推进）

活动内容策划负责人

活动主题升华、实施方案、场地布置、资料提供等

活动接待商务负责人

前期邀请嘉宾、现场接待，宴会及现场会议需要协调的一切事物

下设分类项目执行小组：

A、行政组（组长：

）

本组职责：

1.会场洽订与物品供应保障；

2.活动道具与器材的租赁和筹备；

3.活动现场的场景布置与展示设计制作；

4.活动关高的物料设计与制作；

5.邀请函、会议资料、会议用宣传品的设计制作；

6.展品摆放及礼品、奖品的分装、发放；

7.礼仪、茶艺及现场工作人员调配；

8.主持人、嘉宾的演说安排及讲稿；

9.宴会、酒水及车辆安排；

10.活动现场的拍摄

B、外联组（组长：

）

本组职责：

1.确定与会人员名单并加以跟进落实；

2.与会嘉宾的邀请和及时联络；

3.与会嘉宾的迎送接待；

4.与会人员的照应和协调；

5.嘉宾的活动安排与礼品发放；

6.负责合作媒体的邀请与联络；

7.来访记者的接待与安排；

8.媒体采访的监督和实施；

9.新闻通稿与采访提纲的提供；

10.媒体宣传硬文、软文及活动报道软文的构思和撰稿

C、财务组（组长：

）

本组职责：

1.专项活动费用的财务统计；

2.现场人数、礼品的数目统计；

3.其它物品的领用、登记、统计与核实；

4.各类赠送礼品的准备、分包与统计；

5.活动现场现金收支的供应、统计工作

6.媒体记者的稿费发放

以上各组的工作类容有分工有协作，需要互相配合！

（八）推介会现场布置：

以主题背板、活动展板、易拉宝、鲜花、气球飘带、音乐等烘托气氛，隆重又不失典雅的会议氛围。

A、场外布置：

1.横幅主题；

2.升空气球及飘带；

3.鲜花；

4.礼仪小姐；

5.会场主通道沿途布置展板、展架；

6.签到及礼品发放处布置

前台布置：

设两张台面，分别为嘉宾签到台、媒体签到台，覆红色绒布；

台上物品：

签到薄两册、名片盒两个、指示牌3-5个；

礼品准备：

笔、本、问卷调查表、产品宣传册及资料，就餐分配表等用公司手提袋分装好；

人员配置：

每张签到台一人，分别负责嘉宾引导和媒体的接待签到，分发礼品袋等工作

B、场内布置：

1.中心舞台

大幅主题背景板（会议主题、公司相关宣传图片）；

演讲台及麦克风；

嘉宾访谈座位；

产品展示道具；

音响设备、笔记本电脑、投影仪等；

2.专家及嘉宾席（桌上摆放嘉宾姓名座牌、茶具、笔记本、笔等）；

3.记者席（设分区指示牌及采访提纲、产品资料、用笔、USB电源等相关附件）；

4.其它会席；

5.会场两侧布置

*茶艺演示区；

*展品展示区（海报展架、展品、礼品及奖品）；

*摄像机三脚座架、拍摄区域；

*配置礼仪、服务员等相关工作人员

C、宴会布置：

1.易拉宝、主题背景展板；

2.主持人及嘉宾讲台；

3.茶艺展示区；

4.音响等相关设备；

5.自助餐区；

（九）活动资料准备：

1.邀请函；

2.推介会议程；

3.新闻通稿；

4.领导欢迎词发言稿；

5.专家演讲发言稿；

6.发言人的背景资料介绍（应包括头衔、行业地位等）；

7.公司产品宣传说明资料（公司宣传册、产品宣传册等）；

8.电子资料及产品图片等；

9.手提袋、纪念礼品、展品、奖品等；

10.空白信笺（笔记本）、笔（方便参会人员记录；

11.企业负责人名片（推介会后进一步联络方式）

（九）推介会费用预算：

费用类别

项目名称

预算金额（元）

费用说明

场租费

场地租金、管理与服务

物料费

会务物料制作费用

名片、宣传册、展架、易拉宝等

公关费

新闻媒体宣传费用

记者出场费、宣传费用

餐饮费

宴会及茶水类服务费用

餐费、茶、酒水饮料等费用

活动礼品费

礼品奖品等费用

订购人员礼品及互动环节奖品费用

设备费

演示设备运保费

租用器材、展品等运输费用

其它

杂项费用

展品破损等其它不可抗力影响产生的其它费用

合计

（十）会后总结与整理工作：

1.及时收集会中的问卷调查表，进行归纳总结，整理成册，作为以后市场决策参考资料；

2.收集整理媒体所发报告，专题及软文（报纸、录像、图片等），动所有资料整理编辑整理成册归档；

3.对本次活动进行评估，吸取经验、找出问题与不足，写成汇报材料，上交总经理审批。

（十一）附件材料：

1.客户邀请名单；

2.客户签到表；

3.礼品、展品登记表；

4.董事长欢迎词；

5.主持人讲说词

附件1：

客户邀请名单：

姓名

工作单位

职位

联系电话

联系地址

备注

附件2：

客户签到表：

姓名

工作单位

联系电话

姓名

工作单位

工作单位

附件3：

礼品、展品、奖品登记表：

产品名称

规格

数量

库管

责任人

备注

董事长欢迎词

主持词

尊敬的各位领导、各位来宾、各位朋友、女士们、先生们：

大家下午好！

 非常欢迎并感谢您前来参加2012年度三峡黑茶“****，*****”首场品赏推介会。

我是熊海荣，非常荣幸能够担任此次盛大会议的主持人。

首先请允许我代表湖北三峡黑茶公司全体工作人员向前来参加本次会议的各位领导、各位来宾、各位朋友们表示热烈的欢迎和衷心的感谢！

为了保证此次三峡黑茶品赏推介会的顺利进行，请各位将您的通讯工具调制静音或震动，并且会议期间请不要随意走动，谢谢合作！

承蒙各位领导、各位朋友的关爱与支持，湖北三峡黑茶公司经过2年的发展壮大，秉承“诚信天下，商企共赢”的企业理念，保持了在同行业中脱颖而出的大发展；在与客户合作的过程中，公司始终坚持“合作、包容、共享、多赢”的合作理念，“致力于客户健康”的服务理念，使公司产品迅速成为茶叶市场的主流品牌，公司经过近几年来的培育和发展，在湖北省内的销售网络逐渐扩大和完善，形成一支稳定的销售队伍，大大提高了品牌的知名度、美誉度。

在广大经销朋友的支持下，销售业绩节节攀升，前景喜人。

这些成绩的取得，离不开各位的支持，我们用智慧和汗水共铸了今天的辉煌。

在此，我向大家再一次表示衷心的感谢！

今天在这里，将与在座的各位畅叙友谊，寻求合作，共谋发展，为感谢各位嘉宾的支持和关注，今天我们也准备了丰厚的礼品送给大家。

希望能与您共度一段愉快而又让您有所收获的时光。

下面，请先允许我隆重的介绍一下出席此次会议的各位领导，他们是……（要用全称）