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时间管理.docx
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时间管理
最近以来,办公室里流行一种有趣的传染病--让自己看起来很忙。
有人认为,盯着电脑或智能手机看也是在做事情。
你知道吗?
当你接受这种看法的时候,你已经染病了。
读报纸?
显得不忙。
看网上的头条新闻?
这看起来就像工作!
日程表上什么也没写呢?
看起来不忙--即使你正在构思一个绝妙的新业务线,或者一款能为你节约几百万美元的新产品。
日程表上写满了会议呢?
这个人将要发达!
在这个专栏,好几次我都想写文章跟这种"装忙"的流行病做斗争。
如果你需要休息,那就休息一会儿。
如果你已经做完了一天的工作,那就回家吧。
如果你的工作需要开动大脑,你最好躺在沙发上,尽一切办法这样做。
所以我很想读《生活骇客》上一个由AlanHenry所写的故事,他认为,让自己看起来很忙,确实能够促进创造性工作和战略性思考。
他是怎么讲的呢?
这是他的解释:
"看起来忙碌的目的,就是提醒你的老板和同事,你的时间宝贵,而且你马上就能着手做的只有这么多事情,所以要给你一些喘息的空间,让你能够踏实地想想。
"怎么才能看起来很忙?
修饰你的桌面。
"没人会在中午经过你的电脑,看到你的电脑桌面空白,没有打开的文档,"Herry写道,"设置另一个窗口,在窗口中打开你的邮件客户端,然后你在另一个窗口工作。
随时保持几个应用程序在后台运行。
"他还提倡成为"邮件回应忍者"--快速回应,但在回信中显示出你很忙。
回信不是回答,而是说"我一有空就马上回复你"。
当有人问你"最近怎么样?
"时,不要回答"不太忙",要说"不"。
"No"这个词可以创造奇迹,特别是当你以令人愉悦的方式,暗示你已经在做好几件任务,并且表示,你多想接下这个任务……但就是不能。
所有这些的目标是要为自己创建一个缓冲区,帮助你抵挡那些比你地位更高的人试着蒙骗别人,加给你的不合理或不必要的任务。
一旦你建立缓冲区,你就可以努力完成工作中的核心任务,以及将来能提升你职业前景的任务。
这听起来很有道理,不过是相当不诚实和低效。
在一些组织功能相当混乱的公司中,这种办公室"柔术"是必要的。
但在其它公司,大概只有在你偷着找工作时,才应该尽量显得忙碌来掩盖行动。
有最棒的工作场所,也有最棒的老板。
使用时间的最好方式,是努力找到理想的工作环境——在这里,你正在做的事情,正是你真正的工作任务——坦坦荡荡,问心无愧。
你在工作中努力显得忙碌吗?
十个时间管理技巧
你是否有过这样的经历:
某一天,你雄心勃勃地准备把手底下的事清理干净,可到头来却一事无成?
也许每个人都曾有过这样的经历,但在某些人身上表现得格外明显。
时间管理可以帮助你把每一天、每一周甚至每个月的时间进行有效的合理安排。
运用这些时间管理技巧帮你统筹时间,对于每个人来说都是非常重要的。
组织技巧相对于其他技巧来说是最简单的一种。
比如,所有的时间管理建议都包括在一些表格当中,在表格中你需要把你想要完成的任务填进去。
对很多人来说,这是最简单和普通的了。
当然,制表格和填表对一些人来说是有困难的。
这是一个天份问题,与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力和抽象思维能力无关。
时间管理需要一定的训练,如果你没有准备好接受专门训练的话,你将不能成为一个优秀的时间管理者。
下面我把自己总结出来的十大时间管理方法介绍给您。
值得注意的是,我没有称之为“最好的方法”。
不过这些方法对我是有帮助的,希望对您也能有所帮助。
1、每天清晨把一天要做的事都列出清单如果你不是按照办事顺序去做事情的话,那么你的时间管理也不会是有效率的。
在每一天的早上或是前一天晚上,把一天要做的事情列一个清单出来。
这个清单包括公务和私事两类内容,把它们记录在纸上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。
在一天的工作过程中,要经常地进行查阅。
举个例子,在开会前十分钟的时候,看一眼你的事情记录,如果还有一封电子邮件要发的话,你完全可以利用这段空隙把这项任务完成。
当你做完记录上面所有事的时候,最好要再检查一遍。
如果你和我有同样的感觉,那么,在完成工作后通过检查每一个项目,你体会到一种满足感。
2、把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上在完成了开始计划的工作后,把下来要做的事情记录在你的每日清单上面。
如果你的清单上在内容已经满了,或是某项工作可以转过天来做,那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。
你是否想知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗?
这是因为他们没有把这些事情记录下来。
如果我是一个管理者,我不会三翻五次地告诉我的员工我们都需要做哪些事情。
我从不相信他们的记忆力。
如果他们没带纸和笔,我会借给他们,让他们要完成的工作和时间期限记录下来。
3.对当天没有完成的工作进行重新安排现在你有了一个每日的工作计划,而且也加进了当天要完成的新的工作任务。
那么,对一天下来那些没完成的工作项目又将做处置呢?
你可以选择将它们顺延至第二天,添加到你明天的工作安排清单中来。
但是,希望你不要成为一个办事拖拉的人,每天总会有干不完的事情,这样,每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。
如果的确事情重要,没问题,转天做完它。
如果没有那么重要,你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完成的原因。
4、记住应赴的约会使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会,这包括与同事和朋友的约会。
以我的经验看,工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。
如果你不能清楚地记得每件事都做了没有,那么一定要把它记下来,并借助时间管理方法保证它的按时完成。
如果你的确因为有事而不能赴约,可以提前打电话通知你的约会对象。
5、制一个表格,把本月和下月需要优先做的事情记录下来具我所知很多人都开始制定每一天的工作计划。
那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢?
除非你从事的是一项交易工作,它的时间表上总是近期任务,你经常是在每个月末进行总结,而月初又开始重新安排筹划。
对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法,再次强调,你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。
在每个月开始的时候,将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。
6、把未来某一时间要完成的工作记录下来你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。
比如,你告诉你的同事,在两个月内你将和他一起去完成某项工作。
这时你就需要有一个办法记住这件事,并在未来的某个时间提醒你。
我一般是用一个电子日历,因为很多电子日历都有提醒功能。
其实为了保险起见,你可以使用多个提醒方法,一旦一个没起作用,另一个还会提醒你。
7、保持桌面整洁我从不相信一个把自已工作环境弄得乱糟糟人会是一个优秀的时间管理者。
同样的道理,一个人的卧室或是办公室一片狼藉,他也不会是一个优秀的时间管理者。
因为一个好的时间管理者是不会花很长时间在一堆乱文件中找出所需的材料的。
8、把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方随着时间的过去,你可能会完成很多工作任务,这就要注意保持每件事的有序和完整。
我一般会把与某一件事有关的所有东西放在一起,这样当我需要时查找起来非常方便。
当我彻底完成了一项工作时,我会把这些东西集体转移到另一个地方(参阅方法9)。
9、清理你用不着的文件材料也许你会感到吃惊,在过去的十年中,我只有一个装文件的抽屉,那里有我这些年所有的工作文件。
我总是把新用完的工作文件放在抽屉的最前端,当抽屉被装满的时候,我会清除在抽屉最后面的文件。
换句话说,我总是保持有一个抽屉的文件,总量不会超出这个范围。
有的人会把所有的文件都保留着,这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸,很多文件可能都不会再被人用到。
我在这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料,而是那些用作积累的文件。
当然,有的时候,我也会去查找用过的文件,它们虽然经过了我的清理,但原稿我会一直保留在计算机里。
10.定期备份并清理计算机我对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。
我猜想,你保存在计算机里的95%的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。
我定期地备份文件到光盘上,并马上删除机器中不再需要的文件。
时间管理技巧
无论您从事什么,时间就是您要面对的一切,您的计划、安排的对象,确切地说,也就是您要奉献的全部东西。
作为成功的销售人员,您应该意识到一个严重的事实:
不知道您都闲置了多少时间。
关键不在于能活多久,而在于能活多好。
您在工作中投入了多少时间并不重要,重要的是您在这段时间内都干了多少工作。
您不知道自己有多少时间,所以,先充分地利用您知道自己所拥有的今天。
不要以为那些忙忙碌碌的高级经理们都很清楚时间的价值。
他们在时间安排上并不是您想象的那么完美,而是非常糟。
在给一个知名企业作咨询的时候,我们曾认真地记录了该企业总经理一周工作的实际情况,很遗憾,他每天的时间根本不是他所能够控制的,而更糟糕的是在这一周,与业务有关的工作共有两次,不超过30分钟。
真的是令人吃惊!
无论走到哪里,我们都会听到一种抱怨:
“只要我有更多的时间,我就会……”当问到人们喜欢更多地拥有什么东西,您会得到各种不同的回答:
金钱、假期、家庭生活时间、爱好、教育,等等。
再向他们发问,什么才能使他的生活更轻松,您会得到更加一致的答案:
“我需要更多的时间!
”
花费时间与用时间投资
“花费”好象是大家都不喜欢听。
当您花钱买了一套新衣服时,就意味着这笔钱从您的账户里消失了;而当您“投资”于一套新衣服时,您将会是完全不同的心态。
此时,钱根本没有损失,这套新衣服将使您在进行销售介绍时显得更精神、更有自信心。
衣服变成了一种投资,它通过帮助您展示出更具有专业化的气质,实际上又把钱带回到您的银行帐户上。
花费与投资——因想法稍有差异就会创造出不同的效果,您意识到了吗?
要用自己的时间投资而不是去花费它。
现在,您要改变对时间的态度,究竟时间值多少钱?
我们不妨计算一下。
假设您每年的毛收入是8万元,按照每周40小时工作时间计算,您每年工作2080小时,那么您每小时的估价便是38.46元。
假如您是做直销工作,如果您每天有一个小时花费在无收获的活动上,那就意味着本年度您花费了1万元(每天1/8的时间花费了,8万×1/8=1万),而没有从中得到任何东西。
但更严重的是,您浪费了您的时间,也浪费了老板的时间;同时,您也失去了那些,如果您能有效利用这些时间便会发掘出来的连环客户和未来的生意。
我希望您能意识到,作为一名销售人员,您的时间的价位是由您自己决定的,没有任何公司、任何团体、任何贸易协会、任何人可以支配您每小时的价位。
许多人喜欢陶醉于先知先晓,月末可以领到的固定价位支付的薪水。
但是,您和他们不同,您知道,“保安工作”其实没有任何安全之处,那个领薪日也许意味着您数周、甚至数月在路上奔波,而且您乐意这么做。
那些做房地产生意的人很清楚这意味着什么。
从您第一次敲响那位潜在客户的大门,到了解行情、为屋顶的情况争论不休、重新为走廊刷漆、出售、做成交易、最后拿到支票,共花了多少时间?
安排好时间可帮您避免在这种时候产生消沉情绪,人们很容易迷失目标,但不要着急,每个人都有这种时候,您只需把精力集中在手头的工作上,继续去敲那些门、去打那些电话、去拜访、去尝试每一次机会。
不要让自己卷入忙碌的工作,而要成为一个真正地忙于快乐、积极地把自己每小时的价位每天都提到新高度的人。
您每天都有24小时,您是把他花掉,还是把它投资出去。
真正的业务高手会把每一分钟都用于投资,甚至休闲时刻。
如果您工作中需要开车,您可以收听收音机中的广播节目,听听美妙的音乐、吹一曲快乐的口哨或埋怨其它司机。
但是,一种更有成效的方法是把这些时间用于听一些好的、教育性、推动型或鼓励性的录音磁带或CD盘。
华人巨贾李嘉诚利用每天上班路上的30分钟请了一位英文教师给他上英文课,多么有价值啊!
做工作计划,按计划工作
因为您有目标,所以您需要计划。
计划是实现目标的唯一手段。
您最好用计划来管理您每天的工作。
一般做业务的部门都有相应的计划表,自己也可以编制一个工作计划表。
日工作计划的几个要素:
1、走出办公室或家门
看看您以前的报表,您的客户在什么地方?
试想一下,如果您没有在准确的时间离开办公室,所有的潜在客户都在和您的竞争者进行接触,有的甚至都在签约了!
在快餐馆的空调环境忍不住让您在这里歇歇脚,您知道您耽误了多少个潜在客户和销售生意,价值多少?
恐怕您自己也不知道。
记住“潜在客户远在那边”
2、约见
忘记一次约会,甚至是一次很重要的约会都是很容易犯下的错误,而潜在客户不会管您任何理由。
他认定的就是一段重要的时间被一个没有露面的人给浪费了。
一次失约,会在您的脑门上刻上一个标记。
那位客户以后每每听到您的名字,就会有两件事情发生:
在他面前晃动的标记意味着他根本不会理您,或者更糟,他在指责您的失约。
任何一种行动都不利于寻找潜在客户的成功。
您还需要记住的是这位被您抛弃的客户还会把您的坏印象归罪于您的公司、您的产品并告诉他所有的同伴。
3、家庭作业
这个世界里最永恒的事情就是变化。
您不仅要注意到市场、行业、产品和营销战略的变化,还要学习研究,知道如何利用它们。
如果被一位比您更了解您的行业的潜在客户击倒,这是再糟不过的事情了。
4、您的家庭
因为工作而将家庭置之不顾或者顾不上的人确实很多。
然而不管您成功与否,最关心您的人就是您身边最亲近的人——您的家庭成员。
您做事业不也是为了让他们分享您的快乐吗?
5、锻炼身体
良好的身体状况可以让您工作更顺利。
不过做什么工作,都应该有时间照顾自己的身体。
很简单,把他安排到您的计划内,按计划行事。
6、奖励您自己
当您自己在大棒下工作的时候,还要记着给自己一根胡萝卜,这是很重要的。
您必须允许自己在成绩面前受到奖励,对于那些大成绩,我不担心,您的心里已把它放在最重要的位置。
我要提醒您的是中途中的一些小奖赏,它们也不可忽略。
因为这样才能使您不断获得动力,继续前进。
奖赏办法是个人的事情,也应该这样。
所以,我不想为您列出一个完整的奖励清单来,想一想什么东西能使您自己高兴,然后,时不时以此对自己稍加奖励。
7、寻找潜在客户
您的工作是每天都要出去寻找客户,除非正常的休假时间。
这部分工作是最辛苦的工作,也是销售人员寻找推委借口的首要工作。
问一下自己工作中最不愿意干的事情是什么,那件事十有89是寻找潜在客户。
让您的每一天都卓有成效
将您的每一天分解成几个部分。
时间计划有时会使人们受挫。
而且“时间计划”这个词听起来也很正式,所以我们用“工作效率”取而代之,这样听起来更顺耳一些。
时间计划是计划您的日工作效率,这样才能充分有效地利用您的每一天。
让您拥有的每一时刻都去做富有成效的事情。
这一原则代表时间计划寻找潜在客户、销售和您生活中全部其它内容。
这听起来极其简单,但也是最容易被人忽视的最好原则之一。
不论您在哪里,不论您做什么,都要不断自问:
这是我此时所能做的事情吗?
以下三种做法有助于您遵循这个原则:
·保留一份您的重要活动的清单;
·保留一份您的约见名单并随身携带;
·了解您的时间价值所在。
要警惕因安排不当而造成的陷阱,许多销售人员都掉进去过。
它们花费很长时间进行细心准备、谋划策略、有条不紊地开展寻找潜在客户的活动。
但是,实际决不是那样顺利。
这些人有时买最昂贵的最复杂的有关市场营销日程安排方面的书籍,他们把大量的时间投入到计算机材料档案或搜集索引卡片上。
他们分析客户的欲望和需要,把他们的产品介绍个性化并练习如何接近潜在客户。
所有这些都是很重要的。
但问题是这些人从来不把所有的努力放到实践中去。
也许这些人对失败有一种恐惧感。
当然不是懒惰,但不管理由是什么,组织好自己的工作才是目标,而不是首先考虑所有这些组织安排的理由。
准备好一切本身就是完成了意向工作。
组织是很重要的,但有时候计划却没有成效。
所以,要不断地自问:
您正在做的事情是否在当时最合适。
制定时间计划是从制定目标开始的。
因为只有这样,您才能真正知道什么是最重要的事情。
您的生活中有五方面需要制定目标:
家庭、健康、财富、精神修养、爱好和教育。
1、制定第二天的工作计划
在您准确地制定了目标并写下来之后,就该制定时间计划了。
晚上睡觉前,您第二天的计划准备好了吗?
每天都要坚持您的计划,确实,销售人员没有计划真的无法工作,效率实在是太低了。
写下您第二天要做的事情:
要打的电话、要会见的人、要执行的任务等与工作有关的事情。
在把您生活中的属于其它类别的重要事情添加在单子上。
写完之后,把单子放好,忘掉它,开始抓紧时间睡觉。
第二天早晨,您可能会出来活动一下,吃早餐的时候再浏览一下您的索引卡或计算机档案材料。
一天中要做的都是这些类似的决定。
要不断地坚持自问,您当时所做的事情是否最有成效。
这是您必须要做的事情。
训练您的思维,使大脑整天重复这个问题。
还可把您的活动写在卡上,如果有口袋就放在口袋里。
总之,无论如何,使这种思维成为一种习惯。
销售工作是一种获得自由的经历,但不是每个人都适合这个职业,您必须遵照执行严格的纪律。
我见过许多职业销售人员,他们都抱着轻而易举即可发财的梦想加入了这一行业,就是那种类型的人——那些说厌烦了按时上下班的人。
销售工作对增长专业知识和个人知识来说,的确可提供令人难以置信的机会,而且从中获得的收益也是没有限度的。
但是,如果您不能充分认识并实践这个职业性质的话,您马上就得再去从事按时上下班的工作,或者去职业介绍所。
2、留有计划外的时间
时间的流逝通过时间计划把您带到明天。
在计划时间上重要的一步是不要过分安排您自己的事情。
如果把一天的时间都安排的满满的,没有一点空闲,那么,一旦出现一种不可预料的危机或机遇该怎么办?
是不是日程全部被打乱掉了。
不要设法计划每天的每一时刻,您不能这样做,至少尊重您的潜在客户的时间。
如果对方迟到了,您该怎么办?
相应的是您迟到了,又会出现一声“糟糕”的叹息。
日程安排本身不是一种结束,知识您要达到目的地的一种方法,要允许自己有一定的灵活性,并在您的计划中体现出来。
大多数有经验的销售人员在制定计划时,只安排一天中90%的时间。
时间计划新手应从一天的75%的时间开始做起,实践经验会使您很快达到专业的水平。
计划就是例行公事,专业的销售人员不会把这件事遗忘,它不是日常的一件琐事,它既是对令人兴奋的一天的总结,也是对更加兴奋的明天的展望。
3、利用最好的工具
时间计划出来好,您就知道了您一天的时光该怎样度过了,那么现在我们开始工作了。
相信您应该在您工作的地方安排您的业务。
把电话号码、潜在客户的档案、参考材料及其它信息都放在您的身边,然后安安静静地利用15分钟的实践做个计划,用上您的时间计划、您的公文包或档案材料,开始组织您一天的工作内容。
您需要一个有效的工具,许多是现成的,如:
时钟或腕表和时间计划表等。
找到一种让您感到舒服的并且需要使用的计划工具。
把计划工具放在您容易取得的地方。
坚持将您的日计划一贯进行下去。
无论是在办公室还是在家里,都不要让自己忽略这项重要的工作。
即使是非常忙,也要抽时间找个地方将您的计划列出来。
没有计划,您就不会拥有成效卓著、令人满意的一天。
把每个月的第一天当做计划的第一次机会。
安排好所有重要的家庭、社会活动,记下重要的日期,如:
家庭成员生日、友好用户的重大周年纪念日等。
把大的事项分解为每周操纵的、每天可做的任务。
这样,您就不会被大量的工作所压倒。
坚持一边工作一边做准确的记录。
不管有多忙,都不要等到这一天结束时才需要填写您的日志,否则有些事情会被遗漏掉,如:
电话号码、名字、地址及您将来需要的重要内容。
因此,养成随时作记录的习惯对您的事业是有帮助的。
每一天结束时,回顾一下当天发生的事情。
回想您成功的关键和失败的地方,哪个地方下次能够做得更好;谁帮助您摆脱了困境,谁妨碍了事情的进展;整体情况进展如何;具体情况怎么样。
成功导航:
自我工作检核
下面几个问题有助于您对自己的时间安排进行检查和评价,用填空方式来检查您一天工作的清单。
·是否完成了我所有优先安排的事情;
·是否达到或超过了日目标;
·是否为说服他人花费了计划花费的时间;
·是否联系单上的每一个潜在客户;
·用于寻找潜在客户的时间——
地点和原因——
是否能够避免?
如何避免?
——
·当天最有效率的事情——
·当天效率最低的事情——
·在我切身利益上花费的时间,我能投入更多吗?
;
·今天对我和我的公司来说都富有成效吗?
;
·所做的全部重要的文书工作——
·今天有多少活动使我更接近我的目标;
·是否为我的家庭安排了时间;
·是否有与我的家人在一起的黄金时间;
·我能否通过——改进与家人在一起的时间质量;
·是否为我自己身心健康花费的时间;
·如果能再有今天,我会改变——
·今天我对做——真的感觉很好;
·发出适当的感谢信
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