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多组织财务管控
多组织财务管控
U9水平应用解决方案系列
U9事业部2009年
1概述
随着经济全球化和市场经济的发展,企业集团化的趋势愈加显著。
对于一个集团企业来说,如何加强财务管控,以达到控制风险,降低成本,持续有效的支持业务发展,已经成为越来越迫切的需求。
这些企业,基本都面临如下这些问题:
1、多组织、多地点经营,甚至有海外的子公司,或者母公司在海外,如何能及时准确地合并各个公司的财务数据?
2、在海外上市,或者有海外母公司,或者内部有不同核算目的,企业都面临按照不同的会计准则进行核算的要求。
如何能在业务发生的时候,就能及时准确的按不同的会计准则进行核算,而不必事后人为调整呢?
3、多组织、多地点经营模式下,经常会出现一个人员为支持不同组织的业务,而发生各项费用。
如何能及时地把这些费用记入相应的组织,并且能在费用发生之前就进行有效控制?
4、预算是企业贯彻战略,协调资源,加强内控的一个有效手段,但是如何能保证预算在业务环节得到切实有效的执行?
5、多组织、多地点经营,资金是分散的,如何加强资金监管,降低资金成本,控制资金风险?
6、固定资产所占企业资产比重一般比较大,资本性支出也是企业的一项非常重要的支出。
如何加强资产的全生命周期的管理?
2解决方案
2.1多组织架构的管理模式
三花是一个跨地域、多公司的集团性企业,如何实现三花集团企业信息化的一个关键问题,就是如何解决集团集中统一管理和异地子公司的业务协同问题。
如前所述,我们早就指出三花集团管理信息化一定是建立在一个多组织(是多公司、多工厂、多事业部的一个集合概念)架构上的,单一系统的应用有许多关键问题都不能解决,因此能否有一个多组织架构的平台化系统是三花集团信息化的关键所在。
首先需要说明的是U9就是一个基于多组织架构的平台化软件应用系统,其关键核心应用有三:
一、U9多组织概念:
U9针对集团企业具有多公司、多工厂和多事业部和集团管理等特点,将所有集团所属的业务单元、分子公司、工厂、事业部均抽象为组织概念。
即将具有一系列管理职能的业务单元都定义为组织,如一个公司(有多种管理职能)是一个组织,一个业务单元(有部分职能)也是一个组织。
在U9里有七种组织形式:
法人组织、核算组织、销售组织、物流组织、工厂组织、采购组织、资产组织。
这些组织可以通过对它们之间的垂直的行政关系和横向的业务关系进行定义,从而将各组织联系起来,以实现对多组织的管理。
2、U9多组织的之间关系:
不同的集团企业有不同的组织关系,U9根据集团企业特点,提供了多达二十多种组织关系,如下图所示:
有了上述组织关系定义,实现多种集团化管理模式就是一件轻而易举的事情了,不像大多数企业,一涉及到集团化协同运作就面有难色、无能为力了。
实际上三花在建立集团统一管理模式的过程中,通过U9的多组织架构的应用,既可以少走弯路,也可快马加鞭!
3、U9多组织应用模式:
1)多工厂制造协同:
U9解决了多工厂制造协同管理,可以支持总厂计划、子厂生产,可以支持子厂和子厂产能分配、可以支持跨厂领料等,也可支持分别处理生产中心统一执行多工厂的MRP(物料需求计划)规划;或实现集团化多经销商的DRP(分销计划)规划与MRP规划;
2)多组织间的供应链协同:
实现多分支机构、多运营地点、多工厂、多物流组织、多研发中心的供应链运作模式,通过金流、商流、物流、成本流、资讯流合理配置和有效信息跟踪,支持目标客户人力资源、业务资源、信息资源和资产资源的按需部署,使其有序、合理、并方便独立处理和共享,实现供应链协同。
3)产品事业部的管理模式:
当企业采用事业部制方式进行经营管理时,U9能够实现:
分销渠道同时销售各事业部产品;工厂可以生产各事业部产品;各事业部分别有不同账簿和成本计算方法,并可能共用一个或多个物流组织;各事业部之间的内部结算等等。
4)集团业务中心的管理模式:
U9可以满足以集团业务中心来管理具有相同营业行为的组织的经营模式,如销售中心来管理多个销售公司(组织);生产中心来管理多个生产工厂(组织);采购中心来管理多个采购单位(组织)等等,实现业务中心对所属的组织管理,可以采取全集中、全分散、部分集中、部分分散的控制;对任务的下达与管理;对所属组织数据的连动、以及对所属组织营业行为的监控等各项管理需求。
5)多生产模式的混合生产与规划:
当企业需要具备同时处理标准生产和专项生产的能力时,U9可以帮助客户实现专项接单的专项生产、与标准接单标准的生产与规划混合模式,既保证标准的生产与计划有序进行,也能完全满足个性化产品的专门规划、专项生产的产品报价,专用料规划和共用料处理,专项过程监控,专项成本等专项生产需求。
上述各种多组织协同模式对于三花可以根据集团企业的发展要求和特点分别组织实施。
如集中销售(接单)、分散就近发货;集中采购(供应商规模议价)、分散收货;集中计划、分散生产;集中资金(管控)、分散使用等,充分实现三花集中有序、分散有度的高效、敏捷、协同、统一的集团管理模式。
2.2先进的财务管理模式
U9提供了全面的多组织财务管控体系,从全面预算管理,管控到资金,管控到费用,管控到资产,同时通过对多会计准则多账簿的支持,最后在财务合并合并中体现。
通过U9的多组织财务管控方案,可以帮助您:
1、建立起集团的全面预算管理体系,并将预算贯穿到相关的业务中,真正实现预算的事前计划,事中控制,事后分析。
2、建立起资金的集中监管体系,有效降低资金风险和成本。
3、建立起严格的费用管理体系,有效降低成本。
4、建立集团资产集中管理体系,实现有效的资产集中管理与监控。
5、建立起面向不同会计准则和核算目的的会计核算体系,提供及时有效的多报告体系。
2.3关键应用
2.3.1多组织多账簿管理
三花是一个多独立法人的集团性企业,在单一系统使用下,需要针对每一个独立法人建立一个账套,形成多账套模式。
在这种模式下,由于账套之间数据不能共享、信息不能传递,因此严重地阻碍了集团化企业的信息共享和业务集成。
U9采取多账簿架构,有效地解决了多独立法人集团性多账套存在问题,从而有效地奠定了集团信息化关键应用的基础,对于三花实现集团信息化从根本上得到了解决。
具体有以下几点:
1针对一个法人组织,可以设置多个账簿。
每个账簿都是由会计科目、本位币、会计期间三要素构成。
系统提供如下类型的账簿:
✓主账簿:
为了满足企业对外报告目的建立的账簿。
✓报告账簿:
为了满足企业对内或者对外出具财务报告要求而建立的账簿。
✓内账:
是企业内部管理账簿
2U9按照法人组织建立主账簿,即一个法人组织一个主账簿。
如果有多个法人(二级或三级法人)组织就有多个主账簿。
其中每一个主账簿都可以生成多个报告账簿,如对二级或三级法人合并的报告账簿、对海外上市的报告账簿、对内管理需要的报告账簿;
3U9的账簿会计期间是可以任意定义的,可以按照不同国家和地区的会计年度进行设置其账簿会计期间,且可以跨年度查询、取数和统计;
4U9的多账簿逻辑关系如下图所示:
5U9会计科目提供了平衡体+会计科目+辅助核算的会计科目体系架构。
科目编码结构可以由集团统一来控制,控制到任意一级科目。
下级单位在相应的权限下可以进行增删或者修改。
✓通过平衡体可以实现在一个总账账簿中记录多个二级核算实体业务,例如一个法人组织下的各个事业部如果需要独立核算,可以将其设置为平衡体。
✓辅助核算是对会计科目核算内容的细化,例如管理费用科目可以将具体的费用项目设置成辅助核算。
针对不同的平衡体,不同的会计科目,可以设置不同的辅助核算。
✓同时总账中支持用户设置表外科目与科目的数量核算。
✓可以针对不同的会计科目,设置不同的备查项。
✓依据不同会计制度与新准则预制多套会计科目。
2.3.2多会计准则多账簿
1)一个组织面向不同的核算目的,针对不同的会计准则,可以设置不同的账簿。
每个账簿的本位币、会计期间、会计科目都可以不同。
每个账簿的数据可以来自于U9的业务系统,也可以通过其它的账簿数据转换得到。
2.3.3成本多账簿
系统提供多成本核算方案:
订单成本、品种成本、实时成本、分摊成本、标准成本等,如下图所示:
提供成本多账簿,一个物料可以按照不同的币种、会计期间、成本计价方法核算。
不同的成本账簿,可以转换到对应的不同的总账账簿中。
2.3.4全面预算管理
1)U9的全面预算管理,支持从预算体系建立,到预算编制,到预算执行与控制,到分析调整的完整过程。
2)U9的预算编制,支持自下而上,自上而下的编制流程。
3)U9预算的内容,支持企业的全面预算,并且与U9紧密集成,各项预算的执行数据均实时来自于相关的业务。
4)U9的预算与EXCEL紧密集成,在EXCEL中完成编制、审核、批复等相关工作。
并能在EXCEL中完成预算的相关分析。
5)U9的预算能控制到业务发生的前端,真正做到事前控制。
控制的重点集中在费用、资金、成本、资本支持等内容。
同时,在请购的环节,就能开始进行预算检查,并在预算检查通过后把该项预算预留下来,直到最终的付款环节再真正执行预算。
2.3.5资金管理
1)提供多组织的资金集中管控,根据资金监管紧密程度的划分,支持统收统支、拨付备用金、收支两条线、账户监控等多种模式。
无论采用哪种模式进行资金集中管控,都能与U9的业务紧密集成。
(下图是收支两条线的集成模式)
2)提供17家银行的网银接口,能实时查询各个账户的余额,并进行网上支付。
保障了资金监管部门资金实时动态监控的要求。
3)现金流预测与现金流计划:
基于业务的现金流预测,并能根据预测结果形成现金流计划,同时根据现金流计划监控实际的现金收支。
2.3.6费用管理
1)U9的费用管理提供从费用预算,到费用计划,到费用申请,到借款报销的完整流程。
2)支持多组织的费用管理。
费用报销人员的任职组织,报销的业务组织,报销的资金支付组织,报销的费用归属组织,报销的费用归属对应的记账组织都可以是不同的组织。
3)费用预算提前到费用申请阶段就开始控制,避免费用发生后报销环节才发现超预算,为时已晚。
2.3.7资产管理
1)U9支持资产的多组织管理。
资产的管理权、所有权、使用权可以为不同的组织所拥有。
资产组织享受管理权,主要负责管理资产的生命周期管理;货主组织享受所有权,资产的相关核算记入相应的货主组织;使用组织享有使用权,资产的费用分摊记入相应的使用组织。
同时,资产可在不同的组织之间进行调拨。
2)支持资产从请购,到采购,到资产建卡,到资产报废的完整生命周期管理。
3)多折旧标准管理
传统上,企业对资产的管理标准即原值、残值、折旧方法、使用年限等是唯一的,也就是说一个企业对同一资产的管理标准是唯一的。
但是随着经济的发展,同一资产同一管理标准是不够的,同一资产需要多套标准来管理,而多套标准的核算结果对应多个财务核算帐簿。
对于这样的业务我们称之为资产多账簿。
例如:
税法多账簿、多会计准则多账簿,系统可以设置同一固定资产对应多个折旧帐簿。
如下图所示:
2.3.8财务合并
1)通过并账,把多组织的账务明细数据合并起来。
比起并表来,并账的数据更详细,也更便于集团进行数据分析。
2)可以进行平行法的合并,也可以进行分布法的合并。
3)内部交易数据自动从U9获取并进行对账。
可以实现内部往来、内部权益投资、内部收入成本的自动抵消。
可以实现内部未实现损益的自动抵消。
2.3.9内控管理
《企业内部控制基本规范》第一章总则,第七条与信息化系统紧密相关:
企业应当运用信息技术加强内部控制,建立与经营管理相适应的信息系统,促进内部控制流程与信息系统的有机结合,实现对业务和事项的自动控制,减少或消除人为操纵因素。
同时,第一章总则,第五条:
企业建立与实施有效的内部控制,应当包括下列要素:
内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。
U9在以下几个方面提供了相应的解决方案:
一、内部环境:
严密的授权体系
U9通过如下一些解决方案,保障企业的全体员工都能明确权责分配,正确行使职权。
分层的授权体系
多维的授权体系
不相容职务分离控制
授权审批控制
二、风险评估:
风险的提前预警
U9通过各种风险的提前预警机制,将企业内部和外部的各项风险提示给管理者,便于企业进行风险分析,对识别的风险进行分析和排序,确定关注重点和优先控制的风险。
从管理的角度,U9预置了非常多的预警信息,包括:
到期的应收/应付
逾期的应收/应付
费用执行超预算
大额费用支出
现金流计划收支不平
银行账号超水位
库存超有效期
预留过期
供应商来料不合格率超标
订单延期交付
客户超信用额度
订单材料/工时成本超定额
生产计划重排/取消/错误
…………
三、控制活动:
基于业务过程的审批与控制
在U9中,下面每个控制流程都设置了很多控制点:
全面预算管理
销售与收款
采购与付款
资金管理
成本费用管理
生产管理
对子公司的控制
存货与固定资产管理
……
四、信息与沟通:
多角度多层次的分析数据
U9提供了各种工具来保证企业内部信息与沟通的顺畅。
报表分析:
提供各种报表查询和分析
协同门户:
给企业内各成员一个集中的沟通平台,且与ERP数据高度整合。
OFFICE应用:
简化了信息沟通的成本
五、内部监督:
基于审计轨迹的稽核追踪
U9提供多种工具和手段,帮助企业加强内部审计。
环环相扣的溯源追踪
数据的操作保留审计轨迹
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