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财务管理控制文件
内部财务管理制度
为了协调本集团投资与经营者的经济关系,规范经营行为,建立起合理、科学、有序的财务管理体系,加强财务管理和经济核算,实现投入与产出,发展与效益的最优化,根据国家发布的《企业财务通则》和《企业会计制度》,结合施工、房地产开发企业的特点及本集团的实际情况和管理要求,制定本制度。
第一章财务管理体制
一、集团实行财权集中、目标分管、责权结合的财务体制。
投资活动项目,经集团公司理事会或集团总裁批准后,方可对外投资。
正常经营活动支出在集团公司内部财务管理制度规定的范围内由总裁界定审批权限(见本办法第四章)。
二、集团公司设置财务部,全面负责集团财务工作的管理。
财务负责人协助总裁审核企业重要财务事项,领导集团和下属企业建立健全各项经济责任制度,组织会计核算,制订并落实年度经济目标的财务保障措施,定期检查分析其完成情况,研究解决实施中的具体问题;协调各职能部门、基层单位与财务部门的关系,全面开展经济核算工作。
三、集团公司对下属企业实行核定经济指标进行考核。
下属企业实行独立核算,各下属企业依据《集团财务管理制度》,结合自身经营特点制订和健全相应内部财务管理制度细则及会计核算办法,完善内部经济责任制,完善和规范企业内部激励机制和约束机制,确保公司资产保值增值。
集团公司暂由内审小组行使内部审计职能,按照本制度的各项具体规定,对下属企业进行经营业绩的审计、监督和评价。
内部审计情况至少每年在全集团范围内通报一次。
四、集团公司对下属企业的财务人员实行委派制,集团公司财务部实行下管一级,其财务人员任免程序为:
财务部提名,集团公司人力资源部、财务部门会同考核,报集团总裁批准后,由集团公司人力资源部正式任免。
五、根据权责发生制的原则,采用借贷复式记账法进行会计记账。
凡是本期已经实现的收入和已经发生的费用,不论款项是否在本期收付,都应作为本期的收入和费用入账;凡是不属于本期收入和费用,即使款项已在本期收付,也不应作为本期的收入和费用处理。
企业的会计核算,应按月,季,年划分会计期间。
企业的会计年度按照日历年度确定,即自每年公历1月1日起至12月31日止。
六、公司财务严格执行各项财务开支范围和标准。
如实反映公司财务状况和经营成果,依法计算及缴纳国家税收,并接受主管部门的检查和监督。
七、公司财务管理的基本任务和方法是:
做好各项财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作,依法合理筹集和使用资金,有效利用公司各项资产,积极为经营管理服务,促进公司取得最佳经济效益。
第二章财务管理基础工作
公司财务管理基础工作包括:
公司生产经营活动中各项原始记录、预算编制、消耗定额、计量验收,物资的进出、转移、清查、盘点,内部稽核,会计档案等管理制度的建立、完善、执行和监督。
必须按以下要求严格执行:
一、原始记录管理
原始记录是公司记录各项业务活动的第一手资料,是企业管理的一项重要内容。
现将我公司对有关原始记录的编制汇集、传递、反馈、保管存档要求列表如下:
原始记录名称
编制汇集
签署
调阅、反馈、利用
保管存档
工程承建合同
投资管理中心
总裁
财务部
技术挡案室
工程预算资料
投资管理中心
总工程师
财务部
技术挡案室
施工合同会审表
投资管理中心
总裁
财务部
行政档案室
工程预付款审批表
投资管理中心
总裁
财务部
财务部
续表
原始记录名称
编制汇集
签署
调阅、反馈、利用
保管存档
工程进度款审批表
投资管理中心
总裁
财务部
财务部
工程量增减签证
规划设计部
部门主管
财务部
技术挡案室
原材料及产成品出入库证明
施工、制造企业
主管领导
财务部
技术挡案室
工程结算资料
投资管理部
总裁
财务部
技术挡案室
房产测量资料
销售部
财务部
行政档案室
房产预售资料
销售部
总裁
财务部
财务部
物资采购申报表
主管部门
总裁
财务部
财务部
资金计划表
各公司
执行总经理
财务部
财务部
物资收发存月报
材料部
财务部
财务部
物资领用月报
材料部
部门主管
财务部
财务部
固定资产处置资料
办公室
总裁
财务部
财务部
物资清查盘点表
办公室、财务部
财务部
财务部
工资奖金发放表
人力资源部
总裁
财务部
财务部
二、定额管理
1、成本定额
公司为加强成本支出控制,财务部会同地产发展部、规划设计部、投资管理部等职能部门报送的成本、开发产品及工程预算资料,进行分析对比后,确定成本定额。
2、费用定额
本公司的费用包括营业费用、管理费用、财务费用三大类,每年由各子公司集团公司职能部门按上年水平和业务变动情况编制年度费用开支计划,报执行总经理审核、总裁审批后,分解落实到各职能部门,并由财务部实行监督控制。
三、计量、验收、管理
1、公司所有的计量工具,如水表、电表、计量仪器、衡器等,管理部门要经常校验和维护,以保证其精确度。
2、土地面积、建筑面积计量,如住宅区内总面积、功能小区面积、道路、绿化占地面积等,由集团公司规划设计部负责提供准确数据。
4、本公司投资兴建的所有房产由销售部委托测绘单位测量,作为计算房价、租金,办理产权转让的重要依据,由总裁办档案室长期保存。
5、物资的验收、出入库管理及存货管理是一项重要的基础工作,详见本制度第四章。
四、经济合同(协议)
经济合同(协议)是企业经济活动的法律文件,是办理财务收支的依据,均应在资金收付发生前提交财务部门。
上述经济活动,财务未收到经济合同之前,应拒绝办理该项收付。
对于合同中涉及财务条款有关部门应在合同签订前书面征询财务部意见。
第三章资金筹集运用及投资立项评估
资金的计划、筹集、验收、使用及对外投资的立项、评估、管理是企业经营管理的一个重要方面。
各企业应按照本规定严格执行。
一、资金的计划、运用
1、集团公司及各下属企业财务部门应于每年第四季度编制下一年度资金预算。
每月编制下一月资金预算,预测资金需要量、自有资金量、资金周转速度及资金缺口情况,提出使用、安排以及解决的建议和方案,报公司执行总经理审核,送集团公司财务部进行审核平衡后,报总裁审批后实施。
2、集团公司及各下属企业财务部门每月必须进行资金运作和预算执行情况的分析。
提出问题和改进建议,总结经验。
3、为加快资金周转,销售公司应依据国家有关规定及时办理《房屋预售许可证》,办妥该证后,开始预售房屋。
4、公司必须确保资金使用在本企业的主要经营业务或投资到有发展前途、有升值潜力和有较好的经济效益的项目上。
以尽可能少的资金投入,取得最大的投资回报。
5、在资金充裕时,财务部门及资金投资管理部应灵活调动资金。
充分利用资金运作的空间,做到既保证经营资金的需要,又能取得“短、平、快”的经济效益。
6、在资金紧张时,财务部应积极想办法,分析筹资成本,选择融资渠道,寻求银行贷款,解决企业资金短缺的问题。
二、资金筹集:
1、资本金筹集
由集团公司及各下属企业股东、董事会决定增资的时机、方式、新股东数量及比例,在适当的时候改制成股份有限公司,设立职工持股会,对中高级管理人员及骨干员工实行期股期权激励制度。
在国家政策许可的情况下,股份制改造完成后,可向社会公众发行普通股,选择合适的证券交易所上市。
2、长期负债:
长期借款与债券融资由集团公司财务部负责筹集。
3、短期负债:
应付账款、应付票据、预收账款等商业信用按有关制度由下属企业负责执行,集团公司可制订有关政策;一年以内的短期借款是资金筹集的主要工作,由集团公司与下属企业共同协商、分工负责,主要工作由集团公司财务部负责,下属企业配合协助。
4、营运资金政策:
本公司实行适中的营运资金政策和配合型的融资政策:
即对于临时性营运资金不足,运用短期负债筹集资金;对于永久性营运资金和固定资产,运用长期负债、吸收权益资本筹集资金满足资金需要。
集团公司财务部根据下属企业提供的资金收支资料,每月组织编制资金计划,制订资金筹措方案。
5、对于集团各下属企业经营所需资金,集团公司将按年核定营运资金规模,逐步实行资金的有偿使用。
三、投资的立项、评估、审批
1、集团公司投资管理部、地产发展部、规划设计部负责对外投资的项目选择,可行性方案的分析。
在进行大量的市场调查研究的基础上提出最佳的投资方案。
2、上述投资方案,在经集团公司财务评价论证后,由集团公司办公会议讨论修改,报集团总裁批准后实施。
3、企业采用货币资金、实物、无形资产等方式向其他单位投资(包括购买债券、股票等)时,投资管理部应认真调查研究,摸清被投资单位的资产、负债、效益等情况,并对双方合作的资产进行评估。
确保资金投放到周转快、效益好的企业,以取得较好的投资回报。
未经集团公司董事会或总裁批准,企业不得以任何方式对外投资。
第四章流动资产
流动资产是指可以在一年内或者长于一年的一个营业周期内变现或者运用的资产,包括现金及各种存款、其他货币资金、短期投资、应收及预付款、可变现的有价证券、存货等。
企业的流动资产应按实际成本计价。
购入的按购入成本计价;自制的按实际成本计价;盘盈的按同类物资购入成本计价;接受捐赠的按所附单据或者参照同类物资市价确定的价值计价。
其他货币资金包括外埠存款、在途资金等。
应收及预付款项包括应收工程款、应收销货款、其他应收款、应收票据、待摊费用、预付分包工程款、预付分包备料款、预付工程款、预付备料款、预付购货款等。
一、现金的管理
1、集团公司及各下属企业可以在下列范围内使用资金:
(1)职工工资、津贴、奖金;
(2)个人劳务报酬;
(3)出差人员必须携带的差旅费;
(4)结算起点以下的零星支出;
(5)向个人收购农副产品和其他物资的价款;
(6)执行总经理批准的其他支出;
2、每一笔现金支出事先应经过核准审批,并在规定的现金使用范围内用于预定的
开支项目。
3、为了对现金加以核算,公司必须设置“现金日记账”和配备出纳员加强对现金
收支的核算和管理。
各下属企业根据自身经营情况确定库存现金最高限额,报
财务部审核,集团总裁审批后执行。
4、现金日记帐应根据审核无误、合法的收支凭证逐日逐笔按序登记、日清月结,账款相符。
手工日记帐与计算机日记帐相符。
5、不准坐支现金,以收抵支,收入的现金以及超过库存限额的现金应及时送存银行。
6、不准以白条等不符合规定要求的凭证充抵库存现金。
7、对外单位付款,1000元以下可用现金支付,1000元以上转帐支付。
特殊情况须总裁批准。
8、现金暂支规定:
8.1现金暂支必须是因公司业务需要,非业务性质暂支款一律杜绝,特殊情况需总裁批准,凡需暂支款的只准在本企业暂支,不准在本企业以外的单位暂支。
8.2每日上午办理现金暂支及费用报销。
原则上,每日下午不再办理现金暂支及费
用报销。
8.3集团及下属企业因业务需暂支款,由经办人填写暂支单,按审批权限逐级审核,直至有审批权的经理审批。
经出纳核对无误后发放。
8.4各级暂支的审批权限:
8.4.1集团管理中心暂支审批权限:
(见附表一)
8.4.2各成员企业暂支审批权限:
(见附表二)
8.5暂支款在前一次暂支未核销的情况下,因特殊情况需再次暂支的必须书面说明情况经集团总裁批准后,出纳才能予以发放。
8.6暂支款必须在业务完成后,10天内核销(以最后一张原始凭证所注明的时间开始计算,节假日顺延),如果不在规定的时间内核销的,每超过一天,按暂支金额1%罚款。
情况严重的,财务部门将报集团人力资源部处理,给予处罚。
8.7对特殊岗位人员的长期暂支如物资采购、食堂管理员等,各下属企业需根据需要,确定合理额度作为备用金,上报集团总裁审批后执行。
但每年必须清查两次,办理归还续借手续。
9、暂支核销程序按报销审批程序办理。
10、现金报销:
10.1报销人需填明报销日期、所属部门、用途(如为出租车费,业务活动费的应在用途栏单列,出租车票背面需注明起止地点,业务活动费需注明招待的对象。
如是重要事项,可另附名单由财务负责人保管备案。
)、金额、附件张数及报销人签名,并将原始凭证按财务要求粘贴于报销单反面。
10.2日常报销的原始凭证,必须合法、合规,日期、金额必须填写清楚,不得涂改,否则将视同无效发票,拒绝报销。
10.3凡因业务活动所发生的原始报销单据在10天内(含10天节假日顺延),如果出差外地的,在其回沪的10天内(含10天节假日顺延)均视为有效凭证,只要审核,批准手续齐全,均可以报销,特殊情况除外,但必须有书面说明及总裁特批方可报销。
10.4集团公司及各下属企业计划内用款的报销,按审批权限逐级审批,并经出纳对原始凭证进行核对无误,登记计划内台帐后,方可报销。
10.5计划内用款报销的审批权限:
10.5.1集团公司计划内报销的审批权限:
(见附表三)
10.5.2各下属企业计划内报销的审批权限:
(见附表四)
10.6计划外用款的报销应严格控制,报销时必须凭向有关部门申请追加预算的批准申请表和集团总裁签字,方可报销。
10.7经理自身发生的报销费用,严禁由下级代签报销。
由二人以上参加的业务活动,由级别高的人员负责费用报销。
10.8下属企业总经理或经理计划内用款,由本人签字,经财务部长审核,集团总裁审批,方可报销。
报销时间允许在15天内,报销回原单位。
10.9对违反现金报销规定的,财务人员应拒绝办理,并向集团财务部申报。
10.10如需集团总裁审批的暂支款、费用报销,在总裁外出期间,由总裁指定的人员代审。
(附表一) 集团公司暂支款、费用报销审批权限表
各 级 人 员
审 批 金额
审批权限
部门长
集团财务
部长
分管领导
集团总裁
管理人员
不论金额多少
审核
审核
审核
审批
部门长、分管领导
不论金额多少
审核
审核
审批
财务部长
不论金额多少
审核
审批
(附表二) 各下属企业的暂支、费用报销审批权限表
各 级 人 员
审 批 金额
审批权限
部门经理
财务经理
集团
财务部长
下属企业
执行总经理
集团总裁
员工、
管理人员
3000元以下
审核
审核
审批
3000-10000元
审核
审核
审核
审批
10000元以上
审核
审核
审核
审核
审批
部门经理
3000元以下
审核
审批
3000-10000元
审核
审核
审批
10000元以上
审核
审核
审核
审批
续表
财务人员
不论金额多少
审核
审核
审核
审批
财务负责人
不论金额多少
审核
审核
审批
公司执行总经理(经理)
不论金额多少
审核
审批
二、票据的管理
1、集团财务部及各级公司的财务部门,应严格执行国家所规定的票据管理条例。
2、各级公司对发票和收据应加强管理。
必须由专业人员负责发放、回收和登录。
在岗的财务人员必须了解和熟悉各种票据的特点与使用方法,正确使用各类“支票”、“汇票”、“本票”。
4、对各种票据的转让,必须规范操作,减少不必要的麻烦,防止企业利益受到损
失。
4、对各种还未到期的定期票据,因企业急需资金,需向银行或其他金融机构进行“票据贴现”的,报资金投资管理部审核,集团总裁签准后,方可进行“贴现”。
5、各级公司财务部门对“承兑汇票”的受理收取,应考虑到对方企业的银行信用等级。
为了安全保障各种款项的收取,凡由银行开出的“承兑汇票”应予以受理,对一般的“商业承兑汇票”原则上不予受理,集团总裁批准例外。
6、企业对外因业务需要开具的“商业承兑汇票”必须由总裁签字审批后方可开出。
8、各级公司财务部门应建立“票据备查簿”,逐笔登记每一应收票据的种类、号
数、出票日期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或
单位名称、到期日期和贴现日期、贴现金额以及收款日期和收回金额等详细
资料。
8、对未到期的各种应收票据,应妥善的加强保管,对各种应收票据到期结清票款后,应在备查簿内逐笔注销。
9、在填制记账凭证核算“应收票据”时,应将所收取票据的复印件,作为记账凭证的依据,附在记账凭证后。
10、应收票据应按面值计价,贴现应收票据的实得款项与其面值的差额计入财务费用。
11、集团公司及各下属企业财务部发票,收据的开具必须有二人的签名,且收款人与开票必须分开。
应严格禁止各类票据与银行预留印签章由一人保管。
三、银行存款的收付管理
1、为了加强银行存款的核算与管理,集团公司及各下属企业必须设置“银行存款”日记账,加强对银行存款的收付核算与管理。
2、出纳人员必须在每月4日前(节假日顺延),做好上月银行存款日记账余额和银行余额对账单的核对工作,如发生不符,应找出原因,通过“银行存款余额调节表”进行调整,直至双方调节后的余额相符为止。
3、出纳人员必须及时准确掌握公司开户银行存款的余额,同时根据资金管理的要求,将银行存款的余额日报表给企业领导和财务部负责人。
3、严禁出纳人员工作玩忽职守,虚开“空头支票”。
如有发生造成后果应有出纳员负责。
4、除经总裁批准外,不得签发空白支票,签发支票的有关人员应妥善保管印章,财务专用章由出纳保管,法人章由财务负责人保管。
5、银行支票应根据编号按顺序签发,未使用的空白支票应妥善保管。
作废支票应加盖“作废”戳记并与存根联一起保存在支票本内。
同时应设置支票登记簿,对已经使用和作废的支票要在登记簿上作详细记录。
6、严禁出纳员及其它财务人员,以本公司名义私自为外单位(本系统以外的单位)或个人借公司开户银行帐户,进行收,付款核算。
7、支票、汇票等各种转账结算申领手续(以下统称支票申领):
7.1支票领用人必须填写用款审批表,并注明用途,有合同协议的须将合同编号,工程项目还需附工程结算单号码。
并逐级审核,直至有审批权的经理审批,财务负责人审核签字,出纳予以开具支票。
7.1.1集团公司申领支票和暂借款的审批权限:
(见附表三)
7.1.2各下属企业申领支票和暂借款的审批权限:
(见附表四)
7.2每张支票的支出,应及时取回原始凭证(收据或发票)交到财务部,业务发生在本市的,必须在7天之内,外地的必须在10天之内(节假日顺延)。
7.3每月工资发放,由财务部根据集团公司人力资源部已报批的数据,由出纳填写支票向银行提取现金。
(附表三) 集团公司计划内用款支票申领审批权限表
各级人员用款及支票申领
审批权限
部门长
集团财务部长
分管领导
集团总裁
管理人员
不论金额多少
审核
审核
审核
审批
部门长、三总师、总裁助理
不论金额多少
审核
审核
审批
下属企业总经理(经理)
不论金额多少
审核
审核
审批
(附表四) 各下属企业计划内用款支票申领审批
各级人员计划内用款、支票申领
审批权限
部门经理
财务经理
执行总经理(经理)
员工、管理人员
不论金额多少
审核
审核
审核
部门经理
不论金额多少
审核
审核
副经理(经理)
不论金额多少
审核
审核
四、应收帐款,预付帐款和其他应收款的管理
1、集团公司及各下属企业应按照往来户的名称,设置明细帐,进行明细核算。
2、应收帐款的记录必须以经与销售部门核准的销售发票为依据。
3、根据应收帐款的明细余额,定期编制应收帐款余额核对表,并将该表寄客户核实。
4、集团公司及各下属企业财务人员,必须做好应收帐款的帐龄分析工作,每月必须填报“应收帐款”,“其他应收帐款”明细表(表式如下)并随同会计报表报给上级财务部门。
5、发票或收据开出及合同已履行完毕的,次月开始对没有收回挂帐的应收款项,财务人员应每月以书面提交分管业务的负责人督促催付。
对应收款项挂帐达三个月的,财务人员应督促业务人员催款,挂帐半年以上的,应查明原因,情况严重的应上报集团总裁。
6、对由于内部销售等特殊情况形成的应收款项,需报集团总裁,方可销帐。
7、因经济业务需要,对确定需要支付的预付款项,财务人员应严格按照合同所规定的付款方式,付款日期,付款金额进行,在支付前必须做到手续完备。
款项支付后,应通知业务部门,确保货物(材料,商品)发票或收据的及时到达和销账。
8、应当定期或者至少每年年度终了,对应收帐款进行全面检查,统计各项应收帐款可能发生的坏帐,对于没有把握能够收回的应收帐款,应当计提坏帐准备。
9、应收款项明细表(如图):
应收款项明细月报表
填报单位:
单位:
元
记帐凭证日期
企业名称
经济内容
应收金额
帐龄分析
需要说明的情况
年
月
日
三个月以下
半年
以下
一年以下
五、内部往来
1、为了加强对各下属企业的银行存款管理,按有偿使用原则,统一实行流动资金内部融通,并定期对资金占用情况进行考核,以便提高资金利用效果。
2、集团公司及各下属企业财务部门每月应互相核对各种款项的往来帐,包括纵向公司的往来帐(上级公司和下级公司之间)及横向公司的往来帐(各下属企业之间),确保公司往来帐户的相互对应和正确无误。
六、存货的管理
存货主要包括主要材料、其他材料、周转材料、设备、低值易耗品、机械配件、在产品、产成品、半成品、结构件、商品等。
房产企业临时出租房、周转房视同存货。
1、材料、在产品、产成品等存货,必须实行验收人库,核数出库的制度,并有专职保管员进行管理。
有条件,有必要的单位,应设立仓库,并设立专职保管员。
没有必要,没有条件的单位,应作到不积压存货,并有专职保管员进行管理。
2、保管员对仓库进货必须进行严格的验收,要认真与发票或送货单核对型号、规格、数量、单价、金额,通过点数、过磅、尺量、检验等方法,严把质量、数量关,并按实填写材料、产品或商品验收入库单。
对数量缺少、质量不符、破坏损坏情况,应拒绝签字入库;特殊情况下,若收货,要当即编制物质缺少毁损清查表,由运输机构或送货人(采购人)签证,分清责任后,向有关方面索赔或退货、扣付货款。
3、存货保管。
存货的存放和管理应指定专人负责并分类编目进行。
仓储部门应定期对存货进行检查,查看有无损坏、变质或长期不流动的情况,检查结果应予记录。
如发现有损坏、变质情况,应及时填制专门的报告单,说明数量、原因,并经有关人员批准后,由仓储部门和会计部门分别调整实物和金额记录。
4、对存货出库,要由领用人或保管员填写材料出库单,经部门领导签字后方可发货。
记仓库存货明细帐并由财务部门稽核。
每年终了,应分类装订成册保管好。
5、保管员应根据入库单和出库单,登记仓库存货明细帐并由财务部门稽核。
每年终了,应分类装订成册保管好。
6、为了加强存货的管理,保证存货的安全,完整,保管员应经常核对帐物情况,做到帐物相符;公司财务部门每半年应对存货定期进行一次盘点,及不定期抽查,在盘点中,发现有短少的,应查明原因,报公司执行总经理,对短少金额超过1000元以上的,并报集团总裁批准后,方可进行帐务处理,计入当期损益。
如属于非正常损失的应扣除过失人和保险公司的赔款和残料价
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