OA使用管理制度.docx
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OA使用管理制度.docx
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OA使用管理制度
一、总则
1、了提高公司工作效率,保障信息传递畅通,根据公司的实际,制定本制度。
2公司协同办公系统(以下简称OA系统)是以通达网络智能办公系统为管理平台,采用服务器/浏览器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。
OA系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
3为了加强对公司OA系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,结合公司实际,制定本制度。
二、组织职责
OA系统的运行中,公司各部门各负其责,协同配合。
职责如下:
1、公司总办是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。
主要职责为:
(1)、负责制定OA系统规章制度;
(2)、负责OA系统核心工作流程设计、修改;
(3)、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核;
(4)、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限;
(5)、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转;
(6)、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督;
(7)、负责对系统内的保密设置进行定期检查;
(8)、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督;
2、人事行政中心负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置,提供OA办公系统中用户的流动信息。
OA系统的建设、维护和服务支撑工作。
主要职责为:
(1)、负责制定OA系统技术管理规章制度;
(2)、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作;
(3)、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行;
(4)、负责系统用户注册、注销等管理;
(8)、负责各部门书写权限的设置。
(9)、负责现有用户、及新增用户的审核;
(10)、负责提供用户(变更或注销)。
4、其他部门主要职责为:
(1)、负责制定本部门OA系统相应管理制度;
(2)、负责指定部门OA管理员,参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作;
(3)、部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时,及时提供给公司人事行政中心申请调整;负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作;
(4)、负责根据本部门工作需要,提出优化需求。
三、文件管理
1、公司各部门发出、报送的各类文件(包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等)原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。
2、公司人事行政中心负责对电子公文传输工作进行指导和检查。
4、电子公文要素与纸质公文基本一致,包括公文版头、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、抄送部门等。
电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。
5、电子公文与纸质公文具有同等效力,不加电子印鉴。
如需要对外提供纸质文件,各部门可向公司人事行政中心申请正式文件。
6、在OA系统中,公司发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程,本部门领导审核,如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签,会签后主办部门交公司分管领导阅批,分管领导确认后转公司人事行政中心审阅公文,由人事行政中心经理交公司领导签发。
7、办理工作业务使用本系统设定的工作流,根据文档管理一体化的原则,做好电子文档的归档,并妥善保管归档记录,备查。
具体流程详见公司OA/PB管理办法。
四、登陆规范
1、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内,中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送,最好能长期登陆进OA办公。
2、系统用户必须建立个人密钥,填写个人信息,保护好个人登陆密码、电子签名密钥,并定期更换。
多人共用一台计算机,如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统,以免他人介入工作环境。
3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
五、安全保密
1、按照公司规定,为了保证各单位的网络畅通,严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件,严禁在线观看与工作无关的网络视频;严禁对网络软件和硬件进行非法操作。
系统用户必须安装360杀毒软件,拒装者取消其上网资格。
2、OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
3、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。
不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。
4、未经管理人员的同意,任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容,更不许下载受控的内容;
5、发生泄密的情况,将公司规定追究相关人员责任。
六、网络维护
为确保网络的正常运行,全体员工都有对OA系统维护的义务;
1、公司OA管理员是公司OA系统栏目,版面变更唯一的指定人;
2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;
3、未经许可,不得私自改变OA系统的桌面内容;
4、不得对网络运行进行人为设限。
七、审批及回复
实现信息的畅通,实现“知情”管理:
1、相关人员按职责对相关信息,应及时给予回复;上级要求必须回复的,格式为(回复);
2、公司通知、企业制度、公告等栏目内容涉及全体员工的,每个员工必须在一星期内给予浏览回复,涉及相关人员的必须在三天内给予回复;
3、申请栏目内容发布,应有部门负责人的审核意见;
4、相关人员按职责对相关信息,必须及时给予回复;
八、其它要求
1、鼓励全体员工对OA系统的维护管理提出建议;
2、在工作时间内不得上网聊天,玩游戏,观看与OA无关的网站,避免影响正常的工作;凡是违反此规定的,第一次予以50元经济处罚,第二次予以100元经济处罚,并根据情节通报批评;
3、发生急办或重大信息,除在OA上发布外,还应及时采用其它通讯方式进行沟通,传递。
九、附则
1、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。
2、本制度由公司负责解人事行政中心负责解释、补充,经董事会审批通过后颁布执行。
人事行政中心
2017年10月27日
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