现代企业秘书实务(下).ppt
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现代企业秘书实务(下).ppt
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商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务(下)下)下)下)秘书培训资料秘书培训资料1商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象目录目录目录目录时间管理和旅行时间管理和旅行会议安排会议安排信息管理信息管理人际交往人际交往2商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行时间管理时间管理时间管理是效率的保障。
时间管理是效率的保障。
爱迪生说:
爱迪生说:
“世界上最重要的东西是时间。
世界上最重要的东西是时间。
”马马克克思思说说:
“可可支支配配的的时时间间,就就是是财财富富本本身身。
”3商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作1、开门前后:
开门前后:
a、取邮件报纸取邮件报纸b、开门,定格观看办公室(有,无)开门,定格观看办公室(有,无)c、取传真件,翻日历,对时钟,打开电器取传真件,翻日历,对时钟,打开电器4商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作1、2、常规工作:
(迅速按优先顺序排列)常规工作:
(迅速按优先顺序排列)A、查阅日志(准备、提醒查阅日志(准备、提醒-)B、处处理理邮邮件件、来来件件(拆拆封封、分分类类、呈呈送送、发发出出邮邮件件-)C、聆听上司指示(笔记聆听上司指示(笔记-)D、接打电话、收发传真、电子邮件接打电话、收发传真、电子邮件E、制备文稿(起草、修改、审批制备文稿(起草、修改、审批-打印、装订)打印、装订)F、接待访客接待访客G、安排会议、约会安排会议、约会H、处理办公室事务(清洁,安全,购水、用品,订票)处理办公室事务(清洁,安全,购水、用品,订票)5商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作1、3、日志项目:
(当日必完成)日志项目:
(当日必完成)A、为上司为上司外出,会议,会客等(准备,参与外出,会议,会客等(准备,参与-结束)结束)B、为自己为自己外出,会议,会客等(准备,参与外出,会议,会客等(准备,参与-结束)结束)2、4、新增内容:
、新增内容:
(立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱)(立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱)A、新加工作新加工作B、应急工作应急工作C、突发事件突发事件6商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作5、关门前后:
、关门前后:
A、查看日志(提醒上司,自己清晰)查看日志(提醒上司,自己清晰)B、回顾当日(是否结束,加班否)回顾当日(是否结束,加班否)C、离离前前必必做做(清清理理办办公公桌桌,存存放放信信息息,关关闭闭机机器,器,切切断断电电源源,保保密密检检查查,柜柜屉屉上上锁锁,关关窗窗关门)关门)7商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象秘书:
化平凡为伟大秘书:
化平凡为伟大秘书:
化平凡为伟大秘书:
化平凡为伟大每日记录,一周统计,周志显示:
每日记录,一周统计,周志显示:
接电话接电话500次,打电话次,打电话380次,接访客次,接访客70位,做文位,做文件件36份(份(5万字),万字),出外访出外访17家,参加会家,参加会14个,处理事务个,处理事务68件件-再加入分析、评价,送交上司再加入分析、评价,送交上司结论:
结论:
自己小结获鼓舞,上司清楚受感动,自己小结获鼓舞,上司清楚受感动,加强沟通近感情,平凡工作有伟大加强沟通近感情,平凡工作有伟大8商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间明确目标明确目标建立计划,写成清单建立计划,写成清单设定先后顺序,分清轻重缓急设定先后顺序,分清轻重缓急遇事马上做,现在就做遇事马上做,现在就做第一次就做好,次次做好第一次就做好,次次做好专心致志,不要有头无尾专心致志,不要有头无尾珍惜今天,当日事当日毕珍惜今天,当日事当日毕养成整洁和有条理的习惯养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感养成快速的节奏感设定完成期限设定完成期限善用零碎时间善用零碎时间9商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间ABCD法则:
法则:
急迫急迫先做先做A既重而急既重而急次做次做B重而不急重而不急再做再做C急而不重急而不重不做不做D不重不急不重不急重要重要ABDC10商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划行行动动计计划划和和时时间间表表是是用用于于管管理理时时间间和和任任务务的的文件,包括:
文件,包括:
任务的名称和摘要;任务的名称和摘要;衡量进度的目标、最终期限和阶段任务;衡量进度的目标、最终期限和阶段任务;需要来完成该工作的物质资源的信息;需要来完成该工作的物质资源的信息;任务的分配任务的分配已经分配特定任务的人员和已经分配特定任务的人员和部门的细节;部门的细节;11商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划意外情况的处理意外情况的处理万一有时间拖延如何处万一有时间拖延如何处理,例如设备发理,例如设备发生故障生故障进展信息报告进展信息报告报告何人、何时和怎样报告何人、何时和怎样报告报告监督和管理监督和管理何人、如何监督工作的进展何人、如何监督工作的进展和质量;和质量;当目标实现时,有明确的标记的方法,例如当目标实现时,有明确的标记的方法,例如在方框打勾在方框打勾12商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理日志管理要做到:
日志管理要做到:
输入会议的完整准确的信息,最终期限等,输入会议的完整准确的信息,最终期限等,立即标上开始和结束的时间立即标上开始和结束的时间在每月或年的开始,输入固定的会议,约会在每月或年的开始,输入固定的会议,约会在一周的开始和一天的开始查看日志,及时在一周的开始和一天的开始查看日志,及时更新更新需要取消时,清楚和立即输入取消记号。
需要取消时,清楚和立即输入取消记号。
安排隔开假日安排隔开假日13商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游计计划划:
包包括括日日期期、时时间间、地地点点、交交通通工工具具、具具体工作和活动、相关信息、联络方法体工作和活动、相关信息、联络方法交交通通工工具具:
包包括括选选择择、如如何何订订票票、再再确确认认以以及及国际旅行中的国际时差换算国际旅行中的国际时差换算订宾馆:
包括宾客要求、选择、确认订宾馆:
包括宾客要求、选择、确认办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件14商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象六、会议安排六、会议安排六、会议安排六、会议安排会前筹备会前筹备会中职责会中职责会后任务会后任务15商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会议安排会议安排会前筹备工作:
会前筹备工作:
会前筹备工作:
会前筹备工作:
确确立立议议题题:
(多多由由领领导导定定)主主题题、内内容容、时时间间、会会期期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。
方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。
选择场地:
大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。
选择场地:
大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。
发送请柬和通知。
发送请柬和通知。
准准备备资资料料:
会会议议日日程程、各各类类文文件件、声声像像资资料料、广广告告、报导、证件类、表格、材料袋等。
报导、证件类、表格、材料袋等。
会会务务工工作作:
会会场场布布置置、设设备备物物资资准准备备、车车辆辆安安排排、报报到登记、餐饮安排、安全保卫等。
到登记、餐饮安排、安全保卫等。
经费预算:
来源、计划、审批等。
经费预算:
来源、计划、审批等。
16商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会议安排会议安排会中责任会中责任会中责任会中责任提提前前到到会会,检检查查设设备备和和安安排排(设设施施、座座位位、标标签、存衣架等)签、存衣架等)需需要要时时,实实施施备备用用方方案案(如如人人员员、地地点点、设设备备等出现意外)等出现意外)做做好好迎迎客客、签签到到工工作作(迎迎接接佳佳宾宾和和与与会会者者、办办理签到手续等)理签到手续等)做做好好会会议议记记录录、录录音音、录录象象工工作作(摘摘要要记记录录、详细记录、代表名册等)详细记录、代表名册等)17商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会议安排会议安排会中责任会中责任会中责任会中责任辅辅助助会会议议正正常常进进行行(提提供供材材料料、复复印印,协协助助主主持持人人掌掌握握会会场场情情况况、控控制制会会议议进进程程、观观注注会会议议动态、做好联络协调、处理电话应急等)动态、做好联络协调、处理电话应急等)安安排排好好会会中中的的后后勤勤服服务务(会会议议休休息息、饮饮料料、用用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等)餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等)集集会会议议的的信信息息(发发新新闻闻、写写简简报报、会会议议调调查查、反馈等)反馈等)妥善做好送客工作(购票、车辆、留宿等)妥善做好送客工作(购票、车辆、留宿等)18商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象会中责任会中责任会中责任会中责任会议会议会议会议简报简报简报简报目目的的-反反映映会会议议情情况况、进进程程,介介绍绍会会议议讨讨论论、争争论论的的问问题题,摘摘录录会会议议发发言言要要点点(规规模模大大、会会期长的常编发简报以交流信息)期长的常编发简报以交流信息)类别类别-摘摘要要式式将将有有代代表表性性、启启发发性性的的发发言言摘摘录录整整理理,让其他组了解。
让其他组了解。
概概括括式式-根根据据会会议议记记录录分分析析综综合合,概概括括大大会会、小组情况,供阅。
小组情况,供阅。
综综合合式式-包包容容上上两两式式,加加上上其其他他,如如上上级级指指示、贺信、花絮等。
示、贺信、花絮等。
19商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象会中责任会中责任会中责任会中责任简报写作要求简报写作要求简报写作要求简报写作要求快快-抢抢时时间间,不不拖拖拉拉,边边听听、边边记记、边边分分析析、边整理,满足时限性。
边整理,满足时限性。
新新-提提出出新新情情况况、新新问问题题、新新经经验验,引引人人注注目,满足交流性和指导性。
目,满足交流性和指导性。
实实-内内容容真真实实准准确确可可靠靠,数数字字、事事实实核核对对清清楚,不夸大缩小。
楚,不夸大缩小。
短短-行行文文简简明明扼扼要要,开开门门见见山山,朴朴实实无无华华,一语中的一语中的20商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象会议会议会议会议简报简报简报简报目的目的-反映会议情况、进程,介绍会议讨论、争论的反映会议情况、进程,介绍会议讨论、争论的问题,摘录会议发言问题,摘录会议发言要点(规模大、会期长的常编发简报以交流信息)要点(规模大、会期长的常编发简报以交流信息)类别类别-摘要式摘要式将有代表性、有启发性的发言摘录整理,将有代表性、有启发性的发言摘录整理,让其他组了解。
让其他组了解。
概括式概括式-根据会议记录分析综合,概括大会、小组根据会议记录分析综合,概括大会、小组情况,供与会者阅。
情况,供与会者阅。
综合式综合式-包容上两式,加上其他,如上级指示、贺信、包容上两式,加上其他,如上级指示、贺信、会中花絮等。
会中花絮等。
21商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象会议会议会议会议简报写作简报写作简报写作简报写作快快-抢时间,不拖拉,边听、边记、抢时间,不拖拉,边听、边记、边分析、边整理,满足时限性。
边分析、边整理,满足时限性。
新新-提出新情况、新问题、新经验,提出新情况、新问题、新经验,引人注目,满足交流性和指导性。
引人注目,满足交流性和指导性。
实实-内容真实、准确、可靠,数字、内容真实、准确、可靠,数字、事实核对清楚,不夸大缩小。
事实核对清楚,不夸大缩小。
短短-行文简明扼要,开门见山,朴实无华,行文简明扼要,开门见山,朴实无华,一语中的,不过
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