会议接待方案范文模板.docx

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会议接待方案范文模板

会议接待方案范文模板

会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。

了一些关于会议接待方案的范文，可供参考

（1）安排议题。

各级___的例会、办公会都有议题。

议题的安排工作有三种情况：

一是领导确定题目，由会务工作人员向有关部门收集议题材料;二是领导已签批了很多议题，由会务工作人员根据轻重缓急提出安排建议供领导审定;三是由会务工作人员根据一个时期的中心工作，主动向有关方面询问、收集议题，然后报领导审定。

为了保证会议的质量和效率，凡是提交会议讨论的议题，事先要做好充分的准备工作，否则不能列为议题。

如各级政府常务会、办公会的议题，会务工作人员应审查是否具备以下几个条件：

凡涉及到几个部门的，提交前主办单位应与有关部门会商，尽量取得一致意见，不一致的，要书面说明情况，并提出倾向性___。

属于工程建设、引进项目和技术措施等问题，必须请有关部门组织专家进行认真论证，拟定可行性方案。

属于工作汇报，要有简要的汇报提纲。

汇报内容要开门见山，突出重点，言简意赅，最多不超过2000字。

属于政府规范性文件，事前必须提交市政府法制办审核。

议题确定后，要根据每个议题参会人数将相关材料打印一定份数，在会前分送与会人员阅读，以便准备意见。

（2）制定会议方案。

一般日常办公会不需要制定方案。

组织内容和形式比较复杂或规模比较大的会议必须制定文字方案。

基本内容概括起来有：

组织会议的指导思想。

会议名称（会标）、会议时间和期限、会议地点、参会人员范围、会议日程、会议议程、会议入场证件的印制和分发、会场布置要求、主席台的设置及人员___、会议的组织领导及其分工、安全保卫、后勤服务工作的安排、新闻报道。

各种___的方案中还应包括选举投票方案;各种表彰大会的方案中应增加组织发奖和领奖的内容;各种典礼的方案中要有一定的典礼仪式内容;有的会议需要举行集体摄影活动的，方案中亦应加以安排。

（3）制发会议通知。

会议通知内容必须具备以下几个要素，即会名、会议时间和期限、地点、会议主要内容、参加会议人员范围、入场凭证和筹办会议的联系单位、电话。

会议的食宿、交通工具、需携带的文件和其它特殊要求，应视需要写入通知。

会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议单位或人员联系，了解对方是否接到通知，能否如期出席，以作出相应的安排。

（4）布置会场。

会场布置要根据会议内容需要而定。

总的原则是讲究气氛、方便开会。

会场气氛。

庆祝、欢迎会，会场布置要反映出热烈的气氛;履行法定程序的会场要布置得庄严;座谈会会场要显得气氛和谐;工作会、报告会会场布置要简单朴实。

主席台的设置。

一般来讲，各种___和其它大型会议会场设主席台，与代表席成面对面的形式。

一般工作会议不设主席台。

设主席台和组织大会发言的会议需设讲台，讲台面向代表席。

座位的摆放形式。

要根据会议内容和人数以及会场容量而定。

常见的摆法，以作报告、大会发言为主的会议，一般摆为长方形，代表席面对主席台或讲台;以讨论问题为主的会场应摆为方形、园形、蹄形，使与会人员面面相对，不明显区分主次，以方便视听，形成民主气氛。

会场布置还包括会场四周装饰性布置，如会标、标语口号的内容、字体和横幅颜色的选择，画像、旗帜的悬挂，花卉的摆法等。

此外，会场的音响、照明、温度和通风、卫生、茶水杯盘等设施的配备，以及录音录相设备的装置，都要根据条件一一安排。

主席台名次的排列和桌签的放置、话筒的摆设等，也是会场布置中的重要工作。

主席台座次，以上主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。

若有几排座次，其它各排的排位可灵活掌握。

座位上要摆放桌签，座次须报领导审定（排法见后）。

（5）做好会议接待的各项准备工作，包括联系住宿馆所，分配房间，安排就餐，车辆编号，指定停车地点，设置医疗点，根据与会人员到达的时间和地点安排车辆迎接等。

（6）搞好会前检查。

会前检查分召开筹备碰头会和现场检查两种形式，主要是根据会议预案逐项检查落实，发现问题，及时采取措施予以解决。

重要或大型会议活动，必要时还应就某个环节或局部进行演习。

（1）组织签到。

组织好会议签到，可以及时了解到会人员情况，准确统计到会人数。

一般是由会务工作人员事先准备好签到簿或签到表，参加会议人员进入会场时在上面签署自己的姓名，有的还要填写单位和职务，同时还要领取相关会议材料。

（2）做好联络、协调工作。

一是要及时掌握会议动态，收集会议反映，供会议主持人或会议工作负责人分析、研究用;二是要安排会议值班，保证会议各项联络不中断;三是对会间发生临时变动，如调整日程、议程、议题，增加会议人员，其它特殊情况和临时动议，会务工作人员要根据情况，积极采取应急措施，做好临时调度工作。

（3）作好会议记录。

会议记录真实地记载了会议情况，客观地反映了会议内容和进程，是日后分析、有关材料，检查会议决定事项执行情况的依据和凭证，也是重要的文书档案。

（4）写好会议简报。

会议简报是在会议进程中，为了反映和交流情况，推动会议的发展，提高会议的质量而印发的一种文件。

会议简报的写法有两种，一是报道式写法，即由编写者将情况综合后，选取有价值的部分，用新闻报道的形式，反映会议全局或局部的进展情况。

二是转发式写法，这种会议简报往往用于节录某代表的发言、照登某代表意见或倡议。

简报编写者“转发”这些发言时，往往加上简短的“按语”。

会议结束后会务工作人员主要做好以下几项工作：

（1）清退文件。

会议确定收回的文件资料，要及时组织清退，绝密、机密文件应按有关规定办理清退手续。

（2）会议记录。

会后记录人员要对会议的原始记录稿进行，重要的会议还要核对录音。

对会上没有听清记全的地方，要及时找有关人员核对查实。

使用

录音机录音的，会后要及时翻整。

的记录要求内容完整、准确，字迹工整。

会议记录应使用专用记录纸或记录本，记录稿必须使用钢笔或毛笔，不能使用铅笔、圆珠笔和其它不合要求的笔。

（3）编写会议纪要。

会议纪要是在会后中形成的文件，目的是把会议的精神、议定事项、作出的决定传达给群众或有关方面，使之贯彻执行。

1、主席台席位安排

大会主席台席位的安排趋向简单、明了、便于操作。

主席台要面对观众，居会场正中。

会议主席台的排法是采用我国的习惯“以左为大”，如果是单数，第一位领导的席位均应置於主席台中间位置，他的左边是第二位领导的席位，右边是第三位领导的席位，然后分左右依次排列第四位、第五位领导和第六位、第七位领导的席位（如图一）。

如果主席台的领导是双数，则采用中间划线的方法，虚拟出一位领导在正中间，而将第一位领导置于中间虚拟线的左边，第二位领导排在虚拟线的右边，然后分左右依次排三、四、五、六位领导的席位。

关键是把领导的排列顺序搞正确。

2、会谈席位安排

会谈常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门，主谈人居中。

若是外事活动译员安排在主谈人右侧，坐在排序为第三的席位上，其他人按礼宾顺序左右排列。

记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。

若双方人数较多，厅室面积大，要安排扩音器。

多边会谈，座位可摆成方形、圆形.

安排各种活动的席位时，要准确掌握时间、地点、参加人员以及各种要求和情况，必要时要提前将___等有关情况，分门别类打印送交领导阅知。

3、会见席位安排

会见通常安排在会客室。

设沙发座椅，客人坐在主人右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。

在正式场合拍摄的合影，一般应当进行排位。

在非正式场合拍摄的合影，则既可以排列位次，也可以不排列位次。

如果有必要排列合影参加者的具体位次时，应首先考虑到是否方便拍摄。

与此同时，还应注意以下几点：

场地的大小，人数的多少，背景的陈设，光线的强弱，合影参加者具体的身份、高矮和胖瘦，方便与否。

在一般情况下，正式合影的总人数宜少不宜多。

在合影时，所有的参与者一般均应站立。

在必要之时，可以安排前排人员就座，后排人员则可在其身后呈梯级状站立。

但是，通常不宜要求合影的参加者以蹲姿参与拍摄。

另外，如有必要，可以先期在合影现场摆设便于辨认的名签，以便参加者准确无误地各就各位。

在安排合影的具体排位问题时，关键是要知道内外有别。

国内合影时的排位，一般讲究“居前为上”、“居中为上”和“以左为上”。

具体来看，它又有“人数为单”与“人数为双”的分别。

在合影时，国内的习惯做法通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊”。

在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。

简而言之，就是讲究“以右为上”。

1、布置主席台时，除追悼会外不能摆放松柏。

2、为领导戴胸花，一是夏天时最好是选择塑料花，避免用鲜花，因为夏天衣服的颜色较浅，鲜花分泌的汁液容易弄脏衣服;二是戴胸花时尽量选用夹子，避免用别针，因为别针容易弄坏衣服。

3、筹备大型会议涉及多个部门时，一定要确定牵头责任单位，并指定总负责人，否则会使整个筹办工作群龙无首，杂乱无章。

4、会议进行过程中，一定要有工作人员在场，负责会场服务与协调，避免出现问题时无人补救。

5、主席台、照相、会谈等凡以国内为主，“以左为尊”，宴会、乘车、会见是参照西方礼仪，“以右为尊”。

一、接待安排

1、确定具体行程

时间：

待定

事宜：

与__负责人联系确认此次的具体安排、行程安排、来访人数、性别比例、到达地点、具体时间等

2、迎接安排

时间：

待定

事宜：

根据来访人数、迎接地点、时间、安排迎接人员、车辆、司机等

3、住宿安排

时间：

待定

地点：

待定

事宜：

根据来访人数、来访人员性别比例订好酒店

4、就餐安排

时间：

待定

地点：

待定

事宜：

根据来访人数、客人禁忌、到达时间订好饭店并点菜，同时视情况安排陪同人员

陪同人员：

待定

5、车辆安排

时间：

根据来访人员的行程安排

事宜：

全程专职为来访人员服务

车辆台数（司机人数）：

根据来访人员及陪同人员数量

司机：

待定

6、行程安排

（1）座谈会

会议主题：

待定

时间：

待定

会议地点：

大会议室

参加人员：

待定

（2）企业参观

时间：

待定

地点：

待定

陪同人员：

待定

司机（车辆）：

待定

7、送客时间

时间：

待定

送到地点：

待定

司机（车辆）：

待定

二、任务分工

1、由__负责组织此次接待任务，接待通知由__传达，联系来访单位负责人，确认来访人数、行程安排。

2、由__负责联系安排来访人员的酒店预订、饭店预订。

车辆安排及司机确定。

3、由__负责会议室的安排、会议室的检查（空调、投影仪、线路）、参会人员的签到并负责布置会议室（会议前后的打扫、横幅、桌牌的摆放、水果）

4、由__负责会议材料的准备、会议记录、会议后的材料收集及工作。

5、由__负责安排全程的摄像、录像、录音及工作。

准备工作

1.了解来客基本情况。

（姓名、性别、职务（称）、来访意图、考察线路、到达及离开时间、___）可根据文件通知和函调来。

2.拟订接待方案。

（含用车、食宿、座谈会地点及参加人员、考察线路、陪同接待领导等）。

3.报审及签发方案。

（经相关部门领导审核后，报与最高身份客人分管工作的主管校领导审批后，确实接待方案）。

4.相关细节落实。

（与相关部门落实用车、就餐、住宿、会议室，与宣传部门、新闻媒体、记者落实电子屏幕欢迎字幕，书写路牌，照录相等）。

5.打印台签，印制接待手册。

（视具体情况，请示领导后再定是否印制）。

6.预告参与接待的领导及有关人员，做好召开座谈会或陪同就餐等的准备。

第二步：

汇报材料的准备

1、材料的准备。

起草汇报材料、座谈会主持词、先由起草。

针对具体分块的，并由具体联系部门负责拟稿。

2、公文签发程序。

公文拟稿后，完整程序如下：

由专门负责公文的业务科室初审，送办公室主任复审，再送分管该项工作的领导、分管机关常务工作的领导审签，最后送领导签发。

第三步：

接待客人

1.接机或接站（到车站、高速路口迎接客人，并及时告知有关领导动态）。

2.住宿（接到客人后，如无特殊情况，先安排客人住下）。

3.就餐（尽可能安排客人就餐，并通知所有陪同领导就餐时间地点，就餐标准及酒水按规定或领导指示执行）。

4.召开座谈会（至少提前半天布置好会场）。

5.参观考察（视具体情况，安排并陪同客人考察）。

第四步：

客人返程

1.赠送客人纪念品（根据来访客人情况，如有必要提出赠送客人礼物的建议，经领导批示后再购买）

2.送客人到车站或离开。

（告知有关领导具体的离校时间）第五步：

总结工作

1.开支财务报帐等工作。

2.保存客人有关资料。

3.保存接待安排、汇报材料等有关资料。

4.统一，存档备查。

一、时间：

20__年__月__日上午

二、地点：

新桥镇

三、参加人员

所有党委成员全体参加，重点参加人员如下：

（一）陪同调研人员

___党委书记

___党委副书记、镇长

___党委副书记、纪委书记

___党委委员、组织员

（二）视察点接待人员

1、__视察点：

___（党委委员、人大主席）、___（金太阳集团副总经理）、___、___（工作人员）

2、__视察点：

___（社区支部书记）、___（社区居委会主任）、___（工作人员）

3、__村视察点：

___（__村支部书记、村委会主任）、___、___（工作人员）

4、__视察点：

___、___（工作人员）

（三）参加汇报人员

党委会议室：

___、___、___、___。

四、具体路线

1、原绵梓路收费站等候引路：

___、___、___、___

2、经绵梓路至___公司：

视察非公企业党建，汇报人：

___。

3、___公司至__社区：

视察社区综合服务中心建设，汇报人：

___。

4、__社区至__村：

视察远程教育站点建设和党务村务公开，汇报人：

___。

5、__村至__机关：

视察机关文化建设和党务政务公开，汇报人：

___。

6、党委会议室：

听取新桥镇党委政府工作汇报，汇报人：

___。

五、后勤保障、环境整治、维稳安排

1、接待总负责人：

___，具体负责人员通知和安排。

2、沿途各村（__、__、__、__、__、__）做好环境整治工作，牵头负责__，具体负责各驻村干部、支部书记;机关清洁及政府接待准备，负责人__。

3、维稳：

安全维稳中心负责做好接待当日各村重点地段和接待点治安、___。

4、交通：

城乡环境综合整治办负责做好接待日场镇车辆秩序和治安维护。

5、汇报材料：

党政办负责新桥镇党委政府工作汇报材料。

6、中午就餐：

党政办负责中午就餐地点安排。

一、调研主题：

我县农民工返乡创业情况、创业园区建设情况。

二、调研时间：

20__年8月25日——8月26日。

三、活动安排：

（一）、8月25日活动安排

1、上午8：

30在天际大酒店五楼二号会议室召开专题座谈会

（1）听取县政府情况汇报;

（2）与参会部门进行座谈。

2、下午3：

00到天鹅集团、工业园区企业进行调研，听取企业汇报，现场察看。

（二）、8月26日活动安排

1、上午8：

30出发到五河镇视察调研。

2、下午到妙道山考察。

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