函件怎么回复.docx
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函件怎么回复.docx
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函件怎么回复
函件怎么回复
【B),应分割成几个小文件分别发送,
语言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士,应该使用
英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。
你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。
{函件怎么回复}.
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
你可以在Outlook中设置多个签名档,灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。
不要让对方苦苦等待,记住:
及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。
不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。
怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。
5.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)
如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前,要三思而行!
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:
“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。
正确使用发送,抄送,密送
小金县新桥乡政府:
贵政府来函已经受到,本公司对该函所述事情,已经引起我司领导重视,并要求尽快落实复工事宜!
对给贵政府带来的不变深感抱歉。
我公司已经积极联系上了刘军本人,也和贵政府甲方代表曾永国副乡长进行了电话沟通。
具公司所了解情况也希望能够得到贵政府的大力配合和支持,并且督促刘军尽快完成对新桥乡人民政府综合楼工程的建设任务。
我公司也请贵政府积极协助完成贵政府应该给予我公司的设计变更和工程量增报工作。
以变对综合楼工程尽快竣工提供一个完善的条件。
所述内容如下
1.我公司至____年10月进场,按照中标图纸进行施工时发现,图纸所标注尺寸与现场不符合,并报{函件怎么回复}.
请了贵政府。
贵政府也积极配合并且通过设计方,监理方,三方在现场确定。
该中标图纸整体变更。
接到贵政府通知后,我公司施工人员撤离回到了成都,并且在____年3月18日收到贵政府通过邮
政快件所发出图纸,____3月21日我司施工人员到场,在开挖基础发现,基础尺寸与设计图纸不符
合,并且上报了贵政府和设计方和监理方,增加了开挖深度并且也由监理方,设计方签字确认。
我
司施工人员刘军多次报请贵政府给予新桥乡综合楼建设工程整体变更的变更文件,直到综合楼主体
竣工验收后也没有收到。
所以我司在这里再次报请贵政府给予我司(新桥乡综合楼建设工程整体变
更文件)
2.我司施工人员刘军,在该工程____年11月20日正常停工后,积极联系贵政府所请的监理单位,因
贵监理公司频频更换监理及你们给予我们监理合同所认可的总监理,在____年11月到____年2月
均不能够得到现有的监理公司的签字盖章确认,也报请贵政府给予配合积极签字确认》
敬礼
成都市九鑫建设工程有限公司
____年5月28日
普通
广东珠江工程总承包有限公司文件
关于歌山公司来函解释及有关要求的回复
致:
歌山建设集团有限公司
贵司关于我司去函的回复已收悉,对于贵司能够积极来函沟通和解释的态度,我司表示欢迎和支持,并希望双方能够建立必要的合作诚意。
对于贵司复函的解释和要求,经我司认真研究后对贵司做如下答复:
一.关于不按时支付工程款或拖欠工程款事宜;
1.根据合同第43.8条约定,如出现甲方未能在约定时间支付的,双方协商签订延期付款协议,甲方按此协议期限内支付款项。
并承担此期间的银行发布的同期存款利率的利息。
2.根据合同第58.2条约定,在约定的应付款时间期满之后3个月之内,未能向贵司支付的,则甲方违约。
因此根据以上合同条款,贵我两方约定付款之日起超过3个月未能向贵司及时支付的,可视为我司违约。
贵司来函中统计的所有延期付款项中,绝大部分付款并未超期,均在合同约定的付款限期内支付。
贵司认为我司有拖欠工程款的行为时并未与我司协商付款事宜,也未签订任何延期付款的协议,所以不能免除贵司自身不重视催要款项的责任。
至于贵司统计的累积天数达303天的说法,更是不能成立。
因为合同中约定的付款节点是按单栋规定的,贵司叠加累积计算是毫无意义的,也说明不了
任何问题的。
如按贵司逻辑,我司也计算所有工程进度滞后的节点,依据合同约定的处罚标准并累积计算,贵司将被扣款达百万以上!
更重要的是,贵司拖延工程进度在先,已经违约。
如同现在我司已经按时支付款项,但贵司仍然不能按进度计划完成每月生产任务一样。
二、关于明确我司现场代表,协调处理现场问题的事宜;
1.合同第10.1条已经明确了我司代表负责处理事宜的全部内容,但贵司要求我司代表处理现场问题的要求,实在令人无法理解和接受的。
因为协调处理现场问题是贵司和贵司项目部义不容辞的义务和责任,也是国家法律法规,以及合同约定必须达到的底线!
提醒贵司必须注意的是,按照合同第78页第2.3.4条关于贵司人员的要求,贵司更换项目经理的违约金是五万元,主要管理人员缺乏或工作时间不足,按一万元/人次缴纳罚金。
贵司缺乏能够有效协调处理现场问题的各类人员是严重的违约行为!
三、关于明确后续工程款支付时间的事宜;
参见合同第54页第43.6条和第43.7条之约定。
如贵司认为有超过3个月支付期限的行为,可派员来我司专题解决和详细说明情况,提交符合规定的依据资料,我司确认后按合同约定给予办理。
四、关于合同下册尽快确定的事宜;
目前仍未确定合同下册的原因是双方关于合同签订时是“标底状态”还是“投标状态”存在争议,且我司已经向贵司提出了有关政策文件的说明和解释。
我司建议如双方存在争议,可将此争议写入合同下册备忘,先保证后续工程款支付,并按有关规定合法处理双方争议。
以上四点是根据贵司来函的解释,我司给予贵司的答复。
根据贵司来函的
内容来看,我司认为贵司至今仍然没有仔细阅读和理解合同条款!
因为贵司提出的要求和诉求均在合同中有非常明确的约定,由于贵司几乎无人阅读合同,不理解合同条款,因此导致了贵司已违反合同约定后仍不以为然的情形。
需要补充的是,贵司在多次协调会、专题会、监理会等会议上承诺的各项工期节点、现场管理整顿等工作均未兑现,使工地现场至今没有根本性改观,一直以来施工质量低劣是贵司最令人难以接受的事实!
再次提醒贵司注意的是,合同约定的质量违约金是合同总价的3%,如贵司再不彻底扭转工程质量问题,必将面临我司关于工程质量问题的索赔。
我司一直以来积极协调帮助贵司解决各项实际困难,并大力解决有关建设方付款、政府监管、村庄协调等具体工作。
在督促加快工程进度、改善施工质量等方面做出了努力。
但贵司作为联营施工方,是最重要的责任主体。
如贵司自身不加强管理和提高工地管理水平,是无法彻底改变目前项目滞后的困境。
我方将严格按照合同约定并履行各项义务,同时也殷切期望贵司能够正视自身不足,努力改变和提高。
只有贵我双方共同努力,才能最大程度的降低损失和风险,毕竟保质保量的按时交付本工程,是双方最核心的利益。
广东珠江工程总承包有限公司
二O____年九月二十一日
主题词:
歌山公司来函解释回复
主送:
歌山建设集团有限公司抄送:
广东珠江建设工程监理有限公司;
广东珠江工程总承包有限公司____年9月21日印发
关于__省__市邀请____参观考察的复函
尊敬的___市长:
您好!
贵市邀请我方前往参观考察的邀请函收悉。
__是__省下辖的一个地级市,位于__省西南部,地处辽河三角洲中心地带,东北、西北分别与__市和__市辖区相邻,南邻___,与___隔河相望,总面积4071平方公里,占__省总面积的2.75%。
___居于东北亚经济圈与环渤海经济圈的交叉点,是__沿海经济带重要节点城市,是全国沿海开放城市之一,也是国家重要的石油化工基地。
良好的生态环境,优越的地理位置,__北方生态名城的迷人风采,吸引着海内外有识之士热切的目光。
素有____之称的__,既是生态旅游的胜地,又是可投资兴业的生态宝地。
近年来,___紧紧抓住“__沿海经济带”开发开放和振兴东北老工业基地的双重机遇,着力推进经济结构调整和增长方式转变,国民经济和社会发展取得显著成就。
___已成为__沿海开发开放的重点区域,打开了__全新的发展空间,开启了转身向海的新征程。
在国家确定的__沿海布局中,__既是主轴城市,又是渤海翼的重要组成部分,为__拓宽了巨大的对外开放发展空间。
非常荣幸能够受邀参观考察___,谨代表________全体职工及我个人忠心感谢贵市的邀请,____将应邀,并组织相关人员赴贵市进行交流和学习。
特此函复。
联系人:
yyyyyyy
电话:
yyyyyyyy
传真:
yyyyyyy
邮箱:
yyyyyyy
____________年_月yyy日篇二:
正式邀请函及答复
formalletterofinvitation
正式邀请函
atadinnerparty
inhonorofourstores
fiftiethanniversary
onsunday,thefifthofjuly
ateightoclock
abahotel
100stonestreet
hongkong
r.s.v.p.史密斯先生,谨订于七月五日星期日晚八时在香港stone大街100号aba大酒店举行我店的五十周年晚宴,敬请
光临
___公司敬约
敬请回复
formalletterofacceptinganinvitation正式接受邀请函
mr.smith
acceptalletterofdeclininganinvitation正式谢绝邀请函
mr.smith
regretthatheis
unabletoaccept
kindinvitationtodinnerparty
onsunday,thefifthofjuly
ateightoclock
abahotel
oent
史密斯先生因已有约,不能应邀参加___公司定于七月五日晚八时在aba大酒店举行的晚宴。
至为抱歉。
篇三:
英文邀请函及回复范文
英文邀请函及回复范文
邀请函包括宴会、舞会、晚餐、聚会、婚礼等各种邀请信件,形式上大体分为两种:
一种为正规的格式(formalcorrespondence;一种是非正式格式(informalcorrespondence)。
邀请信一定要将邀请的时间(年、月、日、钟点)、地点、场合写清楚,不能使接信人存在任何疑虑。
1.邀请朋友共进午餐invitingafriendtoinformalluncheon
dear[zhangying]:
affectionatelyyours,
liming
亲爱的[张营]:
您能在[5月5日星期五中午12点钟]来吃午饭吗?
我侄女[玛丽]正在我们家中作客,我想您会乐于见到她的。
她是个漂亮而聪明的女孩子,„„同她在一起是很使人高兴的!
[约翰和简]也到这里来,也许在饭后我们能[开个舞会],说好,一定得来呀!
2.邀请朋友同他们不认识的人一起共进晚餐invitingfriendstosupperyoubeforethen,i’llbee_pectingyouonthe[ting
亲爱的[苏珊]:
我知道您对[油画]是有兴趣的,所以我相信您对林顿夫妇也会感兴趣。
他们将在[10月12日(下星期日)]来吃饭,我们很希望您和瓦尔特也能同来。
[林顿夫妇]是那么好的一对夫妻。
我们是去年夏天在[伦敦]认识的。
他们集有[各个不同时期精美的油画作品]。
我知道,林顿先生在研究[油画]方面是颇有权威的。
我深信,那天晚上您和瓦尔特同他们在一起,一定会很愉快。
我们准备在6点钟吃晚饭,这样就能有较长的时间闲谈。
如果事前接不到您的回信,我
就指望你们那天到来。
3.邀请来家中小住及周末聚会aninvitationforahouseandplybeautifulhereno!
ithinkise[fred]somegoodfishingthisyear.thefisharebitingbetterthanever!
sobringyourfishingclothes;andbes
there’saverygoodtrain[fridaynight];i’vemarkeditinredonthetimetable.itgetsyouhereabout[seven-thirty]efordinner.youcangetalatetrainback
affectionatelyyours,
亲爱的[简]:
如果您[7月24日]没有什么活动安排,我希望[您和弗雷德]能同我们一起在[远庄园]共度周末,那里已经鲜花遍地,现正在最美丽的时节。
我想,今年我们能让[弗雷德]钓鱼钓得更快活。
鱼儿比过去任何时候都爱上钓鱼。
请把钓鱼的服装带来,也别忘记带上打网球的用具,因为我们还邀约了[欧文]夫妇,我想,你们是乐意同他们打网球的。
[星期五晚上]有一班舒适的火车,我已经在火车时刻表上做了红色记号,火车大约在[7点半钟]把你们送到这里,正是吃晚饭时间。
[星期日晚上]你们可以乘晚车回来。
或者,在[星期一早晨]也有一班快车,就是[鲍勃]常坐的那一班车。
我们希望没有什么事情会阻碍你们,我们在等待着你们光临„„我知道[欧文夫妇]好盼望再次见到你们。
准备乘哪一班火车,请一定告诉我们,好让[鲍勃]到车站迎接你们。
4.邀请参加招待会aninvitationforareception
dear[mr.smith]:
ite/us
]greatpleasuretohaveyourpresenceatareceptioninhonorofthechinesedelegation.
thereceptionptlyat[si_]tobefolloe/us]knoeonetoaddressameeting
dear[dr.rodger]:
[theenglishdepartmentofnankaiuniversity]eetingroom]at[eight]o’clock,[saturdaymorning,decemberthethirtieth,1993].asyouknoentisinterestedin[the20thcenturyenglishliterature]
sinceyouarefamiliarelyinterestingtous.
cordially,
[南开大学外文系]特邀请您出席[1993年12月30日(星期六)早八点在(系会议室)]召开的[学术年会]并作演讲。
正如您所了解的,[南大外文系]对[20世纪的英国文学颇感兴趣]。
您对此领域很熟悉,您的见解定会给我们带来很大的兴趣。
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