预结算操作作业指引.docx
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预结算操作作业指引.docx
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预结算操作作业指引
预结算操作作业指引
编制
日期
初审
日期
审核
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批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1.总则
编制目的:
规范审批及结算流程,提高工作效率,有效控制项目动态成本,强化全员成本意识。
适用范围:
广州公司预结算工作。
2.预算工作
总体说明:
对于五大类合同(总包、精装修、道路管网、园建绿化、栏杆铝合金门窗)要求必须做好预算工作。
预算流程图如下:
编制预算前的准备工作:
(1)与施工单位召开预算工作预备会,理清图纸的版本号、施工范围,选用业主的《通用做法》、《建筑防水防裂体系》、《加气砼砌块施工技术细则》、《成品烟道》等情况。
这些做法及细则需注意各时期所采用版本;
(2)定好编制预算的计算方式及使用软件的种类等,为完成预算后对数提供便利;
(3)与施工单位签订约谈记录,制定预算的总体工作计划,这是保证预算工作按时完成的前提,另外,对于未按时完成的情况定下一些处罚措施,确保预算按时完成;
(4)确定双方预结算工作总负责人,便于进行工作对接;
(5)加强沟通,保持信息的对称性。
对图纸有疑问之处及时与成本部人员沟通,进行答疑解决。
编制预算后的对数工作:
(1)完成预算的编制后,找以往同类工程作对比,对比相关含量进行分析。
通过对比找出差异,分析原因。
若是自己计算错误应及时整改,做到心中有数。
(2)与施工单位核对过程中,实行对数签到制度,当天核对完成内容当天双方确认,各自留底,不再重复核对。
(3)对数2-3天后,对整体情况有了认识,根据实际对数情况,预计进度和时间节点,重新调整并定下具体计划,确保对数工作按计划完成。
(4)对数过程要连续,一气呵成,特别是总包工程,提高工作效率。
(5)对数过程中难以解决的争议问题,咨询公司先提出合理性建议,再与成本部人员沟通,及时解决。
(6)对数期间,咨询公司每周与成本部人员汇报核对情况,跟进对数计划落实情况。
(7)注重对数的成果的整理,每个项目都要能够体现工程量的变化、造价的变化,整个大项审核完成后,要有一个总工程量与总造价的对比,并出具一份书面的说明文件,对重点变化部分加以说明。
(8)预算核对要考虑超报费,在预算书中就要扣除。
编制预算的时间要求:
总包预算必须在出图后六个月的时间内完成并与施工方核对好,编制对数后总包含量分析表。
分包预算必须在三个月的时间内完成核对。
3.结算工作
总体说明:
结算工作是成本管理的一项重要也是最基础的工作,责任心是贯穿整个工作的主线。
结算成果的提交要求是精品而不是半成品。
时刻认为自己就是终审。
结算流程图如下:
结算的编制及审核:
(1)工程竣工验收合格后,咨询公司应编制结算计划,项目部根据结算计划催促施工单位提交工程结算资料,催交结算书行之有效的方式有如下几种:
1通过电话沟通。
对于简单的工程结算,如采购合同的结算,可通过电话沟通,以最快捷的方式催交结算。
2通过电子邮件通知。
通过电子邮件通知是我们最常用的方式。
3通过正式发函通知。
通过正式发函的形式通知,每月28号发函,涵盖两个月。
在通知书上写明累计第几次发函。
同时以电话及电子邮件为辅助,这是最可靠有效的方式。
这方式可起到免责及自我保护的作用,在结算中占据主动地位。
发函的格式如下:
[以中冠涂料、南利年前发函为例说明]
体现发函重要的例子:
4约谈形式。
每周约谈2-3家重要的施工单位,充分与施工方沟通,了解并记录未能按时提交结算的原因,如指令未下发等,由咨询公司及成本部推动结算的提交工作。
此外,可以通过停付进度款的方式,催促施工方尽快提交结算。
以上方式应作为结算工作的一部分,协助并催促施工单位提交结算资料。
提交结算是完成结算工作的前提条件。
(2)工程结算的具体操作流程:
1首先检查资料是否完整,如果不合格,通知项目秘书退回施工单位重新送审;
2收到完整的结算资料后在规定的时间内完成工程量、综合单价的审核,审核完成后约施工单位进行对数,双方核对达成一致意见后,要求施工单位经办人签名确认;
3注意留意施工合同是否有扣除结算超报费的条款。
如果承包商的送审价超出审核价的5%,则应扣施工方的超报费,按超出审核价部分的10%扣除(注意并不是每份合同都有此条款)
4完成的预结算资料的排放顺序:
塑料装订封皮
工程预(结)算审批表(施工单位无此单)
工程预(结)算内部审核备忘(施工单位无此单)
工程结算工作交接单
竣工协议清单
封面
编制说明(施工方必须盖章)
汇总表
计算书汇总清单
签证汇总清单(如无签证则可不要该表)
甲供材统计表(如无甲供材则可不要该表)
总包管理费(如无总包管理费则可不要该表)
现场量度记录(如无现场度量纪录则可不要该表)
材料供货明细表(如无甲供材则可不要该表)
扣款/索赔及奖励明细表(必须是原件、如扣款/索赔则可不要该表)
竣工验收报告(原件、一定要有监理、甲方的签字盖章及日期)
合同复印件(主要指经济条款部分)
结算对帐单(预算可不要该表、盖章必须是财务用章、手写签名、注明截止日期)
上述资料除注明外1式3份,甲、乙及咨询方各一份,由甲方保留原件。
打印装钉好后分别在左上角盖好“甲方”、“乙方”、“咨询方”的印鉴,送至甲方审核。
特别说明:
在提交给甲方的原件中,除指令单外,其他资料必须为原件,如扣罚款单、奖励单要求为原件。
结算审核标准格式:
(3)审核结算的要点:
共性问题:
1施工范围的问题
对于涉及多家施工单位的结算范围,要理清各单位的合同界线,需工程师确认,必要时到现场复查确定;[特别是室外工程]
2水电费、罚款及奖励单
水电费、罚款及奖励单一般在进度款中有体现,结算是往往比较混乱。
结算时,要求施工方单位与项目工程师提前核对,并形成书面确认书,哪些水电费、罚款已扣,哪些未扣,一一写明,作为结算扣款的依据;
3审批表的填写问题
审批表中预结算说明一栏,应写明审核的要点,分析结算造价的合理性,要能够反馈一个总体价格水平;分析与合同造价的差异原因;对于采购合同,还应注明预计超领的情况,并附上相应的过程文件。
填写范例如下:
4备忘录的填写问题
备忘录成本数据一栏,是结算含量的积累,是沉淀结算成果的体现。
完成每一份结算都要有所积累。
栏目中的项目可以根据需要增减,关键是分析的数据要具有参考价值,如铝合金合同,应分析窗地比、铝合金的单方造价等;
范例如下:
5竣工协议清单的填写问题
不要随意修改标准格式及公式,合同编号及项目名称要填写正确。
范例如下:
6结算对帐单的核对;
已付款情况要与成本部人员作好沟通,可以通过邮件和成本部确认,不允许出现半点差错。
对帐单后面的截止时间要注明清楚。
发邮件的范例如下:
7结算审核过程要保留计算的过程,要具有可追溯性,便于复核及校核。
8结算的顺序
由易到难,先结算采购合同,后结算施工合同。
提交结算后,每个月制定一个结算的主题,如7月与8月定为“采购合同结算月”,定好完成目标并按时落实。
一般情况下,采购合同在收到结算后7天内完成,施工合同根据具体情况,与成本部人员沟通,定好结算完成的时间。
9分段结算
对于合同期跨度较长的,可以进行分段结算,减轻后期结算压力。
施工合同
1现场抽查[以方直园建的结算为例介绍]
对于道路管网、边坡支护、土方工程、园建绿化、边坡护绿、基坑工程、外墙装饰工程等,注重现场的抽查测量,抽查的结果作为结算的有效依据,按相关表格附在结算书后。
现场测量约谈纪要格式如下:
2负签证的审核
施工单位一般不上报负签证,此部分要重点关注。
平时项目管理中要建立好负指令台帐,对各单位负签证进行归类汇总,结算时要注重扣除;通过邮件的形式与成本部人员沟通,成本部人员统一从K3系统中导出相关合同所有的签证指令发给咨询公司,咨询公司逐条打开查看并汇总扣除;有部分负签证,因为当时指令未下发给第三方,在K3系统中可能未显示,最有效的做法是要审核其他单位结算时,注意第三方扣款的指令,审核过程注意收集及记录成台帐,以防遗漏。
3甲供材的核对
施工过程中,甲供材的领用比较混乱,要认真核对,特别是总包及精装修合同,涉及量较大。
利用甲供材台帐,统计各单位的实际领用量,避免遗漏;另外,在进行施工合同的结算中,甲供材的核对也要做到“分段结算”,避免过多地采取拉通考虑,提高核对的准备性,比如,花城5D期涂料及6期涂料结算,在5D期的结算中就分段核对甲供材。
根据实际情况,前提条件是四联单的填写工作必须要规范,写明各合同名称及使用范围。
[讨论]
4调差问题
结算审核过程中注意合同是否有调差条款,如下几类合同一般有调差:
总包、铝合金、智能化安防、防火门等。
采购合同
1四联单的完整性与有效性
采购合同不是简单的四联单数量的相加,注意看清楚四联单是否盖章完整,是否有修改的地方,修改处是否有效,备注与实际数量有没有不一致的情况,在批进度款时若有发现类似情况应及时反馈给施工方进行处理。
[百安居案例]
2核对超供材料价格的问题
对于超供甲供材价格的审核,与采购单位核对时,要注意知会产生超领的相关施工单位,并要求其签字确定,认同审核价格,以便在后期施工方结算甲供材时按此确定价扣除超领的款项,避免不必要的争议发生,如施工方不同意当时采购单位的价格的争议。
3注意各单位的领货情况
采购合同结算过程中,建立甲供材台帐,为后期核对施工合同甲供材作准备。
另外,注意一些单位的领货情况,有部分施工单位领用材料情况异常,如运峰电力公司领用外墙砖,诸如此类,应给予关注并了解情况;
4检测费用问题
有部分采购合同涉及检测费的问题,如开关插座的检验费等,要看清楚是否为合同范围内,或者是综合单价是否已包含,避免重复支付。
总价包干合同
对于总价包干的合同,不能因其包干则马虎处理,应认真查看合同,关注是否有调差条款,对于有签证的情况注意是否出现重复,结算后还要分析其造价合理性。
结算的复核:
(1)复核制度
所有送出的成果文件,必须经过2级复核制度。
各项目100万的预结算由经手人自查后由项目小组成员复核方可盖章送出;100万以上者需由项目负责人2级复核,再由其他的项目负责人3级复核才可盖章提交。
(2)复核内容
复核内容为预结算所采用格式是否正确、资料是否完整、前后数据是否一致、数据的准确性、结算方式是否与合同不一致等。
(3)复核要求
复审工作的要求是数据准确性及资料完整性。
不允许出现如合同编号写错、合同名称不符或者已付款金额不正确等低级错误。
建立健全复核机制,做好复核记录。
(4)处罚制度
对于复核过程中发现的错误实行与个人工作绩效挂勾的处罚制度,以处罚方式减少错误的发生。
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