存货管理内控制度.docx

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存货管理内控制度

存货管理内控制度

1、总则

1.1控制目标

（1）规范存货管理行为；

（2）防范存货业务中的差错和舞弊；

（3）保护存货的安全、完整，提高存货运营效率。

1.2适用范围

（1）本制度适用于公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、或为了出售仍处在生产过程中的、或将在生产过程或提供劳务过程中耗用的存货管理；

（2）存货管理包括计划、采购与生产、保管、发出、盘点、记录和报告；

（3）公司的控股或全资子公司参照执行。

1.3制定依据

（1）《中华人民共和国会计法》；

（2）《内部会计控制规范——基本规范（试行）》；

（3）国家其他相关法律、法规及公司相关规定。

2、岗位分工与授权批准

2.1不相容岗位分离

（1）存货的采购、验收与付款分离；

（2）存货的保管与清查分离；

（3）存货的销售与收款分离；

（4）存货处置的申请与审批、审批与执行分离；

（5）存货业务的审批、执行与相关会计记录分离；

（6）公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。

2.2经办和核算存货业务人员的素质要求

（1）具备良好的职业道德、业务素质；

（2）熟悉存货的用途、物理和化学性质等基本知识；

（3）符合公司规定的岗位规范要求。

2.3业务归口办理

（1）存货的采购由采购部负责办理，其他部门配合；

（2）存货的质量由质量部门办理验收；

（3）存货的数量验收、保管、发出、保管由仓储部门办理；

（3）付款和会计记录由财务部办理；

（4）公司XX的机构或人员，不得办理存货业务。

2.4部门职责

2.4.1采购部

（1）受理采购申请，编制采购作业计划；

（2）采购作业；

（3）收集市场价格。

2.4.2仓储部门

（1）数量验收、保管存货；

（2）按发货指令（领料单或发货单）发货；

（3）对存货的收、发、存进行记录和报告。

2.4.3财务部门

（1）参与制定存货管理政策；

（2）参与重大采购合同的签订、采购招标及反拍卖工作；

（3）及时对存货进行会计记录；

（4）审查采购发票，正确计算存货成本；

（5）参与存货盘点，抽查保管部门的存货实物记录。

2.4.4审计部门

（1）对存货的采购合同进行审计。

2.5授权审批

2.5.1授权方式

（1）存货业务除公司有重大战略性采购或生产需经董事会审批外，由公司总经理审批；

（2）公司总经理对各级人员的存货业务授权，每年初公司以文件的方式明确。

2.5.2审批权限

项目

审批人

审批权限

1、采购政策

总经理

（1）制定和修订；

（2）以会议形式审定。

2、月度采购计划、月度生产计划

总经理或授权审批人

（1）以总经理办公会议形式审批或授权事业部经理办公会议审批。

3、采购作业计划

公司授权审批人

（1）按公司授权范围审批。

4、采购合同

公司授权审批人

（1）按公司授权范围审批。

5、存货发出

公司授权审批人

（1）按公司授权范围审批。

6、存货报废、与处置

总经理或授权审批人

（1）审批或授权审批。

7、战略性采购和生产

董事会

（1）重大金额审批；

（2）授权总经理审批。

8、接受投资或债务重组等方式取得存货

董事会

（1）审批或授权审批。

2.5.3审批方式

（1）重大战略性采购与生产，经董事会决议后，由董事长审批；

（2）采购政策（包括库存限额、采购方式的选择、经济批量等政策性事项）和月度采购计划、由总经理召开会议决定，并以文件或其他形式下达执行；

（3）存货业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。

2.5.4批准和越权批准处理

（1）审批人根据公司对存货业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；

（2）经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务；

（3）对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝并应当拒绝，并及时向审批人的上一级授权部门报告。

3、存货取得、验收与入库控制

3.1采购存货控制

3.1.1采购控制程序图

NO

YES

YES

NO

YES

NO

YES

3.1.2内控要求

业务操作

操作人

控制要求

1、物资需求计划

生产部门计划员

（1）每月28日根据下月销售计划、生产计划和物资消耗定额编制物资需求计划；

（2）根据总经理指令下达、调整和修改需求计划。

总经理或被授权的事业部经理

（1）根据经理办公会议下达物资需求计划调整指令；

（2）审签需求计划。

2、材料作业计划

采购计划员

（1）根据物料管理系统采购提示和月度物资需求计划，编制采购作业计划；

（2）按授权报审批人批准后，将采购作业单下达采购员；

（3）采购作业计划分送仓库、财务等部门。

授权审批人

（1）按授权审签作业计划。

3、选择供应商

采购员

（1）寻找供应商以保证：

①供应物料顺畅；

②进料品质稳定；

③交货数量符合；

④交货期准确；

⑤各项工作协调。

（2）建立供应商档案，编制供应商清单，记录主要供应商的表现和交易情况；

（3）建立与供应商的稳定关系；

（4）采购前在合格的供应商清单中选择并通知至少三家供应商报送报价清单。

生产、技术、质量、采购、保管、

财务部门

（1）制订选择主要供应商评审标准，包括：

①供货历史；

②供货能力和频率；

③产品质量及质量控制能力；

④服务水平；

⑤财务及信用状况；

⑥管理规范；

⑦来自其他客户的评价。

（2）定期审定供应商清单。

（3）定期对供应商优化，将不合格供应商剔出供应商清单。

4、比价、洽商、签订合同

采购员

（1）收料市场价格信息；

（2）对供应商报送的报价清单进行比价；

（3）与历史交易记录比较（最近三笔以上同一材料的交易价格和去年同期交易价格）；

（4）与公司下达的采购指导价比较；

（5）分析价格趋势；

（6）填写价格比较单，报主管审批；

（7）确定供应商，与供应商谈判，就交易数量、质量、交货期、运输方式、结算、责任等达成协议，拟定合同，按授权报请批准或确认；

（8）合同条款应符合《中华人民共和国合同法》的规定；

（9）重要采购合同至少有两人参加洽谈；

（10）3000元以上的采购必须签订合同，并送财务部门一份；

（11）100000元以上的采购合同必须经审计部门审计；

（12）双方签署的订单视同合同。

审计部门

（1）单项10万元以上的大宗采购，在合同签署前进行审计，在审批单上签署书面意见；

（2）重点审计合同的采购方式选择是否合理、供应商是否合格、采购价格是否合理等。

财务部门

（1）金额在10万元以上的采购合同，审定其付款结算方式。

授权审批人

（1）按授权审签合同。

总经理或授权审批人

（1）根据市场情况确定采购方式：

①反拍卖；

②招标；

③比价；

④议价；

⑤访价（金额小，且对产品质量影响小或无影响）。

（2）按授权审签合同。

5、采购

采购员

（1）提货或通知供应商送货；

（2）记录供应商档案；

（3）登记采购手册；

（4）装订采购作业单、订单或合同存档。

6、验收

质量检验员

（1）制定需质检的材料清单；

（2）对需质量检验的材料，接到质检通知后立即进行质量检验；

（3）出具质检报告或在收料单上标明质检结果：

“合格”或“不合格”；

（4）对不符合质量要求的材料提出处理意见；

（5）对不符质量要求的材料加以显著标记。

仓库保管员

（1）将送来的货物放在待验区，将检验合格的货物放在适当的位置；

（2）对需质检员质检的材料，通知质检员质检；

（3）对货物进行数量验收和质量验收，对无采购作业计划的货物以及超计划采购的货物经批准后方能验收；

（4）将不合格的货物隔离放置，并加以标记；

（5）正确使用计量设备和仪器；

（6）出具送货差异报告（多送或少送）；

（7）对验收合格的材料，填制入库单，登记实物账，对实际验收入库的货物予以确认，对发票未到的收料在月末暂估入库。

授权审批人

（1）批准或不批准超计划采购；

（2）对质量差异报告提出退货或降价处理批示；

（3）对送货差异报告批示；

（4）责成查明差异责任和质量不符责任。

采购员

（1）查明差异原因和质量不符原因；

（2）按授权审批人批示办理退货、降价谈判、补足货物等事宜；

（3）记录采购差异的内容及处置过程。

7、货款结算

财务部门会计

（1）将发票联与税收抵扣联匹配核对；

（2）发票与合同及采购计划匹配核对；

（3）发票与收料单匹配核对；

（4）按合同及付款手续填制付款凭证；

出纳

（1）根据审核的付款凭证和合同规定的付款方式付款。

3.2制造存货

3.2.1存货制造控制流程

月度生产计划

NO

YES

NO

YES

3.2.2内控要求

业务操作

操作人

控制要求

1、月度生产计划

计划员

（1）根据月度销售计划、库存存量控制标准，制定月度生产计划；

（2）将生产计划报总经理批准。

2、生产作业计划

计划员

（1）根据销售合同和销售部的出货计划和库存存量控制标准，编制生产作业计划；

（2）根据总经理的指令调整生产作业计划。

授权审批人

（1）审签生产作业计划；

（2）平衡生产能力，调整生产作业计划；

（3）下达紧急生产作业计划。

3、制造

生产班组

（1）按生产规程生产；

（2）根据生产作业计划（生产指令）生产；

（3）改善生产组织，高效、低耗生产；

（4）安全、优质、按时、按量生产。

4、验收

质量检验员

（1）建立质量检验标准和规程；

（2）生产各工序完工后及时检验、出具检验报告，或在生产指令卡上签字；

（3）将不合格的产品加以显著标记。

仓库保管员

（1）将合格产品按包装要求包装，将合格证放在包装内，在包装上贴上商标；

（2）将合格半成品放置规定位置；

（3）将不合格品隔离放置不予入库，并加以显著标识；

（4）将检验合格入库的自制半成品、产成品、模具等开具入库单，及时登记入账；

（5）将不合格品开具报废单；

（6）每月编制本月完工入库报表，及时报送财务部门等相关部门。

总经理或授权审批人

（1）按授权审签报废单；

（2）责令生产部门分析报废原因，并报送书面分析报告。

5、会计核算

财务部门会计

（1）及时收集存货生产、入库资料；

（2）按成本核算规程核算，并结转存货成本。

3.3委外加工

3.3.1外协加工商：

由公司生产部、质量部门、财务部门等共同评审协作加工商。

3.3.2委外加工类别：

（1）成品委外加工：

由公司提供材料或半成品，委托协作厂商制造成产成品。

（2）半成品委外加工：

由公司提供材料、模具或半成品，委托协作厂商制造，其协作加工商加工后尚需公司再加工方为成品。

（3）材料委外加工：

产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料，须委外协作加工后方能用于产品生产。

3.3.3委外加工控制程序：

委外加工申请

NO

YES

NO

YES

3.3.4内控要求

业务操作

操作人

控制要求

1、委外加工申请

生产部计划员

（1）提出委外加工申请必须基于以下原因：

①公司人员、设备不足，生产能力负荷已达饱和状态；

②特殊零件、材料无法购得现货，也无法自制时；

③协作厂商有专门性的技术，利用委外加工成本低廉且有品质保证；

④配合公司销售、生产需要，需通过协作厂商完成新产品的试制、及试制经认可后的大量外协制造作业。

（2）书面提出委外加工申请——填写委外加工申请表，注明加工原因及加工类别、数量和质量要求等。

生产部门负责人

（1）审核加工申请，对委外加工的必要性和加工数量等内容审查。

授权审批人

（1）按授权审签加工申请。

2、选择受托加工商

委外加工员

（采购员）

（1）选择外协加工商以保证：

①加工品质稳定；

②交货期准确；

③各项工作协调。

（2）建立“外协加工商”档案，定期调查外协加工商的动态和产品质量，定期审查主要外协加工商的表现。

（3）建立与受托加工商的稳定关系。

（4）委托加工时，在合格外协加工商中选择，并通知至少三家外协加工商报送报价单（特殊外协加工除外）。

生产、技术、质量、财务部

（1）制订选择主要外协加工厂商评审标准，包括：

①加工生产历史；

②加工能力；

③加工质量及质量控制能力；

④加工价格；

⑤服务水平；

⑥财务及信用状况；

⑦管理规范；

⑧来自其他客户的评价。

（2）实施调查或书面审查外协加工商。

（3）对外协加工商考核，选定主要外协加工商，将不合格外协加工商剔出外协加工商清单。

3、比价洽商、签订合同

生产部门委外加工员（采购员）

（1）收集市场价格信息。

（2）对外协加工商报送的报价单进行比价，填写价格比较单，报主管审批。

（3）选定外协加工商，与外协加工商谈判，就委外加工合同达成协议，拟定加工合同，按授权报请批准或确认。

（4）所有的委外加工合同必须签订合同，并送财务部门一份。

审计部门

（1）对合同进行审计。

财务部门

（1）审查付款结算方式。

生产部长

（1）审核合同。

授权审批人

（1）按授权审签合同。

4、委托加工

生产部计划员

（1）根据合同，填写“委外加工单”和“委外加工领用单”。

仓库

（1）根据“委外加工领用单”发放委外加工的材料或半成品。

（2）根据“领用单”准确发放。

委外加工员

（采购员）

（1）将“委外加工单”连同原料或半成品交受托加工方（外协加工商）。

（2）提供加工图纸、加工及检验标准等技术资料。

（3）指导外协加工商按照公司规定进行加工或制造。

（4）协助其提高品质。

（5）与外协加工商工作联系与协调，了解加工进度和品质。

（6）加工完后，及时提货或通知送货，对质检不合格的加工品与外协加工商协商。

财务部门

（1）审查领用的委外加工品的品种、规格及数量与加工合同一致，并加盖财务审核章。

门卫

（1）根据财务审核后的出门证对出门的物资核对放行。

5、验收、入库

质量检验员

（1）根据仓库保管员的通知，对委外加工产品及时检验。

（2）按与外协加工商双方协定的验收标准和抽样来验收。

（3）出具质检报告或在收料单上标注质检结果：

“合格”或“不合格”。

（4）对不合格的委托加工品提出处理意见，协助委外加工员就质量问题与外协加工商协商或交涉。

仓库保管员

（1）将送来的委外加工品放在待验区，将检验合格的货物放在适当位置。

（2）通知质检员质检。

（3）对货物进行数量验收。

（4）将不合格品隔离放置，并加以标记。

（5）对验收合格品，填制入库单，对验收入库的货物予以确认，对发票未到的收料在月末暂估入账。

（6）出具送货差异报告（多送或少送）。

授权审批人

（1）审查差异报告。

（2）责成查明差异责任。

（3）对有关责任人提出处罚意见。

（4）签署处罚意见书。

委外加工员

（采购员）

（1）查明差异原因。

（2）与外协加工商协商处理数量、质量差异事项。

（3）记录委外加工差异的内容及处理过程。

6、加工结算

会计

（1）将发票联与税收抵扣联匹配核对。

（2）发票与合同及“委外加工单”匹配核对。

（3）发票与收料单匹配核对。

（4）按合同填制会计凭证。

（5）及时进行会计处理。

出纳

（1）根据审核的付款凭证和加工合同的付款方式付款。

3.4受托加工

3.4.1受托加工控制程序

NO

YES

NO

YES

NO

NO

YES

3.4.2内控要求

业务操作

操作人

内控要求

1、接受委托

业务员

（1）接洽客户；

（2）按客户的委托加工要求送交生产部评估；

（3）经评估公司有能力加工后，正式受理委托加工单。

生产、技术、质量等部门

（1）根据业务员提供的委托加工要求进行评估：

①公司的生产负荷，是否能满足时间要求；

②公司的设备加工能力是否有能力加工及是否能满足质量要求。

（2）出具评估意见。

销售部门授权审批人

（1）审核委托加工单；

（2）审核加工合同。

授权审批人

（1）按授权审签加工合同。

2、验收委托加工品

质检员

（1）按合同规定的质量要求，验收委托方送交的材料或半成品；

（2）出具质量报告。

仓库保管员

（1）按合同规定的数量要求，验收委托方送交的材料或半成品；

（2）设置来料加工备查登记簿，实时登记来料数量及领用情况；

（3）将来料放置在特定区，不与公司材料（半成品）混合放置。

3、加工

销售部内勤人员

（1）通知生产部门加工；

（2）向生产部门提供受托加工的相关技术资料。

生产部计划员

（1）下达生产用料标准。

领料员

（1）填写领料单，送交授权审批人审批。

领料单应注明物品名称、规格型号、申请数量、加工单号等内容。

（2）根据授权审批人审批的领料单，到仓库领料，核对领用材料（或半成品）与领料单的材料（或半成品）、型号、数量是否一致；

（3）办理货物交接手续，并签上自已的姓名。

仓库保管员

（1）按经批准的领料单发料；

（2）按委托加工单和委托单位的来料匹配发料；

（3）与领料员办理交接手续，并在领料单签名；

（4）登记来料加工备查登记簿；

（5）加工单完成后剩余材料（或半成品）按合同规定处理：

①需送回委托单位的通知业务员，办理手续后退回委托单位；

②剩余材料（半成品）归公司的，办理正式入库手续，并将其从特定放置区转入公司材料（或半成品）区。

生产各班组

（1）按生产规程生产；

（2）根据生产指令生产；

（3）按客户的技术标准和质量标准生产。

4、验收

质量检验员

（1）各工序完工后，及时检验，出具质量检验报告；

（2）根据客户要求的质量标准检验；

（3）发现质量问题，及时报告，并会同相关部门分析质量原因；

（4）下达《质量整改通知》，并督促落实。

仓库保管员

（1）按客户的包装要求包装；

（2）将合格品放在特定区；

（3）通知业务员：

加工品已加工完毕。

5、通知发货

销售业务员

（1）接到加工完毕通知后，向仓库下达发货通知。

6、装箱

仓库保管员

发运员

（1）按出货通知、客户委托加工单核对无误后，由另一人如数装箱：

①核对确认数量、品种、规格、型号无误后发货；

②按客户的要求包装。

（2）填写出库单。

7、核对

发运员

（1）核对货物；

（2）核对每份订单的总件数、地址、箱头标签等。

8、发运

发运员

（1）核对委托加工单的单号、地名、人名、单位名、电话；

（2）将货物清单放置包装箱内，箱体写上“内附货单”字样；

（3）箱面封口、打包、置于发货区；

（4）填写《货物发运单》如数及时发货；

（5）与仓库保管员双方在发运单上签字。

9、财务结算

开票员

（1）根据合同、仓库装箱单、发运单开具发票；

（2）当天将发票和抵扣联及相关附件送交业务员，将记账联送交财务部门记账。

业务员

（1）与客户办理收款手续；

（2）催收加工款。

财务部门

（1）及时计算、结转加工成本；

（2）及时对加工业务进行会计账务处理。

3.5接受投资和抵顶债务取得存货控制

3.5.1公司接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过评估和检查，并与公司筹资合同或协议的约定相一致。

3.5.2公司取得的存货为对方单位抵顶债务的，该类存货的取得，事先经有关部门和人员审核，总经理或授权批准人批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。

4、仓储与保管控制

4.1仓储计划控制、公司根据销售计划、生产计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量。

4.2存货接触控制。

严格限制XX的人员，接触存货。

4.3分类保管控制。

公司对存货实行分类保管，对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货的保管、调用、转移等实行严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。

4.4安全控制：

（1）公司按照国家有关法律、法规要求，结合存货的具体特征，建立、健全存货的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施，并建立责任追究机制；

（2）公司仓储、保管部门建立岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并对其进行检查。

4.5生产现场存货控制。

公司生产部门应当加强对生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理和控制，根据生产特点、工艺流程等，生产班组应对转入、转出存货的品种、数量等以及生产过程中废弃的存货进行登记。

4.6存货保管的具体要求

业务操作

操作人

控制要求

1、仓库选择设置

主管部门经理

（1）提出仓库设置规划：

①材料仓库位置应方便生产使用；

②有利于安全保卫；

③考虑保管货物的物理性能和化学性能；

④有货物进出通道，有照明、防火、防水、防盗设施；

⑤有合理的存货空间，易于发货、搬运、盘点。

总经理

（1）批准仓库设置规划。

2、货物堆放

保管员

（1）保持仓库清洁；

（2）采用立堆放方式；

（3）按存货的品种、规格堆放，不同物理性能和化学性能的物品分开堆放；危险品隔离存放；

（4）划分保管区、待验区、不合格品区；

（5）堆放考虑先进先出，易于盘点；

（6）对外形规则的货物采用五五堆放法等合理方法；

（7）填制《物料储位图》，存货依分区及编号顺序排放；

（8）建立存货账及物料卡，物料标示朝外。

3、货物保管

保管员

（1）保管好仓库钥匙，防止丢失；

（2）每月定期核对账物；

（3）发现物料变质及时报告；

（4）对半年以上的呆滞物品编制报表；

（5）当日进出货单，当日登记入账，实时反映仓库库存；

（6）保持仓库通风条件，定期检查通风设备和防火、防水、防盗设施，防止货物霉烂变质、失火、失盗。

4、保管检查

部门经理

每月检查仓库和仓库保管员工作一次

主管副总经理

每季抽查仓库及保管员工作一次

总经理

每年抽查仓库及保管员工作一次

5、领用、发出与处置控制

5.1存货领用控制

5.1.1存货领用控制程序

月度生产计划

其他相关计划

NO

YES

5.1.2内控要求

业务操作

操作人

内控要求

1、物料领用计划

计划员

（1）生产用料计划，根据配方标准和物料耗用标准编制；

（2）其他领料计划根据其他相关计划和定额消耗标准编制；

（3）根据原材料实际参数等调整用料计划并作为领料控制标准。

2、领料申请

领料员

（1）领料员必须经过授权；

（2）填写领料单。

注明物品名称、规格型号、申请数量、产品批别等内容。

3、领料审批

班组长、部门经理

按审批权限审批

4、发料

仓库保管员

（1）不经批准的领料申请，不予发料；

（2）核对领料计划，是否按公司规定的审批权限审批；

（3）按领料单点装货物，并与领料员当面点清，不得多发或少发；

（4）材料按先进先出发放；

（5）与领料员办理交接手续，并在领料单签