Q2001 文件管制程序.docx
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Q2001 文件管制程序.docx
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Q2001文件管制程序
文件管制程序
文件编号:
Q2-001
日期:
2010-03-01
版本:
A
内文页数:
10
等级:
一般
版序
变更章节
变更事项
拟案单位
拟案人
修订日期
A
Firstrelease
2010-03-01
核
准
审
核
拟
案
FormNo.:
Q2-001-01Rev.01
一、目的:
建立一套有效且适行于全公司之文件管制标准,以达到文件系统标准化,进而提升文件管理质量与效率。
二、范围:
适用于国际标准组织所规定之质量、环境和食品安全管理体系及公司管理规章之文件与数据管理。
三、相关资料:
3.1质量手册(Q1-001)
3.2记录管制程序(Q2-002)
四、定义:
4.1文件控管人员定义:
指系统管理人员(以下简称文控中心)、各部门指定人员。
4.2文件架构依质量手册定义基本上分为四阶:
第一阶:
质量手册;
第二阶:
程序文件、前提方案手册、操作性前提方案手册;
第三阶:
规范及技术文件;
第四阶:
记录。
4.3文件依产生来源可区分为:
4.3.1内部文件:
指公司编制的、内部活动所形成的文件。
4.3.2外来文件:
来自于公司外部的不是由公司编制的各种文件。
包括工艺资料、样板、工艺资料更改通知等。
4.4文件依机密等级可区分:
4.4.1机密文件:
若文件内容涉及产品价格、材料价格、客户项目、产品设计之线路图、CADFILE等相关管制性文件或由主办单位主管宣告其为机密性文件者。
4.4.2一般文件:
非机密性文件即为一般文件(质量系统文件属于一般文件)。
4.5文件依其管制性可区分为:
4.5.1管制文件:
机密文件及对质量系统会发生影响之文件均列为管制文件。
4.5.2非管制文件:
非生产用途与质量系统无关之文件列为非管制文件。
4.5.3参考文件:
凡盖上“参考”章之文件皆属之。
4.6技术文件:
技术文件包含产品技术文件、生产技术文件和质量技术文件及其相关的电子数据媒体。
五、流程图
5.1文件制订流程(附件一)
5.2文件发文流程(附件二)
5.3文件变更、修改流程(附件三)
5.4文件补发流程(附件四)
5.5文件回收、作废、销毁流程(附件五)
六、作业程序与权责:
6.1各类文件主控管单位
6.1.1ISO体系文件统一由文控中心分发控管。
6.1.2外来文件若为客户所提供,应由项目负责人提供外来文件(纸本OR电子文件)给文控中心登录编号,纸本档需盖外来文件章。
如要发文需依循5.2文件发文流程作业。
(注:
目前客户都由总公司外销部管理,故我司客户文件均由总公司发行。
)
6.2文件制作
6.2.1文件内容大纲需包含:
目的、范围、相关资料、定义、流程图、作业程序与权责、附件
6.2.2视必要性由拟案单位依文件内容增加大纲。
6.2.3若政府相关单位有制式文件规范内容者,以该文件规范内容来撰写;
6.2.4文件封面规定:
6.2.4.1质量系统文件封面须注明文件编号、版本、日期、内文页数(不含封面首页及附件表单)、等级及文件名称等等。
版本从A开始(如达到Z版后从A1版开始,依次为B1,C1,D1……Z1,A2,B2……),日期为拟案日期。
文件之生效日期若无特别声明,则以该文件控管单位之发文日期为准。
6.2.5日期格式统一用公元年表示:
YYYY-MM-DD,如2010-06-03。
6.2.6文件封面/内文表格如Q2-001-01,内文日期为修订日期。
6.2.7封面需逐版保留差异说明,成为该文件之变更历史记录(多次修改时记录不少于2次)。
技术文件(含电子数据媒体)则由拟案单位负责维护。
6.2.8技术文件其内容、格式、字型、字号因技术文件种类之不同可由制作单位作需求制定。
6.3文件编号规则
6.3.1质量系统文件
6.3.1.1一、二、三阶文件编号规则(技术文件及电子数据媒体除外):
一、二阶文件范例:
Q2-001文件管制程序
一/二阶文件代码
-
流水号
Q1/Q2
-
001
三阶文件范例:
Q3-ZL-001
三阶文件代码
-
部门代码
-
流水号
Q3
-
ZL
-
001
部门代码
序号
部门名称
部门编码
序号
部门名称
部门编码
1
质量部
ZL
4
财务部
CW
2
总经理办公室
ZB
5
采购部
CG
3
生产部
SC
6.3.1.2四阶记录编号规则:
四阶记录范例:
FormNo.:
Q2-001-01Rev.01为《文件管制程序》的第一份表单,且为第一版;
FormNo.
文件编码
-
表单流水号
空格
Rev.
版本流水号
FormNo.
Q2-001
-
01
Rev.
01
FormNo.
Q3-ZL-001
-
01
Rev.
01
6.3.2技术文件及电子数据媒体编号规则:
各文件制作单位统一遵循该单位已订定之编码原则,若不适用时,则由该单位提出修正编码原则,制订新的技术文件编码原则,由文控中心统一发文管理。
6.3.3外来文件编号规则:
A–YYEFGH
代号–年份代码+流水号
代号A:
统一为Y表示外来文件
范例:
Y-090001(09年收集的第0001号文件)
Y-100001(10年收集的第0001号文件)
6.3.4文件控管人员对文件编码应予以管制,文件编码不得有重复之情形。
6.4文件审查/核准及会签作业:
6.4.1文件审查/核准权限
文件在发行之前,应由权责人员审核其适切性。
第一阶:
审查:
管理者代表
核准:
总经理
第二阶:
审查:
部门经理
核准:
管理者代表或总经理
第三阶:
审查:
部门级主管以上
核准:
部门经理
6.4.2技术文件需经理级以上主管核准。
6.4.3会签作业:
原拟案单位送审文件时,视需要可附上《文件评审会签表》(Q2-001-02),并依该份文件所需配合之单位,在《文件评审会签表》(Q2-001-02)上予以标明后,执行会签作业,而会签之签署人为各单位主管。
如果顾及时效可用E-MAIL会签,会签完成后将原送审之文件连同《文件评审会签表》(Q2-001-02)(或E-MAIL)一并交予文控中心;该会签文件保存于文控中心,不与文件一并发行。
6.4.4新增需求单位,经系统管理负责人同意,得列入《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03),具体按6.5.4作业(技术文件除外)。
6.5文件制定、发行、变更、暂行、作废及废止作业:
6.5.1文件制订作业:
由拟案单位人员负责向文控中心申请文号(文控中心需要更新《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03)),并依作业需求拟案后,会签、审查至相关人员后,依签核权限签核,核准后交由文控中心发文,流程如:
5.1文件制订流程。
6.5.2文件发行作业:
6.5.2.1拟案单位于第一、二、三阶文件文件核准后,须同时缴交纸本及电子档文件,电子档文件由文控中心每月定期更新(技术文件除外),文控中心收到会签完成之原稿,经确认无误后按6.5.2.2要求发文。
6.5.2.2由文控中心负责在原稿封面加盖发文日期印章,并同时填写《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03),分发给需求单位并以《文件分发/补发签收记录表》(Q2-001-04)为签收记录,流程为5.2文件发行流程,然后由各单位文件控管人员制作《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03)。
(技术文件由拟案单位自行管理)
6.5.2.3四阶记录都需要由文件附件带出,如有新增(或修改)四阶记录按6.5.3执行,记录的管理按《记录管制程序》(Q2-002)执行。
6.5.3文件变更、修改作业
6.5.3.1文件与现况不符时,需向原拟案人反应变更文件,经同意后按文件制订流程如:
5.1,但文号沿用。
6.5.3.2第一、二、三阶文件严禁直接于本文修改,如发现文件与现况不符时,,请依6.5.3.1作业。
6.5.3.3技术文件之修改:
依各单位之《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03)所发份数直接于现行文件及原稿上以手写方式做修正,修正者需于修正位置签注修正者姓名及修正日期,并于一个月内发行正式变更版本;变更版一经生效发行则旧版文件即失效并须同步执行回收销毁作业,以避免误用。
6.5.4文件补发作业:
各使用单位若将文件遗失(或新增文件),需填写《文件补发申请记录表》(Q2-001-05)由部门主管签核,部门经理批准后,向文控中心申请补发。
需依6.5.2作业。
6.5.5文件回收、作废、销毁作业:
6.5.5.1文件一经变更发行时,旧版文件则失效且应由文控中心人员依据《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03)执行回收、作废之作业,回收时应注意数量及内容之完整性,所有回收、作废均需由各单位文件控管人员将回收的文件交文控中心登录于《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03),后由文控人员用手撕毁或用碎纸机进行销毁处理。
流程如:
5.5文件回收、作废、销毁流程。
6.5.5.2文件作废作业:
新版文件一经生效发行则旧版及补发之文件则失效并需立即回收作废并销毁,以避免误用,表格使用《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03),记录回收份数及销毁日期。
6.5.5.3文件废止作业:
文件废止后,原文件之编号应列管,不可再重复应用;但ISO第一、二、三阶文件之废止需经原审核之同一功能单位/组织部门核准,文件方能废止。
6.6文件保存作业
6.6.1记录依《记录管制程序》(Q2-002)保存、作废。
6.6.2收文单位必须永久保存第一、二、三阶文件最新版本。
前一版由文控中心保存电子文件,影印纸本文件予以销毁,正本原稿予以永久保留。
6.6.3保存单位须将文件原稿连同文件最终之《文件评审会签表》(Q2-001-02)一并保存。
6.7文件控管要项
6.7.1管制文件:
各类管制文件不得随意复制或携出。
若有需求或因客户提出要求则需求单位向文控中心提出申请,控管单位需于复制之文件上加盖单位“参考文件”章后方可发出。
6.7.2机密文件:
其保管单位需由主管级以上专人负责,以落实机密文件管制。
6.7.3外来文件与数据:
各使用单位所取得之外来文件及客户提供数据,由各使用单位视需要向文控中心申请盖章,并登录《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03)列册管制及保存。
6.7.4电子媒体之管理要注意备份管理、防毒管理、存取管理(合法性)。
6.8部门职责:
6.8.1拟案单位
(1)文件内容正确性与质量的维护。
(2)文件之修正与更新,过时文件之鉴别与处置。
(3)文件作废,依据5.5文件回收、作废、销毁流程办理。
(4)于文件核准完成时缴交电子数据文件及《文件评审会签表》(Q2-001-02)(技术文件除外)。
6.8.2文件控管单位
(1)负责文件之分发、更新、回收、作废及销毁,和《文件汇总表/文件回收及销毁记录表》(Q2-001-03)之更新。
(2)文件的数据备份。
(3)订定文件核发修正、作废、销毁作业流程。
(4)准备文件相关表格、印章(发文章、作废章…)。
(5)文控中心需不定期随机至各部门抽检文件,以确保文件质量。
6.8.3文件使用单位
(1)各文件按部门分类,整理保存。
(2)文件妥善保存,正确运用,整理分类。
(3)作废文件之处理与管制。
(4)将新发行(或修改)的管理规章文件让部门人员传阅。
7.0附件:
7.1文件封面/内文表格(Q2-001-01)
7.2文件评审会签表(Q2-001-02)
7.3文件汇总表/文件回收及销毁记录表(Q2-001-03)
7.4文件分发/补发签收记录表(Q2-001-04)
7.5文件补发申请记录表(Q2-001-05)
附件一:
附件二:
附件三:
附件四:
附件五:
- 配套讲稿:
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- Q2001 文件管制程序 文件 管制 程序