文件资料控制程序范本.doc
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文件资料控制程序范本.doc
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**电子有限公司程序文件
编号:
QT-QP-02-2002
文件资料控制程序
版本:
1修订:
0
页码:
第页共页
1.目的
对质量体系文件和资料进行控制,确保各使用场所均得到有效版本的文件。
2.范围
适用于本公司质量体系所有文件和资料的控制。
3.职责
3.1行政部负责质量手册、程序文件、外部文件和资料(技术类除外)等的控制和管理。
(包括上述文件输入计算机形成的磁盘文件的控制和管理)
3.2技术开发部负责技术文件的编制、发放、更改控制以及技术资料的收集和管理。
3.3各职能部门负责各自部门使用的文件和资料的领用和保管。
4.工作程序
4.1文件和资料的分类
A.质量手册、程序文件、管理制度;
B.技术文件如设计文件、工艺文件、检验文件,作业指导书;
C.质量记录;
D.外来文件如国家、省、市发布的有关的质量法律、法规,国家、行业标准,上级有关文件及其他文件;
E.合同文件如销售合同、供货合同、技术合同、委托合同等。
4.2文件的编写
4.2.1管理者代表负责组织编写质量手册和程序文件。
4.2.1技术开发部负责技术文件的编写。
4.2.2管理制度和记录表单由各使用部门编写,行政部统一编号、备案。
4.3文件的标识
4.3.1A类文件编号规则
QT———XXXX
发布年号
文件序号(两位阿拉伯数字、质量手册可省略)
QM—质量手册
文件类型QP—程序文件
MR—管理制度
企业代号
4.3.2B类文件编号规则
QT———XXXX
发布年号
文件序号(三位阿拉伯数字)
DF—设计文件
文件类别 TF—工艺文件
CF—检验文件
IF—作业指导书
企业代号
4.3.3C类文件编号规则
QT———
记录序号(三位阿拉伯数字)
AD—行政部
SD—营销部
QD—质管部
TD—技术部
部门代号 PD—生产部
ED—系统工程部
BD—采购部
CS—客户服务中心
企业代号
NO:
流水号
4.3.4E类文件编号规则
QT———
序号(两位阿拉伯数字)
单位代号(两位阿拉伯数字)
SC销售合同
TC技术合同
文件类别PC供货合同
EC委托合同
4.4文件的审批权限
4.4.1质量手册由管理者代表审核、总经理批准。
4.4.2程序文件由各分管副总经理审核、管理者代表批准。
4.4.3设计、工艺、作业指导书、检验文件由技术开发部编制,总工程师审核,总经理批准。
4.4.4产品企业标准由总经理批准并报上级技术监督部门备案。
4.4.5管理制度和记录表单由行政部审核、备案、统一编号。
4.5文件的发放、换新和补领
4.5.1行政部和技术开发部分别按各自管理范围按文件所审批的发放范围对文件进行复制和发放。
发放的文件应编注发放号(受控号),并加盖“受控”或“非受控”印章;领用人应在《文件发放登记表》上签名。
4.5.2文件因严重破损而影响使用时,可到行政部办理换新手续,新文件号仍用原文件号,破损文件应收回。
4.5.3文件丢失由主管部门进行追查和处理,如确需补发,应按4.5.1重新办理手续,并备注“补领”按新文件号发放,原文件号应“注销”。
4.6文件的更改
4.6.1文件需要更改时,应由原拟制(编写)人或提出更改者填写《文件更改申请单》,说明更改原因,必要时应提供背景资料,由原审批部门负责人审批。
4.6.2实施更改时,应注明更改标志和更改时间,并按原发放对象发放更改后的文件。
更改文件一律应附发《文件更改通知单》。
4.6.3文件的换版
文件因多次更改(一般规定为十次)或修改内容超过1/3,应进行换版。
发放新版本(仍沿用原发放号)时应收回旧版文件,同时在《文件发放登记表》上登记。
4.7文件的销毁
4.7.1收回的旧文件由行政部在文件上加盖“作废”印章,同时填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后集中销毁,并登记目录。
4.7.2作废文件的留用
需留作资料用的作废文件,由留用人填写《文件留用申请单》,经管理者代表批准后,由行政部加盖“保留资料”印章,方可留用。
4.8文件的归档
经批准的文件原稿,由行政部按类归档,填写《文件归档登记表》,并列入受控文件清单;设计文件由技术开发部负责归档并在产品设计定型后立即进行。
4.9文件的借阅
借阅人借阅文件应填写《文件借阅登记表》,经管理者代表或行政部经理批准,方可借阅,并按指定日期归还。
5.记录
《文件会签单》
《文件发放范围审批表》
《文件发放登记表》
《文件更改申请单》
《文件更改通知单》
《文件销毁申请单》
《文件归档登记表》
《文件借阅登记表》
《受控文件清单》
《文件留用申请单》
6
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