四体系整合程序文件质量环境职业健康安全食品安全.docx
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四体系整合程序文件质量环境职业健康安全食品安全
XXXXXX有限公司
程序文件汇编
依据
(GB/T19001-2016/IS09001:
2015)、(GB/T24001-2016/IS014001:
2015)(IS045001:
2018)、(ISO22000:
2018)、GB/T27341-2009、GB14881-2013
编制
文件编号:
QP-01~25
版本/状态:
A/0
编制:
ISO小组
审核:
XXX
批准:
XXX
控制状态:
受控文件
编制日期:
2019年6月10日审核日期:
2019年6月10日
XXXXXX有限公司
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页次
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版次
A/0
修订履历
序号
版本
修订日期
条款
修订内容
修订者
1
XXXXXX有限公司
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共114页
版次
A/0
序号
名称
页码
1
文件控制程序
3
2
记录控制程序
10
3
管理评审控制程序
13
4
标识与可追溯性控制程序
17
5
采购控制程序
18
6
HACCP计划的验证、确认和更新控制程序
23
7
不合格控制程序
31
8
环境和职业健康安全监视测量控制程序
36
9
对相关方施加影响控制程序
42
10
事故报告、调查与处理控制程序
48
11
纠正和纠正措施控制程序
52
12
顾客相关过程的控制程序
55
13
内部审核控制程序
60
14
人力资源管理程序
64
15
顾客满意度测量控制程序
71
16
应对风险和机遇的措施控制程序
74
17
环境因素识别与评价控制程序
88
18
危险源辨识与风险评价控制程序
100
19
法律法规和其他要求及其评价控制程序
109
20
信息交流与沟通协商控制程序
112
21
环境和职业健康安全运行控制程序
118
22
应急准备与响应控制程序
123
23
生产及服务提供过程控制程序
129
24
食品撤回控制程序
133
25
过敏原控制程序
135
26
预防和消除食品欺诈程序
140
2
XXXXXX有限公司
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A/0
文件控制程序
文件编号
QP-01
文件控制程序
1目的
对与公司质量、环境和职业健康安全食品安全管理体系有关的文件和知识进行控制,确
保相关部门及各个使用场所及时得到并使用现行的有效版本文件。
2适用范围
适用于本公司质量、环境和职业健康安全食品安全管理体系有关的文件和知识的控制。
3职责
a)总经理负责《管理手册》、程序文件、作业文件、记录样式的批准和发布。
b)管理者代表负责组织《管理手册》的编写并审核,负责程序文件、作业文件、记录样式的审核。
c)各部门负责人组织相关程序文件、作业文件及记录样式的编写;负责与本部门有关的管理体系文件的管理。
d)人事行政部负责管理体系文件的归口管理。
4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1管理体系文件分内部文件和外来文件两类。
4.1.2内部文件包括管理手册、程序文件、作业文件(包括作业技术文件、作业管理文件)、
记录文件。
4.1.3外来文件包括国家、行业和地方产品质量、环境保护及安全法规、法令,产品、原材
料国家及行业标准等。
4.2文件的编号规定
4.2.1内部文件类型代号
质量/环境/职业健康安全/食品安全管理体系
QMS/EMS/OHSMS/FSM
质量环境职业健康安全管理手册
QESF
程序文件
QP
作业文件(作业指导书)
ZY
制度管理文件(管理制度\流程)
ZD
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XXXXXX有限公司
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A/0
文件控制程序
文件编号
QP-01
记录文件
`
QR
4.2.2部门代号
管理层——G
人事行政部——XZ
采购部——CG
生产部——PS
业务部——YW
生产部——SC
质检部——ZJ
财务部—CW
环境和职业健康安全负责部门--HA
4.2.3文件编号方法
a)管理手册的编号为:
QESF-2019
—————年号
管理手册代号
b)程序文件的编号为:
QP-××
文件流水号
程序文件代号
c)作业文件的编号为:
ZY—×-××
文件流水号
部门代号
技术文件代号
d)管理制度文件的编号为:
ZD-×-××
文件流水号
部门代号
管理文件代号
e)记录文件的编号为:
QR-×-XX
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XXXXXX有限公司
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A/0
文件控制程序
文件编号
QP-01
记录流水号
部门代号
记录文件
以上流水号,均由行政部负责管理编制。
4.3文件的版号规定
4.4管理手册、程序文件、作业文件的版号为:
×/×
修改状态号(从0至9)
版本号(用大写英文字母表示,从A开始)
a)管理手册、程序文件、作业文件等内页每页在刊头均设有版本/修改状态栏,每换版或修改一次则版号顺序递加;表格样式的修改状态以其版本号表示。
4.5文件的编制与审批
4.5.1管理手册由ISO小组(各部门负责人及外部专家组成)组织编写,经相关部门及人员
评审后,由管理者代表审核,总经理批准。
4.5.2程序文件、作业文件由相关部门负责人组织编写、评审,管理者代表审核,总经理批
准。
4.5.3记录样式由相关部门编制,随相关程序/作业文件一起评审、审批;增编记录样式单
独审批时,采取在背面签名的方式进行。
4.6文件的发放
4.6.1文件批准之后,编制部门把有编、审、批签名的原稿提交人事行政部(由人事行政部
保存),人事行政部做好登记,填写“受控文件清单”,并编制“文件发放/回收记录”,按发放数
量复印,在复印文件上加盖“受控文件”印章且注明领用部门后进行统一发放。
4.6.2人事行政部按“文件发放/回收记录”,把文件发放到有关部门,收、发双方共同在记录
表上签收,该记录表保存在人事行政部。
各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容,及时使
有关人员了解文件内容。
4.6.3文件使用部门如需增加发放份数,由该部门负责人向人事行政部提出申请,同意后按
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文件控制程序
文件编号
QP-01
4.6.2条款的要求增发文件。
4.6.4文件使用部门如遗失文件,应按4.6.3条款的规定办理申请手续,在原“文件发放/回收
记录”中做好记录并注明原因。
4.6.5文件使用部门若需更换残旧的文件,应向人事行政部提出申请,同意后更换相应的新
文件,并填写领用部门。
更换文件情况应在原“文件发放/回收记录”上注明。
4.6.6和相关程序/作业文件一同审批的记录样式不用附在文件后面一起发放,由人事行政
部根据各部门需要按4.6.2条款的规定另外发放。
4.6.7受控文件的使用人因工作岗位变动时,其使用文件按如下方式管理:
a)在本公司调动到性质相同的岗位,保留原使用文件;
b)调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时,原使用文件由发放部门收回或作出相应
的调整。
4.7文件的使用
4.7.1所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。
4.7.2所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用的《受控文件清单》,了
解文件的现行修订状态。
4.8文件的更改
4.8.1文件的更改方式可选用换版或换页或划改方式。
当文件一次修改达到50%,或当文件
修改次数达5次时,整份文件进行换版,或管理体系发生重大改变时,则进行换版。
a)换版方式:
由原文件编制部门填写“文件更改通知单”随附换版后的原稿,交原审批人,审批之后交由人事行政部按4.6.1及4.6.2有关规定重新发放,交回人员在原“文件发放/
回收记录”上签名确认已回收,人事行政部回收旧版文件并加盖“作废”章。
b)换页方式:
由原文件编制部门填写“文件更改通知单”随附更换页稿,交原审批人,审批之后交由人事行政部按原“文件发放/回收记录”的名单,发放更换页,同时回收旧页并加盖“作废”章。
c)划改方式:
由原文件编制部门填写“文件更改通知单”交原审批人,审批之后交由人
事行政部按原“文件发放/回收记录”的名单,对文件进行划改操作。
4.8.2提供给供方或认证机构的文件作废或失效时,可不收回。
但应将文件更改信息及时通
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文件控制程序
文件编号
QP-01
知对方。
4.8.3凡牵涉到文件更改的,人事行政部均应即时将现行版本/修改状态在相应的“受控文件
清单”上进行记录。
4.8.4记录样式的更改按《记录控制程序》中4.1.3的有关要求执行。
4.9文件的管理
4.9.1人事行政部负责将手册及程序文件、作业文件、记录、外来文件分别编制“受控文件清
单”以控制现行有效版本文件的使用。
4.9.2受控文件应放置在使用场所,以确保文件使用人可获得有关版本的适用文件。
4.9.3不得在受控文件上乱涂乱画;不得私自外借;不得自行复制受控文件,但空白的记录样
式可由使用部门自行决定复制或印刷;原版文件一律不外借。
4.9.4每年管理评审时对管理体系文件的合理性、有效性进行评审,对不适宜的文件按4.8条
款进行修改,重新评审后再次发放到有关部门与场所。
4.9.5人事行政部须对历次版本变更之原稿予以保存并加盖“保留之作废文件”印章,与有效文
件分开保存。
4.9.6人事行政部应及时回收作废文件,并集中存放,定期销毁。
存放期限自回收日起不得超
过半年。
4.10外来文件的控制
4.10.1外来文件由各部门负责识别和获取,交由人事行政部。
4.10.2人事行政部应对外来文件进行标识,在封面上加盖“外来文件”印章。
如需发放,则
按4.6有关条款进行发放控制。
4.10.3人事行政部应通过各种渠道关注外来文件的作废更新情况,并组织有关部门进行查
新工作,一般每年至少查新一次,外来文件更新按4.8.1条款进行。
4.11外发文件的控制
4.11.1外发文件需由相关部门提出书面申请,总经理批准后方可发外。
4.11.2提供给供方和认证机构的文件应加盖“受控文件”印章,人事行政部需填写“文件外
发记录表”,做好登记、发放、更改(换)、作废的控制。
4.11.3提供给客户及其他方的文件,加盖“非受控”印章,不做更改(换)控制,但需做好
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文件控制程序
文件编号
QP-01
4.11.4发放登记(填写“文件外发记录表”)。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
6相关记录
6.1受控文件清单
6.2文件发放/回收记录
6.3文件更改通知单
6.4文件外发记录表
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记录控制程序
文件编号
QP-02
记录控制程序
1目的
对与公司质量、环境、职业健康安全、食品安全管理体系有关的记录进行控制,为满足
规定要求和管理体系有效运行提供可靠的证据。
2适用范围
适用于本公司质量、环境、职业健康安全、食品安全管理体系运行记录的控制和管理。
3职责
3.1各部门负责编制和保持相关程序文件/作业文件所要求的记录。
3.2人事行政部负责对各种记录样式的审查、核准和备案。
3.3各部门指定专人负责对本部门的记录进行整理、归档、标识、贮存、保护与处置。
4工作程序
4.1记录样式
4.1.1记录样式的编制、审批按《文件控制程序》4.5.3条款之规定执行。
4.1.2记录的发放按《文件控制程序》4.6.6条款之规定执行。
4.1.3记录样式的更改,以换版方式进行,按《文件控制程序》4.8.1条款之规定执行。
4.1.4人事行政部应根据相关程序文件和作业文件要求编制“质量记录清单”,规定记录的名
称、编号、存档部门、保存期限,并将此清单发放给各部门。
4.2记录填写与保持
记录应由该活动的相关人员(经办人员)负责填写,记录必须按文件要求和记录表格要
求记录完整、清晰,记录人应在记录上签名。
填写错误时,用划线方式更改,并签名。
4.2.1记录填写
4.2.1.1书写要求
a)记录正确完整,无缺页损角;
b)有操作员、复核者签名,有检验日期;
c)书写工整、正确。
4.2.1.2错误划改要求
a)错误处用横线划去,并在改正处签名、写明日期;
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记录控制程序
文件编号
QP-02
b)划改处划去内容字体可辨认。
c)管理体系文件所要求的记录应按规定的时限进行记录并持续保持。
4.3记录的收集、标识和归档
4.3.1记录的收集由本部门负责人指定专人负责,并根据具体情况进行收集。
同一类编号的
记录应收集在一起,以便检索。
4.3.2必要时记录表应编制流水号,具体按《文件控制程序》4.2.3条款执行。
4.3.3记录收集后,应制作记录封面,封面应标识如下内容:
记录表名称、记录的时段(起
止年月日)、记录份数、记录流水号起止号(必要时)、记录部门等。
4.3.4记录较多时,可根据需要编制记录归档索引,以便查阅和检索。
4.4记录的贮存、保护
各部门应使用适宜的贮存设施(如文件柜、文件夹等)和适宜的环境(如防火、防潮、
防尘、防蛀等)进行记录的贮存。
贮存过程中应做好相应的保护措施,如专人管理,以防丢
失。
4.5记录的查阅、检索
a)记录的相关人员及其主管领导以及审核人员可以随时查阅有关的记录。
b)当其他相关部门或机构需查阅有关记录时,需经同意,可在记录保存处查阅所需记录;如需外借,应经记录部门负责人批准,并进行登记,限期归还。
c)如合同有要求时,经保存记录的部门负责人核实后,记录可提供给顾客或其代表查
阅。
4.6保存期限和处置
a)记录的保存期限在“质量记录清单”中作出规定。
如无规定的,保存期限不得少于2
年;记录保存期满一个月,各部门妥善处理。
b)记录的保存期限界满,相关部门报告管理者代表,经管理者代表同意后方可销毁。
c)记录的保存期限虽然界满,如有其他原因需要保留的,应延期保存,延期期限由该部门负责人决定。
5相关文件
5.1《文件控制程序》
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记录控制程序
文件编号
QP-02
6相关记录
6.1质量记录清单
6.2受控文件清单
6.3文件更改通知单
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管理评审控制程序
文件编号
QP-03
管理评审控制程序
1目的
对本公司质量、环境和职业健康安全食品安全管理体系进行评审,确保管理体系的适宜性、充分性和有效性,并不断改进和完善,以实现公司的管理方针和管理目标。
2适用范围
适用于公司管理层评价质量、环境和职业健康安全食品安全管理体系改进的机会和
变更的需要,并对实现公司管理方针和管理目标的情况进行综合评价。
3职责
3.1总经理负责组织质量、环境和职业健康安全食品安全管理体系的管理评审。
3.2管理者代表负责向总经理报告管理体系的运行情况,筹划管理评审。
3.3人事行政部是管理评审的工作机构,主要负责:
a)管理评审的准备和协调工作;
b)编制管理评审实施计划;
c)组织管理评审后的跟踪检查工作;
3.4各相关部门负责提供并报告管理评审所需材料,制定并落实管理评审后的改进措施。
4工作程序
4.1评审频次
4.1.1一般情况下,本公司于每年的12月下旬进行一次管理评审。
4.1.2临时评审:
在下列情况下,可以召开和主持临时性的管理评审会议。
a)公司组织机构、产品范围、资源配置、重要环境因素和不可接受风险发生重大
变化时;
b)发生重大产品质量、食品安全事故、环境、职业健康安全事故或客户关于质量、
c)相关方关于环境和职业健康安全、消费者关于食品安全有严重投诉或投诉连续
发生时;
d)当法律、法规、标准及其他要求有重大变化时;
e)市场需求发生重大变化时;
f)即将进行第二、三方审核时有需要或法律、法规规定的审核时;
g)质量、环境和职业健康安全、食品安全审核中发现严重不符合时。
4.2评审人员
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管理评审控制程序
文件编号
QP-03
4.2.1管理评审由总经理负责组织,管理者代表协助。
由管理者代表负责好与评审有关
的各项准备工作。
4.2.2参加评审的人员通常有:
各职能部门负责人、总经理指定的其他人员。
4.3管理评审计划
4.3.1一般情况下,在每年的11月下旬编制“管理评审计划”。
如发生4.1.2之情况,则
适时编制“管理评审计划”。
“管理评审计划”由人事行政部编制,经管理者代表审核后,提
交总经理批准。
其内容包括:
评审目的、评审内容、评审人员、时间安排、评审方法、
评审输入的准备等。
4.3.2管理评审内容
a)以往管理评审所采取措施的实施情况及测量、验证结果;
b)质
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- 关 键 词:
- 体系 整合 程序 文件 质量 环境 职业 健康 安全 食品