BGL03712出货及收款管理办法.docx
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BGL03712出货及收款管理办法.docx
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BGL03712出货及收款管理办法
東莞寶捷電子有限公司
標準文件制修廢紀錄表
文件名稱
出貨及收款管理辦法
文件編號
B-GL-37
版本
制修訂內容
制/修訂者
生效日期
審核
核准
1.0
制定
杜彥中
2005.09.30
1.1
應收沖賬建立〔收款單〕改為〔繳款單〕6.7.2.b;6.11.2.b
李瑪麗
2006.04.27
1.2
增加6.3.2/6.3.3/6.3.4裝櫃方法及裝櫃白板拍照作業。
李瑪麗
2006.07.04
文件收發記錄
分發部門
分發份數
簽核
東莞寶捷電子有限公司
出貨收款作業流程圖(外銷)
流程圖
PIC
作業說明
產生表單
東莞寶捷電子有限公司
出貨收款作業流程圖(內銷)
流程圖
PIC
作業說明
相關表單
東莞寶捷電子有限公司
文件編號
B-GL-37
銷售循環
出貨及收款管理辦法
制訂部門
財務部
版次
1.2
制訂日期
2006.08.04
第一條目的
為銷貨款項有效實現加速帳款回收週轉,以利公司資金調度,特訂定本辦法。
第二條適用範圍
因銷貨產生之應收款項。
第三條定義
無。
第四條職責
如作業內容所述。
第五條流程圖
見上圖。
第六條作業程序
外銷出貨及收款作業
一、出貨前安排
1.客戶(台灣船務)依出貨日發出「出貨通知書」(附件一)通知船務人員安排出貨。
2.船務單位通知業務窗口,由業務窗口向生管單位確認完成狀況,並建立「出貨單(外銷)」(附件二)進行出貨安排。
3.船務人員依「出貨通知單」或香港報關公司交付之入倉通知單,通知拖運公司來廠載貨。
二、疊櫃裝運
1.成品倉依船務單位交付之「裝櫃通知單」(附件三)進行疊櫃裝運事宜。
2.成品倉人員依出貨內容於「出貨單(外銷)」填上實際疊櫃裝運之數量並簽名確認,交回業務窗口進行出貨確認結案。
三、貨櫃出廠
1.船務單位依「出貨通知單」之時程通知配合之拖運公司進廠進行拖櫃。
2.成品倉接生管交付之「出貨單(外銷)」與業務窗口交付之「裝櫃通知單」,安排裝
櫃。
所接表單上若未對排櫃方式進行要求,則按常規方法裝櫃。
即
第一方式:
單款多色非混裝情況:
以續色的方式裝櫃,第一色裝好再裝第二色……
第二方式:
多款單色情況:
需續款方式裝櫃,第一款裝完再裝第二款……
第三方式:
多款多色情況:
需續款續色方式裝櫃,第一款續色裝完再裝第二色。
3.貨裝完成,倉管於尾櫃擺放白板需寫明:
客戶名稱、品名、訂單單號、裝櫃方式、總箱數等。
東莞寶捷電子有限公司
文件編號
B-GL-37
銷售循環
出貨及收款管理辦法
制訂部門
財務部
版次
1.2
制訂日期
2006.08.04
4.生管開立「出貨單(外銷)」後,應會辦品管單位進行出貨全程監督,出貨前品管FQC需做好拍照准備。
貨一裝好倉管人員擺放好裝櫃白板,即進行拍照。
拍照完成後,FQC在「出貨單(外銷)」及「放行條」上簽名、蓋章,並注明“此批貨已拍照”。
「放行條」(附件四)由成品倉開立,經資材主管核准後,貨物方可由拖運公司拖櫃出廠。
5.保安人員核對「放行條」是否確經資材主管簽核後,始得放行貨櫃出廠,並簽名於放行條上。
6.出貨拍照資料管理由品管部指派專人負責管理,主管亦需不定期監督資料之完整性。
4、出貨單確認
1.業務窗口依成品倉人員交回已填上實際出貨量之「出貨單(外銷)」輸入系統完成「出貨單(外銷)」確認。
2.業務窗口將成品倉人員交回已填上實際出貨量之「出貨單(外銷)」,送船務人員由其進行出貨文件之製作。
五、出貨文件製作
1.出貨前船務人員接獲業務窗口交付之尚未填上實際出貨量之「出貨單(外銷)」即先進行出貨文件之準備。
2.成品倉人員將實際出貨數量填寫於「出貨單(外銷)」上並簽名確認交付2聯至業務窗口,業務窗口確認無誤後交船務窗口,船務窗口以成品倉人員確認後之「出貨單(外銷)」加蓋【數量無誤章】後進入系統核准。
6、報關
出貨合同處理之相關程序,詳見『報關程序』。
七、帳款記錄
1.應收立帳
1.1財務單位於取得船務人員交付之「出貨單(外銷)」「Invoice」及「Packinglist」,系統自動拋轉「結帳單」。
1.2每月月底財務人員應與客戶進行應收款項之對帳,確認我方應收款項與客戶應付款項為一致,核對無誤後完成應收帳款立帳作業。
2.應收沖帳
2.1出納接獲往來銀行匯款通知即依銀行作業規定準備相關文件,將款項存入公司往來之帳戶並通知財務單位。
2.2財務單位依出納通知之收款資料,建立「繳款單」完成應收帳款沖銷作業。
2.3收款金額與立帳金額有差異時,財務單位每月底應針對差異部份與客戶付款進行對帳,取得雙方共識後再行帳務調整。
東莞寶捷電子有限公司
文件編號
B-GL-37
銷售循環
出貨及收款管理辦法
制訂部門
財務部
版次
1.2
制訂日期
2006.08.04
內銷出貨及收款作業
由業務窗口依預計出貨日向生管確認完成狀況,並建立「出貨單(內銷)」(附件七)通知成品倉備貨,並通知貨車載貨。
8、出貨裝運
倉庫將實際出貨數量填寫在「出貨單(內銷)」並簽名確認。
9、貨品出廠
1.成品倉人員依「出貨單(內銷)」內容開立「放行條」併同「出貨單(內銷)」,經資材主管審核並呈權限主管核准後,由貨車載運出廠。
2.保安人員核對「放行條」是否確經資材主管簽核後,始得放行貨櫃出廠,並簽名於放
行條上。
10、銷貨數量確定
業務窗口根據倉庫簽回的「出貨單(內銷)」之實際出貨數量輸入「出貨單(內銷)」並確
認。
十一、帳款記錄
1.應收帳款
1.1財務單位於取得業務窗口交付之「出貨單(內銷)」,即建立「結帳單」完成應收帳款立帳作業。
1.2每月月底財務人員應與客戶進行應收款項之對帳,確認我方應收款項與客戶應付款項為一致。
2.應收沖帳
2.1出納接獲往來銀行匯款通知即依銀行作業規定準備相關文件,將款項存入公司往來之帳戶並通知財務單位。
2.2財務單位出納填寫「繳款單」,會計執行收款沖賬作業。
2.3收款金額與立帳金額有差異時,財務單位每月底應針對差異部份與客戶付款進行對帳,取得雙方共識後再行帳務調整。
第7條支持性文件
1.報關程序
東莞寶捷電子有限公司
文件編號
B-GL-37
銷售循環
出貨及收款管理辦法
制訂部門
財務部
版次
1.2
制訂日期
2006.08.04
第8條相關附頁
1.出貨通知書
2.出貨單(外銷)
3.裝櫃通知單
4.放行條
5.Invoice
6.Packinglist
7.出貨單(內銷)
東莞寶捷電子有限公司
出貨通知書
客戶:
製造單號:
完工日:
出貨日:
Date:
SHIPPING
WILLSAMEENTERPRISECO.,LTD
CONSIGNED
TOORDER
NOTIFY
SAMEASCONSIGNEE
DESCRIPTIONOFGOODS
DESCRIPTIONPACKINGUNITPRICEN.WG.WCUFT
總材積:
目的地
東莞寶捷電子有限公司(A)
銷貨單號:
出貨單(外銷)制表日期:
單據日期:
頁次:
客戶名稱:
幣別:
匯率:
備注:
業務員:
序號
品號/
客戶單號
品名/規格庫別
銷貨數量
單位
贈品/
備品量
實際出貨數
出貨日期
訂單單號/備注
★說明★收到本單,請於24小時內簽回,未傳回以本銷退單為准。
【客戶簽回】
【白聯】倉庫【紅聯】會計【黃聯】業務/客戶
核准:
審核:
制表:
東莞寶捷電子有限公司
裝櫃通知單
日期:
P/ONO
品名規格
預裝數量
廠別
櫃別
散車
櫃號
頓位
最多裝櫃數量
到櫃時間
裝櫃時間
要求離廠時間
實際離廠時間
業務簽名確認
倉管簽名確認
報關員簽名:
審核:
制表人:
東莞寶捷電子有限公司
放行條
日期:
_________
部門
姓名
工號
職稱
出廠時間
事由
攜物狀況
申請人
審核
批準
值班保安
BONZERELECTRONICSPRODUCTCO,LTD
HeNanIndustrialDistrict,ChangAnTown,
DongGuanCity,Guangdong,Chian
INVOICE
REFNO:
DATE:
TO:
ItemNo./DescriptionQuantityUnitPriceAmount
Total
BONZERELECTRONICSPRODUCTCO,LTD
BONZERELECTRONICSPRODUCTCO,LTD
HeNanIndustrialDistrict,ChangAnTown,
DongGuanCity,Guangdong,Chian
PackingListing
CartonNo
Description
Quantity
PCS
Net(Kgs)
KGS
Gross(Kgs)
KGS
Meas
Total:
SHIPPINGMARK
東莞寶捷電子有限公司(A)
銷貨單號:
出貨單(內銷)制表日期:
單據日期:
頁次:
客戶名稱:
幣別:
匯率:
備注:
業務員:
序號
品號/
客戶單號
品名/規格庫別
銷貨數量
單位
贈品/
備品量
實際出貨數
出貨日期
訂單單號/備注
★說明★收到本單,請於24小時內簽回,未傳回以本銷退單為准。
【客戶簽回】
【白聯】倉庫【紅聯】會計【黃聯】業務/客戶
核准:
審核:
制表:
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