有效的会议管理.ppt
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有效的会议管理.ppt
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有效会议的技巧课程目的:
群策群力事半功倍空杯理论只有倒空了只有倒空了才能装得更满才能装得更满第一单元会议概述定义会议无效会议会议成本有效会议会议类型会议原则定义会议ll开会需要花费宝贵的时间开会需要花费宝贵的时间开会需要花费宝贵的时间开会需要花费宝贵的时间ll大多数工作会议比较正式,有预先约定的时间、大多数工作会议比较正式,有预先约定的时间、大多数工作会议比较正式,有预先约定的时间、大多数工作会议比较正式,有预先约定的时间、地点、议题等地点、议题等地点、议题等地点、议题等ll典型的会议有一个明确的目标,并概括于议程典型的会议有一个明确的目标,并概括于议程典型的会议有一个明确的目标,并概括于议程典型的会议有一个明确的目标,并概括于议程(议事日程或清单议事日程或清单议事日程或清单议事日程或清单)上上上上ll会议议程首先在与会者之间传播会议议程首先在与会者之间传播会议议程首先在与会者之间传播会议议程首先在与会者之间传播请你谈谈对会议的认识你需要开会吗?
无效的会议ll会议的目的不清楚会议的目的不清楚会议的目的不清楚会议的目的不清楚ll会议无法达成其目的会议无法达成其目的会议无法达成其目的会议无法达成其目的ll有些人不必参加会议有些人不必参加会议有些人不必参加会议有些人不必参加会议ll并不是所有的人都相互认识并不是所有的人都相互认识并不是所有的人都相互认识并不是所有的人都相互认识ll会议缺乏训练有素的主持人会议缺乏训练有素的主持人会议缺乏训练有素的主持人会议缺乏训练有素的主持人ll没有人做会议记录或注意会议程序没有人做会议记录或注意会议程序没有人做会议记录或注意会议程序没有人做会议记录或注意会议程序与会者的错误与会者迟到或早退与会者迟到或早退与会者进进出出与会者进进出出与会者离开会场去拿资料与会者离开会场去拿资料与会者争吵与会者争吵与会者发言太过冗长与会者发言太过冗长与会者自我膨胀、突出自己,不管真正的问题与会者自我膨胀、突出自己,不管真正的问题有有些些有有重重要要意意见见要要表表达达的的人人并并不不能能给给他他足足够够的的发言机会发言机会会议主持人失误自说自画或说的太多自说自画或说的太多似乎不愿意讨论与他相反的论点似乎不愿意讨论与他相反的论点在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目在每个题目上所花费的时间非常不平均在每个题目上所花费的时间非常不平均已作出决策后还在该议题上随意漫谈已作出决策后还在该议题上随意漫谈会议时间失控会议的时间不够会议的时间不够开无轨电车,直到超过规定的时间甚多开无轨电车,直到超过规定的时间甚多好几个议题都无法作出决策好几个议题都无法作出决策临终场在理由证据不充分的情况下决策临终场在理由证据不充分的情况下决策会议成本ll成功的会议将合适的人聚集在一起成功的会议将合适的人聚集在一起ll共同为了某个目标而贡献自己的才智共同为了某个目标而贡献自己的才智ll能够节省大量的时间和金钱能够节省大量的时间和金钱ll会议成本时间费用会议成本时间费用ll与会者的总年薪日程开支与会者的总年薪日程开支/年工作小时数年工作小时数(8(8554040)主管们的意见ll无目的无目的ll无结论无结论ll无组织无组织(失控失控)ll独断独断ll无主题无主题ll本位主义本位主义ll没有议题的会议没有议题的会议ll无结果的会议无结果的会议ll有结果不执行有结果不执行ll走过场的会议走过场的会议有效会议管理的要素ll陈述开会目的陈述开会目的ll准备议程准备议程ll选择适当的与会者选择适当的与会者ll管理会议时间管理会议时间ll引导与控制引导与控制ll做总结做总结有效会议的要素目的目的人员人员组织组织领导领导信息信息时间时间地点地点会议会议会议会议会议类型ll会议可被分为以下两种类型,而每一种类型又会议可被分为以下两种类型,而每一种类型又可细分为两种:
可细分为两种:
有效会议的3P原则会议准备确定标准制定议程举行会议控制与执行第二单元会议流程有效会议流程1:
准备ll首先确定是否需要开会首先确定是否需要开会ll开会或其他方式解决问题:
邮件、电话、文件开会或其他方式解决问题:
邮件、电话、文件开会或其他方式解决问题:
邮件、电话、文件开会或其他方式解决问题:
邮件、电话、文件ll若不开会,会带来什么结果若不开会,会带来什么结果若不开会,会带来什么结果若不开会,会带来什么结果ll找出一个说服人的开会理由找出一个说服人的开会理由ll提出意见提出意见提出意见提出意见ll产生创意产生创意产生创意产生创意ll作出决策作出决策作出决策作出决策有效会议流程2:
标准ll会前沟通会前沟通确定与会者确定与会者确定与会者确定与会者确定开会时间确定开会时间确定开会时间确定开会时间确定开会地点确定开会地点确定开会地点确定开会地点确定会议主题确定会议主题确定会议主题确定会议主题传递有关文件传递有关文件传递有关文件传递有关文件发放会议通知发放会议通知发放会议通知发放会议通知确认出席者确认出席者确认出席者确认出席者邀请与会者ll选择恰当的与会者是会议是否达到目的的选择恰当的与会者是会议是否达到目的的关键要素关键要素ll需要考虑与会者在一个团队中如何工作需要考虑与会者在一个团队中如何工作ll邀请具有良好沟通能力的成员参加邀请具有良好沟通能力的成员参加ll评估与会者的贡献:
分享信息、提供建议、评估与会者的贡献:
分享信息、提供建议、专业身份、授权行动专业身份、授权行动ll通知与会者并且确认通知与会者并且确认有效会议流程3:
议程ll议事程序议事程序确定议事日程中的关键主题确定议事日程中的关键主题确定议事日程中的关键主题确定议事日程中的关键主题先用少量时间讨论紧急问题先用少量时间讨论紧急问题先用少量时间讨论紧急问题先用少量时间讨论紧急问题对于关键主题留出足够时间对于关键主题留出足够时间对于关键主题留出足够时间对于关键主题留出足够时间根据轻重缓急排出优先顺序根据轻重缓急排出优先顺序根据轻重缓急排出优先顺序根据轻重缓急排出优先顺序优先排序平衡Important和UrgentImportantImportantImportantImportantUUUUrrrrggggeeeennnntttt案例分析ll99月月2626日日上上午午1010:
3030在在总总经经理理办办公公室室举举行行部部门门经经理会议,会议时间理会议,会议时间9090分钟分钟ll议事内容:
议事内容:
ll员工餐厅的扩建员工餐厅的扩建ll财务部的定编问题财务部的定编问题ll金龙汽车公司管理人员的参观事宜金龙汽车公司管理人员的参观事宜ll明年公司发展战略的调整明年公司发展战略的调整ll采购员工上下班用的大巴采购员工上下班用的大巴案例分析:
某个公司ll员工餐厅的扩建员工餐厅的扩建ll明年公司发展战略的调整明年公司发展战略的调整ll财务部的定编问题财务部的定编问题ll上海金龙汽车公司采购部经理的参观事宜上海金龙汽车公司采购部经理的参观事宜ll采购员工上下班大巴采购员工上下班大巴准备会议议程要点ll避免在一天情绪低潮时开会避免在一天情绪低潮时开会ll保证将议题的变化告知主持人保证将议题的变化告知主持人ll议程尽可能简洁明了与一目了然议程尽可能简洁明了与一目了然ll议程包括:
会议日期、时间、地点与目的议程包括:
会议日期、时间、地点与目的ll全体与会者都要明了自己的职责全体与会者都要明了自己的职责ll议程体现出议题的轻重缓急与优先程序议程体现出议题的轻重缓急与优先程序确定会议地点ll选择会议地点对于会议成功至关重要选择会议地点对于会议成功至关重要ll并非仅仅是否舒适,而是使人感觉恰如其并非仅仅是否舒适,而是使人感觉恰如其分分ll评估环境与会议室的布置评估环境与会议室的布置ll各种设施与设备的准备:
音响、投影、白各种设施与设备的准备:
音响、投影、白板、纸板、板、纸板、灯光与咖啡、茶点灯光与咖啡、茶点选择各种会议的场所自己办公室部下办公室公司会议室专业会议中心资料齐全、个人权威、可能电话(人)干扰提高部下士气与地位,若地方小,不舒服避免等级困境,可能外人干扰,需要预约各方公平,适合保密,预先准备,费用有效会议流程4:
举行ll目的:
确保每一个与会者都明确为什么开会目的:
确保每一个与会者都明确为什么开会ll互动:
全体与会者的相互交流、整体互动的场所互动:
全体与会者的相互交流、整体互动的场所不是会议主持人的不是会议主持人的不是会议主持人的不是会议主持人的“独角戏独角戏独角戏独角戏”也不是夸夸其谈者的个人也不是夸夸其谈者的个人也不是夸夸其谈者的个人也不是夸夸其谈者的个人“讲坛讲坛讲坛讲坛”与会者的座位安排支持性手把手合作性肩并肩针对性面对面主持人有效会议流程5:
执行与控制ll告知有关人员有关信息告知有关人员有关信息简明扼要简明扼要简明扼要简明扼要针对性强针对性强针对性强针对性强不要涉及无关内容不要涉及无关内容不要涉及无关内容不要涉及无关内容ll重要信息以文字形式传播重要信息以文字形式传播会议决定会议决定采取行动方案采取行动方案既定模式既定模式ll执行督导执行督导为何会后不执行l工作忙工作忙l行动计划不合理行动计划不合理l资源不足资源不足l结论不民主结论不民主l出现新情况出现新情况l有不同看法有不同看法l忘掉了不重视忘掉了不重视l有难度有难度l任务分配不合理任务分配不合理l缺乏资源缺乏资源l监督不够监督不够第三单元有效主持会议任务导向与关系导向明确会议主持人的角色会议主持人必须考虑的问题会议主持人适时结束会议主持会议任务导向型的会议主持人任务导向型的会议主持人关系导向型的会议主持人关系导向型的会议主持人明确会议主持人的角色ll召集员工开会召集员工开会点名让员工提出意见或亮出观点点名让员工提出意见或亮出观点点名让员工提出意见或亮出观点点名让员工提出意见或亮出观点先让低职位的员工在无干挠的情况下发言先让低职位的员工在无干挠的情况下发言先让低职位的员工在无干挠的情况下发言先让低职位的员工在无干挠的情况下发言使这些员工不受到持反对意见的高职位员使这些员工不受到持反对意见的高职位员使这些员工不受到持反对意见的高职位员使这些员工不受到持反对意见的高职位员工的威胁工的威胁工的威胁工的威胁明确会议主持人的角色ll了解自己的观点了解自己的观点主席是会议的主席是会议的主席是会议的主席是会议的“仆人仆人仆人仆人”并非并非并非并非“主人主人主人主人”支持会议群体就主题展开讨论支持会议群体就主题展开讨论支持会议群体就主题展开讨论支持会议群体就主题展开讨论最终带领大家无异议的决定或较好的结最终带领大家无异议的决定或较好的结最终带领大家无异议的决定或较好的结最终带领大家无异议的决定或较好的结论论论论“仆人”并非“主人”会议主持人的雾区与误区l高谈阔论,强加于人l童子游戏,尚未达标l懒惰无能,优柔寡断l自我陶醉,沉迷其中明确会议主持人的角色支持与控制与会者支持与控制与会者支持与控制与会者支持与控制与会者ll打破沉默:
敌对与不自信打破沉默:
敌对与不自信ll不被干挠:
确保每人有发言权不被干挠:
确保每人有发言权ll紧扣主题:
按既定的主题展开讨论紧扣主题:
按既定的主题展开讨论ll脑力激荡:
鼓励与会者的积极参与和创意脑力激荡:
鼓励与会者的积极参与和创意明确会议主持人的角色保持正轨保持正轨保持正轨保持正轨情绪控制情绪控制情绪控制情绪控制时间管理时间管理时间管理时间管理主题把握主题把握主题把握主题把握及时反馈及时反馈及时反馈及时反馈突出重点突出重点突出重点突出重点善于总结善于总结善于总结善于总结会议主持人必须考虑ll在会议之前你需要在会议之前你需要在会议之前你需要在会议之前你需要知道会议的重要目的知道会议的重要目的阅读所有相关的背景文件阅读所有相关的背景文件考虑参加会议的人可能会有什么样的反应考虑参加会议的人可能会有什么样的反应决定你要用什
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