专用书信.docx
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专用书信
专用书信
专用书信是指用于某种特定的场合、针对某种特定的事务所写的书信。
常用的专用书信有介绍信、证明信、慰问信、表扬信、感谢信、公开信、建议书、决心书、申请书、倡议书,邀请函等多种。
教学目标:
1、掌握专用书信的写作格式
2、学会书写常见的专用书信
第一课时
邀请函
邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。
它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。
在应用写作中邀请函是非常重要的,而商务活动邀请函是邀请函的一个重要分支,商务礼仪活动邀请函的主体内容符合邀请函的一般结构,由标题、称谓、正文、落款组成。
商务礼仪活动邀请函是商务礼仪活动主办方为了郑重邀请其合作伙伴(投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等)参加其举行的礼仪活动而制发的书面函件。
它体现了活动主办方的礼仪愿望、友好盛情;反映了商务活动中的人际社交关系。
企业可根据商务礼仪活动的目的自行撰写具有企业文化特色的邀请函。
一般来说,商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分:
邀请函的主体内容和邀请函回执。
如:
网聚财富主角阿里巴巴年终客户答谢会
邀请函
尊敬的××先生/女士:
过往的一年,我们用心搭建平台,您是我们关注和支持的财富主角。
新年即将来临,我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。
为了感谢您一年来对阿里巴巴的大力支持,我们特于2006年1月10日14:
00在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办2005年度阿里巴巴客户答谢会,届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您,期待您的光临!
让我们同叙友谊,共话未来,迎接来年更多的财富,更多的快乐!
一、邀请函的写作
标题由礼仪活动名称和文种名组成,还可包括个性化的活动主题标语。
如例文,“阿里巴巴年终客户答谢会邀请函”及活动主题标语——“网聚财富主角”。
活动主题标语可以体现举办方特有的企业文化特色。
例文中的主题标语——“网聚财富主角”独具创意,非常巧妙地将“网”——阿里巴巴网络技术有限公司与“网商”——“财富主角”用一个充满动感的动词“聚”字紧密地联结起来,既传达了阿里巴巴与尊贵的“客户”之间密切的合作关系,也传达了“阿里人”对客户的真诚敬意。
若将“聚”和“财”连读,“聚财”又通俗、直率地表达了合作双方的合作愿望,可谓“以言表意”、“以言传情”,也恰到好处地暗合了双方通过网络平台实现利益共赢的心理。
称谓邀请函的称谓使用“统称”,并在统称前加敬语。
如,“尊敬的×××先生/女士”或“尊敬的×××总经理(局长)”。
正文邀请函的正文是指商务礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。
正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。
如“敬请光临”、“欢迎光临”。
落款 落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期。
二、基本格式
一般格式
尊敬的___________:
您好!
________单位将于__年__月__日在________地,举办___________活动,特邀您参加,谢谢。
_________单位
__年__月__日
三、注意事项
(1)被邀请者的姓名应写全,不应写绰号或别名。
(2)在两个姓名之间应该写上"暨"或"和",不用顿号或逗号。
(3)应写明举办活动的具体日期(几月几日,星期几)。
(4)写明举办活动的地点。
四、例文
__________单位(领导朋友等):
感谢您一直以来对本公司(或本人)的关心和支持,使公司得以业务蓬勃发展,现公司已迁至————(某地),诚邀请贵单位(或领导朋友)在(时间地点)参观公司新址,并赴本公司的庆典午宴。
落款:
(单位、时间)
中小企业发展与融资交流会”邀请函
尊敬的_________先生/女士:
您好!
非常荣幸地邀请您参加渣打银行(中国)有限公司举办的“中小企业发展与融资交流会”。
2008年,由于宏观调控及从紧的货币政策等因素影响,中小企业在融资问题上面临新的挑战。
作为一家国际银行,渣打银行致力于帮助中国中小企业健康成长,自2003年起便在中国成立了专门服务中小企业的部门,已经在中国推出一系列符合中小企业需求的金融产品。
届时,将有政府官员,与您分享中小企业发展与融资的最新政策动态。
同时,您也将了解渣打银行最新在重庆推出的“商业房产按揭贷款”,“房产抵押贷款”,“中小企业无抵押小额贷款”,“快捷贸易通”和“贸易和流动资金贷款”,分享渣打银行为中小企业量身定做的贸易融资方案以及现金管理方案,您更有机会在现场与渣打金融专家作一对一的交流,由渣打专家提供融资方案建议。
此次会议的具体细节为:
时间:
2008年11月10日(星期一) 1:
30pm–5:
00pm
地点:
重庆国际会议展览中心一层多功能厅(重庆市南岸区江南大道2号)
特别提示:
由于座位有限,一家企业最多可有2人参会。
此外,为了更好地进行现场咨询,我们欢迎企业携带财务报表前来参会。
我们诚挚期待您的莅临和指导!
渣打银行(中国)有限公司中小企业理财部
2008年10月
练习:
1、竹山一中将于2014年元月26日正式搬迁 至新校址,请你以竹山一中的名义给写一份邀请函。
2、 3月25日是王丽24岁生日,她想在那天举行一个生日聚会, 请以王丽名义 向亲朋好友发出邀请。
第二课时
介绍信
介绍信是用来介绍本单位人员到有关单位去接洽事情、办理公务(联系工作、参观学习、出席会议、调查事项等)的一种专用书信。
持介绍信的人以此作为与对方单位联系工作的凭证。
由于介绍信上一般还有持信人的职务、职称、政治面貌,因此介绍信还有证明身份的作用。
主要有普通介绍信和专用介绍信两种形式。
普通介绍信一般不带存根,正中写上“介绍信”三字,内容包括:
称呼、正文、结尾、署名、日期,并注上有效日期。
专用介绍信共有两联,一联是存根,另一联是介绍信的本文;两联正中有间缝,同时编有号码。
一、介绍信的写作
标题:
居中写“介绍信”
称呼:
开头顶格写联系单位或个人的称呼;
正文:
另起一行,空两格写介绍信的内容,包括持介绍信人的姓名、年龄、职务、政治面貌,要接洽的事项和对对方的希望、要求;
结尾:
写“此致敬礼”一类的敬词;
署名:
签署单位名称、日期
二、例文
介绍信
xx市新华书店:
兹介绍我校初三
(二)班李明同学到贵店联系批购《素质教育与学生作文》事项,望予以大力支持为盼。
此致
敬礼
实验中学教务处
2013年×月×日(公章)
介绍信
xx公司:
兹有我单位(单位代码:
xxxx)经办人员xxxx(身份证号码:
xxxxx),前往你处办理xx事宜,请接洽!
此致
敬礼
单位 (盖章)
年 月 日
专用介绍信(略)
证明信
是以行政机关,社会团体,企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。
证明信一般也直接称做证明。
证明信可分为组织证明信和个人证明信,前者又可分为普通书写证明信和印刷证明信。
一、证明信的写作
(一)标题
证明信的标题通常有以下两种方式构成:
1.独自以文种名作标题
一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样。
2.由文种名和事由共同构成
一般也是写在第一行中间。
如“关于×××同志××状况(或问题)的证明”。
[1]
(二)称呼
要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼,然后加冒号。
有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者,开端可以不写受文者称呼,而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。
(三)正文
正文要在称呼写完后另起一行,空两格书写。
要针对对方所要求的要点写,要你证明什么问题就证明什么问题,其它无关的不写。
如证明的是某人的历史问题,则应写清人名、何时、何地及所经历的事情;若要证明某一事件,则要写清参与者的姓名、身份,及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。
也就是要写清人物、事件的本来面目。
正文写完后,要另起一行,顶格写上“特此证明”四个字。
也可直截在正文结尾处写出。
(四)落款
落款即署名和写明成文日期。
要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼,成文日期写在署名下另起一行,然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章,否则证明信将是无效的。
例文:
证明
××局负责同志:
王××原为我校中文系××级学生,曾担任前学生会主席职务,在校期间,该生遵守学校各项规章制度,没有参与任何不利于安定团结的活动。
特此证明。
证明人:
龚××
×年×月×日
证明信
××大学党支部:
×年×月×日来信收到。
根据信中要求,现将你校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下:
××同志,现年××岁,中共党员,是我校历史系教师,本人和家庭历史以及社会关系均清楚。
该同志对教学工作认真负责,近年来多次被评为市级模范教师。
特此证明。
××省××市×大学党支部(公章)
×年×月×日
练习:
1、华中科技大学12级学生李想向利用暑假在XX社区进行社会实践活动,请你以华中科技大学的名义为李想写一封介绍信。
2、张三是城关镇南门村人,家境贫寒,今年考上湖北大学,希望得到一些资助,请你以村委会的名义写一份贫困证明。
第三课时
倡议书
由某一组织或社团拟定、就某事向社会提出建议或提议社会成员共同去做某事的书面文章。
它作为日常应用写作中的一种常用文体,在现实社会中有着较广泛的使用。
一、特点
(一)倡议书的群众性
倡议书不是对某个人、某一集体、或某一单位而言的,它往往面向广大群众,或对一个部门的所有人发出,或对一个地区的所有人发出,甚至向全国发出。
所以其对象广泛的群众性是倡议书的根本特征。
(二)倡议书对象的不确定性
倡议书是要求广大群众响应的,然而其对象范围往往是不定的。
它即便是在文中明确了自己的具体对象,但实际上有关人员可以表示响应,也可以不表示响应,它本身不具有很强的约束力。
而与此无关的别的群众团体却可以有所响应。
(三)倡议书的公开性
倡议书就是一种广而告之的书信。
它就是要让广大的人民群众知道了解,从而激起更多的人响应,以期在最大的范围内引起共鸣。
二、作用
第一:
倡议书具有广泛的群众性。
它可以在较大范围内调动群众的积极性,使大家心往一处想,劲往一处使,齐心协力共同做好一些有益于社会的事务和开展某些公益活动。
第二:
倡议书是开展精神文明建设的一个有效的方法。
倡议书的内容一般是同人们的日常生活相关的一些事项。
如:
倡议爱护花草树木,保护生态环境;倡议众志成城,同心协力,实现祖国的尽快复兴等。
所有这些都有利于人们的身心健康,属于社会主义精神文明的重要内容。
倡议书是一种建议、倡导,它不给人一种强制的感觉,所以在这种轻松倡导之中,宣传了真善美,使人们无形之中就受到深刻的教育。
三、写法
倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。
(一)标题
倡议书标题一般由文种名单独组成,即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。
另外,标题还可以由倡议内容和文种名共同组成。
如“把遗体交给医学界利用的倡议书”。
(二)称呼
一般顶格写在第二行开头。
倡议书的称呼可依据倡议的对象而选用适当的称呼。
如“广大的青少年朋友们:
”、“广大的妇女同胞们:
”“全国的叔叔阿姨”等。
有的倡议书也可不用称呼,而在正文中指出。
(三)正文
一般在第三行空两格写正文。
倡议书的内容需包括以下一些方面:
1.写倡议书的背景原因和目的
倡议书的发出贵在引起广泛的响应,只有交待清楚倡议活动的原因,以及当时的各种背景事实,并申明发布倡议的目的,人们才会理解和信服,才会自觉的行动。
这些因素交待不清就会使人觉得莫名其妙,难以响应。
2.写明倡议的具体内容和要求
这是正文的重点部分。
倡议的内容一定要具体化。
开展怎样的活动,都做哪些事情,具体要求是什么,它的价值和意义都有哪些均需——写明。
倡议的具体内容一般是分条开列的,这样写往往清晰明确,一目了然。
(四)结尾
结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。
倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。
(五)落款
落款即在右下方写明倡议者的单位、集体或个人的名称或姓名,署上发倡议的日期。
“倡议书”在写法上有如下要求:
在正文部分要写清发倡议的根据、原因和目的,否则响应者无所适从,会造成盲目的行动。
在结尾要写上倡议者的希望和建议,最后是署名和日期。
四、例文
倡 议 书
全体机关党员、干部及同志们:
俗话说:
“天有不测风云,人有旦夕祸福。
”我们机关的刘××租住的房子因年久失修屋顶漏水,昨天一阵暴雨过后,屋内电线短路造成起火,当时刘××同其妻均在上班,此火未能及时发觉,待中午下班回家时才发现家中失火,彩电、冰箱等家电只留下散发高温的空壳,新置办的结婚家具已化为木炭一堆,夫妻二人抱头痛哭,周围邻居无不落泪。
组织上得知此事后,一方面安慰小刘夫妇;一方面想方设法联系住房,解决救济款,同时与保险公司积极联系,力争赔款尽快到位。
但是,无情的大火造成了大约2万元的巨大财产损失,除上述措施可弥补部分损失外,尚有大部分损失仍然压在小刘夫妇的肩上,面临家园被毁,小刘夫妇陷入生活的困境之中……
刘××从前年大专毕业分至我们单位,在工作中兢兢业业,系工作骨干,为人诚实,深受领导和群众的好评。
由于参加工作时间短,结婚仅有月余,夫妻双方家在农村,负担较重。
他既无海外亲戚之资助,又无巨额外财之赞助,稚弱的身躯是难以承受如此重压和打击的,俗话说“水火无情人有情”、“一方有难八方支援”。
因此,组织上倡议大家伸出援助的双手,奉献一片爱心,资助小刘夫妇重建家园,体现我们社会主义大家庭温暖,组织上也相信小刘夫妇会以饱满的热情投入到工作中去,以实际行动来回报组织和同志们的关心。
全体机关党员、干部及同志们,让我们行动起来吧!
机关党支部
20××年×月×日
附:
捐款时间为20××年×月×日至×日
捐款地点:
机关党支部办公室
文明礼仪我先行倡议书
为弘扬和培育民族精神,促进学生正确社会主义荣辱观的树立与良好习惯的养成,为构建文明、和谐校园贡献自己的一份微薄之力,我们向所有xxxx职业学院的学生发出倡议:
一、文明就餐我先行。
勤俭节约,不浪费一粒米、一滴水;
二、文明上网我先行。
养成好的网络生活方式,安全健康上网;
三、文明用语我先行。
注意礼仪、礼貌、礼节,做文明公民;
四、诚实守信我先行。
待人诚恳,为人光明,遵守诺言;
五、文明行路我先行。
遵守交通规则,安全第一;
六、尊长互敬我先行。
尊敬老师长辈,同学间互敬互让;
七、知恩感恩我先行。
学会感恩,践行感恩;
八、遵规守法我先行。
遵守学校规章制度,严格要求自己;
九、文明住宿我先行。
建设整洁、文明和谐宿舍;
十、文明运动我先行。
自觉维护运动场清洁卫生、健康运动;
大学生是家之学子,国之未来。
切之弊病,正身立己,不断提高素质文明,树立良好的精神面貌,是我们每一位同学应该做到的,传承中华民族的优良传统更是我们的历史使命。
只要我们有恒心,有毅力,真正做到“爱国守法,明礼诚信,团结友善,勤俭自强”;“发扬优点,正视缺点,并且敢于改正缺点”;“踏踏实实做事,堂堂正正做人”,就一定能引领大学校园新风貌,扫除“丑陋”,提高自我,完善自我;就一定能成为一个“德才”和谐发展的人,一个合格的当代大学生。
亲爱的同学们。
让我们从自我做起,从身边的小事做起,一起投身到“文明我先行”校园文明创建活动当中来,把道德规范落实到每一个人的言行上,人人争做文明礼仪之星,大力倡导文明、健康、节俭的校园新风尚,共创文明校园,展示当代大学学子风采!
XX大学团支部
X年X月X日
练习:
1、以嘉麟杰服饰有限公司名义拟写一份节约用电或用水的倡议书。
2、以班委会的名义写一份倡议书,号召全班学员珍惜三个月的时间,认真学习,掌握技能。
第四课时
申请书
个人、单位、集体向组织、领导提出请求,要求批准或帮助解决问题的专用书信。
一、分类:
申请书的使用范围相当广,种类也很多。
按作者分类,可分为个人申请书和单位、集体公务申请书。
按解决事项的内容分类,可分为入团、入党、困难补助、调换工作、建房、领证、承包、贷款申请书等。
二、注意事项:
(1)申请的事项要写清楚、具体,涉及到的数据要准确无误。
(2)理由要充分、合理,实事求是,不能虚夸和杜撰,否则难以得到上级领导的批准。
(3)语言要准确、简洁,态度要诚恳、朴实。
三、格式要求
申请书的结构由标题、称谓、正文、结语和落款五部分构成。
(1)标题申请书的标题有两种形式:
1)性质加文种构成,如《入团申请书》。
2)用文种“申请书”作标题。
(2)称谓另起行,顶格加冒号写明接收申请书的单位名称或领导人姓名。
如“×××团支部:
”、“系总支领导同志:
”等。
(3)正文。
正文包括三项内容:
1)申请内容。
开篇就要向领导、组织提出申请什么。
要开门见山,直接了当,不含糊其词。
2)申请原因。
为什么申请,也就是说明申请书的目的、意义及自己对申请事项的认识。
3)决心和要求。
最后进一步表明自己的决心、态度和要求,以便组织了解写申请书人的认识和情况,应写得具体、详细、诚恳有分寸,语言要朴实准确,简洁明了。
(4)结语 申请书可以有结语也可没有。
结语一般是表示敬意的话,如“此致敬礼”等。
也可写表示感谢和希望的话,如“请组织考验”。
“请审查”、“望领导批准”等。
(5)落款在右下方署明申请人姓名;并在下面注明年、月、日期。
四、例文
入党申请书
写法:
(1)标题。
一般写"入党申请书"或"入党申请"。
(2)称谓。
申请人对党组织的称呼,如"敬爱的党组织"或"敬爱的×××党支部"等,顶格写在第一行,后面加冒号。
(3)正文。
这是入党申请书的关键部分,主要包括三方面内容:
一是对党的认识和要求入党的动机,也就是为什么要入党。
对党的认识,主要是对党的性质、纲领、奋斗目标、宗旨、党的路线、方针、政策的认识;入党动机,就是参加中国共产党的目的,即为什么要加入党组织。
写这部分要联系自己的思想实际,可以写通过学习党的基础知识、听了党课、参加了有意义的活动以后的思想演变过程,以及思想认识上有什么提高等。
二是个人履历(学历和工作经历)、家庭成员和主要社会关系的情况。
如果本人家庭成员和主要社会关系中,有人有政治历史问题、或者犯过什么错误、或受到过刑事处分的,都要写清楚并表明自己的态度,以便让组织上了解。
三是自己的优缺点和今后的努力方向。
即个人在政治、思想、学习、工作、作风、纪律等方面的主要表现,特别是对自己存在的缺点和不足要敢于指出,并向党组织表明改正的决心和努力方向,如何以实际行动争取入党。
(4)结尾。
入党申请书的结尾,一般可写"请党组织在实践中考验我",或"请党组织看我的实际行动"等作为正文的结束。
正文写完之后,加上"此致、敬礼"等用语,亦可不写。
(5)署名和日期。
入党申请书写完后,要署上申请人的姓名,申请时间年、月、日,以示郑重。
(6)最好将正文中关于“个人履历”、“本人家庭成员和主要社会关系”部分单独写成《本人自传》。
自传的内容主要是:
姓名、出生年月、家庭出身、本人成份、个人履历,家庭主要成员及社会关系的姓名、政治面貌、职业及工作单位。
本人的政治历史情况(如受到的奖励、处分等),对重要情节要提出证明人。
请参考《入党自传材料的写法和要求》。
入党申请书
敬爱的党组织:
自1921年中国共产党创建至今,已经走过了80多年光荣的斗争道路。
这几十年,中国共产党从小到大、从弱到强、从幼稚到成熟,不断发展壮大。
从建党之初仅有的50多名党员,几个小组逐步发展到今天拥有数千万党员的执政党,并在长期的革命中先后形成了三代党中央领导集体。
党领导全国各族人民为中国社会主义进步和发展做了三件大事:
第一件是完成了反帝反封建的新民主主义革命任务,结束了中国半封建、半殖民地的历史;第二件是消灭了剥削制度和剥削阶级,确立了社会主义制度;第三件是开辟建设有中国特色的社会主义道路,逐步实现社会主义现代化,这件大事现在继续在做。
党的辉煌历史,是中国共产党为民族解放和人民幸福,前赴后继,英勇奋斗的历史,是马克思主义普遍原理同中国革命和建设的具体实践相结合的历史;是坚持真理,修正错误,战胜一切困难,不断发展壮大的历史。
中国共产党无愧是伟大、光荣、正确的党,是中国革命和建设的坚强领导核心。
我之所以要加入中国共产党,是因为我深信共产主义事业的必然成功,深信只有社会主义才能救中国,只有社会主义才能发展中国。
实践也充分证明。
建设有中国特色社会主义,是实现中国经济繁荣和社会进步的康庄大道。
目前,我坚持在业余时间学习有关理论知识,思想上有了极大进步,通过学习,我已经认识到马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义,是人类哲学思想和科学知识发展的结晶,是科学的世界观。
建立在这一世界观基础上的马克思主义的全部科学理论,是肩负推翻一切剥削制度、建设社会主义、实现共产主义伟大使命的无产阶级及其政党认识世界和改造世界的强大思想武器,是中国共产党人推进建设有中国特色社会主义伟大事业的根本指针,是我们的精神支柱和立党立国的根本。
同时我还深刻认识到,富于理论创造精神的中国共产党,在把马克思主义同中国实际相结合的过程中,实现了三次历史性的飞跃,产生了三大理论成果。
第一次飞跃,找到了中国自己的革命道路,创立了毛泽东思想;第二次飞跃,找到了中国自己的社会主义建设道路,创立了邓小平建设有中国特色社会主义理论;第三次飞跃,创立了“三个代表”思想。
在不断追求思想进步的同时,我时刻记得自己还是一名学生,学习是十分重要的。
共产党员必须精通自身的业务,这样才能在群众中起到良好的模范带头作用,才能利用自身的业务优势帮助群众共同进步。
因此,我努力学习各门文化课,成绩在班中均名列前茅。
此外,我还担任了班长的社会工作。
工作中踏实肯干,带领同学共同建设我们的班集体,在班中培养了良好的学习和研讨气氛。
同时也在学校组织的各项活动中,团结一致,取得了良好的成绩。
在自己有了一些优点的同时,我还经常作自我批评,发现自己在以下方面还有不足之处。
主要问题有二:
一、理论学习过于死板,虽然经常利用课余时间学习有关知识,但在分析实际问题上还显得有些不足,就其原因,就是学习时比较死板,不能灵活运用。
二、做事时易冲动,办事情、想问题容易冲动,从而影响正常的工作,不能更好地为同学服务。
不过我会尽我所能尽快改正的,同时还请组织给与指导和帮助。
今天,我虽然向党组织提出了入党申请,但我深知,在我身上还有许多缺点和不足,因此,我希望党组织从严要求我,以便使我更快进步。
此致
敬礼
申请人:
xxx
第五课时
请示
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示,对某项政策界限给予明确,对某事予以审核批准时使用的一种请求性
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