鹿华竣工文件归档管理细则最终版.docx
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鹿华竣工文件归档管理细则最终版
石家庄鹿华热电一期工程
竣工文件归档管理细则
二〇一一年六月
石家庄鹿华热电一期工程
竣工文件归档管理细则
1.总则
施工技术档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量最真实、最全面、最原始的纪录,它对工程投产后的运行、维护、改造、扩建等方面工作都是所必须的可靠依据。
因此,做好和规范施工技术档案管理工作,对保障电力设备长期安全、稳定、经济运行具有重大的技术和经济意义。
为做好河北华电石家庄鹿华一期工程建设档案资料的管理工作,使工程档案管理与火电建设工程同步,提高工程竣工文件材料的形成质量,确保工程文件材料的齐全、完整、准确、系统,根据国家档案局、上级档案管理部门及《中国华电集团公司火电工程达标投产考核办法(2008年版)》中对工程档案归档的有关规定和要求,结合我公司的实际情况,制定本细则。
2.主要内容及适用范围
2.1本细则适应于河北华电石家庄鹿华热电有限公司(以下简称鹿华公司)各部门、各参建单位。
2.2本细则规定了鹿华公司各部门、各参建单位在鹿华热电一期工程的项目准备、工程勘测、
设计、施工、监理、调试、验收等活动过程中所形成的所有项目文件的收集范围、案卷质量、竣工图编制、验收移交等过程的主要内容与要求。
3.制定依据
《中国华电集团公司火电工程达标投产考核办法(2008年版)》
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002
《火电企业档案分类表6~9大类》国家电力公司(总文档【2002】29号)
《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008
《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229—2005
《照片档案管理规范》GB/T11821—2002
《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002
4.职责
鹿华公司各部门、堪察设计单位、施工单位、监理单位、调试单位、质量监督等单位(部门),均应在承担的建设项目完成竣工后45天,根据工程实际情况和行业标准将经过整理、编目后的工程档案,按合同规定数量以及鹿华档案部门要求的质量向鹿华公司资料室移交归档。
5.文件收集及质量
5.1项目文件的形成和积累
项目文件产生于项目建设的全过程,其形成、收集、积累和管理列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准和岗位责任制中,并制定相应的检查、控制及考核措施。
5.2归档文件的收集范围
凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、记载项目建设主要过程和现状,具有考查、利用和保存价值的各种载体的文件(图纸、照片、磁盘、光盘等),都应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集齐全,整理立卷后归入建设项目档案。
收集范围详见附件1:
《国家重大建设项目归档范围及保管期表》。
5.3项目文件的收集及其责任
5.3.1鹿华公司
5.3.1.1鹿华公司各职能部门(总经理工作部、计划营销部、生产技术部、安全监察部、财务
资产部、物资部、一期工程建设部等相关部门)分别负责收集项目建议书、报批文件、项目管理文件(包括土地、招投标、评标、合同等)、科研项目文件、涉外文件、财务、器材管理文件、竣工验收文件、质量监督等文件。
5.3.1.2由鹿华公司档案室统一组卷归档。
5.3.2设计单位
5.3.2.1负责提交工程各阶段的设计文件。
5.3.2.2负责提交全部设计变更通知单(传真件应改为原件)。
5.3.2.3负责按时提交全套、完整的竣工图8套,电子版三套。
5.3.2.4负责提交设计报告和工程设计总结。
5.3.3调试单位
5.3.3.1负责提交所承担试验项目的调试方案、措施及调试报告等。
5.3.3.2负责提交调整试运质量验评表,性能试验等及其方案、方法、仪器、测点布置、结果及计算分析等。
5.3.3.3负责提交调试过程中调试工作总结。
5.3.4施工单位
5.3.4.1负责收集、整理、编制、提交全部施工管理性文件、质量、安全、进度、工程量等控
制文件。
5.3.4.2负责收集、整理、编制、提交全部施工、安装技术记录(含隐蔽工程及测量记录)。
5.3.4.3负责收集、整理、编制、提交全部分部试运阶段的方案措施。
5.3.4.4负责收集、整理、编制、提交全部分部试运试运行记录及验收签证书。
5.3.4.5负责收集、整理、编制、提交全部移交试生产前的消缺记录。
5.3.4.6负责收集、整理、编制、提交机组建设的工程联系单及总结。
5.3.4.7负责收集、整理、编制、提交反映工程施工、安装过程的声像材料。
具体移交范围详见附件1《国家重大建设项目归档范围及保管期表》有关项。
5.3.5质量监督部门(省质量监督中心站与鹿华工程质量监督站)
5.3.5.1负责提交质量监督机构的质量监督申报书、评价报告等需质监机构出示的质监活动文
件;工程参建单位对质量不合格项的完善、整改记录、报告和相应的验收签证等质量不合格项的关闭文件。
5.3.6生产运行单位
5.3.6.1负责收集、整理生产准备文件,包括企业技术标准(现场运行规程、安全操作规程及
事故处理规程、系统图、管理制度与措施等),培训教材等。
5.3.6.2负责提供机组整套启动及试生产期间的文件材料(试生产记录、技术参数、性能、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论)。
5.3.6.3负责提供设备命名、主系统启动及倒送厂用电方案、继电保护整定单等。
5.3.6.4负责提交机组生产准备及试生产工作总结。
5.3.7监理单位
5.3.7.1负责收集、整理、编制、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项,如:
监理资质材料、监理规划大纲、实施细则和监理过程中形成的的工程联系单、整改通知单、监理日志、监理总结等合同规定的全部监理活动文件;提交监理过程中形成的有关工程质量、安全、进度、投资、合同控制、工期、付款等方面的全部文件材料;工程参建单位对质量不合格的完善、整改记录、报告和相应的验收签证等质量不合格的关闭文件。
5.4归档文件的质量
5.4.1归档文件应字迹清楚,图文(像)清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
资料内容填写
完整、准确,不留空白,空白多的可注明“以下空白”。
签名真实、规范、完整且具有法律效力,严禁代签、打印或用印章代替;表式符合国家规定;签署的时间应年月日齐备。
5.4.2归档的文件应为原件。
即手写和激光打印的表格、文字、数据资料,经签字并加盖单位
印章后的文件材料称为原件。
5.4.3项目前期文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件及重要的施工文件(如:
安
装记录,试验记录、报告,测量监测成果,质量检查、验收、评定等文件)、工艺设备、科研、涉外、试生产、竣工验收等重要文件必须是原件。
5.4.4对字迹模糊或易褪变、已破损的文件,应予修整、复制,并与原件一起归档,复制件
在前,原件在后。
5.4.5因故无原件的,可归具有凭证作用的文件材料,如:
复印件补盖红印章及补签字等。
5.4.6工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘测、设计、施工、监理等方面的技
术规范、标准和规程。
5.4.7工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合,绝不允许伪造或与实际不符。
5.4.8需要永久、长期保存的项目文件应采用耐久性强的书写材料书写、绘制,如碳素墨水,
不得使用易褪色的书写材料,如:
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5.4.9其他载体的文件材料也要符合耐久性的要求:
如:
长期存储的电子文件应使用不可擦除
型光盘、永久保存的照片宜用黑白照片等。
5.4.10录音、录像文件应保证载体的有效性。
5.4.11复印、打印的文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质
量要求。
5.4.12合同、协议书一律正本归档。
5.4.13文字材料幅面规定为统一标准A4幅面(210mm×297mm)。
图纸宜采用国家标准图幅。
大于标准幅面的折叠为A4幅面。
所有文字材料的用纸均要求为70克以上的白纸。
5.4.14项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝图,
竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件存档。
5.4.15所有竣工图均应加盖竣工图章且签字认可手续完备。
6.项目竣工文件的编制
6.1竣工文件的编制要求
6.1.1各参建单位在所承担的工程项目施工及调试完成后,应根据工程实际情况和国家、行业
标准、规定以及合同规定的要求编制项目竣工文件。
6.1.2项目施工竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。
6.1.3根据《国家重大建设项目归档范围及保管期表》及建设项目的实际情况,进一步收集所缺少的重要文件,确保项目文件的齐全、完整、系统、准确。
6.1.4竣工文件材料的归档份数按合同或协议规定的份数(不能少于国家或行业标准)归档,
当竣工文件材料不能满足合同或协议规定的份数的,应按要求复制补齐。
6.1.5对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改或补
充到相应的文件上。
6.1.6凡为易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)并需要永久和长期保存的文件,应附一份复
印件。
6.1.7非纸质文件材料应与其文字说明一并归档;非纸质文件材料的分类与纸质文件材料相
同。
6.1.8永久、长期保存的电子文件必须形成一份纸质文件材料归档。
6.1.9竣工文件材料的幅面尺寸、规格应与标准幅面尺寸规格(297mm×210mm)一致。
页
边距规定:
左边距=2.5cm,其他边距在1.5cm,行间距为1.5倍。
6.1.9.1对大于标准幅面尺寸的文件材料,应向内(采用手风琴式)折叠成标准幅面,编页号
处(标题栏)外露。
6.1.9.2对规格小不易装订的文件材料,可两孔一线用棉线把文件按顺序缝在A4纸上,并编写页号。
6.1.9.3对装订可能出现压字现象的文件材料,应当逐页在其装订位置托裱装订边条。
6.1.9.4修补、托裱破损的文件材料。
6.1.10工程声像档案包括录音、录像和照片。
照片由照片和文字说明两部分组成,文字说明
要求简短、完整、明了。
对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等内容进行著录。
式样见附表2。
工程声像档案内容包括:
开工前的原址、原貌的照片、录像;地基、基础、主体工程施工的照片、录像;工程开、竣工仪式或单位工程竣工验收、重要节点形成的各种照片(每个单位工程6—8张)、录像。
1)工程照片质量要求图像清晰,对同一拍摄对象能提供不同角度(阶段)的照片。
2)工程照片规格为5寸光面照片,应包括文字说明。
注:
所有金属探伤底片均应用牛皮袋单张套装,再用专用底片袋按系统分装,并按底片袋上要求详细填写完整,编上袋号后方可移交(要有目录)。
6.1.11照片档案按照GB/T11821—2002《照片档案管理规范》的要求进行整编。
6.1.12电子文件按照GB/T18894—2002《电子文件归档与整理规范》的要求进行整编。
6.2竣工图的编制要求
6.2.1各参建单位在所承担的工程项目施工及调试完成后,必须及时编制竣工图。
6.2.2工程竣工图由设计单位编制,监理单位审核并签字认可。
6.2.3竣工图应准确、清晰、完整、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。
6.2.4竣工图的编制深度应与施工图的编制深度一致;编制应规范、字迹清晰、图面整洁,签
字手续完备。
签名真实且具有法律效力,不得代签或打印,不得用印章代替签名。
6.2.5建设单位、监理单位、施工单位等各参建单位要积极主动地将所有的变更信息,包括:
设计变更通知单、工程联系单、材料(含零部件、设备)变更代用单、设计变更有关的文件以及施工验收记录和调试记录等资料,及时提交给设计单位编制竣工图。
6.2.6设计单位必须按工程实际情况编制竣工图。
竣工图的内容应与施工图设计、设计变更、
洽商、材料变更代用、施工及质检记录相符合,真实反映工程竣工验收时的实际情况。
6.2.7原则上应使用CAD成图,并加盖竣工图章。
做到准确、清楚、完整、统一,技术数据
可靠,各项签字手续完备。
6.2.8竣工图编制完毕后,各编制单位应编制“竣工图总说明及各专业的编制说明”,叙述竣
工图编制依据、编制原则及各专业的竣工图卷册目录等。
6.2.9对每册有修改的竣工图,应编制分册说明,包括修改内容、原因及提出单位。
6.2.10竣工图应准确、清晰(楚)、完整、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际
情况。
折叠要符合要求。
6.2.11竣工图文件材料排列顺序依次为:
竣工图分册编制说明→卷内图纸目录→图纸→备考表。
6.4竣工图章的使用
6.4.1竣工图章的尺寸为80mm×60mm,内容有:
“竣工图”字样,式样见下图:
(单位为mm)
竣工图
35
50
编制单位名称
15
80
6.4.2所有竣工图均应由编制单位逐张加盖竣工图章。
竣工图章中的内容填写齐全、
清楚。
6.4.3竣工图章应使用不褪色红色印泥;盖章位置首选是在标题栏上方空白处;若标题栏
上方无空白处则应盖在标题栏附近的空白处,再次则可盖在图纸的空白处。
7.工程文件的组卷
7.1工程文件的整理
7.1.1建设项目所形成的全部项目文件在归档前必须根据国家有关规定,并按照档案管理
的要求,由文件形成单位(建设、勘察、设计、施工、调试及监理等)进行整理。
7.1.2各参建单位按各自的职责,将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整
理、编制,按照归档要求归档后移交鹿华公司档案室。
7.1.3归档文件要齐全、完整。
7.2工程文件的组卷
7.2.1组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,便于保管和利用。
若一个单位工程多家施工,各施工单位均应视为一个独立的单位工程各自单独立卷整理,档号统一由鹿华资料室提供。
公司物资部协同设备代保管单位负责所有设备开箱资料(主设备及主要辅助设备技术文件内容包括:
装箱单、设备出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等)、材质证书、产品合格证、商检记录等文件材料的收集及归档。
设备档案以台、件为组卷单位,主设备和主要辅助设备资料不得少于两套。
原材料出厂证件及试验资料,焊接、热处理、金属监督、电气仪表调校记录、热控仪表调
校记录、电气试验报告按类单独组卷。
施工组织设计单独组卷。
其他按单位工程组卷,(按单位工程组卷的,施工单位需给鹿华资料室提供本单位工程主要形成的文件资料清单一份)每卷竣工文件审核后必须在“竣工档案案卷质量审核表”签字(见附表3)。
组卷具体排列顺序如下:
●
(一).土建工程
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.单位工程的施工文件
①.单位工程开工申请报告
②.施工组织设计
③.施工技术措施(施工方案)、作业指导书及交底记录
④.重要工序交接签证书
四.原材料出厂证件及试验资料(单独组卷,在此放说明一张。
举例:
水泥出厂证明及实验资料组卷情况另见档号0101-xxxx-xxx)。
五.主要施工记录
六.隐蔽工程记录
七.验评记录--(按事由组卷)
八.工程联系单及设计变更
①.工程联系单(不单独组卷按项目划分中单位工程顺序有选择性的归档)
②.设计变更及执行反馈单(单独组卷并填写变更汇总表,见附表5)排列顺序:
汇总表、设计变更通知单、执行情况反馈单。
九.竣工验收报批(竣工验收签证)
十.强条
十一.工程重大问题的技术资料及处理文件
十二.未完工作汇总表及处理记录
十三.单位工程施工总结
①.施工大事记(含工程大事与开、竣工日期及主要工期进度)
②.单位工程总结(附工程照片6~8张及简要说明)
③.单位工程竣工验收报告
十四备考表
●
(二).土建原材料卷内容
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.编制说明
四.原材料文件排列顺序
①.材料质量跟踪记录(汇总表)
②.进场材料报验单
③.材料出厂质量证明(检测报告)
④.材料复试报告
五.备考表
(说明:
厂家证明、现场抽检报告要一一对应放在一起,不能分开放。
原材料合格证一定要加盖经销商红章。
)
●(三).安装工程
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.单位工程的施工文件
①.单位工程开工申请报告
②.施工组织设计
③.施工技术措施(施工方案)、作业指导书及交底记录
④.重要工序交接签证书
五.主要施工技术记录
六.验评记录
七.工程联系单及设计变更
①.工程联系单(不单独组卷按项目划分中单位工程顺序有选择性的归档)
②.设计变更及执行反馈单
八、签证
⑴.大纲规定的质量监督检查及其它质检检查签证
⑵.水压、酸洗、通球、严密性试验等各类签证
九.强条
十.工程重大问题的技术资料及处理文件
十一.未完工作汇总表及处理记录
十二.单位工程总结
①.施工大事记(含工程大事与开、竣工日期及主要工期进度)
②.单位工程总结(附工程照片6~8张及简要说明)
③.单位工程竣工验收报告
十二.备考表
●(四).安装原材料出厂证件及试验资料
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.原材料材质证书
四.原材料复试报告
五.材料跟踪记录
六.备考表
●(五).焊接工程
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.单位工程的施工文件
①.主要施工方案和措施、作业指导书交底记录
②.焊接工程一览表
四.施工技术记录
①.焊接记录图
②.热处理报告及曲线
③.无损检测报告
④.光谱分析报告
⑤.设备焊口质量缺陷处理记录
⑥.主要施工问题及处理情况
六.证件及试验资料
①.焊接工艺质量评定、工艺评定书
②.焊条、焊剂出厂证件和保管情况记录
③.焊工资格复印件或证件一览表
④.无损检测人员资格证书一览表
七.验评记录(一般按照系统分放)
八.工程联系单及设计变更
①.工程联系单(不单独组卷按项目划分中单位工程顺序有选择性的归档)
②.设计变更及执行反馈单
九.重大问题的技术资料及处理文件
十.焊接工程技术总结
十一.备考表
●(六).加工、配制工程
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.单位工程的施工文件
①.单位工程开工申请报告
②.主要施工方案和技术措施、作业指导书及交底记录
③.重要工序交接签证书
四.主要施工技术记录
五.验评记录
.检验批、分项、分部工程质量验收表
.单位工程质量验收表
六.设计变更汇总表(单独组卷)
七.签证
①.严密性试验等各类签证
八.工程重大问题的技术资料及处理文件
九.未完工作汇总表及处理记录
十.单位工程总结
①.施工大事记(含工程大事与开、竣工日期及主要工期进度)
②.单位工程总结(附工程照片6~8张及简要说明)
③.单位工程竣工验收报告
十一.备考表
●(七).设备文件
(其格式内容根据实际需要编制)
●(八).整套试运
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.单机试运记录及验收签证
四.整套启动调试大纲
五.整套启动试验方案、措施,整套启动调试报告
六.整套启动试运指挥部的文件、命令、纪要、记录等
七.整套启动试运记录
八.调整试运的质量验收签证
九.涉网特殊试验方案或措施,涉网特殊实验报告
十.试运阶段的缺陷、故障分析记录与事故处理意见
十.调试总结
十一.备考表
●(九).竣工验收
一.案卷(内)封面
二.卷内目录
三.工程概况及主设备参数
四.启动验收委员会成员名单(红头文件)
五.启动试运指挥部成员名单(红头文件)
六.移交试生产的交接书
七、整套启动试运工作总结
八.机组启动委员会批准的基建未完项目清单(含分工、完成日期)
九.质监中心站活动报告(启动前、试运后)
十.整套调试试运的检查评定表(三份:
安全文明、静态质量、建设质量)
十一.资料交接签证
①.施工资料
②.竣工图
③.探伤底片
④.设备资料
⑤.备品备件、专用工具
十二.机组移交生产的交接书
十三.考核期工作总结
十四.未完项目完成后的验收交接文件
十五.备考表
竣工图按设计院图纸汇总目录为依据。
7.2.2工程照片按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷,统一入照片档案册。
7.2.3照片、录音、录像分别按照《GB/T11821-2002照片档案管理规范》和
《DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范》的要求进行整编。
7.2.4声像材料整理时应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、背景、作者等内容进
行著录。
7.3工程文件的立卷要求
7.3.1案卷不宜过厚,一般不超过30mm。
7.3.2同一问题一卷装不下,可按单位工程、分部分项工程组成多卷。
7.3.3案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
7.3.4字迹不清的重要文件,应进行复制(打印或手抄),并与原件一起立卷,复制件在前,
原件在后。
7.3.5外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式,外文资料有中
译文的,应一并立卷。
7.3.6外购设备中的随机文件单独组卷。
7.4卷内文件的排列
7.4.1管理性文件按问题、时间、或重要程度排列,同一问题(事件)的请示与批复、同一
文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,正件在前、附件在后的顺序排列。
7.4.2同一事项的来往文电应放在一起,依时间顺序排列。
7.4.3设计文件按凭证性材料、基础性材料、预可行性研究、可行性研究、招投标设计、
施工图设计、设计修改等内容排列。
7.4.4施工文件按管理、依据、建筑、安装、材质与产品检验、施工试验、检查验收、质
量评定等排列。
7.4.5设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
7.4.6图纸按专业排列、同专业图纸按图号顺序排列。
7.4.7设计变更、现场洽商、材料变更通知单编在一起,并按分部分项工程、专业、年度
排列。
7.4.8既有文字材料又有图纸的案卷,一般文字在前,图样在后;有译文的外文资料译文
在前,原文在后。
7.5.案卷的编目
7.5.1卷内文件页号编写
7.5.1.1依据排列顺序,卷内文件有书写内容的页面(包括原有的文字封面、图样目录)
均需用打码器打上页号,编写页号的方式有两种:
1)卷内文件合订在一起的,页号从“l”开始连续编写到文件的最后。
2)卷内文件分散装订为多件的,每件从“l”开始单独编写页号。
7.5.1.2页号编写位置:
单面书写的文件在右下角编写页号;双面书写的文件,正面在右
下角,背面在左下角(横版与竖版的资料页号编写位置相同);折叠后的图纸页号一律编写在图签右下角。
7.5.1.3同一问题一卷装不下,可分为两个以上的案卷,每卷重新编写页号。
7.5.1.4成套图样或印刷成册的工程文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不
必重新编写页号;与其他工程文件组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。
7.5.1.5案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编页号。
7.5.2案卷封面的编制--式样见附表1
7.5.2.1案卷封面:
档案盒外表尺寸为:
310mm×220mm,厚度分别为20mm、30mm(档
案盒由鹿华公司档案室统一购置)。
案卷封面均采用内封面,鹿华档案软件中可自动生成并打印。
7.5.2.2案卷题名:
由立卷人拟写的能够反映卷内文件主要内容的概括性标题,要求简明、
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