设计院财务报销制度.docx
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设计院财务报销制度
设计院财务报销制度
财务报销制度及报销流程
第一部分总则
第一条为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。
第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务制度分为审批权限管理制度、借款管理制度、发票报销制度、财务报销制度、科研经费使用管理制度。
第三条本制度适用公司全体员工。
各地分公司参照执行。
第二部分审批权限管理
第一条本制度所指审批权限是对各类财务支出、包括借款具有的签字审批权。
各部门具有签字审批权限为:
院部为院领导;生产部门为签订承诺协议的所长(主任)、书记;职能部门为部门主任或副主任(主持工作)。
第二条根据《关于审批权限管理的规定》及其补充规定(华东院字[2007]第14号、15号),审批权限汇总表如下:
审批权限汇总表
部门/金额
2万以内(含)
2-3万(含)
3-5万(含)
5万以上
职能部门
部门负责人
部门负责人、分管院长
部门负责人、分管院长、总经理、董事长
生产部门
部门负责人
部门负责人、分管院长
部门负责人、分管财务院长、总经理、董事长
科研项目
项目负责人、分管院长
项目负责人、分管科研院长、总经理、董事长
专项、事项
专项、事项负责人及分管院长
专项、事项负责人及分管院长、总经理、董事长
分包
20万以内(含)部门负责人及财务分管院长
20-50万(含)
部门负责人、财务分管院长、总经理
50万以上
部门领导、财务分管院长、总经理、董事长
第三部分借款管理规定及流程
第一条借款管理规定
(一)除员工出差借款可借支现金外,其他借款原则上不能支付现金,应通过支票、转账、电汇形式支付。
(二)投标押金借款时,应提供标书复印件及收款方账号,且必须通过银行支付。
(三)以现金支付的出差借款金额超过5000元应提前两天预约,以便财务备款。
(四)借款逾期未还者原则上不得再次借款。
第二条借款的归还期限
根据华东院财字[2007]第01号中对各类借款归还期限要求如下:
出国类借款------60天内结清;
项目投标保证金借款-------6个月内结清;
其他个人借款-----30天内结清;
第三条借款流程
(一)借款人按规定填写三联式《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支付方式。
(二)审批流程:
所借款项在借款人所在部门负责人的审批权限范围内的,由部门负责人审批;超过其审批权限的,由部门负责人审批后,逐级审批。
(三)财务付款:
凭审批后的借款单及必要的附件到财务部办理付款手续。
第四部分发票报销规定
第一条发票报销的一般规定
(一)可用于报销的发票有增值税专用发票及非增值税发票两类。
应尽量取得可抵扣的增值税专用发票用于报销,涉及以下费用类型的发票必须取得增值税专用发票:
分包支出、资产采购支出、软件购置支出、车辆修理支出、汽油费支出、效果图模型费。
(二)取得发票为非增值税发票的,发票抬头准确、内容清晰,且真实、有效、符合发票开具要求和管理规定。
发票大写与小写金额应一致,且不得涂改。
(三)取得的发票为可抵扣专用发票的,发票上的单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号必须准确,且能够通过税控系统认证。
(四)各类发票的取得途径,应合法合规。
通过伪造、变造等途径取得的发票,不得用于报销。
(五)可用于报销的发票,应在发票的有效期内。
发票的使用期。
限以税务机关通告为准,或新版发票代替旧版发票的日期为准、
第二条发票报销的特殊规定
(一)一次性购买大宗同类商品,发票上不能逐一标明商品名称的,发票内容可填写“详见清单”,但清单内容必须与实物一致,且清单必须加盖与发票一致的“财务专用章”或“发票专用章”。
(二)可抵扣的发票共有两联,分别为作为报销凭证的“发票联”和作为计算进项税额依据的“抵扣联”。
(三)对发票内容为礼品、化妆品、虫草、健身、按摩、洗浴、娱乐、旅游、烟、酒等与企业经营无关的项目不得作为报销凭证。
第五部分财务报销制度
第一条 报销一般规定
(一)必须取得相应的合法票据,且一般为当年度开具的发票。
相关规定见发票报销规定。
(二)现金报销应在Oracle系统中的“费用报销”模块填制报销单据;通过银行支付的报销单据应在“无合同应付”模块或“合同采购订单”模块填制。
(三)涉及增值税发票的现金报销单据应在“无合同应付”模块填制。
(四)按照审批权限管理制度的要求,对报销单据采取书面签字审批及Oracle系统审批的双重审批制度。
(五)一次性现金报销金额大于5000元的,需提前二天预约,以便财务备款。
(六)企业与企业之间,支付款项过万元得,应签订相关合同,未过万元应签订相关协议。
(七)在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第二条各类报销的具体规定
(一)设计分包类
1、发票的取得:
属于“营改增”试点范围地区的分包单位,应提供可抵扣的增值税专用发票;非试点地区的分包单位,应提供加盖分包单位公章的《工程设计资质证书》复印件。
2、“营改增”试点地区,报销时应提供的材料,增值税专用发票、实收系统中开具负数的《设计收费通知单》、由项目经理签字确认付款阶段的合同、经审批的《合同采购付款申请表》。
非试点地区,还应提供《工程设计资质证书》复印件。
(二)出国考察类
1、出国考察包括技术类出国考察与非技术类出国考察两类。
技术类出国考察,须提供经审批的《因公出入境专业化考察审批表》,非技术类出国考察,须提供经审批的《因公出入境审批表》。
2、技术类出国考察通过旅行社办理出入境事宜的,可按合同额的70%预付,待考察结束后支付余款。
预付时应提供经审批的借款单。
3、出国考察报销时,应提供材料:
发票、签订的出国考察合同、员工出入境审批表,经审批的《合同采购付款申请表》。
技术类考察还应提供《考察成果备案表》。
(三)资产购置类
1、资产购置需预付的,须提供经审批的《固定资产请购单》复印件,按要求的填制的、经审批的三联式借款单。
2、一次性大批采购及车辆购置应签订资产采购合同。
3、采购的资产由综合办验收并入库。
4、资产购置类报销时,提供以下材料:
增值税专用发票、《固定资产请购单》原件、《资产入库单》、经审批的付款申请单、资产采购合同。
5、资产的实物管理由综合办负责。
(四)职工福利类
1、发放给职工的劳防用品等各类物品、卡券,应由领受人签收。
签收单作为报销凭证的附件。
2、旅行社开具的发票内容为:
团费,机票、酒店,考察费,差旅费的发票可以作为职工旅游费的报销。
若多人组团旅游的,应通过旅行社办理并签订相应的旅游合同。
合同签订形式,应与院相关规定一致。
3、员工自助旅游的,在旅游地实际发生的交通费、住宿费、餐费等,符合报销规定的、取得发票合法的有效的,可作为旅游费报销。
4、临时聘用人员发放劳务费,应按要求详细填写《劳务费发放通知单》,按审批权限审批后,先交人力资源部审核,再交财务审核。
审核无误,由本人领取或有发放部门代为领取。
(五)其他类
1、差旅费报销时应详细填写《外埠差旅费报销单》。
2、其他各类报销按照一般报销规定办理。
第六部分科研经费管理制度
第一条所指科研经费是公司从事各类科研活动所获得的经费。
按其来源分为四类:
1、国家级、市级项目经费:
指由国家自然科学基金、国家社会科学院基金、国家各部(委)的专利项目研究经费、各类开放实验室基、市或区科委、市或区经委下达的项目研究经费等。
2、外部项目经费:
指由公司企事业单位、大专院校、厂商批准立项、签订合同以及联合开展的科研所获得的科研经费。
3、集团项目经费:
指由集团公司下拨的科研经费。
4、院部项目经费:
指由本公司独立开展的科研项目所需的,由企业内部调拨的科研经费。
第二条技术部统一管理各类经费来源的科研项目。
科研项目经费的申请、预算的编制、经费的使用,应按照《技术发展经费使用管理规定》执行,财务部仅审核科研项目经费使用是否符合财务报销的相关规定。
第三条科研项目经费支出预算包括基本费用、专项费用、人力资源费和其他费用等。
(1)基本费用具体如下:
1、办公费,包括办公用品、手机费、电话费、邮费、快递费等;
2、差旅费,一般不大于院内拨款总额的20%,包括:
市内交通费、外埠差旅费;差旅费是指在课题研究过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠(国内)差旅费、市内交通费用等。
差旅费的开支标准应参照国家有关规定执行。
3、出版物/文献/信息传播/知识产权事务费是指课题研究过程中需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请以及其他知识产权事物等费用。
打印、复印、印刷、制版、照相、文献检索入网费及书籍购买费等各项费用可在该项预算中列支。
4、会议费,指课题研究过程中为组织开展学术研讨、专家咨询以及协调课题等活动而发生的相关费用。
应严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和日期,并提供详细说明。
5、业务招待费,不大于院内拨款总额的5%。
第四条科研经费的使用实行支出登记制度,项目组在向财务部门报销费用时应注明预算项目、金额。
财务部门报销相关费用时,发现属于下列情况之一的,不予报销:
①单项使用累计金额超出单项的总预算额;②累计使用总额超出当前的已拔经费总额;③违反院其他相关财务规定的情况。
第五条科研经费均实行按项目建账,独立核算。
科研经费的使用由项目负责人全权负责。
项目负责人经在制度允许的范围内,依据申请时所列经费适用范围,自主合理支配项目科研经费的使用。
第六条科研项目报销的一般规定
1、科研项目各类报销单据,按非科研项目一般报销规定在Oracle系统中填制。
2、报销单据的审批,按照审批权限的规定执行。
3、各类科研的,试验、测试费,出国考察费等大额支出应与对方单位签订相应合同。
4、院级科研项目原则上不得购置资产,其他经费来源的科研项目,按照预算执行。
5、经费使用严格按照预算执行。
按比例拨付款项的,在拨付款项的额度内使用。
6、对《集团科研管理系统》中的科研项目,按照实际发生数,逐个项目逐笔维护。
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