文秘人员职业素质与技能培训.ppt
- 文档编号:2487852
- 上传时间:2022-10-30
- 格式:PPT
- 页数:48
- 大小:3.72MB
文秘人员职业素质与技能培训.ppt
《文秘人员职业素质与技能培训.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文秘人员职业素质与技能培训.ppt(48页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
文秘人员职业化素质与技能提升文秘人员职业化素质与技能提升培训目标培训目标全面提高个人的综合素质,掌握工作所需的各项专业全面提高个人的综合素质,掌握工作所需的各项专业技能,帮助其从繁杂琐碎的工作中解放出来,科学高效技能,帮助其从繁杂琐碎的工作中解放出来,科学高效地处理各项办公事务,从而最大限度地发挥助手作用,地处理各项办公事务,从而最大限度地发挥助手作用,提高公司的整体办事效率。
提高公司的整体办事效率。
培训内容培训内容一、企业行政文秘职业特性与素质要求;一、企业行政文秘职业特性与素质要求;二、文件资料管理与运用;二、文件资料管理与运用;三、办公室三、办公室6S6S及办公用品管理;及办公用品管理;四、四、会议管理会议管理、时间管理和计划管时间管理和计划管理理及工作统筹技巧;及工作统筹技巧;五、职业礼仪与职业形象塑造;五、职业礼仪与职业形象塑造;六、人际沟通与工作协调;六、人际沟通与工作协调;七、文秘人员职业生涯规划。
七、文秘人员职业生涯规划。
序言序言11:
我们每天是不是很忙?
:
我们每天是不是很忙?
忙忙茫茫盲盲为什么?
问题在那里?
为什么?
问题在那里?
序言序言22:
你是怎样看待文秘岗位的?
:
你是怎样看待文秘岗位的?
闹钟闹钟小喇叭小喇叭文件夹文件夹传送信息者传送信息者记事本记事本电脑电脑问题问题11:
文秘人员需要的素质与能力有哪些?
:
文秘人员需要的素质与能力有哪些?
11、什么样的人员适合做、什么样的人员适合做企业文秘人员?
企业文秘人员?
22、企企业业文文秘秘人人员员需需要要具具备什么样的素质?
备什么样的素质?
3、企企业业文文秘秘人人员员需需要要掌掌握那些专业技能?
握那些专业技能?
4、企企业业文文秘秘人人员员的的主主要要工作是什么?
工作是什么?
游戏游戏22:
别人心目中的你:
别人心目中的你11、请评出我们公司里你认为最适合做文秘岗位的人员?
、请评出我们公司里你认为最适合做文秘岗位的人员?
说明:
至少列出五条原因说明:
至少列出五条原因谨慎谨慎热情热情合群合群服从服从自信自信一、文秘人员需具备的个人素质一、文秘人员需具备的个人素质认真认真负责负责条理条理诚实诚实谦逊谦逊学历学历性别性别年龄年龄外貌外貌体质体质个人条件个人条件个人素质个人素质品质要求品质要求机智机智勤快勤快整洁整洁自制自制兴趣兴趣1.1.1.1.文秘人员需具备的专业技能文秘人员需具备的专业技能?
信息管理能力信息管理能力计算机操作能力计算机操作能力统计分析能力统计分析能力计划与时间管理能力计划与时间管理能力日常事务处理能力日常事务处理能力沟通与协调能力沟通与协调能力作为文秘人员,是硬实力重要还是软实力重要?
作为文秘人员,是硬实力重要还是软实力重要?
131.2.1.2.文秘人员的主要工作职责文秘人员的主要工作职责11负责公司或部门文件负责公司或部门文件资料管理与运用资料管理与运用22负责公司或部门会议组织与管理负责公司或部门会议组织与管理33负责负责办公室办公室6S6S及办公用品管理及办公用品管理44负责公司或部门各种单据的处理负责公司或部门各种单据的处理55负责接转电话、传真收发及邮件处理负责接转电话、传真收发及邮件处理66负责来访的接待,与各部门联系密切负责来访的接待,与各部门联系密切77?
附:
专业文秘应具备的素质职责附:
专业文秘应具备的素质职责文档管理文档管理商务写作商务写作会务组织会务组织信息管理信息管理保密意识保密意识办公室管理办公室管理有效沟通有效沟通访客接待访客接待时间管理时间管理计划管理计划管理自我培训与提高自我培训与提高15男性适合做男性适合做文秘工作吗文秘工作吗?
讨论讨论33:
男性适合做文秘工作吗?
:
男性适合做文秘工作吗?
为什么?
为什么?
小测试小测试44:
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表一):
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表一)序号序号检测内容检测内容良良一般一般差差1良好的文字处理能力,字体优美,书写工整。
良好的文字处理能力,字体优美,书写工整。
2良好的口头表达能力,如得体地应对电话。
良好的口头表达能力,如得体地应对电话。
3善于与人沟通。
善于与人沟通。
4随机应变能力强。
随机应变能力强。
5能严守秘密谨慎处理保密文件。
能严守秘密谨慎处理保密文件。
6能准确理解上司的意图。
能准确理解上司的意图。
7能沉着处理紧急事件。
能沉着处理紧急事件。
小测试小测试44:
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表三):
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表三)及时将企业内外部信息传递给经理。
及时将企业内外部信息传递给经理。
序号序号检测内容检测内容良良一般一般差差8能能代代表表经经理理出出席席员员工工大大会会并并讲讲话话,准准确确恰恰当当地表达经理的意见。
地表达经理的意见。
9及时将企业内外部信息传递给经理及时将企业内外部信息传递给经理10经理外出时能主动主持办公室工作。
经理外出时能主动主持办公室工作。
11良好的职业道德和强烈的进取心。
良好的职业道德和强烈的进取心。
12精力充沛。
精力充沛。
13良好的安排时间的能力(如出差计划与安排)良好的安排时间的能力(如出差计划与安排)14良良好好的的记记忆忆力力,尤尤其其对对人人名名、地地名名、电电话话号号码反应迅速。
码反应迅速。
责任创造价值,共赢成就未来小测试小测试44:
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表三):
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表三)序号序号检测内容检测内容良良一般一般差差15有组织观念和团队精神。
有组织观念和团队精神。
16与同事及上司能融洽相处,并能从中协调作用与同事及上司能融洽相处,并能从中协调作用17能参与企业具体项目的开展。
能参与企业具体项目的开展。
18积极主动而非被动工作。
积极主动而非被动工作。
19懂办公室内财务管理。
懂办公室内财务管理。
20知错能及时纠正。
知错能及时纠正。
21知道何时征求上司的意见和给上司建议知道何时征求上司的意见和给上司建议责任创造价值,共赢成就未来小测试小测试44:
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表四):
你是一个优秀的文秘人员吗?
(表四)序号序号检测内容检测内容良良一般一般差差22能以最佳的方式管理文件(归档、保存、查找能以最佳的方式管理文件(归档、保存、查找23有一定数学头脑。
有一定数学头脑。
24会多种语言会多种语言25求知欲强。
求知欲强。
26掌握先进计算机软件应用。
掌握先进计算机软件应用。
27能代替上司处理日常事务。
能代替上司处理日常事务。
28独立工作能力强。
独立工作能力强。
责任创造价值,共赢成就未来二、文件资料管理二、文件资料管理AA、文件分类标准、文件分类标准BB、档案管理原则、档案管理原则CC、电子文档储存与保管、电子文档储存与保管文件资料管理DD、相关信息收集与整理、相关信息收集与整理责任创造价值,共赢成就未来收集收集整理整理附:
文件资料档案工作步骤附:
文件资料档案工作步骤保管保管检索和利用检索和利用整理工作的第一道工序整理工作的第一道工序:
分类分类整理工作的第二道工序整理工作的第二道工序:
案卷排列案卷排列整理工作的第三道工序整理工作的第三道工序:
编制案卷目录编制案卷目录责任创造价值,共赢成就未来三、办公室三、办公室6S6S及办公用品管理及办公用品管理办公各类设备的正常使用与维护办公各类设备的正常使用与维护办公用品申购、领用与管理办公用品申购、领用与管理办公室环境办公室环境6S6S管理管理文件、物品流程化处理文件、物品流程化处理责任创造价值,共赢成就未来案例案例55:
电话号码:
电话号码一天下午,文秘小李在给经理送刚收到的邮件时,听到经理正在与恒昌公司老板打电话。
恒昌公司老板似乎在问沁园公司老板的电话号码是多少,经理说要翻一下名片夹后告诉他。
文秘小李知道沁园公司老板的电话号码是87654321。
现在文秘小李有这么几种选择:
现在文秘小李有这么几种选择:
aa、马上把电话号码写在便条上,放到经理的面前。
bb、当作没有听见。
cc、如果经理问的话,就告诉他是87654321。
dd、如果经理问的话,就写在便条上递给老板。
ee、把电话号码写在便条上,站在旁边,等待时机。
对于秘书小李以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,说明理对于秘书小李以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,说明理由并对其他几种选择作出评析。
由并对其他几种选择作出评析。
四、会议管理四、会议管理会后整理会后整理会议内容记录会议内容记录会议落实于追踪会议落实于追踪会议管理会中协助会中协助会前各项准备会前各项准备附:
会前计划与筹备附:
会前计划与筹备安排会议议题安排会议议题邀请与会者邀请与会者安排会议日程与议程安排会议日程与议程确定会议地点确定会议地点布置会场布置会场及时发送会议通知及时发送会议通知收集议题收集议题筛选议题筛选议题确定议题确定议题选择与会者选择与会者评估与会者评估与会者通知与会者通知与会者设计议程设计议程编写议程编写议程分发议程分发议程场地大小与会议一致场地大小与会议一致方便与会者方便与会者照明、调温、通风设备照明、调温、通风设备、开会设备开会设备避免外界干扰避免外界干扰成本成本礼堂式、礼堂式、教室式教室式、玄玄月式、圆桌式、椭圆式、月式、圆桌式、椭圆式、马蹄式、方形中空式、马蹄式、方形中空式、六边形六边形内部会议通知内部会议通知外部会议通知外部会议通知参加外派培训时有一个案例,讲参加外派培训时有一个案例,讲10001000元秘书和元秘书和50005000元秘书的差别,同样发元秘书的差别,同样发一个开会通知,一个开会通知,10001000元秘书只知道将通知写在公告栏里,结果一半人没有看元秘书只知道将通知写在公告栏里,结果一半人没有看到而没有到会;到而没有到会;50005000元秘书与每一位参加会议的人员电话核实,不能到会的元秘书与每一位参加会议的人员电话核实,不能到会的某某因为什么原因都要问个清楚。
某某因为什么原因都要问个清楚。
多年前参加过一次面试,面试官问我:
多年前参加过一次面试,面试官问我:
“能否在能否在11个小时之内通知个小时之内通知10001000人到会?
人到会?
”我简单计算一下,如果按我简单计算一下,如果按3030秒通知一个人,也只能通知秒通知一个人,也只能通知120120人。
人。
面试官没有告诉我答案,也因此没有录用我。
此问题几年后我终于明白了:
面试官没有告诉我答案,也因此没有录用我。
此问题几年后我终于明白了:
我只须用前我只须用前3030分钟通知分钟通知3030人(每分钟通知一个人),请这人(每分钟通知一个人),请这3030位每人用后位每人用后3030分分钟通知钟通知3030人,我可以用后人,我可以用后3030分钟的前分钟的前1515分钟再通知分钟再通知1515人,请这人,请这1515位利用后位利用后1515分钟每人再通知分钟每人再通知1515人,人,OKOK,超过,超过10001000人了:
人了:
我通知的我通知的3030人人+这这3030人每人通知的人每人通知的3030人人+我再次通知的我再次通知的1515人人+这这1515人每人每人通知的人通知的1515人人(30+30*30+15+15*15=117030+30*30+15+15*15=1170)案例案例66:
我们的差异到底在那?
:
我们的差异到底在那?
4.1.4.1.计划与时间管理计划与时间管理目标管理与目标管理与80/2080/20法则法则缓急轻重的优先管理缓急轻重的优先管理个人工作计划个人工作计划分析自我时间管理,找出问题分析自我时间管理,找出问题个人时间与领导工作时间冲突处理个人时间与领导工作时间冲突处理宾客接待、电话及邮件处理宾客接待、电话及邮件处理时间管理原则时间管理原则个人工作计划个人工作计划个人工作计划个人工作计划责任创造价值,共赢成就未来五、职业五、职业礼仪与职业形象塑造礼仪与职业形象塑造服饰礼仪服饰礼仪化妆礼仪化妆礼仪姿态礼仪姿态礼仪见面礼仪见面礼仪拜访礼仪拜访礼仪用餐礼仪用餐礼仪电话礼仪电话礼仪穿着职业化穿着职业化仪态职业化仪态职业化语言职业化语言职业化行为职业化行为职业化社交礼仪社交礼仪职业形象职业形象职业礼仪职业礼仪案例案例77:
她们给你的感觉有什么不同?
:
她们
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文秘 人员 职业 素质 技能 培训