采购管理手册2.docx

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采购管理手册2

安徽中鼎控股（集团）股份有限公司

（2013年度）

采

购

管

理

手

册

中鼎集团采购管理方针：

●建立和谐的供需关系，提升整体竞争力

中鼎集团采购管理目标：

●规范采购管理活动，提升采购管理水平

●持续提升供应商配套能力，增强中鼎核心竞争力

采购管理手册

引言

为进一步加强安徽中鼎控股（集团）股份有限公司（以下简称中鼎集团）对采购的管理和控制，为中鼎集团和供应商提供管理和沟通的平台，改善集团采购管理委员会以及各分公司采购管理部门内部工作，促进供应商加强内部管理，为中鼎集团提供优良的产品和服务，特制定本手册。

本手册参考ISO/TS16949：

2009质量管理体系要求，结合中鼎集团的实际情况而制定。

旨在明确从零部件（材料）开发到生产件批准、进货控制、纠正与预防措施、监查与评价同时以产品/过程开发项目阶段对供应商进行紧密跟踪和在批产阶段供应商持续改进其绩效，为此双方应遵守和执行本手册。

本手册适用于中鼎集团采购管理委员会及所有供应商。

本手册是中鼎集团采购管理委员会开展工作和对供应商管理和控制最基本的指导性文件之一。

本手册由中鼎集团总经理批准后生效，中鼎集团将保留局部更改不事先通知的权利，本手册解释权为中鼎集团采购管理委员会。

中鼎集团采购管理委员会

2012年4月1日

目录

第一章总则

第二章供应商开发及认可

第三章采购产品的开发及认可

第四章合同管理

第五章工程更改控制

第六章外包过程管理

第七章采购计划

第八章进货验收

第九章物资保管

第十章投诉（PR&R）及索赔处理

第十一章结算付款

第十二章供应商业绩评价

第十三章供应商评审

第十四章供应商名录管理

第十五章供应商帮扶

第十六章废旧物资处理

第十七章采购系统人员管理规定

附件流程及附表

第一章总则

1、采购系统

1．1采购系统组织机构图

1.2采购管理委员会秘书处职能

1.2.1新供应商的纳入评审和公用物资的集中定点；

1.2.2供应商年度审核计划的归口管理及组织实施;

1.2.3各公司SQE的归口管理并根据工作需要调度SQE进行供应商的现场跟踪、帮扶和指导;

1.2.4集团采购管理手册制定、修订、宣贯、监督实施；

1.2.5供应商及物资编码的归口管理；

1.2.6集团采购物资市场信息的收集发布；

1.2.7集团采购活动（会议、培训）组织、实施；

1.2.8集团采购目标、政策的制定、发布、组织实施；

1.2.9集团各公司采购活动的监督、检查和协调；

1.2.10集团废旧物资价格信息管理。

1.3．各分公司采购部门的职能

1.3.1生成并执行采购计划;

1.3.2负责采购产品开发，新供应商开发;

1.3.3制定年度采购预算,采购目标制定,批量采购合同的签订;

1.3.4供应商质量问题组织处理;

1.3.5配合采购委员会秘书处组织供应商年度审核，向秘书处申报新供应商的定点审核需求;

1.3.6供应商质量业绩评定考核；

1.3.7供应商提升帮扶；

1.3.8采购发票的评审入账;

1.3.9采购资金计划的制定;

1.3.10退货、索赔的处理;

1.3.11废旧物资的处理。

2.采购基本要求

2.1采购产品要求

与中鼎集团配套的用于产品生产的部品、材料等，必须符合以下要求：

2.1.1由中鼎集团提供的样件、图纸、检查标准、技术标准以及由此形成的标准等；

2.1.2由供应商制作，中鼎集团认可的图纸、技术条件、标准以及与之相关的资料；

2.1.3相应的集团标准、行业标准和国家标准；

2.1.4生产件批准程序PPAP的要求。

2.2质量管理体系要求

中鼎集团在建立和推行ISO/TS16949:

2009（以下称为ISO/TS16949）质量管理体系的同时,要求供应商按ISO/TS16949标准建立质量体系,经销商不做具体要求；根据供应商类别要求供应商在不同的时期通过ISO/TS16949或ISO9001第三方质量体系认证,但中鼎集团保留在审核/审查过程中对达到这些标准的过程进行监督的权利。

中鼎集团期望其能够遵循一般的环境/职业健康/社会责任等政策，以便将来按诸如ISO14001/OHSA18001/SA8000等标准进行认证，这些标准还不是强制性的。

2.3其它要求

所有供应商及潜在供应商必须确认从现在开始接受并遵循上述和本手册中规定的程序及步骤要求。

对于不支持本手册的供应商，中鼎集团保留终止与其合作关系的权利。

任何偏差必须在签署文件之前与中鼎集团进行讨论。

第二章供应商开发

1目的

选择有能力满足中鼎集团期望的供应商，管理供应商并确定改进计划以达到和保持对公司期望的满足。

2适用范围

适用于所有新供应商的开发。

3过程流程

注：

对于经销商可省去现场评估的步骤，但在锁定品种、货源的前提下必须提交样品试用，在纳入供应商名录时，相应部门必须提供认可或试验结果报告（合格）。

认可或试验结果报告必须包含并不限于以下资料：

、原产地质保书；

、进货检验报告；

、试验报告

经销商组织原产企业提交PPAP资料应包含以下资料：

1）散装材料检查表

2）实验项目清单

3）初始材料清单

4）工艺流程图

5）PFMEA

6）控制计划

7）设备模具工装清单

8）原产地质保书

9）MSDS

10）包装防护规范

第三章采购产品的开发及认可

1目的

对各公司新增采购产品进行开发。

确定和管理适用于相关产品/过程开发项目的产品/过程确认步骤，以降低批量投产成本并在达到满产时即获得必要的产品/过程确认状态。

2适用范围

各公司新增采购产品

新供应商及原有供应商。

3过程流程

详见《供应商产品开发流程》

注：

样品两次确认不合格时，重新选择供应商；小批量两次验证不合格时，重新选择供应商。

4．1、在下述情况下，批量产品发运前应进行生产件批准。

1）一种新的零件或产品;

2）对以前不合格处进行整改的零件;

3）产品变更;

4）相对于以前批准过的零件，使用了其它可选择的结构和材料;

5）使用新的工具、模具等;

6）对现有工装及设备进行重新装备或重新调整进行生产;

7）生产过程或生产方法发生了一些变化进行的生产;

8）异地生产;

9）使用新供方;

10）产品停产12个月以上需恢复生产时。

4.2、生产件认可文件提交清单和等级

1）顾客有特殊要求时，按顾客特殊要求执行;

2）顾客无特殊要求时，对应项目小组根据具体的产品识别出其重要性而确定提交内容和等级；

4.3、过程要求

1）转化的产品图样必须标明尺寸和技术要求、材质要求以及制图日期和签名，手续完备;

2）所有用于过程的检测仪器，均需按相关规定进行管理，作定期检验和校正，同时对测量系统进行分析;

3）应了解顾客的特殊特性符号;

4）初始过程能力必须达到Ppk≥1.67,若过程能力Ppk＜1.67时，要对生产过程加以改进（工艺控制、检测控制），直到实际的Ppk≥1.67为止;若Cpk＜1.33时，必须立即采取整改措施，并100%检验，直到Cpk≥1.33为止;

5）材料试验

采购原材料都应进行材料试验，必须由第三方认可实验室进行试验，并出具试验报告。

6）性能测试

当有要求时，供方必须提交性能测试报告，必要时按照顾客要求执行;如不具备试验能力的，则应到认可的第三方认可实验室进行试验，并提供专用报告，同时注明相应的测试机构名称。

7）标准样品及记录的保存

供应商必须保存一件标准样品，样品应进行标识并有顾客的批准日期；对于多模腔产品；均应保留每腔一件。

4.4、记录的保存内容：

1）零件提交保证书（PSW）

2）全尺寸检查结果

3）材料或性能的检测或试验报告（包括认可的第三方的试验报告）

4）产品图样

5）过程流程图

6）潜在失效模式及后果分析（FMEA）

7）控制计划

8）测量系统分析（MSA）

9）特殊特性初始过程能力

10）顾客的认可报告

11）相关部门向分供方签署的认可报告

12）符合顾客特殊要求的记录

4.5、供应商生产件认可文件的批准

供应商提交的生产件认可文件由各分公司质量经理进行批准；生产件认可文件批准后，采购人员签发《外协产品（材料）批产通知书》并发送至相关人员及供应商。

注：

1）若客户要求，或项目小组对开发产品的要求，需要进行PPAP现场审核和鉴定的，则依据审核的结果和/或供应商改进的有效性再予以对PPAP文件进行批准

2）对已在批量供货的产品，若出现供应商变更并需要重新提交确认的，则由各公司质量经理负责对供应商提交的样品及PPAP进行批准和确认；

第四章采购合同管理

1.目的

为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

采购合同包括：

交易基本合同、年度采购合同、批次采购合同、新产品开发协议

3.采购合同的编写

3.1集团采购管理部是交易基本合同、年度采购合同的归口管理单位，

各分公司采购负责年度采购合同、批次采购合同、新产品开发协议的编制、签订、执行、控制等管理事项。

3.2

构成产品主体的物资必须签订《交易基本合同》、采购合同，新开发的产品必须签订新产品开发协议；

公司生产辅助材料一次性采购金额高于2万元和年度采购金额高于5万元的，必须签订采购合同。

3.3采购合同的签订

3.3.1集团采购管理部负责编写或更新《交易基本合同》，制定其他合同的基本框架

3.3.2各分公司采购部门根据合同的基本框架编制具体产品采购合同，并组织评审报批（见《采购合同评审表》）。

3.3.3总经理批准后，采购人员组织供应商签订。

4.采购合同的签订

4.1与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购人员应审验其委托证明。

4.2公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

4.3签订后的合同一式五份，分别交集团采购管理部、各公司财务、档案室、供应商各一份。

第五章工程更改控制

1目的

保证外部工程更改得到及时有效的实施和控制。

2适用范围

适用于本公司所有金属外协件及化工原材料制造过程的工程更改的管理。

3过程流程

对任何设计和过程更改必须通知中鼎集团,并得到中鼎集团的批准。

1）事先未得到中鼎集团的正式许可，供方不得对产品进行工程更改。

供方由于内部加工原因而需要对产品进行更改时（不论是由供方还是由中鼎集团提出的），必须提前三周时间用书面形式提交《产品/过程更改通知》，并附上与原始产品鉴定相类似的重新鉴定的试验合格证书。

2）供方只有在收到中鼎集团批准书后才能进行更改，批准书不涉及有关工艺或制造问题的解决方法，这些方面应由供方负完全责任。

供方必须对产品和/或工艺过程（材料、加工工艺、处理等）的所有更改保持更改生效日期的记录。

如发生更改未书面通知质量管理部SQE，而由此造成的所有损失将由供方承担。

3）供方在更改产品供货之前应书面通知质量管理部SQE及相关采购员。

4）在更改不涉及图纸号的情况下，对于更改产品的首次发货，供方必须通过在发货文件（包装箱、装箱单、质量合格证书）上标明“更改”字样以示区别。

5）当中鼎集团或中鼎集团客户原因发生更改，由采购管理部向供方发放《工程更改通知函》，供方须确认回传；如供方未确认回传而由此造成的一切后果将由供方承担；

说明：

1、当供应商提出更改申请时，必须同时提交相关资料，如材料性能试验报告、工艺验证记录、生产件认可提交文件等；

2、供应商须保存相关记录，如更改评审、在生产中实际实施更改实施日期记录；

第六章外包过程管理（工序、模具、工装）

1目的

对外包过程进行规定，确保外包过程控制能满足我司生产交付、质量及相关法律法规要求。

2适用范围

适用于中鼎橡集团所有外包过程

3工作流程：

3.1外包申请：

各公司事业部根据销售订单、生产计划、生产能力及成本控制的需要，提出产品外包申请，填写GM3040-附表17[产品外包申请批准表]，同时附上外包产品明细表，经部门负责人签字后交由技术部门评审；

3.2外包评审：

技术部门收到GM3040-附表17[产品外包申请批准表]后，对外包产品的特性进行确定，同时进行外包风险评估，并经技术负责人签字后交由质量部门评审；

质量部门根据技术确定的外包产品特性，识别和确定控制方法，经质量负责人签字后，反馈事业部；

注：

技术和质量部门有权根据产品特性和客户的重要程度，拒绝产品外包。

3.2.1外包批准：

事业部根据评审意见，提交总经理批准后，交由采购部门签收；

有采购管理部

3.2.2外包准备：

采购管理部根据供方开发程序，选择有能力的外包方，并与外包方签订保密协议；

外包方需对外包产品的相关要求进行识别评审，并形成记录保存，以便备查，对于有疑问处可寻求技术、质量的支持。

技术部门需转化图纸及标准，不得将客户图纸、标准直接发于外包方；

质量部门准备外包产品的作业文件等；

事业部移交外包产品的工装模具等；

技术部门移交外包产品的转化图纸、作业文件等；

3.2.3资料移交：

采购管理部向外包方移交外包产品的图纸、作业文件、工装模具原材料，并做好发放记录，外包方签字接收；

3.2.4样品制作交付：

外包方根据提供的外包产品图纸、作业文件、工装模具、原材料进行样品制作，并做好相关记录；当样品制作完成后，交付指定仓库（须附自检报告等），仓库保管员报检；

3.2.5样品确认：

检验员依据相关作业文件对样品实施检验，并填写样品确认单，由技术、质量签署确认意见；

当样品确认不合格时，外包方需再次提交样品进行认可；当样品确认合格后，进行批量生产。

根据产品的重要程度，质量有权决定是否到外包方现场进行认可；

当样品认可后，采购管理部进行ERP维护并与外包方签订委托加工合同后，正式转入批产；

3.2.6批量生产交付

事业部计划部门根据销售订单，申报采购计划

外包方根据生产计划组织批量生产，在批量生产过程中，需严格按照我司提供的作业文件来对生产过程进行控制，同时做好相关记录备查；

外包方在批量交付时，采用纸箱或可回收的周转箱来装运产品，同时在指定位置贴上标识卡或产品合格证。

3.2.7进货验收

当外包方交付产品到仓库时，仓库保管员根据计划单进行行政验收，并在2小时内报检，同时做好到货录入，特急件即时报检；

进货检验员按照报检单进行抽检，并在24小时内出示检验结果，同时将检验结果传递到相关部门，特急件即时出结果；

3.2.8过程控制

外包方需按照我司要求进行控制并做好相关记录，需要时可向我司寻求支持；当在生产过程中，如出现异常（如产品不良、工艺变更等）应立即停止生产，同时反馈我司相关部门，在得到有效确认答复后，方可生产；

当模具损坏，需要进行修复时，需向我司技术部门反馈，在得到确认答复后，方可进行；当模具修复后，需进行样品提交认可，当认可合格后，方可批量生产；

3.2.9外包方管理

事业部工艺质量科负责在次月2日前向采购管理部提交上月外包产品月度供货质量状况统计；

采购管理部是外包方的归口管理部门，负责在每月底对外包产品的交付情况统计，同时负责编制外包方供货业绩汇总表，公布后并存档。

第七章采购计划

7.1采购计划申报

7.1.1各分公司批产计划根据经营计划和生产需要，结合安全库存及实际库存情况，及时向采购部门申报物资采购计划，报本部门经理批准后采购；

7.1.2各公司外协件试制计划由需求部门申报，部门经理审批，采购部门采购；

7.1.3模具公司机械加工用品，由其中转库申报，其做为公司的一个切削分库，承担中鼎股份集团宁国境内公司所有机加工类的相关物资管理.包括计划申报和对境内公司其他部门服务，由模具公司采购。

7.1.4电脑、打印机、复印机及服务器和电子产品等相关物资，各分公司申报计划经核批后，由信息中心依据其岗位实际需求配置，报分管副总经理批准后各分公司在定点范围内自行采购，信息中心必须建立各部门及分公司电脑相关物资台帐和去向，常用电脑耗材如墨盒、硒鼓、打印色带由综合库根据最低储备量直接报采购管理部采购。

7.1.5计量器材由各需求部门申报计划，500元以内计量器材由部门经理审批，500元以上计量器材由部门经理审核后报分管副总批准，由各分公司自行采购，；常用器材（主要指维修用材料）由检测中心计量室自行掌握储备按月申报采购计划，由上市采购管理部采购。

计量室需建立计量器具台帐，以及废旧计量量具去向。

7.1.6设备部门用料和配件计划由设备部用料部门和各维修组根据部门更新改造和制作计划或者是根据设备新旧程度及保养计划，及时申报采购计划到设备部，由设备部经理审核批准后，编制采购计划报采购部门，进口配件计划由各分公司总经理审批后报采购部门采购，常规物资由综合库根据储备量按月申报，各分公司设备专用备件由各公司自行采购。

7.1.7橡胶原材料由各分公司使用部门依据销售滚动计划报混炼胶计划到上市公司材料部，由材料部汇总分解采购计划。

进口物资编制进口物资采够计划报总经理批准后下达进口计划至采购管理部。

7.1.8常规物资计划申报时间为每月5日、15日25日，计划申报时间到要求物资到货时间至少有五个工作日。

7.2采购计划的编制及执行

7.2.1计划编制及控制的原则：

适量储备、合理消耗；谁使用，谁申报，谁申报，谁负责。

7.2.2各分公司计划员必须遵循先计划后采购的原则，及时编制采购计划并按时下达到相应采购员（必须考虑供应商库存、生产周期及物流周期等），同时应根据各供方承诺交付时间及时录入ERP系统，以便提高供方准时交付率。

7.2.3采购员接到采购计划后，应在当日内将所有的采购计划传递到供方并取得对方确认；原则上应确保按期交货，如确实不能交货的必须将信息反馈给计划员及时修订交货数量和交货期。

7.2.4外购物资原则上一律要编制采购计划，所有的采购计划必须由部门主管领导审批，只有审批有效的计划才能进入ERP系统传相应执行采购。

7.2.5各分公司计划员必须及时检查计划的执行情况，对计划的有效性和时效性负责，对计划的变更和采购文件的变更必须及时注销采购计划。

7.2.6各采购部门对计划的有效性进行检查，定期检查分析计划的执行情况。

7.2.7所有采购计划档案必须保留一年以上。

第八章进货验收

8.1货到境内要及时提货，将物资安全运达公司待检，同保管员办理必要的手续；

8.2供方交付物资质量以本公司提供的采购文件（图纸、技术标准、验收标准、样品，使用性

能要求等）为准，出现不合格造成交付数量达不到采购订单要求的数量或超过订单数均视

为未按100%按期交付。

如因供方不能准时交付等造成本公司停产、加班等损失和增加的所

有费用均由供方100%承担，本公司不承担供方额外费用；本公司负责统计因此造成的双方

重复和损失费，用以评价考核供方供货业绩。

8.3供方交付以本公司采购订单为依据，成套件同时交付，不允许延期交付，不允许少交和多

交，否则因此造成的重复费用或附加费由供方100%承担。

8.4供方交付物资的同时必须按合同或质量保证协议中的要求随货提供出厂质量检验单、合格

证、材料质保书，交货清单等文件，虽然供方交付的物资经检验是合格的，但是若未按要

求提供随货文件的仍视为未按100%按期交付，同时在随货文件未到齐之前不办理入帐手

续。

8.5物资到厂（库）后，仓库保管员根据采购计划组织卸货和初验收（物资名称、规格型号或图

号、数量、随货文件、订单号、批次号等），并对外协件、原材料（化工原材料、钢材、

铜棒、铝棒等）、油品等填写报检单、连同随货文件一起送交质检部门组织抽样检验，此

项工作在收货后4个小时内完成。

否则延期造成的额外费用由仓库保管员承担。

8.6仓库保管员凭采购计划单、质检部门出示的进货质量检验单办理入库或退货手续。

进货物

资计划与订单号相符，若有不符合的或多于计划量的或不配套的仓库保管员均可拒收。

8.7质检部门接到报检单后及时抽样、检验，一般时限不超过两个工作日出示验收结果，若有

送外检验项目可另加时间，但也不准超过7个工作日。

否则，由此引起的额外停产损失由质检部门承担。

8.8供应员采购货物到位后必须同供方及时催办发票，且到仓库办理入库手续；验货开票的应

在次月初索取发票，由供应员对收到发票填开内容进行审核无误后传到财务上办理入帐

手续，不得拖到次二月，试制试用件如为赠品可不办理入帐手续，如果不是赠品必须在次

二月前办理实报价，核价手续，不得长期拖而不决。

8.9物资验收合格后，有合同的发票由财务核对无误时直接入帐，如财务核对时发现合同有问

题应及时通知当事人处理，处理不了的可报上级处理。

无合同有发票由物资管理部审核核对无误后，方可入帐。

8.10所有采购物资仓库保管必须依据计划验货，验货后才能办理入库手续，杜绝未见货凭票入库现象发生。

8.11物资管理部对各分公司计划的编制、执行进行必要的检查、监督，防止无计划购买，如无计划的物资流入仓库和车间，检查业绩考评是否真正起到控制供方的目的，计划员编制计

划是否合理，目的是防止物资脱供和超期储存，各分公司计划必须执行计算机网络管理。

第九章物资保管

9.1材料进库管理

9.1.1为防止材料积压，造成资金占用，保管员应根据审批的计划单对材料进行验收，不得超计划验收或无计划验收（应急物资除外）。

9.1.2材料验收应及时，不得随意延长供货方货物停放时间，对于钢材、化工物资，供方必须提供质量保证书，否则不予验收。

9.1.3验收时要利用一些计量手段，严格计量不得多收或少收，五金、电器、配件类实行点数计量；

9.1.4外协件、标准件严格按送货单上的计量单位进行计量核对验收；

9.1.5对于体积小、数量多的物资采取过磅理论换算与点数相结合进行到货数量验收；

9.1.6钢材、钢板必须进行过磅计算，仓库只反映实际数量；

9.1.7塑料类（袋装）、油类（桶装）物资按一定的比例对物资进行抽查、验收该物资数量是否正确；

9.1.8供货方有送货单按送货单验收，无送货单应根据实点货物填写验收单，现款提货应按提

货单验收。

9.1.9验收后的物资按定置摆放在待检或待入库区域。

9.1.10材料验收后登记备查簿，注明物资名称、规格、到库日期、进货单位、送货人、数量并及时填写报检单，通知使用部门或质检部门、技术部门、试验室、检验员进行质量检验。

9.2材料入库管理

9.2.1开具入库单：

保管员在开入库单时，必须按照财务部门核定的计划价办理，不得自行更改，按实际验收的数量入库，防止错开、漏开、重开。

9.2.2退货：

对于检验不合格的物资要登记备查簿或录入ERP系统，按定置摆放在不合格区域，并及时通知计划部门或供应员退货，保证物资正常供给。

9.3材料发出管理

9.3.1公司各原材料为公司生产和非生产经营性领用，仓库保管员必须凭部门负责人审批或认可的领料单以及计划单发货，无合法单据一律不准发货，否则一切责任由保管员自负。

9.3.2保管员在发货时要注意物资规格型号，数量计量单位，防止漏发、错发。

9.3.3发出物资必须做到先进先出原则，防止材料超期储存。

9.3.4月末对所发出材料按部门、材料属性分明细、汇总、整理报表。

9.3.5特殊物资领用和发放须对应部门的领导审批后，方可发放