15022印章管理制度.docx
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15022印章管理制度
印章管理制度
1目的:
1.1印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展。
为防止不必要事件的发生,维护公司的利益,公司制定本制度。
1.2本制度旨在对公司各烦印章的刻制申请、批准、领用、保管、使用、移交、变更和废止作出规定,使之规范化和合理化,对部分印章实施授权管理,完善公司印章的管理制度。
2适用范围:
2.1本制度(指《福建省中远融投投资有限公司印章管理制度》),以下也可简称(“《印章管理制度》”)适用于福建省中远融投投资有限公司(以下简称“公司”)(含公司各部门)的所有印章,包括但不仅限于公司行政公章、法人代表人和股东的印鉴章、合同专用章以及各部门的内部工作章等。
3管理原则:
本制度由公司综合部负责起草,并由公司CEO审核通过后报公司股东会批准。
本制度的修改和废止,亦应由公司综合部负责起草或拟议,并由公司CEO审核通过后报公司股东会批准。
公司综合部负责本制度的编制、贯彻、实施过程中的协调、监督和解释工作。
公司综合部负责印章的日常管理工作,对其中的部分印章根据本制度公司CEO授权后由有关人员管理,授权部门的负责人必须按授权合同上的条款履行。
对印章的管理实行保管人“一条龙”管理,即从印章申请刻制、领用、使用、保管、监用、移交、变更、废止都要求保管人本人亲自控制,出现问题责任明确由保管人承担,公司综合部负责安排各类印章的刻制。
4细则内容
4.1印章的刻制
4.1.1因公司名称更改需刻制印章的,在完成营业执照变更后办理。
4.1.2若印章遗失、被抢、被盗或损毁的,保管人在通知部门负责人及公司负责人后,向备案或批准刻制的公关机关报告,并采取公告形式声明作废后,方可进行新印章的刻制。
4.1.3公司刻制各类印章必须由申请人填写“公司印章刻制申请表”(见附件一),然后依次经申请人的部门经理、公司CEO和执行董事审批签署意见。
公司的公章、合同专用章的刻制申请除需获得CEO审批外,还应当经过公司股东会决议同意。
印章刻制申请获前述审批后,公司综合负责依法具体安排刻制工作。
“公司印章刻制申请表”一式二联,第一联由公司综合部存档,第二联交保管责任人共同完成印章的刻制。
4.1.4公司各部门如需要刻制部门印章,则该印章只能在公司内部使用,该印章的印样必须含有“内部使用”字样。
4.1.5印章的刻制必须按国家的规定,在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续,严禁在非法定机构刻制印章。
4.1.6未经过以上相关程序,任何部门和个人不得擅自刻制印章。
对私自刻印,伪造人民民主专政印章、印样的行为,公司将追究其法律责任,由此导致的所有的责任均由责任人承担。
4.2领用和保管
4.2.1公司印章刻制完成后,由公司综合部和印章保管人共同验收,并交由印章保管人保管。
4.2.2公司综合部应当将公司所有印章建立印章印样档案并进行归档(附件二)。
综合部应当妥善保管所有印章的印样,不得随意在公司内部发文公开。
4.2.3原则上,公司的公章、合同专用章,由公司综合部作为保管部门负责保管,并完成领用和保管工作,明确保管责任人。
公司公章和合同专用章的保管责任人的人选应经CEO批准。
公司各部门的部门章由部分负责人指定专人进行保管;并将管理员名单报综合部备案,保管责任人一旦确定,非理由充分不得随意进行变更。
4.2.4印章必须由各保管责任人妥善保管,保管人不得将印章随意放置或转交他人。
4.2.5公司印章的盖章,原则上应由保管责任人实施,不得由其他人代理,保管人由于各种原因不在工作岗位时,应将印章交由本部门负责人或公司CEO指定的专人临时保管,以保证工作需要。
使用印章要在公司办公场所内,特殊情况需将印章携出公司以外使用时,须经公司综合部总监和CEO批准,申请使用人经登记后方可带出,并由保管人和申请使用人两人监用。
印章不准个人独自携带外出。
4.2.6印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公司印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
4.2.7公司所有印章应入柜加锁,妥善保管,随用随取,用毕立即存于原处。
节假日应封存印章,严防不测。
公司印章在遇到丢失、损毁、被盗的情况时,各保管责任人应在发现丢失的第一时间先电话通知保管部门负责人和公司CEO,公司CEO应当立即将该等情况通知公司执行董事。
印章保管责任人应当向公司CEO递交说明原因的报告书,公司根据情况及时处理。
4.2.8对于丢失、被盗的印章,若在银行或相关部门留存印样的,保管部门负责人应当在知悉印章丢失事由时,第一时间通知相关部门,并在印章重新刻制后,及时向有关部门申请变更。
4.2.9印章管理员对所保管的印章,应经常检查,及时清洗,细心保护。
4.3印章的使用范围
4.3.1使用原则:
各类印章只能被用于与之相对应的性质的文件。
4.3.2公章使用范围:
4.3.2.1以公司名义对外所发各类文件、公函;
4.3.2.2公司与相关单位联合签发的文件;
4.3.2.3由公司出具的证明及有关材料;
4.3.2.4公司章程、协议;
4.3.2.5以公司名义对公司各部门及各子公司、参股公司所发文件、通知等;
4.3.2.6公司各类财务报表;
4.3.2.7公司对外签订的以下合同:
各类股权投资合同、担保合同、合同总金额超过人民币元的合同以及公司认为的其他合同;
4.3.2.8其他由公司执行董事和CEO指定用章的文件。
4.3.3合同专用章使用范围:
4.3.3.1以公司名义对外签订的、与公司日常业务相关的民商事合同(但是按本制度应当使用公司公章的合同除外);
4.3.3.2合资、合作协议。
4.3.4公司各部门的部门章仅限于在公司内部使用,严禁对外使用。
4.4印章使用程序
4.4.1“印章使用申请表”的填写需规范,并符合以下要求:
A、时间:
申请表上的时间原则上为申请盖章当天的时间,若因审批程序迟延未在申请当天通过审批的,申请人应注意原因,但“印章使用申请表”(附件三)仅在自申请日期起十五个工作日内有效,逾期视为作废,需重新领取再进行审批。
B、申请人一栏:
申请人应当为所需盖章文件的实际经办人。
C、文件名称一栏:
所需盖章的文件名称、文件有无副本、份数应当具体明确。
D、发送范围一栏:
应写明文件用途及需发往的对方名称。
4.4.2公章使用程序
4.4.2.1如需要使用公章,使用申请人应当填写“印章使用申请表”(附件三)并将其与所需用印的文件一并按照以下流程逐级上报审批。
A、申请使用人所在部门的负责人签字同意;B、如果是合同或涉及法律问题的其他文件,公司法律顾问签字同意;如果是财务报表或涉及需财务核对的其他文件,需公司综合部总监签字同意;C、公司CEO或分管副总签字同意;D、公司CEO(或执行董事)签字同意;E、如果是公司签署的对外股权投资合同或担保合同,则应附上公司股东会作出决议同意的文件。
4.4.2.2完成前述的审批程序后有关用印文件方可交公章保管责任人盖公章。
公章保管责任人在盖公章之前应当仔细核对前述的各项审批程序是否真实和完备。
在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回。
4.4.3合同专用章使用程序
4.4.3.1如需要使用合同专用章,使用申请人应当填写“印章使用申请表”(附件三)并将其与所需用印的文件一并按照以下流程逐级上报审批。
A、申请使用人所在部门的负责人签字同意;B、如果是合同或涉及法律问题的其他文件,公司法律顾问签字同意;如果是财务报表或涉及需财务核对的其他文件,需公司综合部总监签字同意;C、公司CEO或分管副总签字同意;D、公司CEO(或执行董事)签字同意。
4.4.3.2完成前述的审批程序后有关用印文件方可交合同专用章保管责任人盖章。
保管责任人在盖章之前应仔细核对前述的各项审批程序是否真实和完备。
在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回。
4.4.4公司部门章使用程序
4.4.4.1如需要使用公司部门章,使用申请人应当将所需用印文件提请该部门责任人签字同意,部门章保管责任人根据部门责任人的签字给予盖章。
4.4.5特别授权
4.4.5.1公司股东会可以根据公司业务发展需要,将公司印章使用的审批权限授权公司的某一管理人员。
公司和被授权人员应当根据股东会决议的内容签订《公司印章授权审批使用管理合同》(附件五),以明确具体授权权限、使用范围和相关责任。
在公司股东会决议授权的范围内,印章保管责任人根据股东会的此类决议和被授权人员的签字同意给予盖章。
4.4.6印章使用档案
4.4.6.1所有用章后的文件、公函等,需留份或复印件存入档案。
印章保管责任人还应当将印章使用的审批程序文件整理并存档保存,以备查用。
4.4.6.2使用公单和合同专用章时,印章保管责任人、申请使用人应在“印章使用登记册”(附件四)上登记和签名。
4.4.6.3使用公章或合同专用章的所有合同,公司至少留存3份,盖章后的原件1份存入合同档案,原件1份转给综合部,1份由使用部门留底(可用合同复印件代替)。
4.4.7印章使用特别要求
4.4.7.1严禁在空白的纸张、授权委托书、信笺、介绍信、合同、证明等文件上用印。
如确因工作需要,必须出具的,应经过公司法律顾问审核,并征得公司CEO书面批准,由印章保管人做好登记,方能出具。
印章保管人应对使用情况进行跟踪,对于未使用的空白文件,用印人应当交回印章保管人。
4.4.7.2用印时要按照核定的需要份数,盖在文件的成文日期处,骑年盖月。
如该页无正文,应在日期前注明“(此页无正文)”。
根据文本格式的要求,也可盖在其它指定位置,但不得出现未覆盖在文字上的空白印章。
4.4.7.3所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章,对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。
4.4.7.4对已盖印章的文件内容更改时,印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后,重新办理加盖印章手续。
4.4.7.5印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符,不得有涂改部分;对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,字迹端正,图形清晰。
4.4.7.6印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。
如遇特殊情况,相关授权领导无法签字,需在电话得到授权领导认可的情况下盖章,并督促使用人事后补齐签字。
4.4.8印章移交
4.4.8.1当公章或合同专用章保管责任人发生变动时(公司内岗位变动或是离开公司),公司综合部应当指定另一保管责任人,经CEO和执行董事批准后,公司综合负责分别与原保管责任人和新保管责任人办理公章或合同专用章交接手续。
当部门章保管责任人发生变动时,该部门负责人应当负责指定新保管责任人并办理印章交接手续。
4.4.8.2为了划清责任,当印章保管责任人发生变更时,印章亦变更,应封存旧印启用新印,填写印章交接单(附件六)
4.4.9印章变更和废止
4.4.9.1公司在完成工商变更和注销手续后,如需要,相应的印章亦作变更和废止工作;对一些部门章、专用章等,随着发展的需要,亦可相应的变更和注销。
4.4.9.2所有印章的变更和注销的审批程序,与该印章刻制申请的审批程序相同。
4.4.9.3新印章刻就后,公司综合部应当发文通知公司各部门。
同时将报废印模交综合部封存归档。
行文启用新印章,要明确启用时间,说明同时废止旧印,并在文末附上启用印模和废止印模。
4.4.9.4当公司名称变更和机构撤销时,公司印章即行停用,公司综合部应当根据公司股东决议的要求负责把印章依法销毁或封存。
停用印章要发文通知有关单位和部门,并在通知中说明原因,标明停用印章的印模和停用时间。
4.4.10印章授权管理
4.4.10.1公司与印章保管部门和保管负责人应当签署印章授权管理合同(见附件七),以明确各方的权利、义务和责任。
5责任
5.1公司印章的刻制、使用和管理等均应严格根据本制度进行。
印章保管部门和保管责任人以及印章使用的有关审批人员均应当严格根据本制度保管和使用印章。
未经本制度的审批程序,不得擅自使用公司印章。
5.2印章保管责任人要严格按本制度执行,凭签字盖章并作好留底备查,出现问题的,审批人为第一责任人,无签字审批的,保管人为第一责任人。
5.3任何人员违反本制度规定的,公司将根据程序和后果的轻重给相关责任人以警告、批评、开除或辞退等处理。
如果给公司造成损失的,公司有权要求相关责任人赔偿全部经济损失,并有权追究其法律责任。
6附则
6.1本制度自发布之日起开始执行。
6.2本制度最终解释权归综合部所有。
附件一
公司印章刻制申请表
年月日
申请部门
申请人
申请理由:
要求:
样式:
保管部门
保管责任人
部门经理
综合部
CEO
签收:
保管责任人:
备注:
(有无股东会决议)
附件二
印章档案记录表
1、印章名称:
(印模)
存放地:
保管责任人:
(签字)
日期:
备注:
2、印章名称:
(印模)
存放地:
保管责任人:
(签字)
日期:
备注:
3、印章名称:
(印模)
存放地:
保管责任人:
(签字)
日期:
备注:
附件三
印章使用申请表
编号:
申请单位/部门:
申请日期:
盖章文件名称:
份数:
发送范围:
申请人意见:
申请人签字:
日期:
部门经理意见:
签字:
日期:
法律顾问意见:
签字:
日期:
CEO意见:
签字:
日期:
附件四
用印登记表
编号:
序号
日期
用印部门/单位
用印文件/合同名称
申请人签字
备注
附件五
公司印章授权审批使用管理合同
印章是代表公司或部门用法律形式来履行自己的责任,应慎重用之。
公司股东会已经于年月日作出决议,授权为部门使用、管理印章的审批责任人(以下简称“审批责任人”),负责该枚印章在授权范围内的使用审批工作。
为了做好公司印章的有效管理,按照前述的公司股东会决议和公司《印章管理制度》,经双方协商一致,公司与审批责任人签订本合同。
一、授权使用管理的印鉴样式:
二、授权权限范围:
三、审批责任人的管理责任:
1、负责监督和检查印章保管人的日常保管工作,做到安全第一。
2、严格按照公司股东会授权的权限范围并根据有利于公司合法利益最大化的原则对授权印章的使用进行审批。
严格按照本公司的《印章管理制度》内容执行。
前述的股东会决议和公司《印章管理规定》内容不一致的,以股东会决议为准。
3、当审批责任人调整岗位或离开本公司时,审批责任人应及时上报公司CEO,如果审批责任人为公司CEO的,则应上报公司执行董事。
经公司执行董事批准,公司综合部发文通知该印章保管责任人以及其他部门。
审批责任人不再享有公司股东会所授权的审批权限。
4、在印章的审批使用过程中,如发生审批不严、超权限审批等违纪、违法行为,将视情节的轻重,后果的大小,公司有权对责任人予以各种处分直至开除或辞退。
给公司造成损失的,公司有权要求审批责任人赔偿经济损失,并有权追究其法律责任。
四、本合同项下的授权有效期为个月,自本合同签订之日起计算。
公司因发展的需要,废止本授权管理的印章,由本合同项下的授权也自动终止。
五、本合同于年月日签订,自签订之日起生效。
六、本合同一式二份,公司持一份,审批责任人持一份。
福建省中远融投投资有限公司审批责任人:
法定代表人:
身份证号码:
附件六
印章交接单
年月日,向移交公章(或其他印章)枚。
移交前公章样式:
移交后公章样式:
(盖章)(盖章)
移交人:
接交人:
鉴证人:
注:
本交接单壹式肆份。
附件七
公司印章授权保管管理合同
印章是代表公司或部门用法律形式来履行自己的责任,应慎重用之。
为了做好公司印章的有效管理,按照公司印章的管理制度,今公司授权部门作为
印章(以下简称“印章”)的保管部门(以下简称“保管部门”),授权
作为授权印章的保管责任人(以下简称保管责任人)。
经各方协商一致,公司与保管部门和保管责任人签定本合同。
一、授权使用管理的印鉴样式为:
二、保管部门和保管责任人的管理责任:
1、负责印章的日常保管工作,印章只能保管责任人本人接触,做到安全第一。
2、严格按照本公司的《公司印章管理制度》内容执行。
保管责任人在盖章前一定要核对印章使用审批程序是否真实和完备,否则出现问题保管人员负全责。
3、当保管责任人调整岗位或离开公司时,保管责任人和保管部门应及时上报公司CEO和执行董事。
经公司执行董事批准,公司综合部再指定另一人作为印章的保管责任人,并根据《印章管理制度》办理印章交接手续,或视具体情况,暂时收回印章的管理权。
4、保管部门应当对保管责任人的印章保管工作进行指导和监督。
5、如果保管责任人违反公司《印章管理制度》私自用章或盖章,或保管不善造成印章丢失或被盗用,公司有权视情况的轻重,后果的大小对保管责任人予以各种处分。
造成公司经济损失的,公司有权要求保管责任人赔偿损失,并有权追究其法律责任。
三、在签订本合同后,如发生印章的变更,公司综合部应及时收回授权管理的原印章,并在新的印鉴上签署作为本合同的附件。
四、经公司执行董事批准,公司有权随时终止本合同,并有权向保管责任人收回公司印章。
公司因发展的需要,废止印章,则本合同也自动终止。
五、本合同由公司、保管责任人和保管部门三方于年月日签订,并于签订之日起生效。
六、本合同一式三份,公司持一份,保管责任人持一份,保管部门持一份。
福建省中远融投投资有限公司保管责任人:
法定代表人:
保管部门:
负责人:
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