总裁办岗位说明书参考.docx

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总裁办岗位说明书参考

总裁办公室

01.总裁办公室主任

职位名称

总裁办公室主任

职位编号

PM-C-01-01

所在部门

总裁办公室

定员

1人

直接上级

行政总监

所辖人员

若干

直接下级

行政主管、战略发展主管、宣传主管、综合秘书、法律助理、总裁秘书、行政秘书、机要秘书

本职：

负责组织公司战略管理、行政办公管理、信息化建设、内外关系协调及后勤保障服务，督促相关部门和人员完成总裁交办的工作事项

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

部门目标及工作计划

工作

任务

根据公司战略目标和经营计划，拟定部门各阶段工作计划

全责

战略匹配

根据部门计划，编制部门费用预算，合理控制运营成本

全责

合理成本

负责部门目标任务合理分工，分解到岗，落实到人

全责

合理分工

督促和激励员工认真完成各自计划任务，共同完成部门任务

全责

有效指挥

职责二

职责表述：

部门规章制度的拟定

工作

任务

拟定部门相关规章制度

全责

完备

拟定部门相关业务规范和流程

全责

完备

规章制度、业务规范和流程等的修订和完善

全责

动态适应

职责三

职责表述：

参与拟定公司整体发展战略

工作

任务

负责为高层决策提供信息支持

全责

信息价值

协助高层拟定企业发展战略

支持

战略价值

组织推进企业战略的实施

部分

执行力度

职责四

职责表述：

公司计划督办和工作协调

工作

任务

总裁安排工作和各部门工作计划执行情况的督办

全责

力度

及时向总裁汇报各部门工作计划和总裁安排工作的进展情况

全责

客观及时

负责各部门工作关系的协调和部门间特殊事件的处理

全责

协调力度

促进各部门有效沟通

全责

沟通顺畅

职责五

职责表述：

负责组织公司文秘管理工作

工作

任务

负责总裁重要活动安排及信息报送

全责

合理及时

负责组织公司会议安排、通知、纪要及会议决议的督办

全责

督办力度

负责公司内外行文的审核

全责

及时规范

负责组织公司文件、档案等资料管理

全责

规范程度

职责六

职责表述：

负责组织公司信息化建设与宣传工作

工作

任务

负责组织构建企业信息管理系统

全责

系统价值

负责组织公司内外宣传工作

全责

宣传力度

职责七

职责表述：

负责组织公司行政事务管理

工作

任务

负责组织公司办公用品管理及行政办公费用管理

部分

费用指标

负责组织公司接待和公关事务

全责

客户满意度

负责组织公司车辆调配与管理

全责

合理使用

负责组织公司法律事务管理

部分

利益保障

职责八

职责表述：

团队管理、外部协调及其他事项

工作

任务

负责部门团队建设、培训、考核等

全责

团队效应

部门内部其他事务的处理和外部协调

全责

正常运转

由主管上级授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

部门工作计划的制订和实施权

秘书和行政工作的领导权

部门计划执行结果考核奖惩的建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

工商、派出所、市建委、建委及其他业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，中级以上专业技术职称

专业

文秘专业、经济管理专业、房地产管理专业及相关专业

培训经历

行政管理、办公自动化、文秘等培训

经验

5年以上相关工作经历

知识

具备相应的房地产专业知识、行政管理知识、办公自动化知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的领导能力、判断与决策能力、协调能力、人际沟通能力、影响力、计划与执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单等

02.行政主管

职位名称

行政主管

职位编号

PM-C-01-02

所在部门

总裁办公室

定员

1人

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

若干

直接下级

行政专员、网络管理专员、前台、库管员、司机

本职：

负责公司固定资产和行政办公用品管理；负责公司网络、档案、车辆与司机管理

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责公司行政办公费用的管理

工作

任务

编制、执行公司行政办公费用预算

全责

合理成本

审核各类办公用品申购计划

全责

控制指标

职责二

职责表述：

负责公司固定资产和办公用品管理

工作

任务

申请采购办公设备、日常办公用品

全责

及时

办公用品零星采购

全责

及时

负责对公司办公场所、办公设备进行合理调配

全责

资源利用率

负责公司办公设备的维护，保证办公设备正常运行

全责

故障率

建立公司办公设备及其他固定资产台账

全责

及时准确

职责三

职责表述：

负责组织公司网络系统的建立与维护

工作

任务

搭建网络平台，并根据公司需要及时升级

全责

适用程度

对公司网络设施、设备进行维护与管理

全责

故障率

公司网络安全管理

全责

安全等级

职责四

职责表述：

负责组织机要档案和印章管理

工作

任务

负责监督指导公司重要文件收发、传递、文档管理与保密工作

全责

完整保密

负责监督指导公司印章管理

全责

严格把关

职责五

职责表述：

车辆和司机管理及其他事务

工作

任务

组织拟定公司车辆管理制度

全责

科学性

负责车辆和司机的管理

全责

有序性

由主管上级授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

部门管理建议权

所属员工的指导权

公司车辆的调配权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称

专业

行政管理及相关专业

培训经历

行政管理、财务会计等

经验

3年以上相关工作经历

知识

具备相应的管理知识、财务知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

03.战略发展主管

职位名称

战略发展主管

职位编号

PM-C-01-03

所在部门

总裁办公室

定员

1

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

直接下级

本职：

深入研究行业发展趋势和现代企业管理经验，协助上级参与公司整体战略研究和规划，并推动战略的

具体实施

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

广泛收集战略信息，为高层提供决策支持

工作

任务

负责收集国家政策和经济形势、区域经济发展状况信息

全责

及时准确

负责广泛收集地产及相关行业的信息

全责

及时准确

负责研究现代企业管理经验，供高层决策参考

全责

参考价值

职责二

职责表述：

参与拟定公司整体发展战略与其他事项

工作

任务

协助上级拟定企业发展战略

支持

战略价值

负责推进企业战略的具体实施工作

全责

执行力度

反馈和解决企业战略实施过程中出现的问题

全责

及时

由主管上级授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

公司战略规划建议权和督办权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，中级以上专业技术职称

专业

经济管理、房地产管理及相关专业

培训经历

现代企业管理培训

经验

4年以上相关工作经历

知识

具备相应的管理知识、经济学知识、房地产专业知识

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的现代企业管理经验，判断力、洞察力、人际沟通能力与执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单等

04.宣传主管

职位名称

宣传主管

职位编号

PM-C-01-04

所在部门

总裁办公室

定员

1人

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

直接下级

本职：

负责企业内刊的编辑、发行，重大事项的宣传，协助开展企业文化建设等工作

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责公司内部宣传工作

工作任务

建立健全公司宣传体系

全责

体系完善

负责公司内刊的编辑、核稿及发行

全责

影响力

做好公司重大决策和战略意图的宣传

全责

宣传力度

配合公司其他部门开展宣传教育工作

部分

实效性

职责二

职责表述：

负责合理化建议的收集、整理及上报

工作

任务

建立公司内部信息沟通渠道，收集合理化建议

全责

渠道畅通

对合理化建议进行分类整理，转交相关部门或人员

全责

及时合理

特殊情况及时上报

全责

及时准确

职责三

职责表述：

协助企业文化建设及其他事务

工作

任务

宣传公司的企业价值观、企业理念及企业精神等

部分

宣传力度

由主管上级授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

宣传文稿的审核权

内刊管理的建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

新闻媒介单位及与公司有相关业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称

专业

文秘、汉语言文学、经济管理类、法律及相关专业

培训经历

法律、行政管理、办公自动化、商务、公文写作、编辑等培训

经验

3年以上相关工作经历

知识

具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识、商务知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

05.综合秘书

职位名称

综合秘书

职位编号

PM-C-01-05

所在部门

总裁办公室

定员

1人

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

人

直接下级

本职：

做好公司高层的秘书工作，包括信息采集、文字支持、重要客人接待、领导交办工作的督促、沟通联络等

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责公司高级文秘工作，为公司高层提供支持

工作

任务

起草公司相关文件，为公司高层提供文字支持

全责

行文质量

搜集相关信息、资料，为高层决策提供支持

全责

信息价值

负责高层重要客人的接待，树立公司形象

全责

客户满意度

职责二

职责表述：

负责领导交办工作的督促及沟通联络等工作

工作

任务

负责高层与公司内、外单位、部门、人员间的沟通联络

全责

及时准确

负责督促各部门和人员完成高层交办的工作事项

全责

即时准确

由主管上级授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

高层决策建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称

专业

外语、法律、商务、公文写作及相关专业

培训经历

外语法律、行政管理、办公自动化、商务、公文写作等培训

经验

3年以上相关工作经历

知识

具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识、商务知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件，较强的英语口头和书面表达能力

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

06.法律助理

职位名称

法律助理

职位编号

PM-C-01-06

所在部门

总裁办公室

定员

2人

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

0人

直接下级

无

本职：

评估公司事务的法律风险，处理相关法律事务，保障公司利益

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责公司合同的审核

工作

任务

起草一定金额的对外合约

全责

风险规避

对报审的合同提供法律层面的建议和分析

全责

风险规避

职责二

职责表述：

处理纠纷，提供法律咨询

工作

任务

对公司法律事务提出初步解决意见

全责

建议价值

参与经济纠纷和诉讼事务处理

部分

利益保障

提供法律咨询、培训

全责

咨询价值

协助法律顾问对公司重大活动提供咨询

部分

建议价值

职责三

职责表述：

证照办理及其他事务

工作

任务

办理相关证照及年检

全责

及时

由主管上级授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

法律文书的审核权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

当地司法机关及业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称

专业

法学、经济法及相关专业

培训经历

法律、行政管理、办公自动化、公文写作等培训

经验

3年以上相关工作经历

知识

具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

07.总裁秘书

职位名称

总裁秘书

职位编号

PM-C-01-07

所在部门

总裁办公室

定员

1人

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

0人

直接下级

无

本职：

负责总裁日常工作安排和接待，为总裁提供文字支持及其他日常事务。

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责总裁日常工作安排

工作

任务

负责安排总裁工作日程

全责

合理性

提醒总裁各项安排

全责

及时性

职责二

职责表述：

负责文书工作，为总裁提供文字支持

工作

任务

组织撰写、校对公司对外行文

全责

行文质量

负责组织总裁会议材料的准备

全责

准备充分

职责三

职责表述：

负责总裁会议管理及其他事务

工作

任务

负责记录、整理总裁办公会会议纪要并及时下发相关人员

全责

及时准确

参与组织综合会议的会务工作，并整理成通报文件

部分

有序满意度

督办、检查公司领导批件及会议决议的执行

全责

及时有效

由主管授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

总裁会议决议的督办权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称

专业

中文、文秘、经济管理及相关专业

培训经历

行政管理、办公自动化、公文写作等培训

经验

3年以上相关工作经历

知识

具备相应的管理知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

08.机要秘书

职位名称

机要秘书

职位编号

PM-C-01-08

所在部门

总裁办公室

定员

人

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

人

直接下级

本职：

负责公司内外重要文件的收发、传递、存档、保密工作及公司印章管理

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责公司内外重要文件收发、传递、存档与保密工作

工作

任务

负责公司重要文件的收发、传递工作，防止泄密

主责

及时保密

负责公司档案资料的收集、分类、归档及存放

主责

规范程度

负责公司档案资料的借阅及安全保密工作

主责

规范保密

职责二

职责表述：

负责公司印章管理及其他事务

工作

任务

严格按照公司印章管理规定对印章进行管理

主责

原则性

对公司印章进行妥善存放，保证印章安全

主责

安全性

由主管上级授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

文件管理权和保密权

印章使用的复核权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学专科或以上学历，初级以上专业技术职称，初级以上专业技术职称

专业

文秘、档案管理类专业及相关专业

培训经历

受过文秘、档案管理等培训

经验

2年以上相关工作经历

知识

具备相应的档案管理知识、文秘知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

09.行政秘书

职位名称

行政秘书

职位编号

PM-C-01-09

所在部门

总裁办公室

定员

1人

直接上级

总裁办公室主任

所辖人员

0人

直接下级

本职：

负责文件报签、会议管理、对外接待及车辆调度

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责文件报签

工作

任务

对重要资料加盖收件章并进行登记、审核

全责

原则性

将符合要求的材料报总裁签字，提醒时限并及时反馈报签部门

全责

及时

对总裁批示的各类公文下发相关部门并登记

全责

及时

职责二

职责表述：

负责会议管理

工作

任务

负责公司会议安排、登记、通知

全责

及时性

严格把握会议时间，在会议时间即将结束时及时提醒总裁

全责

及时性

职责三

职责表述：

负责接待工作

工作

任务

来宾的接待和活动安排

全责

客户满意度

负责建立和维护公司行政性公共关系

部分

畅通

职责四

职责表述：

负责辆调配及其他事务

工作

任务

协助行政主管，对车辆进行统一安排

部分

合理性

由总裁办公室主任授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

报签文件的管理权

部门管理建议权

公司车辆的调配权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称

专业

行政管理、经济管理及相关专业

培训经历

受过行政管理、管理学等培训

经验

3年以上相关工作经历

知识

具备相应的管理知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

10.行政专员

职位名称

行政专员

职位编号

PM-C-01-10

所在部门

总裁办公室

定员

人

直接上级

行政主管

所辖人员

人

直接下级

无

本职：

协助行政主管进行公司行政性事务管理与服务

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

协助行政主管进行公司行政办公费用的管理

工作

任务

严格执行公司财务制度，认真审核各类申购计划

部分

原则性

行政办公费用登记、统计和预算

部分

准确合理

职责二

职责表述：

协助行政主管进行办公设备及用品调配及维护等管理工作

工作

任务

编制办公设备及用品采购清单

全责

及时客观

电话、桌椅、电脑等办公设备合理调配

部分

调配合理

电话机、复印机、空调等设备的维护和保养

部分

故障率

办公室、文件柜等备用钥匙的管理

部分

安全性

职责三

职责表述：

行政性事务管理及其他事务

工作

任务

负责为公司员工及客户定房、定票、定餐等工作

全责

及时性

负责名片制作，邮件发送等工作

全责

及时性

由总裁办公室主任授权处理的其他事项

全责

满意度

权力：

部门行政工作的建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

业务往来单位

任职资格：

学历和职称

大学专科或以上学历，初级以上专业技术职称

专业

行政管理专业、经济管理类专业及相关专业

培训经历

受过行政管理、管理学、财务会计等培训

经验

2年以上相关工作经历

知识

具备相应的管理知识、财务管理知识等

技能技巧

熟练使用MicrosoftOffice等办公软件

具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力

其他：

使用工具设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间

所需记录文档

公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单

11.网络管理专员

职位名称

网络管理专员

职位编号

PM-C-01-11

所在部门

总裁办公室

定员

1人

直接上级

行政主管

所辖人员

0人

直接下级

无

本职：

负责公司网络管理及维护

职责与工作任务：

责任程度

衡量标准

职责一

职责表述：

负责机房和网络设施管理及维护

工作

任务

局域网主干管理和设备文件管理

全责

及时完整

负责网络布线架构管理，确保布线合理有序

全责

科学合理

监控网络运转及通信流量

全责

保障运转

拟定、发布网络基础设施管理办法并监督执行

全责

健