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物资采购管理办法
河南能源化工集团物资采购管理办法
第一章总则
第一条根据河南能源化工集团有限公司(以下简称“集团公司”)管理体制和运行机制的要求,规范物资采购管理工作,实施物资战略采购方针,充分发挥集约化采购规模优势,提高物资采购效率,降低综合成本,保障物资高效供应,按照《河南能源化工集团招标采购管理办法》(豫能〔2019〕250号)文件精神,制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司及所属各级全资、控股及具有实质控制权的单位(不包含辅业员工持股单位)安全生产经营和项目建设所需物资的采购管理。
第三条本办法中物资是指生产建设中所需用的材料与设备,其中材料类包括材料(不含煤炭)、配件、不形成固定资产的小型设备、以及办公用品等;设备为列入年度专项资金的设备、固定资产投资建设的设备等。
第四条物资采购必须遵循:
(一)应招必招的原则;
(二)公开、公平、公正的原则;
(三)诚实信用的原则;
(四)性价比最高的原则;
(五)依法、合规、高效的原则。
第五条物资采购活动应在电子商务采购平台上组织实施。
对于抢险救灾等急需物资和具有特殊属性的物资可在线下采购(见附件1)。
第六条权属单位可根据本办法结合自身实际制定相应的物资采购管理制度。
第二章管理机构及职责
第七条物资采购工作隶属集团公司招标采购管理领导小组。
第八条物贸事业部职责:
(一)研究制订集团公司物资采购工作管理模式、体系及制度。
(二)对集团公司物资采购管理中的重要事项进行分析、决策。
(三)制定集团公司物资统一储备、调剂调拨、储备定额管理规划。
第九条国贸集团职责:
(一)负责协调、指导权属单位物资采购工作,监督、检查集团公司物资采购管理制度的执行情况。
(二)建设和维护集团公司战略物资招商及管理体系。
(三)负责集团公司集约化物资采购的后评价。
(四)负责内部产品和内部供应商的管理。
(五)负责集团公司电子商务平台、物资信息化系统的建设、运行与维护工作。
第十条能源(化工、装备制造、有色金属)事业部负责组织建设和维护本专业板块内设备类物资战略招商及管理体系。
第十一条权属单位职责:
(一)权属单位作为使用单位的物资采购主体责任。
(二)负责物资采购方案及技术文件的编制,参与招标,并对结果进行确认。
(三)建设和维护本单位范围内的物资战略供应商管理体系;
(四)配合集团公司做好电子商务平台、物资管理信息化系统建设。
(五)负责物资采购合同的签订。
(六)负责所采物资的监造、验收入库及投运工
作。
(七)反馈集团公司战略供应商业绩和集约化采购物资的使用等情况。
第三章采购方式及适用条件
第十二条物资采购根据不同情况,采用招标(公开招标和邀请招标)和非招标(谈判、询比、竞价和直接采购)方式进行。
第十三条在建工程建设项目的重要设备、材料等物资采购,单项合同估算价在200万元人民币以上的必须进行招标。
第十四条除本办法第十三条规定的情形外,达到下列标准之一的,依照豫国资文〔2013〕40号文件规定必须进行招标。
(一)重要设备、材料等物资的采购,单项合同估算价达到100万元人民币以上;
(二)服务类项目的采购,单项合同估算价在50万元人民币以上。
第十五条招标及非招标采购应遵照《河南能源化工集团招标采购管理办法》(豫能〔2019〕250号)和《非招标方式采购代理服务规范》(ZBTB/T01-2018)执行。
第十六条任何单位和个人不得将依法必须进行招标的项目化整为零,或者以其它任何方式规避招标。
第十七条非招标采购方式及适用条件
(一)谈判
采购人组建的谈判小组与响应采购的供应商依次分别进行一轮或多轮谈判并对其提交的响应文件进行评审,采购人根据谈判小组最终谈判结果及其评审结论,确定成交供应商的采购方式。
谈判通常适用于以下情形:
(1)采购人不能准确地提出采购项目需求及其技术要求,需要与供应商谈判后研究确定的;
(2)采购需求明确,但有多种实施方案可供选择,采购人需要与供应商谈判从而优化、确定实施方案的;
(3)采购项目市场竞争不充分,已知潜在供应商比较少,参与谈判供应商数量必须在两家(含两家)以上,
或已通过招标、二次询比方式验证有效响应的供应商不足三家的。
(4)非采购人不能预见的原因或者非采购人拖延造成采购招标所需时间不能满足用户紧急需要的。
(5)通过投标获取的集团公司外部项目,合同由最终用户指定的品牌或供应商,需对外采购的物资。
(6)依法能够自行建设、生产或者提供的。
(二)询比
采购人组建的评审小组对响应采购的供应商按照采购文件规定的规则和时间一次递交的响应文件进行评审,采购人根据评审小组的评审结果,确定成交供应商的采购方式。
询比通常适用于以下情形:
(1)询比通常适用于采购人可准确提出采购项目需求和技术要求、市场竞争比较充分的采购项目。
(2)参与询比供应商数量必须在三家(含三家)以上。
(三)竞价
采购人对响应采购的供应商按照采购文件规定的规则和时限多次提交的竞争性报价进行评价排序,并确定成交供应商的采购方式。
竞价通常适用于以下情形:
(1)竞价通常适用于技术参数明确、完整,规格标准基本统一、通用,市场竞争比较充分的采购项目,且通常在电子竞价平台上在线进行。
(2)以价格竞争为主的物资出售、权益出让等交易活动,可参照竞价采购方式实施。
(四)直接采购
采购人组建的谈判小组与一家供应商进行谈判,采购人根据谈判结果直接签订合同的采购方式。
此种采购方式要求采购人或采购代理机构在采购项目需求的技术、经济等方面具有物有所值综合评价能力。
直接采购是一种非竞争性的采购方式,通常适用于以下情形:
(1)只能从唯一供应商处采购的,包括需要采用不可替代的专利或专有技术的;
(2)为了保证采购项目与原采购项目技术功能需求一致或配套的要求,需要继续从原供应商处采购的;
(3)因抢险救灾等不可预见的紧急情况需要进行紧急采购的;
(4)为执行创新技术推广运用,提高重大装备国产化水平等国家政策,需要直接采购的;
(5)涉及国家秘密或企业秘密不适宜进行竞争性采购的;
(6)潜在供应商与采购人存在控股或者管理关系,且依法有资格能力提供相关货物,工程或服务的;
(7)设备后续维修用零配件供应,其他厂家不能替代而必须从原供应商采购的情形。
(8)首次招标失败后经重新招标,合格投标人仅有一家,或二次公开询比后仅有一家合格供应商。
(9)对于技术有特殊要求,经过论证,只有从一家供应商处采购,才能满足生产和建设顺利实施的情形。
(10)通过招标方式已确定供应商,其货物市场价格稳定、规格型号技术参数不变时,在其合同签订不超过3个月,经批准后可以对货物进行合同续签,续签物资合同金额累计不得超过原合同金额的20%。
(11)所采购产品及原材料国内或国外独家生产的。
(12)已通过公开招标方式选定的新产品、新技术、合作研发企业,能够自行生产或者提供。
(13)通过投标获取的集团公司外部项目,合同由最终用户指定的品牌或供应商,需对外采购的物资。
(14)依法能够自行建设、生产或者提供的。
(15)国家规定的其它特殊情形。
第四章采购审批流程
第十八条各权属单位结合实际建立物资需求计划、采购方案的内部审批流程,不再向集团公司报备。
第十九条采购方案编制。
物资采购部门采购前必须依照本办法制定采购实施方案,采购实施方案主要包含但不限于:
采购项目、采购数量、预算金额、采购方式及标(包)段划分情况,采用定向采购(如邀请招标、邀请谈判、邀请询比、直接采购等)还应包含推荐供应厂商并另附推荐表,低于两家供应商的还应附权属单位相关管理部门、使用单位论证报告。
第二十条采购实施。
根据审批的采购方式,招标公司应及时实施线上或线下操作,确保按照不同采购方式的规定程序与时间节点要求执行,规避操作风险。
第二十一条结果审批。
采购活动结束后,采购组织部门将采购结果汇总,报送权属单位采购领导小组进行审批。
物资战略招商和集约化采购结果审批实行权属单位联签。
第二十二条集团公司限额以上招标项目的招标结果及物资战略招商结果报集团公司招标管理办公室备案。
第二十三条合同签订。
根据审核审批后的采购结果,由权属单位或使用单位在三十天内,分别签订商务与技术合同,具体遵照《河南能源化工集团有限公司物资采购合同管理办法(试行》执行。
第五章非招标采购执行程序
第二十四条谈判
(一)向供应商发出的谈判文件,自发出之日起至供应商递交首次响应文件截止之日止不得少于7日。
提交首次响应文件截止之日前,可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或者修改,澄清或者修改的内容作为谈判文件的组成部分。
澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的,应当在提交首次响应文件截止之日前5日,以书面形式通知所有接收文件的供应商,不足5日的应当顺延提交首次响应文件截止之日。
(二)采用公告邀请的,通过媒介发出采购公告;采用直接邀请的,向两家(含两家)以上被邀请供应商发出采购邀请书。
(三)组建谈判小组,谈判小组由3人以上单数组成。
(四)谈判小组对谈判结果进行详细评审和合理性分析;根据预期的谈判目标综合谈判纪要编写评审报告,推荐候选成交供应商或提出谈判终止建议。
第二十五条询比
分公开及定向询比
(一)发布询比公告。
公开询比采购由招标部门在采购平台上发布询比采购公告,询比公告发布应和询比通知书同时发出,询比通知书发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于7日。
(二)采用公告邀请的,通过媒介发出采购公告;采用直接邀请的,向三家(含三家)以上被邀请供应商发出采购邀请书。
(三)通过采购平台发出询比通知书。
询比通知书包含采购项目、询比内容和报价要求、供应商资质及其它商务技术条件等。
(四)供应商在提交询比响应文件截止时间前,可以对所提交的响应文件进行必要的澄清或修改,澄清或修改的内容作为采购文件的组成部分。
(五)开启响应文件,在采购文件确定的提交响应文件截止时间的同一时间和预先确定的开启会议地点公开组织开启响应文件会议,并公开宣布供应商名单及响应报价等内容。
(六)组建评审小组,由3人以上单数组成。
(七)组织评审小组按采购文件进行评审,编写评审报告,发布候选成交供应商公示,确定成交供应商,向成交供应商发出成交通知书,公示时间不少于3日。
第二十六条竞价
(一)采用公告邀请的,通过媒介发出采购公告;采用直接邀请的,向三家以上被邀请供应商发出采购邀请书。
公告发布应和邀请通知书同时发出,发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于7日。
(二)供应商在电子平台注册
(三)电子竞价平台根据采购文件规定,自动计算各供应商排名。
(四)如需对供应商报价进行审核,组建评审小组,由3人以上单数组成。
(五)组织对排名前三的供应商报价进行评审,评估报价合理性,确定成交供应商,向成交供应商发出成交通知书,公示时间不少于3日。
第二十七条直接采购
(一)向特定供应商发出采购文件,公示期不少于7日。
(二)组建谈判小组,由3人及以上单数组成。
(三)谈判小组对响应文件进行初步评审,制定谈判策略,与供应商就商务、技术方案和合同条款等内容进行谈判。
(四)谈判小组根据预期的谈判目标综合谈判纪要编写评审报告,推荐候选成交供应商或提出谈判终止建议。
第二十八条内部单位生产的产品能够满足集团公司生产、建设、安环等需要的,可采取非招标形式采购。
具体遵照集团公司《河南能源化工集团有限公司内部市场及内部供应商管理办法(试行)》(豫能〔2018〕266号)文件执行。
第六章物资集约化采购管理
第二十九条对具有规模采购优势的同类物资实施集约化采购。
第三十条国贸集团牵头组织各权属单位共同制定次年集团公司集约化物资采购明细,协调各权属单位共同采购;
各权属单位制定除集团集约化以外适合本单位集约化采购明细。
第三十一条材料类物资原则上每年组织一次集约化采购,设备类物资原则上每半年组织一次集约化采购。
第三十二条集约化物资采购方案及技术文件均由相关权属单位按照本单位流程进行编制和审批后,国贸集团负责协调组织相关权属单位共同参与招标。
第三十三条招标结果经各权属单位共同确认后,分别签订采购合同。
第三十四条各权属单位对集团公司集约化物资的使用情况进行反馈。
第三十五条国贸集团负责集团公司集约化物资采购的后评价。
第七章战略采购管理
第三十六条为提高采购质量及采购效率,保障利益最大化,实现招标到招商的转变,集团公司推广战略采购。
第三十七条集团公司实行两级物资战略采购,即集团公司和权属单位物资战略采购。
第三十八条国贸集团牵头各权属单位共同制定集团公司物资战略采购目录。
权属单位制定的物资战略采购目录,但不得与集团公司物资战略采购目录相抵触或以其它方式规避物资战略采购。
第三十九条战略供应商以公开招标的方式初步评选出入围供应商名单,可以根据需要对入围供应商进行现场考察。
招商结果报集团公司招标管理办公室备案。
第四十条每类物资战略供应商的数量为5-10家,战略供应商有效期3-5年。
第四十一条招商后,物资战略采购以非招标方式进行采购,应向该类别所有战略供应商发出邀请。
内部供应商依法能够自己生产的物资,其产品性能符合要求,可以邀请参加物资战略采购。
第四十二条大型设备及关键设备招标或招商时,应要求供应商将主机常用配件列出明细分项报价,评标时与主机设备同时进行,中标后锁定配件价格。
配件的供应将作为招标或招商的重要评价因素。
第八章采购平台管理
第四十三条国贸集团负责采购平台的日常管理及维护工作,指导物资采购管理平台建设,集合各类物资信息资源,提供物资采购高效工具,强化风险防控。
第四十四条集团公司鼓励对办公、日用等低值易耗品进行电商采购。
电商采购是指集团公司经公开招标确定的物资或供应商,通过“中原云商”电子商务平台物资超市推出,具体使用单位在平台上直接选择商品下单、结算的采购方式,属于狭义电子商务采购。
物资超市分为集团公司直营和供应商直销两种方式。
第四十五条电商采购程序
根据经审批的电商采购实施方案,由采购人员登录“中原云商”电商采购平台,在网上寻找所需要的商品和供应商,确定意向商品后可再次与供应商网上协议商品价格,双方确认后直接下单付款采购,并索要发票,接到商品及时办理验收入库、挂账手续。
第九章奖惩
第四十六条违反集团公司相关物资采购管理规定或因本单位采购管理制度不完善,或有章不循,致使本单位采购管理混乱,违规采购,乱采滥购,对其采购管理相关负责人进行责任追究。
第四十七条集团公司各级物资采购部门应严格遵照集团公司相关管理制度开展采购工作,各权属单位定期会同相关部门对本单位采购管理制度的执行情况进行检查考核。
第十章附则
第四十八条本办法自印发之日起施行,凡与本办法不一致的,以本办法规定为准。
第四十九条本办法由集团公司负责解释。
河南能源化工集团线下采购物资目录
1.汽油、柴油、各类油脂(中石化、中石油直供);
2.钢材类(钢厂直供);
3.作为生产原材料用途的铝及铝材;
4.各类民爆品如:
火药、雷管等;
5.煤炭类;
6.水泥及其制品;
7.各类作为原料用途的化工品如:
精对苯二甲酸(PTA)、间苯二甲酸(IPA)、乙二醇、液体硫磺、二甘醇(DEG)、天然橡胶、环氧乙烷、甲酸钠、液氨、甲醇、醋酸、电石、纯碱、工业盐等;
8.土产、日杂如:
砖、石子、河砂、地方材等;
9.其他类物资。
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