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怎样做好新闻发布会
怎样做好新闻发布会
新闻发布会
又称记者招待会,是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息,解释组织重大事件而举办的活动。
6.1.2新闻发布会的特点
1.正规隆重:
形式正规,档次较高,地点精心安排,邀请记者、新闻界(媒体)负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员。
2.沟通活跃:
双向互动,先发布新闻,后请记者提问回答。
3.方式优越:
新闻传播面广、报刊、电视、广播、网站,集中发布(时间集中,人员集中,媒体集中),迅速扩散到公众。
6.1.3新闻发布会的时机与主题
(1)恰当的时机:
事件前一个月或两个月左右,如滑雪节12月5日召开,10月中旬召开新闻发布会。
(2)合适的主题:
主题应集中、单一,不能同时
发布几个不相关的信息。
6.1.4新闻发布会的筹备
1、避免使用新闻发布会的字样。
我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的,对企业而言,并没有必要如此烦琐,所以直接把发布会的名字定义为“**信息发布会”或“**媒体沟通会”即可。
2、最好在发布会的标题中说明发布会的主旨内容。
如:
“某某企业2005新品发布信息发布会”。
3、通常情况下,需要打出会议举办的时间、地点和主办单位。
这个可以在发布会主标题下以字体稍小的方式出现。
4、有时,可以为发布会选择一个具有象征意义的标题。
这时,一般可以采取主题加副题的方式。
副题说明发布会的内容,主题表现企业想要表达的主要含义。
如:
海阔天空五星电器收购青岛雅泰信息发布会
新闻发布会的时间选择
新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。
因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天,因此要把发布会的时间尽可能安排在周一、二、三的下午为宜,会议时间保证在1小时左右,这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。
发布会应该尽量不选择在上午较早或晚上。
部分主办者出于礼貌的考虑,有的希望可以与记者在发布会后共进午餐或晚餐,这并不可取。
如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会,一般不需要做类似的安排。
有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布,也会邀请记者出席。
但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段,至少保证记者的采访工作可以比较早的结束,确保媒体次日发稿。
在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件,媒体对这些事件的大篇幅报道任务,会冲淡企业新闻发布会的传播效果。
新闻发布会的地点安排
场地可以选择户外(事件发生的现场,便于摄影记者拍照),也可以选择在室内。
根据发布会规模的大小,室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。
酒店有不同的星级,从企业形象的角度来说,重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。
酒店有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。
还要考虑地点的交通便利与易于寻找。
包括离主要媒体、重要人物的远近,交通是否便利,泊车是否方便?
发布方在寻找新闻发布会的场所时,还必须考虑以下的问题:
·会议厅容纳人数?
主席台的大小?
投影设备、电源?
布景、胸部麦克风、远程麦克风?
相关服务如何?
住宿、酒品、食物、饮料的提供?
价钱是否合理?
有没有空间的浪费?
·背景布置。
主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。
酒店是否会代为安排。
·酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。
酒店是否允许布置。
当地市容主管部门是否有规定限制等。
新闻发布会的席位摆放
摆放方式:
发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。
注意确定主席台人员。
需摆放席卡,以方便记者记录发言人姓名。
摆放原则是“职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后”。
现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式。
一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。
摆放回字型会议桌的发布会现在也出现的较多,发言人坐在中间,两侧及对面拜访新闻记者坐席,这样便于沟通。
同时也有利于摄影记者拍照。
注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席。
发布会其他道具安排
最主要的道具是麦克风和音响设备。
一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等,相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。
新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。
一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,一般酒店有这项服务。
事先可请好礼仪小姐迎宾。
如果是在企业内部安排发布会,也要酌情安排人员做记者引导工作。
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新闻发布会的资料准备
提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、发言人的背景资料介绍。
(应包括头衔、主要经历、取得成就等)
5、公司宣传册
6、产品说明资料。
(如果是关于新产品的新闻发布的话)
7、有关图片
8、纪念品(或纪念品领用券)
9、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)
10、空白信笺、笔(方便记者记录)
发布会发言人的确定
新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会,值得珍惜。
代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。
如其表现不佳,公司形象无疑也会令人不悦。
新闻发言人的条件一般应有以下的几方面:
·公司的头面人物之一——新闻发言人应该在公司身居要职,有权代表公司讲话。
·良好的外型和表达能力。
发言人的知识面要丰富,要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表包括身体语言整洁、大方得体。
·执行原定计划并加以灵活调整的能力。
·有现场调控能力,可以充分控制和调动发布会现场的气氛。
发言人回答记者问的准备
在新闻发布会上,通常在发言人进行发言以后,有一个回答记者问的环节。
可以充分通过双方的沟通,曾强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。
有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访,可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。
在答记者问时,一般由一位主答人负责回答,必要时,如涉及到专业性强的问题,由他人辅助。
发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识。
在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答。
不宜采取“无可奉告”的方式。
对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。
有些企业喜欢事先安排好媒体提问的问题,以防止媒体问到尖锐、敏感的问题。
建议不宜采取。
新闻发布会对记者的邀请
媒体邀请的技巧很重要,既要吸引记者参加,又不能过多透露将要发布的新闻。
在媒体邀请的密度上,既不能过多,也不能过少。
一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加,必要时如事件现场气氛热烈,应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。
邀请的时间一般以提前3到5天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。
联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。
相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。
适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣,一种可选的方式是开会前不透露新闻,给记者一个惊喜。
“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。
如果事先就透露出去,用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”,看到别的报纸已经报道出来了,写新闻的热情会大大减弱,甚至不想再发布。
无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉,在新闻发布会之前,重大的新闻内容都不可以透漏出去。
在记者邀请的过程中必须注意,一定需要邀请新闻记者,而不能邀请媒体的广告业务部门人员。
有时,媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系,并作出也可帮助发稿的承诺,此时也必须进行回绝。
新闻发布会的几个误区
误区之一:
没有新闻的新闻发布会。
有些企业似乎有开发布会的嗜好,很多时候,企业并没有重大的新闻,但为了保持一定的影响力,证明自己的存在,也要时不时地开个发布会。
造成的后果是,企业虽然花了不小的精力,但几乎没有收成。
新闻性的缺乏使得组织者往往在发布会的形式上挖空心思、绞尽脑汁,热闹倒是热闹了,效果却未见得理想,如果过于喧宾夺主,参会者记住了热闹的形式,却忘记了组织者想要表达的内容。
误区之二:
新闻发布的主题不清。
从企业的立场出发,主办者恨不得把它的祖宗八代的光荣史一股脑端上去,告诉人家什么时候得了金奖,什么时候得到了认证,什么时候得了第一,什么时候捐资助学。
但是偏离了主题的的东西在媒介眼中,形同废纸。
又有的企业在传播过程中,生怕暴露商业机密,凡涉及到具体数据时总是含含糊糊一谈到敏感话题就“环顾左右而言他”,不是无可奉告就是正在调查。
这样一来,媒体想知道的,企业没办法提供;媒体不想搭理的,企业又不厌其烦。
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