股份公司档案管理制度.doc

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股份公司档案工作管理制度

1总则

1.1公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。

它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。

1.2档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。

1.3凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。

2档案机构的主要职责

2.1制定档案工作的规章制度。

2.2对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。

2.3负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。

2.4积极开展档案的提供利用工作。

3公司档案的构成与分类

3.1公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备（仪器）、基建、会计、人事和声像、荣誉等。

3.2档案分类

3.2.1党政文书档案

主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。

它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。

3.2.1.1上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。

3.2.1.2公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。

3.2.1.3计划和总结性文件。

3.2.1.4统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。

3.2.1.5党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。

3.2.2经营文书档案

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主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。

3.2.2.1计划类文件。

指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。

3.2.2.2指导类文件。

指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。

3.2.2.3价格类文件。

指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。

3.2.2.4凭证类文书材料。

指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。

3.2.2.5有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。

3.2.3技术档案

主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。

它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。

3.2.3.1技术研究档案。

它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。

3.2.3.2产品档案。

它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。

3.2.3.3设备（仪器）档案。

它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。

3.2.3.4基建档案。

它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。

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3.2.3.5引进资料档案。

它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。

3.2.4会计档案

主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。

它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。

主要包括：

3.2.4.1会计报表档案。

它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。

3.2.4.2会计帐册档案。

它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。

3.2.4.3会计凭证档案。

它包括原始会计凭证（各种发票、车票、材料单等）和记帐凭证（会计记录）。

3.2.5声像档案：

它是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。

包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。

3.2.6人事档案：

它包括干部档案、员工档案、党员档案等。

3.2.7荣誉档案：

它主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。

具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规定》

4文件材料归档时间要求

4.1产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。

4.2科技文件材料在试验成果鉴定后归档。

4.3新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接收归档。

4.4基建工程项目竣工验收时接收归档。

4.5各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责人审定归档。

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4.6财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年，期满后指定专人移交归挡。

4.7声像档案在各项活动结束经整理随时归档。

4.8荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。

4.9人事档案归档按人事管理制度办理。

5立卷要求

5.1立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。

5.2在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。

5.3案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。

5.4按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。

5.5案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。

6档案保管

6.1档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。

6.2建立档案管理人员岗位责任制。

6.3档案接收按各类档案交接手续办理。

6.4以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。

档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。

6.5对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录（复印）。

6.6按公司保密制度做好档案保密工作。

秘密档案超过规定期限应履行解密手续。

6.7档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引。

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6.8按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。