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ERP时代会计信息化问题及对策研究
摘要
20世纪末信息技术飞速发展,为社会的各个领域开辟了全新的天地。
在全球化、数字化、网络化的知识经济时代,信息集成和实时共享是成为“实时企业”的必要条件。
企业资源计划(ERP:
EnterpriseResourcesPlanning)作为企业全面资源计划管理系统的杰出代表,是企业信息化的核心和首选目标。
ERP现在是各类企业追逐的对象,仿佛应用了ERP软件就是实现了企业信息化,就能帮助企业走出困境,走向辉煌,其实不然。
ERP只是反应现阶段先进管理思想的一种管理软件,是会计信息化的重要组成部分,并不等于会计信息化。
利用现代信息技术建立会计信息化系统,是我国会计面临的新课题。
本文分析了ERP环境下企业会计信息化存在的问题并提出了一些相关建议,会计信息化系统要在会计基本理论、实务、教育和管理等方面实现信息化。
在信息化浪潮席卷全球的今天,ERP环境下会计信息系统的普及和提高是企业会计信息化应用推广的重要方面。
关键词:
会计信息化ERP软件ERP环境核心
ERPAgeProblemAndCountermeasureAccountingInformationization
Abstract
Ofthe20thcentury,withtherapiddevelopmentofinformationtechnology,forallaspectsofsocialopenedupanewheavenandearthdigitalnetworkinglobalization,theeraofknowledgeeconomy,informationintegrationandreal-timeshareistobeethenecessaryconditionsofreal-timeEnterpriseEnterpriseresourcePlanning(ERP:
EnterpriseResourcesPlanning)asaprehensiveEnterpriseresourcePlanningmanagementsystemofoutstandingrepresentative,istheEnterpriseinformationcoreandthefirsttargetofofallkindsEnterpriseERPnowistheobjectofAngle,asiftheERPapplicationsoftwareistorealizetheEnterpriseinformatization,canhelpEnterprisetogetoutofthedifficultsituation,toglory,actuallyotherwiseERPjustatpresentadvancedmanagementideasofthereactionofamanagementsoftware,isanimportantpartinbusinessinformatization,isnotequaltotheEnterpriseinformation.
Keywords:
AccountinginformationEnterpriseResourcesPlanningsoftware
EnterpriseResourcesPlanningenvironmentcore
1.企业ERP与会计信息化的基础概念
现代企业注重会计信息化,企业的会计应用模式从最初的简单手工记账到会计电算化,从会计电算化到会计信息化,然而随着当今社会信息化的高速发展企业ERP与会计信息化的结合成为现代企业会计发展的又一新型模式。
1.1企业ERP
企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning,简称ERP)系统是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group公司提出的一整套企业管理系统体系标准,是指建立在信息技术基础上,以提高企业资源效能为系统思想,为企业提供业务集成运行中的资源管理方案。
通过运用ERP,企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理,具有制造,办公操作,供应链管理,人力资源管理,项目管理,财务与管理,客户服务,销售与市场营销等商业功能。
ERP不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了企业内部资源和企业相关的外部资源的整合。
通过软件把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享,这就是ERP。
ERP系统集中信息技术与先进的管理思想於一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。
ERP在我国的应用始于20世纪80年代。
ERP在我国虽然起步晚,但发展很快,尤其是在我国企业财务会计中应用最为普遍。
这主要是因为现在市场竞争日益加剧理财环境不断规范,企业利益相关者要求企业不断提高会计信息的质量,并能随时提供反映企业经营情况的财务信息,以便做出正确的决策。
ERP并不是只是现代电子信息技术在我国现代企业会计中的简单应用,而是借用一种新的会计作业模式来改造企业旧的模式,在我国已逐渐被越来越多的企业所接受。
1.2会计信息化
“会计信息化”是"会计发展史上的又一次革命",对会计理论及会计实践都将产生深远的影响。
会计信息化是指将会计信息作为管理信息资源,在会计电算化基础上全面以机技术、技术与通讯技术为主的现代信息技术,建立信息技术与会计学科高度融合的现代会计信息系统。
会计信息化是企业整体信息化的一部分,它是指在会计核算信息化的基础上,利用现代信息技术和信息管理原理对传统财务流程进行重整,彻底改变对财务信息资源的采集、加工、传输、存储、应用等处理方式,建立并实施集会计核算、财务管理和决策支持为一体的集成性、开放性、实习性、安全性的现代会计信息系统的动态发展过程,以便充分开发和利用财务信息资源,及时准确地为企业内部和外部使用者提供有用的财务信息支持。
会计信息化是顺应网络化、信息化发展趋势,依据现代管理模式和最新信息技术对会计电算化进行变革和发展的必然结果,是时代发展的必然要求,它具有无比的优越性和广阔的发展前景。
会计信息化,要求在会计的所有领域充分依靠和应用现代信息技术,对会计领域的工作内容、工作方法和工作流程进行重整,通过会计与信息技术的融合来满足信息社会对会计信息的需求。
会计信息化的本质是会计与现代信息技术相融合的一个发展过程。
1.3企业ERP与会计信息化的关系
在全球化、数字化、网络化的知识经济时代,企业必须充分利用信息技术(IT)来提高企业竞争力,会计信息化建设势在必行。
ERP只是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的会计模式,是先进的、行之有效的会计思想和方法。
它基于会计思想、会计技术、计算机技术的发展成就,反映了企业会计信息的供应链。
ERP手段会对会计业务流程产生诸多影响,它可以自动去除某一环节的人工操作,改变流程顺序或实施平行化,严密监视过程的状态和目标,实现不同任务和过程间的集成,消除过程中的中介活动,越过空间来协调过程,改进对决策信息的分析,从而使得基础管理周全、规范,领导监控及时准确。
ERP作为企业全面资源计划管理系统的杰出代表,是会计信息化的首选目标,但是它并不等于会计信息化,无论从时间、从深度、从广度,ERP都不可能取代会计信息化,它只是现阶段会计信息化的重要组成部分,构成会计信息化基础和核心。
2.ERP环境下的企业会计信息化
目前我国许多企业把ERP作为一个会计信息系统引入,将ERP的功能扩展到会计核算领域,将企业财务资源、客户资源、人力资源等全部纳入到ERP这一个信息系统中进行归集管理,实现单一系统对企业全部资源的统一规划与管理。
2.1ERP环境下会计信息系统的发展背景
会计信息系统的在我国运用是从20世纪80年代初开始的。
会计软件的开始由企业自制,后来先后有了用友、金碟等财务软件公司,财务软件的发展逐渐走向规范与成熟。
财务软件的发展也随着其它信息技术从DOS发展到Windows再到现在的多平台,从单机版到局域网再发展到现在的电子商务的运用。
从20世纪90年代末,ERP逐渐在我国热起来,传统的财务软件的缺陷渐渐显现出来,国内各大财务软件厂商纷纷从单独的财务软件设计转型为ERP厂商。
财务是ERP中的重心,ERP要想整合企业各种资源,财务是衔接企业各个部门的最佳手段,财务不仅仅是ERP的重心,也是ERP的中心,各种企业的资源如销售、生产、采购、人力资源、及企业的管理通过财务联系在了一起。
2.2ERP环境下会计信息系统应用研究的目的
会计信息化是国民经济信息化和会计信息化的基础和组成部分,会计信息化的本质是一个过程,利用的手段是现代信息技术,会计信息化的目标不仅是建立现代化的会计信息系统,而且还包括会计信息系统的内部控制制度,以对上述系统与内控制度的审计(不是常规意义上的审计)。
利用现代信息技术的手段实现上述目标的目的,旨在保证AIS(会计信息系统)安全、可靠、有效和高效地运用。
这种观点更符合归纳推理的思维逻辑,即先设计会计管理信息化的技术路线或体系层面的内容,然后定位会计管理信息化的内涵。
会计信息系统将全面运用现代信息技术,通过网络系统,使业务处理高度自动化,信息高度共享,能够进行主动和实时报告会计信息。
它不仅仅是信息技术运用于会计上的变革,它更代表的是一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想”。
这种观点也是一种演绎推理思维逻辑的结论,认为会计信息化的目标是建立现代会计信息系统,将导致一种新的会计思想。
同时认为会计信息化要重整传统会计模式,预言会计信息化的特点是业务处理高度自动化的、信息充分开放的并高度共享的、实时报告的会计信息。
2.3ERP环境下会计信息系统应用研究的意义
会计信息系统在ERP中处于核心地位。
ERP之所以被称之为企业资源计划,是因为它整合了企业中的各种资源,集成于一个系统当中,因需而用,而要整合这些资源,最好的方法就是通过财务,不论是采购、生产、销售,还是企业日常工作、员工管理等各类工作,只要发生资金的流动就必然会与ERP产生联系。
会计信息系统作为会计人员的工具,企业中的核心系统,其作用主要就是帮助会计人员提供各种信息,对外提供报表,对内提供各种决策有用信息。
在ERP中,财务会计系统业务处理的最终目标也是提供资产负债表、利润表、现金流量表三张报表,提供对外信息,同时财务会计系统也是管理会计系统的基础,管理会计系统主要是根据财务系统数据库中的数据来工作的,同时辅以其它模块的业务数据。
管理会计系统主要负责参与企业管理、对内提供信息。
在企业管理方面,企业管理信息系统中的内部管理和外部监控机制的有效运作和作用发挥,主要取决于会计信息系统。
如果没有可靠、相关的会计信息支撑,内部管理和外部监控机制的任何决策都可能盲目无效。
3.ERP中的会计信息系统与传统会计信息系统的比较
ERP作为企业全面资源计划管理系统的杰出代表,成为各类企业竞相追逐的对象,仿佛应用了ERP软件就是实现了会计信息化,就能帮助企业走出困境,走向辉煌,其实不然,它并不等于会计信息化,只是现阶段企业会计信息化的重要组成部分,构成企业会计信息化基础和核心。
但是ERP不同于传统会计信息系统,ERP是传统会计信息系统的演变,是传统会计信息系统发展的必然趋势,主要由以下几点:
3.1二者立足点不同
传统会计信息系统在设计时,是站在会计的角度,站在会计部门的角度考虑问题,而不能站在企业的角度,会计软件的设计一般总是不能迈出会计部门的范围,这样形成的会计信息系统,信息流只能在会计部门内部流动,形成了信息孤岛,而信息孤岛之间交换数据很难保证其真实性,因为信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动,如需要转换成纸制凭证,或者存入磁盘来传送。
而在ERP中则不存在这一点,如果ERP实施的好,企业中不应当有信息孤岛,ERP的设计,是在整个企业甚至是上下游企业组成的供应链的角度设计的,而不是在会计或生产等某个企业内部部门的角度设计的。
在一个部门录入的数据,其他部门只要有权限,便可以通过数据库获得。
3.2自动化的程度不同
传统会计信息系统确实有创新的想法,但就厂商的产品看基本上都是在模仿手工处理,少有创新之处,立足点不同,创新也就难了。
有些软件甚至故意迎合会计人员手工处理的习惯。
ERP下的处理流程则不同了。
传统会计信息系统的处理流程是从记账凭证开始的,会计人员通过原始凭证在计算机中录入记账凭证,然后才是自动记账、自动生成报表。
ERP中会计信息系统的处理流程是从原始凭证开始的,原始凭证录入数据库之后,记账凭证的生成大部分就是自动化的了。
3.3对会计理论、方法的运用程度不同
传统会计信息系统对会计新理论的接受速度缓慢,接受程度也低,而反观ERP则不同了,从MRP到ERP的发展历程,正是一个融合其它先进思想与理论的过程。
由于传统会计信息系统是一个信息孤岛,与企业其它部门无法通畅地联系,虽然理论界有许多优秀的理论出现,但只在会计部门实施,再好的信息系统也不能很好地运用这些理论与方法。
而ERP是一个整合整个企业的集成系统,为优秀理论的实际应用提供了极好的环境。
作业成本管理、计划成本法、标准成本法,财务管理等的运用,使ERP下的会计系统不再仅仅是一个账务系统,真正对企业管理起到了帮助。
4.财务会计理论对ERP和会计信息系统发展的限制
4.1财务会计理论对会计信息系统发展的限制
计算机、的普及标志着信息的来临,或者可以这么说,信息时代来临之前的成熟的技术便是落后的技术,会计便是如此。
会计的成熟在信息技术普及之前,所以会计理论并不能与计算机相适应,限制了会计信息系统的进一步发展。
4.1.1对于传统会计报告的影响
提供会计报告是会计核算信息化的基本目标。
与传统手工会计信息系统相比,网络环境下将会更好地实现会计的目标。
主要表现在:
首先,互联网是电子联机实时报告成为可能,这不仅加快了会计信息传输的速度,也改变了会计信息的阅读方式。
其次,在网络环境下,会计信息系统将采集到的数据和加工生成的会计信息存储在系统数据库中,既可以按约定的格式和提供会计信息,也可以由用户根据自己的信息要求,在数据库的基础上加工生成个性化的会计信息。
再次,会计信息的交流在提供者和使用者之间实现了双向互动,且不再受到时间、地点和空间的限制。
此外,联机实时的报告输出方式,还在增加会计信息量的同时降低了会计信息提供的成本。
ERP环境下,会计报告能得到更好的表达,但是在现有的会计制度下,却没有给这种表达提供太多的机会。
4.1.2对会计职能产生的影响
在会计信息时代,会计职能除了传统的核算与监督之外,更重要的分析与控制更显突出。
由于信息技术的应用,企业充分利用网络、数据库等技术手段集成的现代管理工具。
例如:
ERP使的企业的物流、资金流、信息流等同步一致、准确及时、集成共享,财务人员将随时知道当前的各种财务数据,分析这些数据并加强控制有效提高公司效益将更加重要。
同时财务人员将越来越多的参与企业管理与决策,会计信息化将对会计职能产生更大影响。
4.1.3对会计组织产生的影响
在互联网上,可以建立网络会计信息处理系统,对经济业务的处理实现了高度自动化。
会计处理系统能自动采集相关的电子原始凭证和数据,并按设定的会计处理方法和流程,自动进行业务处理,生成电子记账凭证,然后自动登帐,随时可以根据需要,生成会计报表,还通过预测决策系统对会计信息进行分析。
此外,会计信息处理系统通过一种互联网交易结算卡或是信息结算卡等,自动地将有关交易内容即时输入到企业的会计处理系统互连网内了。
这将对传统的会计组织产生影响。
4.1.4对会计方法的影响
在手工条件下,会计核算工作要有许多人共同完成,实现会计信息化后,输入一张会计凭证,系统可以自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作,对于大量重复出现的业务,系统可以自动按模式凭证自动生成记账凭证。
对于编制会计报表、运用移动平均法进行成本计算等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作,会计信息化系统可以按照一定的程序,有计算机不厌其烦的计算,及时抽取数据,随时输出报表,复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速,而且大大提高了会计资料的准确性。
实现会计信息化后,利用计算机可以采用手工条件下不愿采用甚至无法采用的复杂、精确的计算方法,从而使会计核算工作做得更细、更深、更好地发挥其参与管理的功能。
4.2政策法规存在的问题
我国财政部发布的关于会计软件的规范性文件主要有《关于会计核算软件管理的几项规定》(1989年)、《会计电算化管理办法》(1994年)、《会计电算化工作规范》(1996年)等,这些法规对于促进我国会计电算化工作的起到了很好的促进作用,但是由于信息技术发展速度快,原有法规有很多规定都已无法规范的会计信息系统,从而阻碍了会计管理、审计工作的开展,也制约了我国会计软件的发展。
4.2.1相关文件规定存在重复、矛盾之处
如《会计档案管理办法》规定:
“采用计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
”而这一规定与《会计电算化工作规范》第三章“应征得同级财政部门的同意”的规定相矛盾。
4.2.2有些规定不利于软件设计
如《会计核算软件基本功能规范》第十七条规定“应当提供对已经输入但未登记账凭证的审核功能,审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。
”十八条规定“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字凭证冲消法或补充凭证法进行更正”。
由于目前几乎所有的财务软件都分别设有审核、记账两个功能,究竟是审核后还是记账后就必须使用留有痕迹的修改,文件规定含混、不清,不利于软件设计的规范化。
4.2.3有些会计软件功能应当限制
有些功能对用户使用可能带来一些方便,在软件设计中已普遍采用,但这些功能确实存在重大数据安全、真实、可靠的隐患,对这些功能现有法规缺乏相应的规范。
默认这些功能影响了法令、法规的严肃性,不利于会计执法工作。
例如目前几乎所有的会计软件都提供了“反记账”和“反结账”的功能,而这些完全违背了《会计核算软件基本功能规范》相关规定。
再如批量审核功能,这种做法表面上看严格执行了审核后才能登记机内账簿的规定,但实际上由于凭证打印进行审核时,这些凭证处于未审核状态,可以由输入人员任意修改。
4.2.4有些规定已不适应时代的发展
如《会计核算软件基本功能规范》与《会计基础工作规范》都规定记账凭证必须连续编号,而环境下个工作站要执行连续编号只能是谁先存盘谁先编号,这样做打乱了原有工作站同类凭证的编号顺序,不利于相关信息的查询和输出。
在ERP下,由于记账凭证可以根据原始凭证自动生成,这样的记账凭证是否还需要审核,甚至是否还需要生成类似手工会计处理那样的记账凭证,然后再提供相关账簿纪录,有待讨论。
5.ERP在我国企业会计信息化中存在的问题
ERP在中国的前景是美好的,潜力是巨大的,ERP建设势在必行,企业必须认识它的重要性。
但是,为什么目前中国的企业中上ERP的这么少,为什么那么多的企业没有上ERP呢?
5.1ERP冷遇:
制约ERP实施的5大障碍
ERP是当今企业发展的必然需求,如果企业还没有想好,或者不知道该怎么做,当然不可能盲目追随着上ERP。
目前,制约中国企业上ERP的障碍主要有:
1、观念
我国目前国有企业的管理水平落后,留有60-70年代之前的管理模式,企业管理者思想进步不大,因此在市场经济转化时期,企业及企业的管理者在ERP上有极大的思想阻碍。
2、体制
很少有人为企业的长期目标作打算,因为ERP不是一朝一夕就能显现成效的,一些企业的高层领导者更多地关注任期内的经营目标,很少考虑长远的目标。
3、管理人员素质低
企业的管理人员在多年的计划经济的管理方法中,积累了丰富的计划经济体制的管理“经验”,他们对市场经济的管理方法却不懂,学新东西都会被原来的经验所屏蔽。
这些人员知识背景也不高,学习新知识困难,掌握ERP就更难,企业必须把人才用活。
4、企业在实施ERP项目时存在着“穿新鞋走老路”的现象
多数企业未能把业务流程的优化重组与实施ERP有效地结合起来,造成了只是用计算机代替了原有的手工操作的情况,造成了ERP的功能难以全面发挥。
5、国内ERP市场尚不成熟,厂商行为难以规范
例如个别公司为了达到自己的销售目的,不管其产品是否适合卖方的实情,不负责任地达成合同,导致了后面的实施工作无法进行和效果不佳的结局。
5.2ERP困境:
没有足够称职的ERP顾问队伍
从战略上考虑,专业的IT咨询队伍会激励企业改进自身,从而使实施难度降低,效果更好。
但是中国没有足够称职的ERP顾问队伍来帮助众多的中国企业来实施ERP。
企业在ERP实施应用中会遇到很多问题,而这些问题的彻底解决,一方面来自于企业的不断努力,另一方面,我们也应看到,仅仅依靠企业内部自身的力量,有时是无法有效地解决它所面临的所有问题的。
这时,就有必要借助一定的外部力量,如管理咨询公司的专业化服务,来帮助企业成功实施ERP系统。
实施ERP是个系统工程,它的应用实施涉及到企业的各个部门,从最高的领导层到最底层的操作人员。
而对于这样一项耗资巨大、费时费力的系统工程,企业大都没有这方面的实施应用经验。
尽管有些企业本身拥有自己的内部参谋和决策者,企业可以自己组织业务人员、管理人员和IT人员进行需求调研、方案设计、软件选型或者拥有强大的IT人员可以自行开发软件,自行实施。
他们对于企业具体问题和需求比较了解,尤其对企业的各项管理制度和企业文化的知晓更为透彻,但是他们在实施中遇到的阻力是相当大的。
企业缺乏复合性人才,让企业处理存在的那么多问题,进而上升到另一个高度,用ERP,用先进的理念来管理企业,企业自身涉及改动的地方相当多。
如果这项工作由本企业自身的队伍来做,那是不太可能的,即使做了,也不会彻底,“自己的刀难削自己的把”。
从历来的经验,实施ERP,专业的IT咨询公司的工作和力量是相当重要的,会使ERP达到更好的效果。
从战略上考虑,专业的IT咨询公司会保持技术的先进,同时,推动的力量比较大,会激励企业改进自身,难度会降低,效果更好。
5.3ERP在财务管理应用中所存在的问题
企业对ERP缺乏认识在对于ERP系统软件的功能、作用方面,很多企业还缺乏足够的认识。
(—)是许多企业片面认为ERP是单纯的技术问题,只重视信息流,忽视物流,对物流的控制作用认识不足;企业领导重视和参与程度不够,特别是中小型企业对此没有充分认识;对咨询服务的价值认识不够,使企业在软件选型和实施过程中遇到的问题不能得到及时解决。
(二)财务管理人员的素质不能满足ERP应用的需要财务人员在ERP应用中应起到主导作用,这是计算机专业人员无法替代的。
目前,很多企业的财务管理人员仅仅只是操作财务系统,被动的使用网络系统的数据和信息,而开发、扩展财务信息系统的工作则是计算机专业人员完成的,在这样的系统中,财务管理人员不是真正的主人,无法将ERP作为支持企业财务控制、财务决策和战略管理的系统。
(三)ERP系统与企业财务管理要求不适应为了适应全球经济一体化,并能在激烈的国际竞争中求得生存与发展,我国企业开始重视管理,并应用了许多企业管理软件。
据有关资料显示,我国企业对企业管理的软件需求
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