电子文件的生成.docx
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电子文件的生成
电子文件的生成、处理与归档
学习目的和要求:
通过本章的学习,了解电子文件的概念、特点和种类,理解电子文件的形成过程和办理程序,基本掌握电子文件的归档范围、归档方式、归档时间、归档要求和归档手续。
学习内容:
电子文件概念、种类及其特点,电子文件办理程序,电子文件的归档范围、归档方式、归档时间、归档要求及归档手续等。
第一节 电子文件的概述
随着计算机技术、现代通讯技术、网络技术等高新技术的迅猛发展,电子文件已经以其无可争议的竞争优势成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。
电子文件在现代办公领域和档案管理中,异军突起,其高效、快捷等诸多优势日益显现出来。
大众化办公越发展,计算机技术应用越普及,产生的电子文件就越多。
因此,对电子文件管理理论和方法的研究也成为文书和档案工作者不可推卸的历史责任。
一、电子文件的概念
《电子文件归档与管理规范》(GB╱T18894—2002)中关于电子文件的定义如下:
电子文件是指在数字设备及环境中生成,以代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传输的文件。
这个概念揭示了电子文件的两个基本特征:
一是电子文件是借助电子计算机系统生成、传输和处理的,因由计算机系统形成的电子文件信息是以二进制数字代码记录和表示的,因此亦可称为“数字文件”(DigitalRecords)。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同特点。
二是电子文件是文件的一种类型,它具有文件的各种属性,特别是有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他形式文件的共同点,也是与其他数字信息的基本区别。
从逻辑上说,电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。
从电子文件角度认识文件时,除了文件的功能之外,还应该明确文件的构成方式。
国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的《电子文件管理指南》中的文件概念是:
“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息,该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成,而不管记录的形式或载体如何。
”在这里,内容(content)、背景(context,亦称“上下文”)和结构(structure)成为构成文件的三种要素。
内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息;背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息,包括表示文件来源与传递目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息,如发文者、签署人、文件生成日期、收件者等;结构是指文件内容信息的组织表达方式,如文字的段落安排,电子文件所使用的代码、格式,以及载体、附件等方面的信息。
关于文件是其内容、背景(上下文)与结构的统一体的观点,对于理解和管理电子文件是十分重要的。
二、电子文件的种类
如同其他事物的种类划分一样,根据电子文件的信息存在形式和用途,目前主要有以下几种划分:
(一)按电子文件的信息存在形式分类
1.文本文件(Text),或称为字(表)处理文件
文本文件是指使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件。
文本文件是通过特定的编辑软件生成的,存储内容由ASCII标准代码和GB2312-80标准汉字代码构成。
用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用,纯文本文件不包含格式代码,在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。
通常以“TXT”的形式予以标识。
2.数据文件(Data),亦可称为数据库电子文件
数据文件是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。
它在事务处理系统中单独承担着文件职责。
一般是以数据库的形式存在的。
读取数据库中的数据时,可以根据查询要求一次读出一个记录,也可以读出一批相关的记录。
如文件数据库、各类人员情况数据库、各类经济指标数据库、各种资料数据库、普查记录数据库等。
数据库因管理程序不同而具有不同的格式,不同的数据库之间需要通过转换程序才能进行信息交换。
数据库的生成一般有两种方式,一是人工输入数据,利用相应的数据库应用程序形成数据库;二是使用条形码扫描器、A/D变换器等传感设备自动采集数据。
此外,使用已有的数据借助某些软件包亦可自动生成新的数据库。
3.图形文件(Graphic)
图形文件是指运用计算机辅助设计(CAD)或绘图软件产生的文件和根据一定算法绘制的图表、曲线图(包括几何图形和把物理量如应力、强度等图标表示的图形)等等。
如设计模型、图纸等即为图形文件。
图形文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成,可以使用特殊的代码格式存储,也可以使用纯文本文件的代码存储,以便在不同的软件包之间进行信息交换。
4.图像文件(Image)
图像文件是指通过扫描仪扫描的各种原件画面、使用数字设备采集或制作的画面、用数码相机拍摄的照片等。
纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。
图像文件的分辨率与存储空间成正比,不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。
彩色图像文件的内容一般是用表示图像像素的代码形式存储的,能否正确复现原色彩与显示器的性能有关。
5.影像文件(Video)
影像文件是指使用视频捕获设备录入的数字影像或动画软件生成的二、三维动画等动态画面的文件。
如数字影视片、动画片等。
视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。
影像文件需要较大存储空间,其分辨率与存储空间成正比。
影像文件有不同的格式或标准,播放时需要使用相关的设备和程序。
6.声音文件(Audio)
声音文件是指采用音频设备录入并转换为数字形式的文件或用编曲软件生成的文件。
用音频设备录入或用编曲软件生成的文件,采样频率是单位时间内的采样次数,主要有11kHz(电话质量)、22kHz(FM调频收音机质量)和44kHz(CD质量)三种。
采样速率是指每个采样的大小,采样者可自行设定速率值,现大多使用128kbps。
采样频率和速率越高,音质越好,文件所占存储空间就越大。
用编曲软件生成的文件一般被称为MIDI文件。
还有一些音乐文件是将上述文件通过压缩或转换生成的(如MP3等)。
声音文件播放时需要使用相关的设备和程序。
7.命令文件,亦称计算机程序文件(Program)
命令文件是一种计算机软件。
是指为处理各种事务采用计算机语言编写的程序。
形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机,再通过相应的编译程序编译后才能执行。
“源程序”是纯文本文件,由特定的计算机指令序列构成,具有可移植性,一般不受计算机类型的限制,编译后的软件在不同类型的计算机上一般不能兼容。
“源程序”能表明版权的归属,对于计算机软件的开发者来说具有重要的保存价值。
8.多媒体文件(Multimedia)
多媒体文件指借助计算机多媒体技术制作的由文本、图像、影像、声音等两种及两种以上信息形式的文件。
这种文件使用多媒体技术制作,具有较复杂的结构,必须使用多媒体计算机复现。
9.超文本文件(Hypertext)
超文本文件是指包含对其他文件链接功能的文件,这种文件是一种全局性的信息结构,它将文档中的不同部分通过关键字建立链接,使信息得以用交互式搜索,用户可以通过超文本文件的链接直接获取或发送相关信息,例如网页(Webpage)就是使用超文本技术制作的。
(二)按文件的功能分类
可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。
主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。
对于纸质文件而言,任何一份文件都是主文件,可以独立地发挥作用。
而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬环境中,需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。
支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件,如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。
辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件,如计算机程序类文件(命令文件)往往附带若干辅助设计文件、图形文件,数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。
主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用,相辅相成的。
没有主文件,支持性、辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能,甚至失去存在或保存的必要;同样,没有支持性、辅助性、工具性文件,主文件可能无法正常运行和查找,甚至根本不能生成和打开。
(三)按文件的生成方式分类
可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体(如胶片)文件重新录入生成的转换文件。
随着信息技术的普及和发展,在办公自动化、计算机辅助设计、电子政务、电子商务、电子出版、网络教育等领域中直接形成了越来越多的电子文件。
其技术环境不尽相同,包括个人计算机、过程控制计算机和各种形式的网络环境等;其信息输入方式多样便捷,包括键盘录入、语音录入、光笔写入、传感设备自动采集等。
这些文件的最初形态是数字信息,根据需要可以用屏幕显示、播放、打印等各种方式输出。
为满足社会各方面对网上文件、档案信息资源日益扩大的需求,我国不少机关、企事业单位和档案馆也计划或开始进行文件、档案或其目录的数字化转换,如果一份文件是以纸本形式接收到的,扫描进计算机,并以数字形式利用和保留下来,那么这份文件就是电子文件。
经数字化转换而成的文件是原文件的数字化副本,具有电子文件的特征和功能。
三、电子文件的特点
电子文件具有特殊的生成环境和特定的功用,与以往各种形态的文件、档案相比,电子文件有以下几方面的特点:
(一)信息的非人工识读性
人无法直接识读和理解经过复杂编码的电子文件,只有通过计算机特定的程序解码,使之还原为输入前的状态,即转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式,人工才能予以识读。
而传统的文件是由人们在各种书写载体上直接写入或印刷的各种信息,它可以直接读出文件中的信息,不需要任何中介工具。
(二)系统依赖性
电子文件的制作、处理,以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现,离开了计算机系统,电子文件既无法为人所识读,更谈不上将其信息内容进行传输和处理。
(三)信息与特定载体之间的可分离性
纸质文件的内容与载体是不可分离的整体,其信息都被固定在某一载体上,成为不可分离的一个“实体”。
电子文件不像纸质文件那样信息与原记录载体合而为一,永不分离,电子文件在网络上“穿梭”于发送者与接收者之间,不再具有固定的物理位置。
同一份电子文件的正文、图形、附件等甚至可以在不同的载体上同时存在或相互转换,而不影响其正常的输出显示,也可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。
电子文件中的信息是可流动的,具有相对独立性。
信息和特定载体的可分离性,还可以使电子文件以全文形式存在的“文件形态”与其中以逻辑关系连接的“信息要素”之间发生分离。
随着关系模型的发展,调用若干个数据库中存储的数据“合成”文件将成为文件制作中经常使用的方法。
这种“虚拟文件”的“合成命令”是程序,计算机执行一定的程序,可以将相关信息要素经逻辑组合形成一份文件,如果不将其全文保存下来,这份虚拟文件将不复存在。
(四)信息的易变性
电子文件在形成过程中或作其他处理时,信息内容进行增删更改不仅十分容易,而且改后不留痕迹。
当信息可以脱离特定载体而存在时,载体对它的“束缚”没有了。
尤其是动态文档中,其数据处于不断地被自动更新或补充的状态之中,导致信息与内容的不断更改。
电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的变异甚至丢失。
因此每隔一定时间就必须对原载体上数据进行拷贝,使之保持常新的状态,防止信息的丢失。
另外,电子信息技术的迅速发展,新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现,更是对电子信息稳定性的巨大冲击,使新的计算机系统和程序常常无法解开那些过了时的代码,从而要求将原文件迁移到新的技术环境之中,迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。
(五)信息存储的高密度性
无论是计算机硬盘,还是磁盘、光盘等磁性、光学载体,这些载体的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质,随着技术的进步,电子文件介质的存储密度还将继续加大。
1983年IBM公司(国际商业机器公司)推出了内部装有10MB(兆字节)硬盘的个人计算机,1995年个人计算机的硬盘容量达到了1.2GB(千兆字节),2000年达到20GB,2001年则猛升为40GB,到2005年一般硬盘都达到了80GB。
与此同时,软件、光盘的存储容量都在以很快的速度增长着,从理论上讲,一个8GB硬盘约可存储40亿个汉字,一张3.5英寸高密度软盘(1.44MB)大约可存储70万汉字,一张ZIP软盘(120MB-150MB)大约可存储6000万至7500万汉字,一张5英寸光盘(650MB-750MB)约可存储3亿个∽4亿个汉字或A4幅面的文稿图像数千页。
应用信息压缩技术,光盘存储文字、图像文件的能力可增加数倍。
(六)多种信息媒体的集成性
多媒体电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机的组合,图、文、声、像并茂,并真实地再现当时的活动情况,从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。
多媒体电子文件和文本文件一样可以在屏幕上显示,输出,并可以通过网络传输,用户还可以与之发生互动,例如,用户可以选择不同的输出方式(屏幕显示或打印,全文输出或局部输出,当地输出或异地输出,输出色彩与精度等),也可以在“阅读”过程中调阅其他相关信息,在允许的情况下还可以对文件进行修改,从而使用户对于电子文件的利用和形成有了更大的参与性和选择性。
(七)信息的可操作性
电子文件的数字信息是动态、可变、积极的信息,由于信息的易变性,可以方便地改变其存在状态,在制作电子文件时,制作者可以根据需要得心应手地改变信息的原有位置,剪切、复制信息,多次地撤销或恢复对信息的操作,重新组织文件信息结构。
可以把文件制作成活动图像和声音。
用户甚至可以组织动态文件,在适当的时候自动更新某些数据,保持数据新颖、有效,以及与其所反映事物状态的一致。
可以进行信息压缩,提高存储密度和传输速度,这种压缩是一种可逆过程,在解压之后,信号可以完全恢复成原样。
可以将图形设计结果形成数字三维模型并进行动态旋转观看,并看到其中的任何一个剖面及其有关的参数。
可以在纸质或胶片文件数字化转换过程中对其亮度、对比度、及分辨率等进行调节,以改善文件的清晰度。
可以将原始信息输入相关的信息库,形成各种资料库、文件库、零件库、部件库、材质库、色彩库、集成电路库。
可以利用已存在的文件信息做其他事情等等。
总之,经过相应的操作,使电子文件处于操作者希望的状态之中。
四、电子文件载体的种类
随着电子计算机技术的发展,数字信息记录技术也在不断发展。
目前,数字信息记录载体有磁性的、光学性的等几种类型。
磁性载体包括磁带、硬磁盘和软磁盘等;光学性的有光盘、光带等。
其中磁记录技术是利用磁化电流在磁性介质上记录和读出信息;光记录技术是利用激光在非磁性介质上记录和读出信息。
电子文件的载体主要分为两种:
磁性载体和光学载体。
(一)磁性载体
1.磁带
磁带是出现较早的磁存储介质,它以聚酯薄膜为带基,并在其上涂布磁性材料,经过磁性定向、烘干、压光和切割等工艺而制成。
它作为电子文件载体,不同于记录模拟信号的传统磁带,它需要专用磁带机的配合,用于保存备份计算机数据。
磁带的构成:
磁带以聚酯薄膜为带基,它具有机械强度高、受温湿度影响小、不易燃烧和比较柔软等优点。
磁性材料是由磁粉(氧化物或金属磁粉)、粘合剂、助剂和溶剂等均匀配制的磁浆制成。
磁带的种类:
按磁带宽度分,有12.7mm、6.35mm、8mm磁带等;按带长分,有15.24m、30.48m、60.96m;按使用状态分类,有开盘式和盒式。
目前的计算机系统多采用标准磁带12.7mm开盘式磁带和3.35mm盒式磁带。
磁带的特点:
磁带存储容量较大,12.7mm标准带的存储容量单位达到GB级,通常作为硬磁盘的可靠又经济的大容量备份,可以和硬磁盘长期共存;使用磁带备份数据,操作方便,成本不高,在智能磁带备份程序的配合下,可以用于档案数据备份和恢复。
值得注意的是磁带以串行方式记录数据,存取速度较慢。
2.硬磁盘
硬磁盘是计算机系统中最常用的外存储设备。
它是典型的磁表面存储器。
在写信号时,硬盘驱动器将信号序列经写电路变成电流,在流经写线圈时将磁头下磁层磁化,完成电磁转变过程;读出时,读电路将磁头切割表面磁力线产生的感应电动势转换为电流,该电流信号经放大、滤波、数字化处理,恢复成写入时的脉冲信息序列,再送入主机内存,完成磁电转换,实现读出。
硬盘的构成:
盘片一般是用铝-镁合金制作,磁性记录层一般是使用γ-Fe2O3磁粉、金属膜等。
按介质材料和工艺要求的不同,分为喷涂型、真空溅射型、电镀成型的盘片。
喷涂型盘片使用γ-Fe2O3,由于工艺所限,磁层无法做得很薄,且均匀度不够。
真空溅射型盘片可以得到很薄的涂层和高均匀度的磁层,矫顽力很高,但抗磨损、抗污能力稍差。
硬盘种类:
按接口类型分有ST506、IDE、SCSI接口;按磁盘尺寸分有14英寸、8英寸、5.25英寸、3.5英寸等。
硬盘的特点:
硬盘的存储容量大,采用随机存储方式,存取速度快,数据传输率高。
硬盘的可靠性高,通常硬盘盘片与驱动器装在一处,构成密闭系统,不易受周围环境影响,所以工作稳定性好、可靠性高。
通常不能像磁带、软磁盘一样脱机保存,而适宜作为计算机系统的在线存储介质。
3.软磁盘
软磁盘由盘片和护套组成。
盘片是以厚度为76µm的聚酯薄膜作基底,再涂以2µm-3µm的不定金属氧化物(γ-Fe2O3)为磁层,并经过压光、冲裁、热处理等工序制作而成,由于盘片柔软,所以叫做软盘。
护套是由塑料板或纸板做成外壳,用无纺布或特种纸做成防静电且非常柔软的疏松内层。
为了保护软盘不被磨损和弄污,软盘被封装在一个方形的护套中,构成一个整体。
通常软驱安装在主机箱内,其插槽暴露在面板上,可以方便地插入或取出软盘,当软驱工作时,盘片随着主轴转动,而护套不动。
软驱的读写磁头通过窗口与盘片接触,盘片转动的同时,读写磁头径向移动,从而可与磁盘上所有记录接触。
软盘的分类:
按尺寸分有8英寸、5.25英寸、3.5英寸盘,这几种都有国际标准,现在使用的大多是3.5英寸软盘。
按记录密度分有:
单密度、双密度、双面双密度和高密度软磁盘等。
按存储容量分有:
720KB、1.2MB、1.4MB的3.5英寸盘。
软盘的特点:
与硬磁盘相比,驱动器结构简单,价格便宜;与磁带相比,采用随机存储方式,存取速度较快;体积小、重量轻、便于携带。
软盘多用在微机上,在电子文件积累过程中可以使用软盘存储信息,但它的容量低,多次读写会导致读写错误,从而使数据丢失。
所以,软盘不能作为长期保存数据记录的介质。
(二)光学载体
光学存储技术是采用激光技术在某种介质上写入信息,然后再利用激光读出信息的技术。
其基本读写原理是把激光束聚焦成小于1µm的微小光点,使能量高度集中,光盘上被照射点产生物理、化学变化,从而进行物理标记。
如凹坑记录,其物理标记就是金属薄膜上被溶蚀的小坑,用微小的光点在光盘上扫描,根据反射光的变化读出记录的数据。
1.光盘构成
光盘的存储介质是附着在光盘基片上,用于记录信息。
光盘基片一般采用玻璃、模压聚合物、新型有机玻璃制成。
介质材料有多种,如金属薄膜、硫族元素薄膜、类硅元素薄膜、多元合金薄膜和有机薄膜等。
现在应用较多的是金属、合金薄膜。
一般使用硅树脂作为保护层。
2.光盘种类:
只读光盘(CD-ROM):
用户只能读取由光盘制造商刻录好的信息,而不能向光盘追加任何信息。
即黄皮书标准,是CD家庭最常见也是用得最普遍的一种。
又可分为:
交互式光盘、视频光盘。
交互式光盘(CD-I):
由SONY和Philips公司在1987年公布的,即绿皮书标准。
视频光盘(VCD、DVD等):
为白皮书标准。
指全动态、全屏幕播放的影视光盘,所存储的数据遵循MPEG压缩文件标准。
可写入光盘(CD-R):
为桔皮书标准。
它需要有专业用的记录机来制作。
这类光盘适用于文件、档案信息的存储。
可擦写光盘(D-RW):
不仅能用激光记录信号,而且还可以消除信号,即可以抹去所记录的信息,并能重新写入新的信息。
这种光盘是计算机理想的外存储介质。
3.光盘特点:
记录密度高、存储容量大。
因为激光具有很好的相干性,经聚光之后光束的横截面很小,采用激光写入的每位信息占据的面积很小,从而提高了记录密度。
同时由于伺服技术的发展,也实现了很高的道密度,所以具有很大的存储容量。
非接触式读写。
光盘使用激光进行信息的读写操作,在使用过程中不损坏介质,使介质使用寿命延长。
第二节电子文件的处理工作
电子文件从制发、办理到最后归档是一个连续的过程,这个过程就是电子文件的处理工作,它与传统文书处理相同。
电子文件办理工作可以依据电子文件的生命周期表将办理工作的全过程分解为一个个不同的工作环节,任何一个工作环节,都可算作一步程序,电子文件办理程序就是指对这些环节的选定和顺序的安排。
电子文件办理程序的确定不能违背传统文书处理工作的正常秩序,否则将影响机关文书的正常运转。
下面简要说明电子文件的办理程序。
一、电子公文的发文办理程序
(一)电子公文生成
电子公文的生成主要是利用计算机文字处理、表处理、图形处理、数据库等软件进行公文的撰写,生成包含文字、图形、表格等形式在内的混合文档。
电子公文的生成可选择按公文类型预先设计好的公文标准格式模板,进行公文的撰写。
公文输入可采用语音、手写、键盘等多种方式,也可以使用扫描仪等辅助工具自动生成。
公文生成有以下几方面的要求:
1.公文的种类、格式同传统的纸质文件相同。
2.公文用纸:
一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米),图文区尺寸(即版心)为:
长225毫米、宽为156毫米。
3.公文用字:
字号一般按发文机关、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。
(二)审核
电子公文生成后可经计算机网络传送给审核负责人进行审核,审核负责人在审核意见栏中签署审核意见后,将初稿再传回撰稿人进行修改。
(三)修改
撰稿人对审核人返回的初稿按照审核意见进行修改,修改完毕,将修改稿经公文管理部门或直接转给核稿人。
(四)内、外部会签
对于需要有关部门会签的电子公文,可由公文管理部门按会签要求,将公文通过网络发往有关部门签署意见。
内部会签可在网上进行,外部会签可根据具体情况选择适合的方式进行。
会签后的电子公文返回电子公文管理部门。
(五)核稿
电子公文管理人员将公文修改稿发送给核稿校对部门,由核稿人对公文再次进行全面细致的审核、校对,核稿完成后,签上姓名和日期,并将修改稿和原稿一起返回公文管理部门或直接转去校对、签发。
(六)签发
电子公文发送到签发负责人处。
由签发负责人在签署意见栏中签署意见,并签名,同时确定或修改主送、抄送单位。
处理完毕发送到公文办理部门。
(七)编号
电子公文办理部门对签发完毕的公文进行办理,确定发文号、发文机关、发文日期、密级等,编号后将电子公文放入发文信箱,或直接打印输出。
(八)分发
由电子公文办理部门打开发文信箱,选择待分发的电子公文,分别确定主送、抄送单位信息后,进行网上发送或选择其他方式发送。
(九)登记
发文办理完成后,公文办理部门应及时对电子公文进行鉴定工作,包括确定保管期限、密级等,并要对电子公文的著录项(如:
文件序号、文件类型、文件标题、文号等)及电子公文的元数据(如文件产生的软、硬件环境、文件格式、文件载体等)进行登记。
还要根据系统提供的信息加密、认证技术将电子公文打包后存入发文数据库中,以备归档。
二、电子公文的收文办理程序
(一)收文登记
通过网络传送的电子公文可由电子公文办理人员打开收文信箱进行网上接收,并对收文的著录项逐项接收登记,电子公文的性质、保密程度、权限的不同,电子公文办理人员可进行相应的解密处理,按不同的级别和部门给予限定,通过其它方式传送的电子公文或纸质公文可通过键盘、语音、手写笔等多种形式进行著录项的登记,并将电子公文存入收文数据库,纸质公文可通过扫描设备转换为电子文件后存入收文数据库。
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