管理处档案归档指引新.docx

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管理处档案归档指引新

管理处档案归档指引

TJ-R-OP02-04

类别

标签名称

档案号

一级目录

二级目录

备注

基础管理类

制度汇编

1-1-1

1.制度管理

文件清单

1.1 文件清单（制度清单）

1.受控文件由公司下发一整套制度给项目，各项目根据实际情况增加删改程序，新成立项目在3个月内完成对制度和程序文件的修改

1.2 记录控制清单

1.3 部门说明书（包括顾客需求及服务一览表、核心职能以及各个岗位说明书）

1.4 程序文件（管理处内部程序文件）

1.5 服务处管理服务流程（包括客户服务流程及应急控制程序）

1.6 服务处作业指导文件（包括综合管理手册、客户服务手册、环境手册、治安管理手册、设备管理手册、行政管理手册、财务管理手册）

合同管理

2-1-1

1.物业管理合同

2.外包合同

文件清单

1.1物业管理合同

1.包括但不仅限于以上所列合同;

2.外包合同应附外包公司的营业执照、资质证书、人员上岗证等文件

2.1 清洁合同

2.2 消杀合同

2.3 外墙清洗合同

2.4 化粪池清疏合同

2.5 机电、电梯维保合同

2.6 水池清洗合同

2.7 消防维保合同

员工管理

员工档案

3-1-1

1.员工档案

文件清单

1.1员工入职登记表（表一）

由客服人员每月5日前将相关记录交档案管理员存档

1.2解除终止劳动合同通知书（表二）

1.3解除终止劳动合同手续表（表三）

1.4员工辞、离职手续表（表四）

1.5员工转正调薪申请表（表五）

1.6内部人员流动审批表（表六）

1.7部门员工人数月统计（表七）

1.8加班审批表（表九）

培训记录

3-2-1

1.员工培训记录（包括内培、外培）

文件清单

1.1 年度培训计划

1.每年12月底前提交品质部下年度培训计划并留一份存档

1.2培训记录表（附培训教材、考试试卷、培训照片等）

1.每月5日前由管理处各部门主管提交上月部门所有的培训资料交档案管理员存档

1.3考核记录

考勤及排表

3-3-1

1.月考勤相关记录

2.月排班表

1.1 管理处月考勤汇总表

1.2请假报告

1.每月27日前各部门主管提交本部门员工下月排班表至档案管理员处

1.3（奖励、处罚）通知单

1.4工资表

2.1管理处月排班表

1.每月27日前各部门主管提交本部门员工下月排班表至档案管理员处

2.2社会保险申报表

2.3公积金帐户申报表

2.4会议记录签到表

2.5管理处员工花名册

2.6员工培训考核试卷

成本管理

收支管理

4-1-1

1.收入、支出登记表

2.收支季度公布表

3.备用金使用登记表

文件清单

1.1 管理服务费收支明细表

2.1 管理费收支状况季报、年报

3.1 备用金使用明细

办公物资管理

4-2-1

1.办公设备、器材清单；

2.公用工具的清单、借用记录；领用记录；

文件清单

1.1管理处办公设备设施统计台账

1.新接管项目在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新

1.2员工工装工牌发放记录表

2.1维修公用工具设备台帐

1.新接管项目在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新

设备台账

5-1-1

1.机电设备、设施的统计清册；

2.各设备房的设备清册

文件清单

1.1设备台帐

1.新接管项目在进驻三月内完善此项资料，每月复查1次

2.1水泵房设备表

2.2发电机房设备表

2.3配电房设备表

设备作业申请

5-2-1

1.设备作业申请

2.操作票

文件清单

1.1停（水电）申请表

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

1.2临时动火作业申请表

1.3临时用水用电申请表

2.1供配电设备检修工作票

公共维修记录

5-3-1

1.年度房屋本体、配套设施维修计划及其维修的记录

2.日常维修养护记录

3.委托维修记录、监管验收记录

文件清单

1.1管理处公共维修记录

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

设备维修、保养计划

5-4-1

1.工程维修（结算）单

2.工程维修（结算）单

文件清单

1.1设备维修保养计划

2.1工程维修（结算）单

维修值班记录

5-5-1

1.维修值班记录

2.事故报告单

文件清单

1.1维修部值班记录

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

2.1事故报告

1.由管理处即时填写上报，并留一份存档

维修工绩效考评

5-6-1

1.水电工绩效考评表

2.维修员留言卡

文件清单

1.1水电工绩效考评表

1.工程部门填写，每月25日前提交本月的考核结果

2.1维修员留言卡

1.工程部门填写，不做归档

配电设施记录

5-7-1

1.供配电设施相关资料

文件清单

1.1变压器保养记录

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

1.2变压器配电柜运行记录（东区）

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

1.3变压器配电柜运行记录（西区）

1.4变压器配电柜运行记录（一二期）

1.3配电柜半年保养记录

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

发电机记录

5-8-1

1.柴油发电机运行保养记录

文件清单

1.1柴油发电机（试）运行记录

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

1.2柴油发电机保养记录

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

空调设备记录

5-9-1

1.中央空调设备设施相关记录表格

文件清单

1.1分体（窗式）空调保养记录

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

水泵房设备记录

5-10-1

1.水泵房设备设施相关记录表格

文件清单

1.1水泵月保养记录

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

1.2给水泵（变频器）运行记录（东区）

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

1.3给水泵（变频器）运行记录（西区）

1.4给水泵（变频器）运行记录（一二期）

给排水设备记录

5-11-1

1.给排水设备设施相关记录表格

2.水池消毒记录

3.化粪池清理记录

文件清单

1.1给排水设施维修、保养记录

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

2.1水池（水箱）清洗消毒档案

1.清洗完成后月底统一交档案管理员存档

3.1化粪池清理记录

1.清洗完成后月底统一交档案管理员存档

消防设备记录

5-12-1

1.消防设备设施相关记录

文件清单

1.1防盗监视系统月保养记录

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

1.2对讲系统月保养记录

1.3消防培训

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

1.4消防安全生产责任书

1.5消防故障处理记录

1.6消防日防火巡查记录

1.7监控中心消防值班记录

1.8消防档案

1.9消防月安全防火检查

1.10消防设施巡查记录（周）

电梯设备记录

5-13-1

1.电梯安全运行巡查记录

文件清单

1.1电梯安全运行巡查记录

1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料

1.2电梯档案

避雷设施记录

5-14-1

1.避雷设施年度检测保养记录

2.停车场管理系统保养记录

文件清单

1.保养完成后月底统一交档案管理员存档

1.1避雷设施年度检测保养记录

2.2停车场管理系统保养记录

装修管理

装修管理资料

6-1-1

1.装修人员相关资料装修现场管理资料

2.维修补漏工程明细表

文件清单

1.1装修施工登记表

1.按户将每套房的装修档案的归成一套，装进文件袋中

1.2装修登记备案回执

1.3装修违章整改通知单

1.4装修施工人员登记表

1.5办理装修出入证登记表

2.1维修补漏工程明细表

房管类

公共巡视记录

7-1-1

1.公共设施巡查记录

2.巡查问题处理表

文件清单

1.1房屋及公共设施（月）巡查记录

1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料

1.2巡查问题处理表

空置房管理

7-2-1

1.空置房登记表

文件清单

1.1空置房登记表

1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料

环境管理

清洁卫生管理

8-1-1

1.清洁卫生检查

2.分包方服务质量联系通知单日

3.环卫人员签到表

文件清单

1.1卫生清洁日检查表

1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料，每月对清洁现状进行打分，分数与清洁费挂钩

1.2垃圾清运日检查记录

1.3外墙清洗作业安全检查记录

1.4清洁周检查评分表

1.5清洁服务月综合考核记录

2.1分包项目服务质量联络通知单（关于清洁方面的）

3.1环卫人员签到表

绿化管理

8-2-1

1.绿化工作检查表

文件清单

1.1（周）绿化消杀工作检查表

1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料

1.2管理处消杀通知

消杀管理

8-3-1

1.消杀工作记录

文件清单

1.1除四害消杀工作记录表

1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料

1.2分包项目服务质量联络通知单（关于消杀方面的）

护管管理

护管队员清册

9-1-1

1.护管队人员清册

2.保安员物资装备清单

3.保安员考勤相关记录

文件清单

1.1保安员人员清册

1.由护管部门填写，每月5日前提交上月的资料

2.1保安中队物资装备清单

3.1保安岗位安排表

3.2保安月排班表

3.3保安月考勤表

护管值班记录

9-2-1

1.护管队值班记录表

文件清单

1.1护管队值班记录表

1.由护管部门每月5日前提交上月的资料

来访人员登记

9-3-1

1.来访人员登记

文件清单

1.1来访人员出入登记表

1.由护管部门每月5日前提交上月的资料

护管队巡查记录

9-4-1

1.护管队巡查记录

2.物品出门放行条

文件清单

1.1护管队巡查记录表

1.由护管部门每月5日前提交上月的资料

1.2护管队查岗记录

2.1放行条

护管队考核记录

9-5-1

1.护管队考核记录

2.护管员请销假条

3.培训、训练记录

文件清单

1.1护管员月考核表

1.由护管部门每月5日前提交上月的资料

1.2护管班月考核表

2.1护管员请销假条

3.1新入职队员岗前培训

3.2护管周训练记录表

护管宿舍检查表

9-6-1

1.宿舍检查

文件清单

1.1保安员宿舍检查表

1.护管队长每周检查1次，每月5日前提交上月的检查记录

消防中心记录表

9-7-1

1.消防控制中心值班记录表

文件清单

1.1消防控制中心值班记录表

1.由护管部门每月5日前提交上月的资料

消防器材管理

9-8-1

1.消防器材整改通知单

2.消防器材检查卡

3.消防安全检查记录

文件清单

1.1消防整改通知单

1.由护管部门每月5日前提交上月的资料

2.1消防器材月检查记录卡

3.1消防安全检查记录

3.2消防自查情况月记录

3.3消防演练报告

车辆管理

9-9-1

1.停车场登记表

文件清单

1.1停车场登记表

1.由护管部门每月5日前提交上月的资料

仓库器材管理

10-1-1

1.器材出入库单

文件清单

1.1实物出入帐

1.由仓管员门每月10日前提交上月的资料

物资申购

10-2-1

1.物资申购

文件清单

1.1申购单