文件控制程序.docx
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文件控制程序.docx
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文件控制程序
程序文件
文件控制程序
文件编号:
ST-QP-Q01
文件版本:
A.1
批准
审核
编制
2017年11月23日发布2017年11月23日实施
修改履历
修订日期
修订版本
修订内容
修订者
审核
批准
1目的
对质量管理体系文件进行控制,确保各使用场所所有文件为有效版本并防止误用。
2适用范围
适用于公司质量管理体系内所有的文件的控制。
3职责
3.1品质管理部负责本公司质量文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录;负责编制并及时更新《文件一览表》、《外来文件清单》、《文件分发回收登记表》。
3.2工程部负责本公司设计文件、技术工艺文件和资料的编制、修订、销毁的审核和控制。
3.3管理者代表负责本公司文件和资料发放范围及程序文件的审核;负责对现有体系文件的定期评审。
3.4各部门单位负责本公司相关文件的编制、更改和使用保管,部门主管负责相关文件的审核。
3.5总经理/管理者代表负责本公司质量文件和资料的批准。
3.6总经理负责本公司质量手册的批准。
3.7人事部负责非纸质文件的定期备份,文件备份服务器的管理。
参照职责按以下列表:
文件类别
编制、修订、废止
审核
批准
文件管理部门
质量手册
相关职能部门
管理者代表
总经理
文控
程序文件
相关职能部门
管理者代表
总经理
文控
管理规范
相关职能部门
部门负责人
管理者代表
文控
技术文件(图纸除外)
技术部
部门负责人
管理者代表
文控
外来文件
-
相关职能部门盖“确认”章
文控
相关记录(表单)
相关职能部门
各部门分档管理
4定义
4.1受控文件:
其版本修改需要控制其发行新本,回收旧本的文件。
4.2非受控文件:
其版本修改不必作新本发行和回收旧本的文件。
5程序内容
5.1文件的分类
5.1.1受控文件
a)一阶文件:
质量手册
b)二阶文件:
程序文件
c)三阶文件:
管理规定/作业规范
d)四阶文件:
相关表单记录
5.1.2外来文件
a)法规类文件:
与公司产品有关的国家、地方、行业的法律法规。
b)标准类文件:
公司执行和参照的国家标准、地方标准、行业标准。
c)其他单位或客户所提供的其他文件。
5.2文件的编号
5.2.1质量手册
例如:
CL-QM为公司质量手册
5.2.2程序文件
例如:
CL-QP-Q01为品质管理部第一份程序文件
5.2.3管理规定/作业规范
a)SIP与SOP编号原则
例如:
WI-SOP-M03为生产部作业规范第3份
b)工程变更通知(ECN)与工程变更报告(ECR)编号原则:
例如:
ECN-1007-001为2010年7月第一份工程变更通知
5.2.4外来文件编号原则:
5.3文件的编制
质量管理体系文件按需要由各部门按职责要求编制,由品质管理部统一编号,按职责权限进行审核和批准,品质管理部对于质量手册、程序文件、作业规范登录于《文件一览表》对于表格登录于《质量记录一览表》。
5.4文件的版本、修订和废止
5.4.1文件的版本
a)文件的页次修改,版本以A开始,每修订1次,页次为A0,A1,A2以此类推……A9,以后整个文件全面修订。
b)整个文件全面修订,版本以A开始,每修订1次,版本为B,C以此类推……I,以后整个文件升版。
c)外来文件的版本参照实施日期、标准版本等。
5.4.2文件修改
a)当文件需要更改时,对于质量手册、程序文件、作业规范、表格需由原编制部门填写《文件更改申请单》批准后,由原编制部门依规定执行编制、审核、批准。
制订文件的各相关职能部门对文件修订内容应在“修改履历”中或在相应的记录中注明。
b)程序文件如需修改需在《文件修订履历表》中记录备注
5.5文件的分发和回收
5.5.1发文编号规定:
总经理
管理者代表
品质管理部
研发部
供应链管理部
01
02
03
04
05
人事部
销售部
财务
生产部
工程部
06
07
08
09
10
5.5.2文件的分发确定
a)经审核、批准后的文件方可发行,原件由文控存档加盖红色“受控”章,复印后根据《文件一览表》上的分发单位影印相应的份数,加盖红色“文控发行章”分发至相关部门,相关部门在收到文件时,在《文件分发回收登记表》上签字。
如需分发彩色文件时,经品质管理部经理同意后,在分发文件时需在彩色文件上加盖红色“受控”章以示和原件进行区分。
质量手册和程序文件分发至所有部门主管。
b)零件图在未经客户确认合格的情况下加盖红色“试样图”章,图纸经客户确认合格后公司内部将零部件“试样图”图纸全部进行回收,确认合格后的图纸按5.5.1a)进行文件发行/回收。
c)管理/作业规范文件分发范围由各制订部门经理确认。
d)管理/作业规范文件以及质量记录的分发见《文件分发回收登记表》。
e)外来文件由质量管理部主管确认分发范围。
5.6文件的回收保存或销毁
5.6.1原稿一律由文控加盖红色“作废”章保存。
5.6.2各部门回收的旧版文件由文控统一销毁,若背面可再利用者,须在正面标识加盖“作废”章以做区别,避免误用。
5.6.3公司的质量文件(包括一阶、二阶、三阶文件)的持有者调离工作岗位时,应将质量文件交还文控,办理核收登记。
5.7文件的外发
对外发文的质量文件(如:
提供顾客、供方以及其他需要发文的相关方)应由收文件的单位
签收,文件可不回收。
5.8文件的使用控制和管理
5.8.1质量活动过程中所使用的文件必须是盖有红色“受控”章的有效版本文件。
5.8.2文件由各使用部门自行保管。
5.8.3任何人不得在正式文件上标记或书写任何文字、图形或符号。
5.8.4文件如发现遗失、缺损、字迹模糊或分发数量不够,均应填写《文件增补申请单》由各
部门负责人批准后向文件分发部门申请补发,各部门不可自行复制;
5.8.5非纸张性文件的控制
1)分类
a)电子文件:
即文件贮存在磁盘或光盘上;
b)胶片文件;
c)音像文件:
即文件贮存在录音、录像带或胶卷上的声音或图像信息文件。
2)使用时机
策划新项目或对文件有特殊要求时可采用非纸张性文件。
3)签署
a)一般应复制成纸张性文件后,进行手签;
b)对不能制成纸张性的文件,在文件审签完成后,由审签人员在纸张性的审批结论上签署,也可在软盘上签署。
4)贮存
a)非纸张性文件保存在公司文件服务器服务器上,备份频率为每天备份一次由人事部负责,纸质受控文件由文控打印一份纸质档存档;
b)非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下,如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防毒和防消磁等;
c)胶片文件适时复制成纸张性文件进行控制,并妥善保存原件。
d)非纸张性文件也应建立文件清单和记录清单,并按5.3相关要求执行。
5)更改
a)由更改者提出,按5.4.2要求办理,经签署同意后,文控方可接收更改。
b)审批后的文件按4)执行。
5.8.6外来文件的控制
1)外来文件的基本类型
a)法规类文件:
与公司产品有关的国家、地方、行业的法律法规。
b)标准类文件:
公司执行和参照的国家标准、地方标准、行业标准。
c)其他单位或客人所提供的其他文件。
2)外来文件的控制
a)外来文件应由相关职能部门登录《外来文件清单》上,按文件的分发和回收要求进行管理,并负责适时核查公司所执行的外来文件的有效性。
b)各部门负责收集相关国际、国家、行业标准的最新版本,交品质管理部编号并统一管理加盖受控印章。
c)工程部应确保顾客工程技术和规范及时审核、分发及执行的过程。
工程变更的执行按照《工程变更控制程序》实施
5.9每次管理评审时应对公司的质量管理体系文件进行定期评审。
6相关文件
处理-QP-Q02《记录控制程序》
7附件
无
8相关记录
QR-Q01-01《文件一览表》
QR-Q01-02《文件分发回收登记表》
QR-Q01-03《文件变更申请表》
QR-Q01-04《外来文件清单》
QR-Q01-05《文件修订履历表》
QR-Q01-06《文件增补申请单》
品质管理部
品质管理部
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