销售与收款流程控制矩阵.docx
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销售与收款流程控制矩阵
控制编号
(注)
控制名称
控制目标
控制描述
控制
频率
人工/
自动
预防性/
检查性
账户
认定
是否关
订单一 l
确定新客户
授信额度
调查新客户的信
用状况并由适当
层级的管理人员
批准新客户的授
信额度
销售员对新客户的基本信息和信用状
况进行调查并填写新客户信用调查
表,交给销售经理、财务经理和总经
理复核批准,应收账款会计根据三位
管理人员的签字批准在信息系统中添
加新客户并设定赊销限额。
不定期
人工
预防性
销售收入
应收账款
发生存在
键控制
否
订单一 5
销售订单必
须经过批准
销售条款和价格
由适当层级的管
理人员进行审批
所有的销售订单均交给销售经理审
核;销售经理检查客户的剩余授信额
度、约定价格等信息,与订单进行核
对,以决定是否批准销售订单。
仓储部
根据经批准的订单开具提货单,准
备发货。
不定期
人工
预防性
销售收入
应收账款
发生/
存在
是
发货一 4
仓储经理复
核装运的
发出货物的规格
和数量与销售订
仓储经理每天随意抽查 1—2 笔出库
产品,将堆放在装运区准备发送的货
物,与销售订单和提货单进行核对。
每天 1 次
人工
预防性
销售收入
应收账款
准确性
否
发货一 6
货物
复核已批准
未发货销售
订单
单一致
经批准的订单及
时安排发货
销售经理每周五查看已批准未发货的
该程序无书面记录。
销售订单汇总表,调查延迟发货的原
因并予以相应处理。
每周 1 次
人工
预防性
不适用
不适用
否
表 1x 公司销售与收款流程控制矩阵
1 / 33
异常交易条
发票上的价格、
超过预定价格范围的优惠价格和超出
存在/
开票一 4 款须经过
金额和其他信息
一定比例的折扣,必须由销售经理批
不定期 人工 预防性 销售收入
审批
准确
准。
开票人员查看了销售经理的批准
应收账款
发生
准确性
否
签名后才开具发票。
2 / 33
控制编号
(注)
控制名称
控制目标
控制描述
控制
频率
人工/
自动
预防性/
检查性
账户
认定
是否关
键控制
开票一 6
销售收入人
账前三单核
对配比
根据实际发生的
销售,准确记录
销售收入和应收
应收账款会计将销售订单、客户/物
流公司签收的提货单和发票三种单据
进行核对,确认相关信息一致,再记
人相应的销售收入明细账和应收账款
每天数次
人工
预防性
销售收入
应收账款
发生
准确性
存在
是
收款一 3
收到款项与
销售定单和
发票核对
账款
收款记人正确的
客户应收账款明
细账
应收账款会计逐笔将收到的款项与销
售订单和明细账。
发票进行核对,再记人对应
的客户应收账款明细账冲抵对应的发
票。
对无法找到对应销售订单或发票
每天数次
人工
预防性
应收账款
准确性
准确性
权利和
义务
是
收款一 9
与客户对账
以及时发现
错误
确认的销售收入
和应收账款余额
准确
的款项,与销售部门联系,调查原因应收账款会计每月末向 5 家主要客
户寄送月末应收账款余额对账单。
并解决。
对发现的差异进行调查,向财务经
理和销售经理汇报,适当时作出
调整。
每月 1 次
人工
检查性
销售收入
应收账款
准确性
完整性
存在/
发生权
利和义务
否
调整一 8
所有实现的
销售得到及
时准确记录
所有出库的产品
均在当月确认
销售
仓储部每月编制当月产成品收发存明
细表。
财务经理将该表中各种产品当
月出库数量与应收账款会计编制的按
产品列示的当月销售收入明细表进行
核对,调查差异原因并决定是否需要
每月 1 次
人工
检查性
销售收入
应收账款
完整性
截止发
生/存在
是
续表
调账。
3 / 33
子流程
实施的穿行测试程序举例
查看的文件/记录举例
订单处理
·询问销售人员、销售经理
·观察销售人员如何处理收到的客户采购单
·检查经销售经理批准的销售订单
·重新执行将订单上的客户信息与系统内的客户
信息进行核对
客户采购单
销售订单
系统内客户信息
发货
·询问仓储工作人员、仓储经理
·观察仓储人员如何根据经批准的销售订单填制
提货单
·检查提货单上是否有客户或物流公司人员签字
证明其收到货物
·重新执行将提货单与销售订单的信息进行核对
提货单
仓库台账
存货明细账
(注:
由于发货环节涉及存货
流程与控制,注册会计师可以
一并涵盖与存货——产成品相
关的一部分穿行测试程序)
开票
·询问开票人员、应收账款会计、财务经理
·观察开票人员如何开具发票
·检查销售收入明细账和应收账款明细账中记录
的会计分录
·重新执行销售订单、提货单和销售发票的三单
核对控制
销售发票(及销售订单、提
货单)
销售收入明细账
应收账款明细账
(二)实施穿行测试
穿行测试是确认注册会计师对内部控制的了解、评价控制设计的有效性以及确定控制
是否得到执行的有效方法。
由于一个业务流程由多个子流程构成,而某些子流程或控制只针对特定类型的交易,
因此一笔交易可能不会经历业务流程所有的子流程或控制,所以,注册会计师可能无法通
过选取一笔交易涵盖某业务流程中的所有程序和控制。
例如对于销售流程,注册会计师一
般针对订单处理、发货、开票与收款等子流程选取一笔销售实施穿行测试,再针对销售退
回子流程另选取一笔销售退回交易实施穿行测试。
本例中,注册会计师从 x 公司 9 月份的应收账款收款记录中随意选取一笔销售交易,
对该笔销售从订单生成到收款的交易过程实施穿行测试。
该笔交易涉及订单处理、发货、
开票及收款四个子流程,注册会计师对每一个子流程可能实施的穿行测试程序以及可能检
查的文件或记录举例如下:
4 / 33
子流程
控制编号
程序/控
制
穿行测
试程序
访谈对象
检查的
证据
腔制的设
计
控制是否
得到执行?
工作底稿
索引
订单处理
订单一 1
描述
是否有效?
订单一 2
发货
发货一 1
发货一 2
开票
开票一 1
开票一 2
收款
收款一 1
收款一 2
子流程
实施的穿行测试程序举例
查看的文件/记录举例
收款
·询问出纳、应收账款会计、财务经理
·观察出纳如何处理收到的支票等票据
·检查银行回执的付款方、付款金额是否与记入
应收账款/银行明细账的记录一致
·重新执行银行对账单收款记录与银行明细账收
款记录的核对程序
银行回执
银行对账单
银行存款明细账
应收账款明细账
续表
上述对所选取的一笔销售交易实施的穿行测试工作底稿范例如下
被审计单位:
x 公司
业务流程:
销售与收款账户:
销售收入/应收账款
选取样本:
销售订单编号——提货单编号——发票号码
在本例中注册会计师通过实施穿行测试,认为 x 公司的销售流程的控制设计是有效的
而且得到了执行。
(三)选取拟测试的控制
注册会计师在选取拟测试的控制时,通常不会选取整个流程中的所有控制,而是选择
关键控制,即能够为一个或多个重要账户或列报的一个或多个相关认定提供最有效果或最
有效率的证据的控制。
每个重要账户、认定和重大错报风险至少应当有一个对应的关键控
5 / 33
测试编号及关键
控制描述
控制
频率
人工
/
自动
与控
制相
关的
风险
认定(注 1)
测试
性质
测试时
间安排
(注 2)
测试
范围
发生
准确性
完整性
截止
订单一 5 所有的
客户订单必须经销
售经理批准才能安
排发货
不定期
人工
高
是
检查
20×2
年 1 月
60
开票一 6 应收账款
会计将销售订单、
客户/物流公司签
收
的提货单和销售发
票三种单据进行核
对,确认相关信息
一致,再记人相应
的销售收入明细账
和应收账款明细账
每日多次
人工
高
是
是
检查/
重新
执行
20×2
年 1 月
60
调整一 8 财务经
理将仓储部门编制
的每月产成品收发
存明细表中的产品
出库记录与当月确
认销售收入所对应
的产品信息进行核
对并调查差异
每月 1 次
人工
中
是
是
询问/
检查
20×2
年 1 月
3
制。
在本例中,x 公司管理层设计并执行了多个与销售收入的发生、准确性、完整性和截
止认定相关的控制。
注册会计师决定选取下列与上述四个认定相关的关键控制实施控制测
试:
x 公司销售与收款流程控制测试汇总表(节选)
账户及认定层次的固有风险:
间接和监督性企业层面控制的影响:
以前年度审计是否发现控制缺陷:
评估与控制相关的风险程度(高/中/低)的依据:
注 1:
本例未涉及销售收入的分类认定;
注 2:
本例中假设控制测试均在基准日后实施,未涉及期中测试及前推程序。
6 / 33
控制编
号
控制描述
控制
频率
人工/
自动
预防性
/
认定
是否关
键控制
判断是否为关键
控制的理由
订单一 l
销售员对新客户的基
本信息和信用状况进
行调查并填写新客户
信用调查表,交给销
售经理、财务经理和
总经理复核批准,应
收账款会计根据三位
管理人员的签字批准
在信息系统中添加新
客户并设定赊销
限额。
不定期
人工
检查性
预防性
发生
计价
否
该项控制属于销售交易
发起之前的控制,侧重
于企业的经营效率效
果,与销售收入的发生
认定和计价认定只有间
接的联系(发生——产
品只销售给真实的经授
权的客户;计价——执
行客户信用管理,避免
应收账款无法收回的损
失),但不直接针对这
些认定。
订单一 5
所有的销售订单均交
给销售经理审核;销
售经理检查客户的剩
余授信额度、约定价
格等信息,与订单进
行核对,以决定是否
批准销售订单。
仓储
部根据经批准的订单
开具提货单,准备
发货。
不定期
人工
预防性
发生
是
该项控制与销售收入
的发生认定直接相关,
能够防止XX的
销售行为,是企业确
保销售收入真实有效
且经过适当授权的重
要手段。
l
发货一 4
仓储经理每天随意抽查
一 2 笔出库产品,将
堆
放在装运区准备发送的
货物,与销售订单和提
货单进行核对。
该程序
无书面记录。
每天
1 次
人工
预防眭
准确性
否
该项控制具有随意性,
不
够精确,而目未留下书
面
记录,注册射十师只能
观
察和询问,而无法实施
在确定 x 公司与销售收入有关的控制是否为关键控制时,注册会计师主要考虑以不四
个因素:
(1)控制是否不可缺少;
(2)控制是否直接针对相关认定;
(3)控制是否应对重大错报风险;
(4)控制运行是否精确。
7 / 33
检
查程序以测试该控制的
有
效№
控制编
号
控制描述
控制
频率
人工/
自动
预防性
/
认定
是否关
键控制
判断是否为关键
控制的理由
发货一 6
销售经理每周五查看
已批准未发货的销售
订单}亡总表,调查延
迟发货的原因并予以
相应处理。
每周
1 次
人工
检查性
预防性
不适用
否
该项控制旨在确保企
业的经营效率和服务
质量,与财务报告认
定无关,不属于财务
报告内部控制。
开票一 4
超过预定价格范围的
优惠价格和超出一定
比例的折扣,必须由
销售经理和总经理批
准。
开票人员查看了
批准签名后才开具
发票。
不定期
人工
预防性
存在/
发生
否
该项控制的目的是严
格限制价格优惠和折
扣,侧重于提高企业
的经营业绩。
而且 x
公司销售业务中超出
既定价格或折扣的情
况极少发生,导致财
务报表重大错报的可
能性很小。
开票一 6
应收账款会计将销售
订单、客户/物流公
司签收确认的提货单
和发票三种单据进行
核对,确认相关信息
一致,再记人相应的
销售收入明细账和应
收账款明细账。
每天
数次
人工
预防性
发生
准确性
存在
准确性
是
该项控制是针对企业
常规交易的应用控制,
通过各种单据相关信
息的互相核对达到控
制目标,执行过程精
确,而且能同时涵盖
销售收入的发生认定
和准确性认定,以及
应收账款的存在认定
和准确性认定。
收款一 3
应收账款会计逐笔将收
到的款项与销售订单和
发票进行核对,再记人
对应的客户应收账款明
细账冲抵对应的发票。
对无法找到对应销售订
单或发票的款项,与销
售部门联系,调查原因
并解决。
每天
数次
人工
预防性
准确性
权利和
义务
是
该项控制是针对企业
常规交易的应用控制,
通过各种单据相关信
息的互相核对达到控
制目标,执行过程精
确,对应收账款贷方
发生额的准确性认定
起到关键作用。
续表
8 / 33
控制编
控制描述
控制
人工/
预防性
/
认定
是否关
判断是否为关键
号
收款一 9
应收账款会计每月末
向 5 家主要客户寄送
月末应收账款余额对
账单。
对发现的差异
进行调查,向财务经
理和销售经理汇报,
适当时作出调整。
频率
每月
1 次
自动
人工
检查性
检查性
准确性
完整性
存在/
发生
权利和
义务
计价
键控制
否
该项控制的理由针对的是一
小部分客户,对账单
只包括应收账款余额,
未包括发生的销售交
易金额,涵盖范围较
小。
其执行效果受到
客户的配合程度、内
部控制及财务信息质
量的影响;其所针对
的认定还有其他控制
调整一 8
仓储部每月编制当月
产成品收发存明细
表。
财务经理将该表
中各种产品当月出库
数量与应收账款会计
编制的按产品列示的
当月销售收入明细表
进行核对,调查差异
每月
1 次
人工
检查性
完整性
截止
是
可以涵盖。
该项控制与销售收入
的完整性认定和截止
认定直接相关,能够
有效发现并纠正与这
些认定相关的重大错
报,将不同部门提供
的信息进行互相核对,
控制的执行较为精确。
续表
(四)设计并实施控制测试
注册会计师在确定控制测试的性质、时间安排和范围时,需要考虑与控制相关的风险。
与控制相关的风险包括一项控制可能无效的风险,以及如果该控制无效,可能导致重大缺
陷的风险。
与控制相关的风险越高,注册会计师需要获取的审计证据就越多。
与控制相关
的风险通常可以定义为高、中、低。
本例中,注册会计师将关键控制“订单一 5”与“开票~6”的相关风险设定为“高”,
主要是考虑到销售收入的发生认定具有特别风险(固有风险高,潜在错报对财务报表有重大
影响),同时也考虑到交易数量大。
因此在设计控制测试时,取最小样本规模表格中的最高
值。
注册会计师将针对销售收入完整性和截止认定的关键控制“调整一 8”的相关风险设
定为“中”,在控制测试中取最小样本规模表格中的中间值。
注册会计师在确定控制测试的性质、时间安排和范围时,需要考虑与控制相关的风险。
与控制相关的风险包括一项控制可能无效的风险,以及如果该控制无效,可能导致重大缺
陷的风险。
与控制相关的风险越高,注册会计师需要获取的审计证据就越多。
与控制相关
的风险通常可以定义为高、中、低。
本例中,注册会计师将关键控制“订单一 5”与“开票~6”的相关风险设定为“高”,
主要是考虑到销售收入的发生认定具有特别风险(固有风险高,潜在错报对财务报表有重大
影响),同时也考虑到交易数量大。
因此在设计控制测试时,取最小样本规模表格中的最高
值。
注册会计师将针对销售收入完整性和截止认定的关键控制“调整一 8”的相关风险设
定为“中”,在控制测试中取最小样本规模表格中的中间值。
9 / 33
注册会计师在测试关键控制时,经常能够通过选取一组样本实施针对一个以上控制的
测试程序,也可以设计并实施双重目的测试(适用于整合审计)。
例如,本例中对“订单一
5”和“开票一 6”两个控制实施的测试,注册会计师对所选取的测试样本可以同时测试两
个控制的运行有效性,而且该测试能够直接为所选取的销售收入金额的发生认定和准确性
认定提供审计证据,属于双重目的测试。
“订单一 5”和“开票一 6”的控制测试工作底稿参见附件二;“调整一 8”的控制测
试工作底稿参见附件三。
10 / 33
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/
预防性/
账户
认定
DD—l
订单处理——按
顺序对销售订单
进行编号
订单的记录完整
准确
销售订单按顺序预先编号。
运行系统(或
人工)检查,以确保按顺序编号的订单不
会遗漏、重复或使用规定范围以外的编号。
及时调查、更正和重新输入被拒的、暂记或
遗漏的项目。
自动
自动
检查性
预防性
完整性
DD 一 2
订单处理——输
入关键信息以进
行下一步的订单
处理
订单的记录完整
准确
销售订单中包含所有与订单相关的信息,诸
如:
产品规格、数量、价格、价格调整、货
运要求、运费、税收和支付条款。
系统要求
必须输入所有的关键数据才能进行下一步的
订单处理。
如输入的信息无效、有遗漏或不
完整,将无法被输入系统(上线环境)或
存置在临时文档中以作及时调查和解决。
自动
预防性
准确性
DD 一 3
订单处理——对
数据输入的准确
性进行逐笔检查
订单的记录完整
准确
订单输入系统自动将输入的销售订单信息
(如客户名称和编号、价格、条款和授信额
度)与主文档数据进行对比核实。
如输入
信息无效、有遗漏或不完整,必须得到解决
后才可进行下一步的订单操作,或存置在临
时文档以作跟进。
自动
预防性
准确性,
计价
基本控制矩阵
子流程:
订单处理
11 / 33
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/
预防性/
账户
认定
DD 一 4
订单处理——将
销售订单与原始
凭据进行比较
订单的记录完整
准确
将销售订单与原始凭据(即客户生成的购
买订单、已签署的合同等)进行逐笔核对。
如存在差异,及时调查并解决。
自动
人工
检查性
检查性
准确性,
计价
DD 一 5
订单处理——计
算整批订单的合
计数
对批处理进行的
定期更新是完整
和准确的
如系统设置为将订单放人临时文档中再录入
明细账,在进行订单处理前运行批次加总。
将输入的订单文件集合在一起并计算总数
(即文件个数、总金额和散列总和)。
将这
人工
检查性
准确性,
完整性,
计价
DD 一 6
订单处理——销
售订单编号不得
重复
不记录重复的销
售订单
些总数与订单输入后生成的报告进行比较,
系统不允许销售订单编号重复使用。
所有被
并对所有差异进行及时调查和更正。
拒的销售订单被存入临时文档,在对其进行
调查、复核和重新输入(如必要)后才可
人工
预防性
完整性,
计价
DD 一 7
订单处理——销
售订单确认
不记录重复的销
售订单
执行下一步的处理程序。
每个工作日末或下一个工作日初,将系统生
成的销售订单确认单发送给客户作订单确
认。
出现的差异应及时调查和解决。
人工
检查性
准确性,
完整性,
存在/发生,
DD 一 8
订单处理——销
售订单必须经过
批准
销售条款和价格
由适当层级的管
理人员进行审批
超过一定金额的销售订单在输入系统前须由
管理人员进行审批。
管理人员定期检查待批
准的销售订单以进行授权。
人工
预防性
准确性,
存在/发生权利和义务,
续表
权利和义务
12 / 33
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/
预防性/
账户
认定
DD 一 9
订单处理——采
用授权限制机制
销售条款和价格
由适当层级的管
在订单输入系统中设置各个层级的审批权
限。
如果销售订单的金额超过该级别员工的
自动
自动
检查性
预防性
准确性,
权利和
DD—10
订单处理——折
扣和折让必须经
理人员进行审批
销售条款和价格
由适当层级的管
授权上限,则系统无法处理销售订单。
系统要求管理人员审批超过预先设定限额的
折扣和折让。
自动
检查性
义务
准确性,
存在/发生,
DD—11
过批准
订单处理——验
证客户数据
理人员进行审批
预防和发现向虚
构的客户进行的
系统将客户信息与存储的经批准客户常备数
据(即地址、授信额度等)进行比对,不
自动
预防性
准确性,
权利和义务
存在/发生,
DD—12
订单处理——仅
处理有效的订单
销预防和发现向虚售(赊账)
构客户进行的销
匹配的项目得到及时的调查和解决。
订单必须以客户采购单或其他可证实客户真
实有效的购买意图的文件为依据。
人工
预防性
存在/发生,
计价
DD 一 13
订单处理——确
定授信额度
售(赊账)
对客户的授信额
度进行控制
在承接新客户时确定新客户授信额度。
在处
理新订单之前将销售订单和未结应收账款与
既定的授信额度进行比较。
对超过授信额度
人工
预防性
权利和义务
存在/发生
DD 一 14
订单处理——职
责分离
适当的职责分离
的订单应及时调查和解决。
保持适当的职责分离。
订单输入、授信、装
运和开票的职能应与应收账款、总账和现金
职能分开。
例外情况应得到调查和解决。
如
果管理人员允许员工担任不兼容的职务,应
当执行适当的制约控制。
人工
预防性
存在/发生
续表
13 / 33
控制编号
控制名称
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- 关 键 词:
- 销售 收款 流程 控制 矩阵