业务部岗位说明书.docx
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业务部岗位说明书.docx
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业务部岗位说明书
业务部岗位说明书
业务部经理岗位说明书
岗位名称
业务部经理
岗位编号
所在部门
业务部
岗位定员
直接上级
业务副总
工资等级
直接下级
办事处主任、业务统计、业务助理、货运司机
薪酬类型
所辖人员
17人
岗位分析日期
本职:
组织业务部及两地办事处完成公司下达的销售计划或市场开拓任务
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
组织制订销售计划,并将计划分解、实施、调控
工作时间百分比:
10%
工作
任务
根据公司目标和计划,组织制定本部门的年度、季度和月度营销计划,并将计划指标分解到办事处和业务员
频次:
按计划组织订单,负责合同评审及复制委托书的审验,同客户签订加工合同
频次:
下达并合理安排业务计划,保证合同执行
频次:
组织制订办事处及业务人员考核制度并对其实施管理
频次:
组织制订业务流程、管理制度和组织编写各项文件
频次:
职
责
二
职责表述:
组织业务订单并执行
工作时间百分比:
40%
监督业务订单传递过程
频次:
组织监督成品发货,保证安全、可靠、按时交到客户手中
频次:
负责业务收款;对异常货款信息提出处理意见报上级领导批准后实施
频次:
职
责
三
职责表述:
完善客户服务,做好客户管理
工作时间百分比:
40%
工作
任务
组织并负责对客户的售前、售后服务,做好重点客户的回访工作,保持与客户的联络
1、
频次:
负责建立健全销售台帐和客户档案
频次:
负责复制委托书的登记和档案管理
频次:
组织并监督客户反馈和投诉的登记、提交及回馈的处理工作,根据调查结果对外协商处理
频次:
协调解决合同执行过程中出现的不能满足客户要求(进度、质量等)的异常问题
频次:
负责特价申请
频次:
负责组织客户分析和评估,为客户结构和产品机构调整提供依据
频次:
四
职
责
四
职责表述:
负责部门内部管理
工作时间百分比:
10%
工作
任务
负责制定销售费用使用制度,并监督实施
频次:
协调解决业务部门的对外公共关系
频次:
负责编制和上报业务相关统计报表工作
频次:
负责传达、贯彻、落实公司的工作部署和各项管理制度
频次:
对进入本部门的新人进行岗前培训工作
频次:
辅导主任、下属的管理知识及岗位技能
频次:
对下属员工的工作进行指导、监督、考核和奖惩
频次:
职
责
五
职责表述:
完成公司领导交给的其他任务
权限一:
对业务部的资源调配有建议权(含人员、设备等)
权限二:
市场拓展建议权
权限三:
在业务过程中,对客户投诉、退货有提请折价或特价动议权
权限四:
营销预算内的费用使用权
权限五:
总经理授权范围内的合同签订权
权限六:
对部门员工有考核权
权限七:
对本部门员工的奖惩、晋职和晋级有建议或推荐权
权限八:
对下属员工工作纠纷的裁决权
权限九:
对业务员销售费用的使用有审批权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部室
外部协调关系
客户、新闻出版局、铁路和航空等运输公司、制版输出公司、海关报关行
所需记录文档:
部门工作计划、工作总结,销售成本费用表,客户档案,客户投诉记录,销售合同,业务订单,业务统计报表,相关质量体系、环境体系记录文件,部门相关制度,特价申请单
任职资格:
教育水平
本科
专业
营销管理等相关专业
经验
5年以上工作经验,3年以上较丰富的营销、管理经验
知识
光盘知识、管理专业知识和营销知识等
技能技巧
熟悉光盘制作工艺,有良好的组织、协调能力,较强的应变能力和处理问题能力及公关能力
培训经历
参加过管理技能、人力资源管理、ISO9000及14000管理体系、音像业行业知识相关培训、音像行业相关法律法规培训
工作条件及其它
使用工具设备
计算机(可上网)、计算器、电话、传真机、办公用品等
工作环境
一般
工作时间特征
正常上班时间,按需要加班和出差
备注:
业务助理岗位说明书
岗位名称
业务助理
岗位编号
所在部门
业务部
岗位定员
直接上级
业务部经理
工资等级
直接下级
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
本职:
订单审核,下达并合理安排业务计划,督促合同执行
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责合同及订单手续审核工作
工作时间百分比:
工作
任务
负责复制委托书的审查、复核工作
频次:
负责复制委托书的登记和上报工作
频次:
替客户办理复制委托书和批复
频次:
职
责
二
职责表述:
负责处理顾客提供的产品
工作时间百分比:
工作
任务
对接、发物品登记建册
频次:
对顾客提供的产品进行验证,包括CD-R、母版、菲林制作是否合格
频次:
必要时为客户制作菲林
频次:
办理母盘、菲林的交接手续,做好在流转过程中母盘、菲林等物品的回收和保管工作
频次:
职
责
三
职责表述:
根据合同分类,分别处理业务订单及合同
工作时间百分比:
工作
任务
必要时同客户签订加工合同
频次:
对一般合同和订单条款(交期、单价等)进行确认并根据合同内容可以安排生产,特殊合同提交业务部经理组织合同评审
频次:
根据合同更改记录重新进行合同评审并更改生产指令
频次:
职
责
四
职责表述:
根据订单情况,下达生产计划,合理安排进度,保证合同按期交货
工作时间百分比:
工作
任务
根据已确认的合同和订单下达母版生产通知单和子盘生产通知单
频次:
复印菲林并办理CD-R、母版、菲林、纸样、样盘的交接工作
频次:
合理安排生产,做好业务排单计划,保证按时按量交货
频次:
职
责
五
职责表述:
跟踪生产动态,及时与客户沟通,保证合同执行
工作时间百分比:
工作
任务
在生产过程中母版菲林质量及技术问题而不能满足合同的执行时,需与客户沟通,协调出货时间,并将处理结果记录并及时通知生产调度
频次:
在生产过程中因机器设备原因面不能满足客户的进度要求,需及时与客户沟通。
协调出货时间,必要时办理转厂事宜
频次:
遇母版菲林生产事故而不能满足发货要求时需与客户沟通,重新补做CD-R,母版或菲林
频次:
职
责
六
职责表述:
合理安排发货并催款,保证订单按合同执行
工作时间百分比:
工作
任务
定单生产完毕后及时安排发货(有时需办理准运证),保证安全、可靠、按时交到客户手中并催款
频次:
发货后与客户间进行发货确认,催收回款,并可从发货上控制回款
频次:
制作各类单据,委托外运公司申请报关
频次:
职
责
七
职责表述:
负责向驻厂员和省新闻出版局报交复制月报表和季报表及样盘
工作时间百分比:
工作
任务
定期整理复制委托书并归档,制作复制光盘复制月报表上报驻厂员审查
频次:
制作光盘复制季报表经公司负责人确认后上报省新闻出版局计财处
频次:
每日提取样盘,了解生产进度情况及质量情况,及时与生产和客户沟通同时给子盘制造部样盘,以备下次生产时做参考用
频次:
每月整理当月生产的光盘,留样上报省新闻出版局音像处审查并备案
频次:
职
责
八
职责表述:
落实本部门质量管理体系和环境管理体系的规范运行,完成相关的质量记录
工作时间百分比:
工作
任务
ISO9000质量体系相关工作及记录(主要是“合同评审程序”,“顾客提供产品验证程序”,“客户服务程序”)
频次:
ISO14000环境体系相关工作及记录(本部室环境体系工作,与客户的信息交流)
频次:
职
责
九
职责表述:
做好对客户的售前、售后服务,保持与客户的联络
工作时间百分比:
工作
任务
接收行业市场信息并整理反馈至业务部经理,为客户结构和产品机构调整提供信息
频次:
组织并监督客户反馈和投诉的登记、提交及回馈的处理工作,根据调查结果对外协商处理
频次:
对重要订单的售后跟踪调查
频次:
职
责
十
职责表述:
完成公司领导和业务部经理交给的其他任务
权力:
权限一:
定单生产的计划下达权
权限二:
业务流程及内部管理建议权
权限三:
根据合同情况,有生产指令更改权
权限四:
对不合格订单的否决权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部室主要是生产部驻外办事处
外部协调关系
客户、新闻出版局、版权局、制版输出公司、海关报关行、国内同行业光盘厂
所需记录文档:
客户投诉记录,业务订单,顾客提供产品验证表,业务统计报表,相关质量体系、环境体系记录文件,加工合同,样盘库管理档案
任职资格:
教育水平
大专
专业
销售及经济类专业
经验
1年以上工作经验,营销经验
知识
光盘知识、经济管理专业知识和营销知识
技能技巧
熟悉光盘制作工艺;协调能力,应变能力和处理问题能力及公关能力;通晓外语,熟练使用计算机
培训经历
参加过管理技能、高级办公软件,ISO9000及14000管理体系、音像业行业知识相关培训
工作条件及其它
使用工具设备
计算机(可上网)、计算器、打印机,电话、传真机、复印机、扫描仪,办公用品等
工作环境
一般
工作时间特征
工作时间不规律,经常加班
备注:
业务统计管理岗位说明书
岗位名称
业务统计管理
岗位编号
所在部门
业务部
岗位定员
直接上级
业务部经理
工资等级
直接下级
无
薪酬类型
所辖人员
无
岗位分析日期
本职:
建立和维护销售台帐及客户档案,核对账目,催收货款,制定相关统计报表
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
建立健全并维护,业务销售台帐
工作时间百分比:
15%
工作
任务
根据合同及时安排发货和登记上账,并将发货信息及时通知客户,确认收到信息
频次:
定期同两地办事处核对台帐并监督管理业务员的业务执行情况
频次:
职
责
二
职责表述:
建立健全并维护客户档案,为客户评估提供依据
工作时间百分比:
15%
工作
任务
收集、整理客户资料并及时更新,健全和管理客户档案
频次:
定期回访或发调查表给客户,做好对客户的服务工作
频次:
定期更新客户档案并实施管理
频次:
根据货款回收情况,对客户进行信用评级
频次:
职
责
三
职责表述:
核对账目,催收货款
工作时间百分比:
40%
工作
任务
根据合同执行情况,按时同客户核对账目,有异常信息及时反馈
频次:
根据客户和合同需要,按时开具发票,保证及时传递至客户手中,并提前要求(提醒)客户根据合同付款
频次:
要求客户付款后将汇款底单传真回本公司,并同财务部落实确认,如有异常及时上报并立即通知客户
频次:
职
责
四
职责表述:
根据办事处考核办法,监督管理办事处考核执行情况
工作时间百分比:
10%
工作
任务
负责办事处及业务员的业务经费的核算、审验工作
频次:
依据考核办法对业务人员业绩每月的进行统计考核,并将结果通知办事处及业务员,依次为提醒、警告、实施
频次:
职
责
五
职责表述:
协助上级实施部室内部管理
工作时间百分比10%:
工作
任务
负责本部室的考勤登记工作
频次:
负责传达、落实公司的工作部署和各项管理制度
频次:
职
责
六
职责表述:
负责编制和上报各类业务相关统计报表
工作时间百分比:
10%
工作
任务
每周负责编制应收货款统计表和本周收款统计表
频次:
每月业务统计报表和本月业务分析
频次:
每季度业务统计报表、业务分析和全年业务统计报表、业务分析
频次:
职
责
七
职责表述:
完成公司领导和上级交办的其他任务
工作协作关系:
内部协调关系
财务部、库房、驻外办事处
外部协调关系
客户
所需记录文档:
销售台帐、客户档案、部门考勤表、办事处考核统计报表、特价申请单、部门管理制度、统计报表
任职资格:
教育水平
大专
专业
财会类专业
经验
3年以上工作经验
知识
光盘知识、财会统计及经济管理专业知识
技能技巧
熟悉光盘制作工艺;协调能力,应变能力和处理问题能力及公关能力;熟练使用计算机
培训经历
参加过管理技能、高级办公软件,音像业行业知识相关培训
工作条件及其它
使用工具设备
计算机、计算器、电话、传真机、打印机、办公用品等
工作环境
一般
工作时间特征
工作时间正常,按需要加班
备注:
驻外办事处主任岗位说明书
岗位名称
办事处主任
岗位编号
所在部门
业务部
岗位定员
直接上级
业务部经理
工资等级
直接下级
业务员、业务内勤、货运员
薪酬类型
所辖人员
4人
岗位分析日期
本职:
组织办事处完成公司下达的销售计划和市场开拓任务
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
承揽业务订单,组织落实公司下达的销售计划
工作时间百分比:
工作
任务
根据公司销售计划,组织制定本办事处的年度、季度、月度营销计划,并将计划分解、落实,并监督执行情况
频次:
按计划组织业务订单,负责合同评审及复制委托书的审验并签订加工合同
频次:
负责顾客提供产品的验证
频次:
负责将合同、订单和顾客提供产品及时、安全、可靠传递至公司,以确保按期交货
频次:
负责将公司发至广州的货物及时、安全的交至客户手中
频次:
负责本地区的对帐收款工作,如有异常提出处理意见及时上报
频次:
职
责
二
职责表述:
完善客户服务,做好客户管理
工作时间百分比:
工作
任务
组织并负责对客户的售前、售后服务,保持与客户联络
频次:
负责建立健全本区业务的销售台帐和客户档案
频次:
负责客户反馈和投诉的及时提交,提出纠改预防措施并依据调查结果协助处理
频次:
协调解决本区域在合同执行过程中不能满足客户要求的异常问题
频次:
职
责
三
职责表述:
市场信息收集和分析
工作时间百分比:
工作
任务
组织市场调研,及时反馈行业动态和客户信息
频次:
定期进行市场分析,每月提交市场分析报告
频次:
职
责
四
职责表述:
负责办事处内部管理
工作时间百分比:
工作
任务
负责办事处销售费用使用制度的制定和监督实施
频次:
负责落实执行办事处考核办法以及业务提成的核算和工资的发放工作
频次:
协调解决本区域的对外公共关系
频次:
负责办事处销售费用的申请
频次:
对下属员工的工作进行检查、指导、监督、考核和奖惩
频次:
负责传达、贯彻、落实上级的工作部署和公司各项管理制度
频次:
职
责
五
职责表述:
完成公司领导交给的其他任务
权力:
权限一:
对办事处的资源调配有建议权
权限二:
市场拓展建议权
权限三:
考核办法范围内业务经费的使用权和分配权
权限四:
办事处员工的考核权
权限五:
对办事处人员的奖惩、晋职和晋级有建议和推荐权
权限六:
销售费用的申请权
权限七:
下属员工工作纠纷裁决权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部室
外部协调关系
客户、运输公司
所需记录文档:
办事处工作计划、总结,业务经费使用报表,销售合同客户档案,销售台帐,市场分析报告,统计报表,相关质量体系文件、环境体系文件、业务员提成核算表、下属员工考核表
任职资格:
教育水平
大专
专业
营销类
经验
3年以上销售经验
知识
光盘知识、管理专业知识和营销知识
技能技巧
熟悉光盘制作工艺,有良好的组织、协调能力,较强的应变能力和处理问题能力及公关能力
培训经历
参加过管理技能、人力资源管理、音像业行业知识相关培训
工作条件及其它
使用工具设备
计算机(可上网)、计算器、电话、传真机、办公用品等
工作环境
一般
工作时间特征
长期驻外、工作时间不固定
备注:
业务员岗位说明书
岗位名称
业务员
岗位编号
所在部门
业务部
岗位定员
直接上级
办事处主任
工资等级
直接下级
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
本职:
承揽订单,负责对外业务联络
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
开拓市场,组织承揽合同订单
工作时间百分比:
工作
任务
通过传媒、行业会议、行业市场等搜集客户信息,主动取得联系,推介公司产品,了解客户需求
频次:
筛选有意向或有需求客户,主动出击,频繁联系走访,宣传公司实力和优势,坚定其合作意向
频次:
对正式决定合作客户进行严格资信调查,在公司授权范围内签订加工合同
频次:
职
责
二
职责表述:
负责对承揽订单的手续审查、顾客提供产品的验证
工作时间百分比:
工作
任务
负责对承揽的每一订单进行复制委托书的审核工作
频次:
负责对顾客提供的母盘、菲林等产品进行验证,如有异常及时通知客户,避免影响合同的正常执行
频次:
对因故不能正常履行合同的要求客户更改合同内容,书面确认
频次:
职
责
三
职责表述:
负责客户的售前、售后服务,让客户满意
工作时间百分比:
工作
任务
负责解释、答复客户各种售前疑问及咨询,指导客户按要求准备各种手续及资料
频次:
跟踪订单执行情况,同客户保持联络,处理同客户有关的问题
频次:
负责按客户要求接取、传递、发送客户合同、订单及提供产品;及时通知协助客户取货或上门送货
频次:
对客户反馈和投诉及时反馈、沟通,根据公司处理意见及时处理
频次:
职
责
四
职责表述:
负责业务订单的货款回收工作,保证订单按合同执行
工作时间百分比:
工作
任务
定期联系、走访客户,处理紧急问题,沟通感情
频次:
及时催收货款,如有异常及时上报
频次:
负责客户开票,异常问题根据公司意见同客户协商等
频次:
职
责
五
职责表述:
及时调查、反馈市场信息,为上级决策服务
工作时间百分比:
工作
任务
收集各种市场信息、行业动态和客户资料,主动参加行业会议,随时归纳总结,及时汇报
频次:
每月向上级提交市场分析报告
频次:
职
责
六
职责表述:
完成公司领导交办的其它任务
权力:
权限一:
对办事处工作改进的建议权
权限二:
对办事处、业务部、库房及主管领导的工作失误的投诉权
权限三:
公司授权范围内加工合同的签订权
工作协作关系:
内部协调关系
办事处、业务部
外部协调关系
客户、运输公司
所需记录文档:
发货记录、客户资源库、工作计划、工作总结、市场信息报告
任职资格:
教育水平
大专
专业
不限
经验
1年以上销售经验
知识
光盘知识、营销知识
技能技巧
熟悉光盘制作工艺,较强的应变能力和处理问题能力及公关能力
培训经历
人际沟通、市场销售、营销及音像行业相关知识培训
工作条件及其它
使用工具设备
计算机(可上网)、计算器、电话、传真机、办公用品等
工作环境
一般
工作时间特征
长期驻外、工作时间不固定
备注:
货运员岗位说明书
岗位名称
货运员
岗位编号
所在部门
业务部
岗位定员
直接上级
业务部经理
工资等级
直接下级
无
薪酬类型
所辖人员
无
岗位分析日期
本职:
接发货,包括成品、顾客提供的产品、母盘等业务
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责成品发货
工作时间百分比:
60%
工作
任务
合理选择运输方式,降低运输成本
频次:
根据业务计划及时、安全发送至客户手中
频次:
每日
负责成品货物的装卸和搬运
频次:
每日
职
责
二
职责表述:
负责顾客提供产品的接取传递工作
工作时间百分比:
10%
工作
任务
每日负责及时接取顾客提供的母盘、菲林等物品
频次:
每日
按客户要求将顾客提供的产品及时、安全发送回客户手中
频次:
每日
职
责
三
职责表述:
负责母版业务的接发工作
工作时间百分比:
20%
工作
任务
每日按业务计划及时、安全接发母版业务所需传递的物品
频次:
每日
职
责
四
职责表述:
其他日常工作
工作时间百分比:
5%
工作
任务
负责外出制作菲林的工作
频次:
每日
因业务工作需要,上级领导交办的其他出车任务
频次:
每日
完成领导交办的其他日常杂务
频次:
每日
职责
五
职责表述:
车辆维护和清洁
工作时间百分比:
5%
工作
任务
车辆的日常维护和保养,保证车辆状况良好和清洁
频次:
每日
权力:
权限一:
根据车辆状况提出使用和维护的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
业务部、库房
外部协调关系
车辆管理所、运输公司、客户
所需记录文档:
发货记录、货物收到回执单、车辆档案、行车记录
任职资格:
教育水平
高中
专业
车辆驾驶
经验
3年以上专职驾驶经验
知识
交通安全知识、保密知识、礼仪知识
技能技巧
有良好的车辆驾驶技术和应变能力,B级驾照
培训经历
车辆驾驶技术、交通安全知识、保密知识、礼仪知识培训
工作条件及其它
使用工具设备
车辆、电话、计算器、日常办公用品
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间,经常加班
备注:
办事处货运员岗位说明书
岗位名称
办事处货运员
岗位编号
所在部门
北京办事处
岗位定员
直接上级
办事处主任
工资等级
直接下级
无
薪酬类型
所辖人员
无
岗位分析日期
本职:
北京办事处所负责业务的接送货工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责接收公司发至北京的成品货物并送至客户手中
工作时间百分比:
50%
工作
任务
根据业务安排,将货物安全、及时送至客户手中或指定地点
频次:
负责客户签收送货回执单,并及时存档
频次:
职
责
二
职责表述:
负责将客户提供产品根据业务安排及时、安全发送回公司
工作时间百分比:
20%
工作
任务
根据业务安排,合理计划,在不影响时间的情况下,将每个业务员的客户产品及时、安全的发至公司
频次:
职
责
三
职责表述:
负责母版业务的接发工作
工作时间百分比:
20%
工作
任务
每日按业务安排及时、安全接发母版业务所需传递的物品
频次:
职
责
四
职责表述:
车辆维护和清洁
工作时间百分比:
10%
工作
任务
车辆的日常维护和保养,保证车辆状况良好和清洁
频次:
职
责
五
职责表述:
完成公司领导和上级交办的其他任务
权力:
权限一:
根据车辆状况提出使用和维护的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
业务部、办事处
外部协调关系
客户、客运站、车辆管理所
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