《文书学》教案.docx
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《文书学》教案
《文书学》教案
黑龙江大学历史文化旅游学院
倪丽娟
第一章文书基础理论
第一节概述
一、文书的概念
(一)文书:
是人们在社会实践活动中,为了凭证、记载、公布、传递的需要,在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录,包括公务文书和私人文书。
(二)公务文书:
是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中,按照规范的体式形成与使用的,具有法定效用的各种信息记录,简称公文。
本书统称为文件。
对文件的概念,可以从以下几方面理解:
1、文件是在处理公务活动中形成的
2、文件的形成单位和使用范围十分广泛
3、文件是机关管理信息的记录和传递
4、文件是国家管理政务的工具
(三)私人文书:
是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。
如日记、手稿、遗嘱等。
二、文件与档案
文件是档案的前身,档案是文件的变体,是经过系统化整理的文件集合体;文件是档案的来源之一,档案是文件的主要归宿。
三、文书工作与档案工作
(一)联系
1、工作对象上的联系。
2、工作步骤上的联系。
3、整体工作的联系。
(二)区别
1、工作目的不同。
2、工作任务不同。
第二节文件的性质
一、文件的本质属性——现实执行性
文件的现实执行性包含以下几层意思:
1、“对号入座”式地贯彻执行文件的精神
2、文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据
3、文件在贯彻执行过程中,对解决问题具有指导意义
二、文件的非本质属性
1、文件的政治性
2、文件的机密性
3、文件的信息内容与载体的不可分割性
4、文件的信息内容的独立性
第三节文件的特点
一、文件是由法定的作者制成和发布的
二、文件有法定的权威和效用
三、文件有规范的体式,并需经过一定的处理程序
第四节文件的作用
文件的作用,概括地说就是管理政务的工具和手段。
具体包括以下几方面:
一、上传下达作用
二、公务联系作用
三、凭证记载作用
第五节文件的分类
一、从文件的来源上划分,可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件。
二、从行文关系和方向上划分,可以将文件分为上行文、平行文、下行文。
行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。
它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的,机关之间文件的授受关系。
三、从文件涉及的机密程度上划分,可以将文件分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公布文件。
四、从文件的作用上划分,可以将文件分为法规文件、行政文件、党的文件。
五、从文件的使用范围上划分,可以将文件分为通用文件、事务文件、专用文件。
第二章文书工作基础理论
第一节文书工作的性质
一、文书工作的概念
文书工作,就是指通过互相衔接的一系列程序和手续完成拟制、处理和管理文件材料的工作。
对文书工作的概念,可以从以下几方面理解:
(一)文书工作的对象是文件。
(二)文书工作的主要任务就是制发、收办、管理文件。
(三)文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称,而不是仅指某一个或某几个程序。
(四)文书工作的每道程序和手续,都有各自的规范和技术要求,不可以有随意性。
二、文书工作的性质
(一)政治性
(二)机密性
(三)时间性
(四)规范性。
(五)程序性
第二节文书工作的基本任务与重要性
一、文书工作的基本任务
(一)文件的撰写与处理
(二)平时归卷与调阅
(三)年终立卷归档
(四)记录的整理
(五)准备参考资料
(六)编写大事记
(七)其它事务性工作
二、文书工作的重要性
(一)文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作
(二)文书工作是机关工作的纽带
(三)文书工作是保守党和国家机密的重要环节
(四)文书工作是档案工作的基础。
第三节文书工作的基本原则
一、准确、周密
文书工作准确、周密的原则主要表现在两个方面:
(一)文书工作在政治上、技术上要切合实际,符合规范,准确无误,周到细密。
(二)文书工作在组织、行文制度、运转程序上系统严密、井然有序。
二、迅速、适时
概括地说,迅速,就是要快,即实际工作的时间量与完成任务需要的时间量距离最短;适时,就是要恰当,即实际工作的时间节奏与完成任务所需要的时间节奏相互吻合。
三、保密、安全
(一)物质上的安全
(二)政治上的保密
四、精简、高效
(一)发文要少而精,不要事事发文。
(二)处理文件要方便读者。
(三)文件管理要利于使用。
五、党政分开
(一)在行文上要党政分开。
(二)在文件处理上要党政分开。
(三)在文件管理上要党政分开。
六、实行集中统一管理
1、从全国来说,党政系统分别实行集中统一领导。
2、从一个机关来说,文书工作由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导。
3、从上下级机关之间来说,上级领导机关的办公厅(室)有责任对所属机关的文书工作进行业务指导;党政领导机关的办公厅(室)有责任对同级各部门的文书工作进行业务指导。
4、各级档案管理部门和本机关的档案室有责任对机关的文件立卷归档工作进行指导、监督和检查。
5、机关业务部门,责成一名人员负责本部门的文书工作。
第四节行文规则与方式
一、行文规则
(一)行文时要尊重组织系统隶属关系
(二)行文时要尊重机关职权
(三)行文时要考虑是否服从工作需要
(四)行文时要明确发文权限
(五)两个以上的同级机关可以联合行文
(六)经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章,应当视为正式公文依照执行,同样具有法律效用,可不再行文。
二、行文方式
(一)逐级行文
(二)多级行文
(三)直达行文
(四)越级行文
1、由于情况紧急,逐级上报会延误时机、造成损失的问题。
如战争、严重自然灾害等;
2、经过多次请示直接上级机关,长期未能得到解决的问题;
3、与直接上级机关有争议,而无法解决的问题;
4、上级机关交办的,并指定越级上报的问题;
5、对直接上级机关进行检举揭发的问题;
6、与直接上级机关无关,需越级询问、联系的一般问题。
(五)平行行文
第三章文件的形式
第一节文件的格式
一、文件用纸要求
(一)幅面尺寸
公文用纸采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为:
210mm×297mm。
(二)页边与版心尺寸
1.页边尺寸
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm;地脚(下白边)为:
35mm±1mm;订口(左白边)为:
28mm±1mm;翻口(右白边)为:
26mm±1mm。
2.版心尺寸
国际标准A4型纸版心尺寸为225mm×156mm(长×宽)。
文件正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
一般每面排22行,每行排28个字。
(三)公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为7.5~9.5。
二、文件中各要素标识规格
《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三
部分。
1.眉首
(1)公文份数序号
文件如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识于文件首页版心左上角第一行。
(2)秘密等级和保密期限
文件如需标识秘密等级,用3号黑体字顶格标识于文件首页版心右上角第一行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
(3)紧急程度
文件如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,两字之间空一字。
如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第一行,紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
(4)发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称与文件二字组成。
下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
(5)发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
若是下行文,发文字号居中标识于发文机关标识下空两行的位置。
若是上行文,发文字号位于发文机关标识下空两行,居左空1字的位置。
函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。
(6)签发人
签发人平行排列于发文字号右侧,居右空1字。
签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
(7)界栏线
在发文字号下面4mm的位置印一条与版心等宽(即156mm宽)的红色反线作为该区域与下一区域的界线。
2.主体
(1)公文标题
完整的文件标题是由发文机关名称(作者)、公文主题(事由)、文种三部分组成。
文件标题位于文件首页,界栏线之下空2行,用2号小标宋体字标识;“白头文件”标识于文件最上端。
根据字数多少,可将标题分一行或多行居中排列。
(2)主送机关
主送机关的名称一般用3号仿宋体字标识于文件标题左下方空1行,顶格书写,名称后加全角冒号。
若有多个主送机关,各主送机关之间用逗号或顿号标明,最后用全角冒号。
(3)公文正文
正文位于文件标题或主送机关下1行,每自然段首行左空两个字,回行时顶格书写。
数字、年份不能回行。
(4)附件说明
公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
(5)成文日期
确定成文日期的原则是:
一般情况下,成文日期以领导人签发日期为准;经会议讨论通过的文件,以通过日期为准;法规性文件以批准日期为准;联合发文,以最后签发机关的领导人签发日期为准;电报,以发出日期为准。
(6)公文生效标识
①单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中,下压成文日期,印章用红色。
②联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。
盖印时,只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
另外,两个印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
发文机关名称可以使用简称。
印章排列时要求主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余1个或2个印章,均居中排布,各印章之间不能相交或相切。
在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
③特殊情况说明
(7)附注
文件如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
3.版记
(1)主题词
“主题词”三个字用3号黑体字居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字标识在冒号之后;词目之间空1字,不加标点符号。
(2)抄送机关
文件如有抄送机关,在主题词下1行,左右各空1字,用3号仿宋体字标识。
(3)印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于文件末页最下端,抄送机关或主题词之下,占1行位置,用3号仿宋体字标识。
印发机关左空1字,印发日期右空1字。
4.页码
5.信函式格式
发文机关上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。
每行居中排28个字。
首页不显示页码。
发文机关名称及双线均印红色。
发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。
发文字号下空1行标识公文标题。
如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。
两线之间其他要素的标识方法与文件格式同。
6.命令格式
命令标识有发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。
命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。
在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。
其他要素的标识方法与文件格式同。
第二节文件的稿本
一、草稿
草稿,是文件撰写过程中形成的原始文稿,它的内容和文字表述尚未成熟,只供讨论、修改、审批之用。
草稿一般不必归档保存,特别重要的文件的草稿,反映了文件形成的过程,具有一定查考价值,可归档保存。
二、定稿
定稿,是经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。
定稿是文件的标准文稿,是作为缮印发出的正式文件的依据。
凡需归档保存的文件,其定稿也同时归档。
三、正本
正本,是根据定稿缮印的供向外发出使用,具有一定格式的正式文本。
正本由收文机关根据文件的查考、保存价值,决定是否需要归档保存。
四、副本
副本,是正本的副份或复制本。
副本多供抄送有关单位或作为传阅、参考、备查之用。
副本一般不需归档保存。
五、存本
存本,是文件制发机关在正本制作完成后,从中留存以备查考的文本。
一般情况下,存本与定稿一起归档保存。
六、试行本
试行本,是指文件制发机关对于内容尚不成熟,需要先实行一段时间,而后根据实践检验的情况再行修订的文件发布试行的文本。
试行本主要用于法规性文件。
七、各种文字文本
各种文字文本,是指同一份文件有两种以上文字的文本。
第四章文件的撰写原理
第一节撰写文件的重要性与要求
一、撰写文件的重要性
(一)撰写文件是机关领导、工作人员日常工作的重要组成部分
(二)撰写文件是机关发文工作的重要环节
(三)撰写文件直接关系到文件的质量,也关系到党和国家方针、政策的传达、贯彻,关系到国家机器的正常运转
二、文件撰写的基本要求
(一)符合党和国家的方针、政策、法律、法规
(二)实事求是
(三)讲究科学
(四)注重实效
(五)注意载体、字迹材料的选用
第二节文件语言的特点与要求
一、严谨、庄重
(一)使用规范化的书面语言
(二)词义解释要严密
(三)词语的限定要周密
(四)使用文件专用词语
二、准确
(一)准确地反映客观实际
(二)符合逻辑规则
(三)遵守语法
三、朴实得体
四、简明生动
第三节、文件撰拟步骤
一、明确与确定主题
二、调查研究、挑选材料
三、正确选择文件的表达方式
四、精心布局
五、列出提纲
六、草拟文稿
七、审核修改
第五章法定行政文件的写作
第一节报请类文件
一、报请类文件的写作特点
二、报告、请示的写作
报告,适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。
请示,适用于向上级机关请求指示、批准。
报告和请示相同点:
1、行文方向一致。
2、报送要求相同。
3、写作特点相同。
不同点主要表现在:
1、行文目的不同。
2、性质要求不同。
3、行文时限不同。
4、内容含量不同。
(一)报告
1、报告的格式
2、报告的写作
报告的开头部分,简要说明报告的目的、依据、缘由等,或概述事件的要点。
主体部分,围绕报告的主旨,真实、具体、准确地陈述报告事项。
要写清工作进行的情况,包括时间、地点、过程、措施、结果或成效等。
要写明现在存在的问题,有什么经验教训,以及下一步的打算等。
结尾部分,一般使用文件专用语。
如“特此报告”、“专此报告”、“以上报告,请审阅(指正)”、“以上报告,如无不妥,请批转×××参照执行”等。
(二)请示
1、请示的格式
2、请示的写法
标题:
一般是完整式标题或事由+文种式标题。
正文:
开头,先说明请示的缘由、根据,即为什么要请示。
主体,提出请示事项,即请示什么。
结尾,可以文件专用语作结。
如“以上意见是否妥当,请批示”、“当否,请复示”、“以上要求,请审核批准”、“以上意见如可行,请批转×××执行”等。
3、请示写作要求
一文一事;只写一个主送机关;不越级行文。
第二节指挥类文件
一、指挥类文件的写作特点
二、命令(令)的写作
1、概述
命令(令),适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
命令(令)最大的特点是具有强制性和权威性。
命令(令)按其内容和作用可以分为:
公布令(颁布令)、行政令、嘉奖令等。
2、命令(令)的格式
3.命令的写法
(1)公布令
标题:
由发文机关和文种组成,即由发令机关名称或机关领导人职务名称和令组成。
令号:
标注在标题下面。
正文:
公布对象、公布依据、公布决定。
落款:
发令机关名称或发令机关领导人职务名称和姓名。
最后注明发令时间。
(2)嘉奖令
标题:
一般为完整式标题,即由发文机关、事由、文种三部分组成,且发文机关与事由之间多用介词“对”联接。
如《国务院对民航王仪轩机组的嘉奖令》。
正文:
由嘉奖缘由、嘉奖内容、希望要求组成。
三、批复的写作
1、概述
批复,适用于答复下级机关请示事项,被动性、针对性是批复的最大特点。
。
2、批复的格式
3、批复的写法
(1)标题。
具体有以下几种写法:
发文机关+批复事项+行文对象+对请示事项的态度+文种。
2)发文机关+批复事项+行文对象+文种。
3)发文机关+事由+文种。
4)事由+文种。
5)发文机关+原件标题+文种。
(2)正文。
一般主要包括批复引语、批复内容两部分。
批复引语应当先引来文标题,后引发文字号。
五、决定的写作
1、概述
决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
2、决定的格式
3、决定的写法
标题:
一般是完整式标题,即由发文机关、事由、文种组成。
有时可省略发文机关,直接由事由、文种组成。
正文:
开头,即做出决定的根据缘由。
主体,即决定事项。
结尾,即执行要求或提出号召。
第三节知照类文件
一、知照类文件的写作特点
二、通知的写作
1、概述
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
2.通知的种类
指示性通知。
批转性通知。
转发性通知。
发布性通知。
任免通知。
事项性通知。
会议通知。
3、通知的格式
4、通知的写法
标题:
一般应为完整式标题,即由发文机关、事由、文种组成。
对于特殊情况的通知,应在文种前加上特殊说明。
如“紧急通知”、“联合通知”、“重要通知”、“补充通知”等。
正文:
通知缘由:
简要写明发出此通知的原因、目的等。
通知事项:
明确具体、条理清楚地写出通知的内容。
执行要求:
提出的希望和要求。
三、通报的写作
1、概述
通报,适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
从通报的适用范围来看,通报可以分为三种:
表彰性通报、批评性通报、情况通报。
2、通报的格式
3、通报的写法
表彰性、批评性通报的正文一般包括:
通报事项:
具体叙述事件的起因、发展、结果,如事件发生的时间、地点、背景、有关单位和人员、基本过程、主要情节、后果和影响等。
分析概括:
对所通报的事件进行必要的分析,找出取得成绩或出现问题的原因及所体现出的精神、经验、教训等,揭示问题的实质,概括说明事件的意义。
处理决定:
对有关单位和人员进行具体的表彰和处分。
号召、要求或希望等。
四、函的写作
1、概述
函,适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
函的种类:
从格式上看,可分为公函和便函。
从行文方向上看,可分为发函和复函。
从内容上看,可分为商洽函、询问函、答复函、请批函、知照函。
2、函的格式
3、函的写法
标题。
一般是完整式标题,有时省略发文机关或事由。
答复函要在标题中写上复函。
正文。
由缘由、事项、结尾三部分组成。
第六章常用事务文件的写作
第一节法规类文件
一、法规类文件的写作特点
二、章程的写作
(一)概述
章程,是对某种组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及活动规则等做出规定的法规性文件。
(二)章程的写法
1、标题。
由组织或团体的名称和文种组成。
2、签署。
以题注形式在标题下注明会议名称与通过日期。
一般是把会议名称与通过日期分两行书写,并用圆括号括上。
3、正文
总则部分:
说明组织或团体的性质、宗旨、任务等,有的还要交待一下组织的全称、规范化简称、指导思想或组织本身的建设要求等。
分则部分:
一般要对下面三个大方面做出规定:
对该组织成员的说明,主要包括参加该组织的条件、成员的权力、义务等;对组织构成的说明,主要包括该组织的最高权力机构、最高领导机构、常务机构及地方领导机构和办事机构等的设置、产生、任期、职责及相互关系等;其它有关问题的说明,主要包括组织纪律制度、经费来源问题、与有关组织的关系等问题。
附则部分:
写明本章程的生效时间、适用对象、实施要求,该章程的制定权、修订权、解释权等权项的归属以及对正文中所用引文的注明。
三、条例的写作
(一)概述
条例,是对某一方面的工作、活动或某一机关的组织、职权以及某些专门人员的任务、权限做出原则性规定的法规性文件。
(二)条例的写法
1、标题。
由事由和文种两部分组成,事由部分主要指出条例的适用范围或适用对象。
2、签署。
采用题注形式在标题下标明公布机关和日期。
为说明其制发的法定程序,会议名称与通过日期作为法定依据同时注明。
若条例需报请有关机关批准,还要标明批准机关和日期。
其写法是:
三个日期分行并列标出,会议通过日期在前,批准日期在中,公布日期在后。
文件以公布日期为准。
3、正文。
开头部分:
首先说明制定条例的目的、法律根据、意义和总的要求。
一般以“为了(为、根据)……,特制定本条例”的专门格式开篇。
然后交待条例的执行部门、适用或管辖范围、对象等。
主体部分:
详尽写明做出的规定、要求、具体规范、奖励办法等。
结尾部分:
说明实施要求,生效日期,解释、修改权的归属,本条例与有关法规文件的关系及其它未尽事项的处置办法等。
第二节计划总结类文件
一、计划总结类文件的写作特点
二、计划的写作
(一)概述
计划,就是管理机关或单位部门在一定时期内,为了实现某种目标或完成某项任务而预先制定的内容安排和行动步骤。
(二)计划的写法
1、标题。
一般有以下几种格式:
1)发文机关+时限+内容+文种。
2)发文机关+内容+文种。
3)内容+文种。
2、正文。
(1)前言。
交代制定计划的缘由,即回答“为什么要做”的问题。
(2)主体。
写明计划的三要素:
目标、措施、步骤,即解决“做什么”、“怎么做”、“什么时候完成”的问题。
(3)结尾。
提出希望或号召。
三、总结的写作
(一)概述
总结,是人们对某一阶段所完成的工作、活动,进行回顾、分析、归纳经验教训,从中得出规律性认识,以指导、促进今后工作的一种书面材料。
(二)总结的写法
1、标题
综合性总结一般采用完整式标题,即由发文机关、时间、内容范围、文种组成。
专题性总结多采用主题式标题;或采用正副标题,正题揭示总结的中心要点,副题点明发文机关、时间、总结对象或范围等。
2、正文
(1)前言部分:
概述基本情况。
或写明总结依据、指导思想、综合效果;或概括出总结的基本内容和主要精神;或简述主要成绩、经验、教训;或揭示全文要点;或介绍背景情况,交代写作动机和目的。
(2)主体部分:
重点阐述工作的具体做法、所取得的成绩、体会或经验、问题或教训等。
结尾部分:
主要写明今后的打算,努力的方向。
(三)写作要求
1、主题明确,重点突出。
2、实事求是,一分为二。
3、结构合理,层次分明。
四、调研报告的写作
(一)概述
调研报告,就是对客观事物进行调查研究后,反映调研成果的一种书面报告。
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